采购申请及审批申请单模板

适用范围与典型应用场景标准化操作流程一、采购需求发起与单据填写需求确认：申请人（部门经办人）根据实际工作需要，明确采购物品的名称、规格型号、数量、用途及预算金额，保证需求描述准确、无歧义。单据填写：登录企业采购管理系统或《采购申请单》模板，完整填写以下信息：基本信息：申请人姓名（）、所属部门、申请日期、联系方式（）；采购明细：逐项填写物品名称、规格型号、单位（如：台/件/套）、数量、参考单价（如有）、预算金额（小写/大写）、用途说明（需注明具体使用场景或项目名称）；附件：如需技术参数、比价记录、图纸等支撑材料，需一并或作为附件提交。内部初审：申请人检查填写内容是否完整、预算是否合理，确认无误后提交至部门负责人审核。二、部门负责人审核合规性审核：部门负责人（*）重点审核采购需求的必要性（是否符合部门工作计划）、预算是否符合部门年度预算额度、物品规格型号是否满足实际工作需求。签字确认：审核通过后，在部门审核栏签字并注明日期；如需修改，退回申请人补充说明或调整需求。三、财务部门预算与资金审核预算核查：财务审核人（*）通过系统调取部门预算余额，核对本次采购预算金额是否在可用额度内，避免超预算申请。资金合理性评估：对于大额采购（如超过[企业设定金额，如：5万元]），需审核报价单、比价记录等附件，保证价格公允；对于跨年度或预算外采购，需确认是否已履行预算调整流程。审核反馈：审核通过后签字；若预算不足或价格异常，标注原因并反馈至申请人或部门负责人协调处理。四、分管领导/管理层审批权限分级审批：根据采购金额及物品类型，由不同层级领导审批：金额≤[如：1万元]：部门负责人+财务审核即可；1万元＜金额≤[如：5万元]：需分管副总（*）审批；金额＞[如：5万元]：需总经理（*）或总经理办公会审批。重点事项审批：对于固定资产采购、涉及安全生产的关键物资采购，需额外审批采购方式（如：招标、询价）及供应商选择原则。五、审批通过后采购执行单据流转：审批完成的《采购申请单》自动流转至采购部门（或申请人打印后提交），作为采购执行的依据。采购实施：采购部门根据申请单要求，按照企业采购管理制度选择供应商、签订合同、下单采购，保证物品与申请需求一致。进度反馈：采购过程中如遇交期延迟、规格变更等情况，需及时反馈至申请部门及审批人。六、验收与归档物品验收：物品到货后，申请人联合使用部门、仓库管理员（*）共同验收，核对数量、规格、质量是否与申请单一致，填写《验收单》。单据归档：《采购申请单》《审批记录》《验收单》《采购合同》等资料由采购部门统一整理归档，保存期限不少于[企业规定年限，如：3年]，以备后续审计或查询。采购申请单模板结构基本信息采购明细审批流程备注申请人姓名：*序号：1部门负责人审核：1.附件清单：□技术参数所属部门：*物品名称：*签字：*日期：*□比价记录□图纸申请日期：*规格型号：*财务审核：2.紧急采购请注明原因：联系方式：*单位：*签字：*日期：*□是□否数量：*分管领导审批：参考单价：*签字：*日期：*预算金额（小写）：*总经理审批（如需）：预算金额（大写）：*签字：*日期：*用途说明：*总预算金额：*采购部门接收：（请详细说明使用场景、（可增加多行明细）签字：*日期：*项目名称等）使用规范与风险提示填写规范：所有“*”标注项为必填项，物品名称需规范统一（如：避免“笔”与“签字笔”混用），数量、金额需准确无误，不得涂改；如需修改，需在修改处签字确认。审批时限：各级审批人需在收到申请后[如：2个工作日]内完成审核，紧急采购可标注“加急”字样，审批时限缩短至[如：1个工作日]。预算控制：严格执行预算管理，超预算采购需提前提交预算调整申请，经审批后方可发起采购流程，避免资金风险。紧急采购处理：突发紧急需求（如：生产设备故障急需更换配件），可先通过电话向分管领导口头申请，事后[如：1个工作日]内补填《采购申请单》，并注明“紧急补单”。资料保存：审批完成后，申请人需及时跟踪采购进度