企业合同审查及签署流程指导手册

企业合同审查及签署流程指导手册本手册旨在规范企业合同全生命周期管理，明确合同审查、签署各环节责任主体与操作标准，通过流程化、标准化管理降低合同风险，保障企业合法权益，保证合同履行合规高效。手册内容涵盖合同从发起、起草、审核到签署、归档的全流程指引，适用于企业各部门合同管理相关岗位人员。一、本手册适用场景与范围本手册适用于企业经营管理中各类合同的审查与签署流程，包括但不限于：采购类合同：原材料采购、设备采购、服务采购等；销售类合同：产品销售、服务提供、定制开发等；合作类合同：战略合作、项目合作、代理合作等；其他类合同：劳动合同、租赁合同、保密协议等。涉及合同审查、起草、审核、签署、归档的部门（如业务部门、法务部门、财务部门、行政部门等）及相关岗位人员均需遵循本手册规定。二、合同审查及签署全流程详解（一）合同发起与需求确认需求提出业务部门根据业务需求（如采购物料、销售产品、开展合作等），明确合同标的、数量、质量、价款、履行期限等核心要素，填写《合同需求申请表》（模板见第三章），经部门负责人*经理审批后，启动合同流程。需求对接业务部门与合同相对方进行初步沟通，确认合作意向，收集对方主体资格信息（如营业执照、法定代表人证件号码明等），为合同起草做准备。（二）合同起草与初步审核合同起草（1）起草主体：业务部门或指定法务人员根据需求起草合同文本，保证内容完整、条款清晰。（2）核心内容：合同应包含以下基本要素：合同主体信息（双方名称、地址、法定代表人/授权代表）；合同标的（名称、规格、型号等）；数量、质量标准及验收方式；价款、支付方式及期限；履行期限、地点及方式；双方权利义务；违约责任；争议解决方式；合同生效条件及附件清单。初步审核业务部门负责人*经理对合同的业务可行性、条款完整性进行初步审核，重点核对需求与合同内容的一致性，保证无重大遗漏或偏差。（三）多部门联合审核合同起草完成后，需通过企业内部审批流程，依次提交以下部门审核：法务部门审核（1）审核重点：合同主体是否具备合法资格（如营业执照是否在有效期内、经营范围是否涵盖合同内容）；合同条款是否合法合规，是否符合法律法规及企业内部制度；权利义务是否对等，违约责任是否明确、可执行；争议解决方式（仲裁/诉讼）是否约定明确；是否存在法律风险点（如格式条款无效、管辖约定不合理等）。（2）审核反馈：法务人员*专员出具《合同审查意见表》（模板见第三章），对修改条款逐条说明，业务部门根据意见调整文本后重新提交。财务部门审核（1）审核重点：价款、税费计算是否准确，是否符合企业财务制度；支付方式、期限是否合理，是否存在资金风险；发票类型、开具要求是否符合税务规定；涉及保证金、预付款的，是否明确退还条件及流程。（2）审核反馈：财务人员*主管签署审核意见，保证财务条款与合同整体一致。其他相关部门审核根据合同类型，需提交相关部门（如技术部门、人力资源部门）审核的，应明确审核职责。例如：技术类合同需技术部门审核技术标准、验收标准；劳动合同需人力资源部门审核用工合规性。（四）外部谈判与文本定稿外部谈判业务部门会同法务、财务等部门与合同相对方就审核后的合同条款进行谈判，重点沟通分歧点（如价格、履行期限、违约责任等），达成一致意见。文本定稿谈判达成一致后，业务部门根据谈判结果最终确定合同文本，保证双方权利义务明确、无歧义。合同文本应加盖骑缝章（如为多页合同），并由双方授权代表签字确认。（五）签署准备与授权管理签署主体确认（1）自然人签署：合同相对方为自然人的，需核对其证件号码原件，保证签署人具备完全民事行为能力。（2）法人或其他组织签署：需核对对方营业执照副本、法定代表人证件号码明，或授权委托书及授权代表人证件号码原件，保证签署人有权代表对方签署合同。授权委托书管理若合同由授权代表签署，需对方提供《授权委托书》（模板见第三章），明确授权范围、授权期限及授权事项，并加盖对方公章或合同专用章。（六）合同签署与生效签署方式（1）纸质合同签署：双方在合同文本上签字（自然人）或盖章（法人/其他组织），签字需清晰可辨，公章需加盖在合同指定位置（如落款处、骑缝处）。（2）电子合同签署：通过合法电子签约平台签署的，需保证电子签名符合《电子签名法》规定，平台具备认证资质，签署过程可追溯。生效条件合同生效条件一般为：双方签字盖章后生效；或约定特定条件（如审批完成、支付定金）后生效。需在合同中明确生效时间，避免争议。