企业文件存档与检索管理制度手册

企业文件存档与检索管理制度手册一、总则（一）目的为规范企业文件的形成、收集、整理、归档、保管与检索流程，保证文件的完整性、安全性及可追溯性，提高文件管理效率，支持企业运营决策与合规管理，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于企业内部各部门、全体员工在业务活动中形成的各类纸质文件、电子文件的存档与检索管理，包括但不限于管理制度、合同协议、项目资料、会议纪要、财务凭证、人事档案等。（三）术语定义存档文件：指企业在履职、管理、服务等活动中具有保存价值的各种形式和载体的原始记录。电子文件：指以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统读取处理的文件。密级文件：按内容涉及企业秘密程度划分为“内部公开”“秘密”“机密”三个等级，具体密级划分标准另行制定。二、文件分类与编码规则（一）文件分类维度按部门：行政部、财务部、人力资源部、业务部、项目组等。按类型：制度类、合同类、项目类、会议类、财务类、人事类、证照类等。按载体：纸质文件、电子文件（含文本、图片、音视频等）。（二）文件编码规则所有存档文件需采用统一编码，编码结构为：部门代码-文件类型代码-年份-流水号，示例：行政部2024年制度类文件第3份：XZ-ZD-2024-003业务部2024年合同类文件第15份：YW-HT-2024-0151.部门代码对照表部门名称代码部门名称代码行政部XZ财务部CW人力资源部RL业务部YW项目组XM其他QT2.文件类型代码对照表文件类型代码文件类型代码制度类ZD合同类HT项目类XM会议类HY财务类CW人事类RS证照类ZZ其他QT三、文件归档操作流程（一）文件形成与审核文件起草：业务经办人根据工作需求起草文件，保证内容真实、准确、完整，格式规范（如字体、字号、页边距等参照企业公文模板）。部门审核：文件起草完成后，提交部门负责人经理审核，重点审核内容合规性、数据准确性及审批流程完整性。会签与审批：涉及跨部门业务的文件，需相关部门负责人会签；重大文件（如合同、重要制度）需报请企业分管领导总或总经理审批。（二）文件整理与组卷纸质文件整理：清理：去除文件中的订书钉、回形针等金属物，对破损文件进行修补。排序：按文件形成时间或逻辑顺序排列，依次为审批页、附件。编页：采用阿拉伯数字连续编页（单页文件编在右上角，双页文件编在右上角和左下角）。装订：左侧装订，厚度不超过2cm，过厚文件分册装订并注明“共X册第X册”。电子文件整理：命名：按“文件编码-文件名称-版本号-日期”格式命名，示例：XZ-ZD-2024-003-考勤管理制度-V1.0-20240315。存储：存储至企业指定服务器或云盘，同步填写《电子文件归档登记表》（详见附件1）。（三）档案管理员接收与检查接收登记：档案管理员专员接收文件时，核对文件编码、名称、数量、密级等信息，在《文件归档台账》（详见附件2）中登记归档人、归档日期。质量检查：检查文件是否齐全、审批流程是否完整、编码是否符合规则，对不符合要求的文件退回原部门整改。（四）归档入库纸质文件入库：按编码顺序存放至指定档案柜，档案柜标签标注部门及文件类型，定期（每季度）检查库房温湿度（温度14-24℃，湿度45-60%）。电子文件入库：将电子文件导入企业档案管理系统，设置查阅权限，保证与纸质文件一一对应。四、文件检索与借阅流程（一）文件检索方式系统检索（电子文件）：登录企业档案管理系统，输入文件编码、关键词（如文件名称、部门、日期）等条件，筛选目标文件。支持多条件组合检索（如“部门=行政部AND文件类型=制度类AND日期>=2024-01-01”）。人工检索（纸质文件）：查阅《文件归档台账》，根据文件编码或部门、类型、日期等信息定位档案柜位置。档案管理员协助查找，必要时调取历史借阅记录辅助确认。（二）文件借阅申请与审批内部借阅：借阅人填写《文件借阅申请表》（详见附件3），注明文件编码、名称、借阅用途、借阅期限（一般不超过5个工作日）。经部门负责人经理审批后，提交档案管理员专员审核。密级文件借阅：“秘密”级文件需经分管领导总审批，“机密”级文件需经总经理审批。借阅时由档案管理员全程陪同，借阅后立即归还，不得带离指定区域。（三）文件借阅与归还文件调取：档案管理员按审批结果调取文件，纸质文件需借阅人签字确认，电子文件通过系统发送查阅权限（仅限在线浏览，禁止）。归还检查：借阅人需在借阅期限内归还文件，档案管理员检查文件是否完好、有无缺失，确认无误后在《文件借阅申请表》中登记归还日期。续借处理：如需续借，需在借阅期满前1个工作日提交续借申请，经原审批人同意后，续借期限不超过3个工作日。五、文件保管与安全措施（一）存储环境管理纸质文件存储：设立专用档案室，配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠设施（如灭火器、防盗门、除湿机、樟脑丸等）。档案柜排列整齐，通道宽度不小于0.8米，定期（每月）清理库房，保持清洁卫生。电子文件存储：采用“本地服务器+异地备份”双存储模式，每日增量备份，每周全量备份，备份数据保存不少于2年。服务器安装防火墙、杀毒软件，定期更新病毒库，防止数据泄露或损坏。（二）权限与保密管理权限设置：普通员工：仅可查阅本部门权限范围内的公开文件。部门负责人：可查阅本部门所有文件及跨部门非密级文件。管理层：可查阅企业所有文件。保密要求：密级文件需单独存放，借阅、复印需经额外审批，复印件需标注“复印件仅供用途，再翻印无效”。员工离职时，需办理文件交接手续，不得带走任何企业文件（含电子文件）。（三）文件备份与销毁定期备份：纸质文件：每年年底对档案进行全面清点，对重要文件进行扫描备份（电子版）。电子文件：每月检查备份数据的完整性，保证可正常恢复。销毁管理：超过保管期限（具体期限参照《档案保管期限表》）且无保存价值的文件，由档案管理员编制《文件销毁清单》（详见附件4），经行政部负责人审核、总经理批准后，方可销毁。纸质文件采用碎纸机销毁，电子文件进行彻底删除（低级格式化），销毁时需由2人以上监销，并在销毁清单上签字确认。六、责任分工各部门负责人：对本部门文件的形成、审核、归档负直接责任，保证文件及时、完整归档。档案管理员：负责文件的接收、整理、保管、检索、借阅登记及系统维护，定期向行政部汇报档案管理情况。全体员工：严格遵守本制度，规范文件形成与借阅行为，严禁擅自复制、外传、销毁企业文件。行政部：负责制度的制定、修订与监督执行，定期组织档案管理培训，检查各部门制度落实情况。七、附则本制度由企业行政部负责解释和修订，自2024年X月X日起施行。原相关文件与本制度不一致的，以本制度为准。附件清单附件1：《电子文件归档登记表》附件2：《文件归档台账》附件3：《文件借阅申请表》附件4：《文件销毁清单》附件1：电子文件归档登记表文件编码文件名称存储路径形成日期密级页数/大小归档人归档日期备注附件2：文件归档台账序号文