（七）合同归档与管理归档责任合同签署完成后，由业务部门在5个工作日内将合同正本（纸质或电子）提交行政部门*专员归档，同时抄送法务部门、财务部门备案。归档内容归档材料包括：合同文本、审批流程记录、对方主体资格文件、授权委托书、补充协议、附件等。归档管理行政部门建立《合同台账》（模板见第三章），记录合同编号、名称、签约方、金额、履行期限、归档日期等信息，保证合同可查询、可追溯。三、常用合同管理模板及填写指引模板一：合同需求申请表项目填写内容合同名称如“XX设备采购合同”“XX项目合作协议”需求部门如“采购部”“销售部”需求提出人*联系方式电话（*-）合同相对方对方公司全称或个人姓名合同标的设备名称/服务内容/合作项目等数量、规格如“XX设备10台，型号XX-100”预算金额大写：____________________元整；小写：¥__________履行期限如“自合同生效之日起30日内完成交付”特殊要求如“需提供3年质保”“验收标准应符合XX行业标准”部门负责人意见签字：__________日期：____年__月__日填写说明：需清晰、准确填写合同核心要素，附件可附技术参数、需求说明书等材料。模板二：合同审查意见表审查部门法务部门/财务部门/其他部门合同名称__________合同编号__________审查人*审查日期____年__月__日审查意见1.合法性审查如“第5条违约责任约定过高，建议调整为‘按合同总金额的10%支付违约金’”2.业务可行性如“交付期限与生产计划冲突，建议延长至45天”3.财务合规性如“付款方式建议分期支付，首付款30%，验收后支付70%”4.其他意见如“需补充对方资质证明文件”修改后确认业务部门签字：__________日期：____年__月__日填写说明：审查意见需具体、可操作，避免模糊表述；修改后需业务部门确认反馈。模板三：授权委托书委托人信息名称（公司/个人）：____________________法定代表人：____________________地址：____________________受托人信息姓名：____________________证件号码号：____________________联系方式：____________________委托事项代表委托人签署____________________合同（合同编号：__________），处理与合同相关的谈判、履行、变更及争议解决事宜。委托权限□一般授权（仅负责签署，无修改权）□特别授权（可修改合同条款、补充协议、和解等）委托期限自_年_月_日至_年__月__日委托人签章（公司盖章/个人签字）法定代表人/授权代表：__________日期：____年__月__日填写说明：委托事项需明确具体，授权范围需清晰，委托期限不得超过合同履行期限。模板四：合同台账合同编号合同名称签约方合同金额（元）履行期限归档日期归档人备注CG-2024-001XX采购合同XX公司500,0002024.01.01-2024.06.302024.01.05*专员已完成HT-2024-002XX合作协议*个人200,0002024.02.01-2025.01.312024.02.10*助理履行中填写说明：合同编号需按规则编制（如部门-年份-序号），动态更新合同履行状态。四、常见问题与风险防范要点（一）合同主体风险风险点：对方不具备签约资格（如超越经营范围、无相应资质），导致合同无效。防范措施：签约前核查对方营业执照、相关资质证书（如特种设备生产许可证、食品经营许可证等）；自然人签约需核对证件号码原件，保证无代理权争议；涉及特殊行业（如建筑、金融），需确认对方具备法定从业资格。（二）合同条款风险风险点：条款模糊（如“尽快交付”“质量合格”）、权利义务不对等、违约责任不明确。防范措施：核心条款（标的、价款、履行期限）需量化、具体化，避免歧义；违约责任应明确违约情形、计算方式及赔偿范围，保证可执行；争议解决方式优先约定企业所在地法院管辖，或选择明确、合规的仲裁机构。（三）签署程序风险风险点：签署人无权代表、未加盖公章、签署日期与实际不符。防范措施：核实签署人身份及授权权限，留存授权委托书原件；合同文本需加盖对方公章或合同专用章，自然人需亲笔签字；签署日期应与实际签署时间一致，避免倒签合同（特殊情况下需书面说明原因并审批）。（四）合同履行风险风险点：未按合同约定履行、证据留存不足、变更未书面确认。防范措施：业务部门定期跟踪合同履行情况，留