公司采买制度

公司采买制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国企业法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国招标投标法》等国家法律法规，参照《企业内部控制基本规范》及相关行业准则，结合公司内部风险防控需求与管理规范化要求，旨在明确公司采买业务管理标准，规范采购流程，防范操作风险，提升资源使用效益，保障公司资产安全与经营合规。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工，涵盖采购计划制定、供应商选择、招标投标、合同签订、履约验收、付款结算等全流程采买活动，以及涉及第三方合作或资源调配的业务场景。第三条本制度下列术语含义如下：（一）“XX专项管理”指公司围绕采买业务建立的全流程风险识别、评估、预警、处置与持续改进的管理体系，涵盖合规性、经济性、安全性等维度的综合管控。（二）“XX风险”指在采买活动中可能引发经济损失、法律责任、声誉损害或资源浪费的潜在不确定因素，包括但不限于供应商资质风险、价格波动风险、合同违约风险、廉政风险等。（三）“XX合规”指采买业务活动严格遵循国家法律法规、行业规范、公司制度及商业道德要求，确保决策与执行合法合规。第四条公司采买专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则，确保所有采买活动纳入制度管控范围；（二）责任到人原则，明确各层级、各岗位的管理职责；（三）风险导向原则，优先防范重大风险，动态优化管控措施；（四）持续改进原则，定期评估制度有效性并优化流程机制。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对采买专项管理负总责，承担统筹决策与最终监督责任；分管领导对专项管理工作负直接领导责任，负责组织落实制度、协调重大问题。第六条设立采买专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括财务部、法务部、内审部、纪检监察部及各主要业务部门负责人。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹制定与修订采买专项管理制度；（二）审议重大采购项目的决策方案；（三）协调跨部门采买管理问题；（四）监督评估专项管理成效。第七条明确三类主体的管理职责：（一）牵头部门（采购部）职责：1.统筹采买专项管理制度建设与流程优化；2.组织开展供应商资质审核与风险评估；3.负责采买业务培训与合规宣贯；4.监督检查制度执行情况并推动改进。（二）专责部门（法务部、内审部）职责：1.法务部负责采购合同审核与法律合规把关；2.内审部负责采买流程的独立监督与风险评价；3.配合开展专项审计与问题整改。（三）业务部门/下属单位职责：1.负责本领域采购需求的合规提报与预算控制；2.落实供应商选择标准与履约验收要求；3.实施日常风险排查并上报异常情况。第八条基层执行岗位责任：（一）采购专员需严格按制度执行采购流程，确保操作记录完整可追溯；（二）业务人员须在采购申请中明确需求依据，不得隐瞒或虚构事项；（三）所有岗位人员均有义务主动报告可疑行为或潜在风险，并签署合规承诺书。第三章专项管理重点内容与要求第九条供应商管理：建立合格供应商名录，实施分级分类管理，定期开展资质复审与绩效评价。禁止向关联方采购且未履行回避程序。第十条采购计划管理：各部门采购需求需经业务主管、财务主管双重审核，重大项目采购须编制专项计划并报领导小组审批。第十一条招标投标管理：公开招标项目必须通过合规平台实施，邀请招标需充分论证必要性，所有投标过程须保密。第十二条合同签订管理：采购合同须由法务部审核关键条款，金额超过X万元的合同需双方法定代表人签字。第十三条价格审核管理：实行集中采购目录管理，非目录项目需对比三家以上报价，异常价格波动需立即核查原因。第十四条履约验收管理：采购方应在到货后X日内完成验收，发现问题的须在X日内提出索赔要求，并保留检验凭证。第十五条预付款管理：原则上预付比例不超过X%，重大项目需以履约保函替代部分预付款。第十六条廉政风险防控：采购环节禁止任何形式的利益输送，严禁接受供应商的宴请、礼品或其他不正当利益。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制：采购部每年联合内审部对制度进行评估，根据法规变化、业务调整或审计发现及时修订。第十八条风险识别预警机制：每季度组织跨部门开展风险排查，按“低、中、高”三级标注风险等级，重大风险须制定专项管控方案。第十九条合规审查机制：将合规审查嵌入采购全流程，关键节点（如招标文件发布、合同签订）需经专责部门确认。第二十条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，并报牵头部门备案；（二）重大风险由领导小组组织专项工作组处置，必要时启动应急预案；（三）涉及违法行为的须移交法务部或纪检监察部门处理。第二十一条责任追究机制：（一）违规情形包括但不限于虚假采购、泄露招标信息、未达采购标准而实施等；（二）处罚措施包括通报批评、绩效扣减、解除劳动合同或移送司法机关；（三）建立免责条款，主动报告风险并有效避免损失的予以免责。第二十二条评估改进机制：每年联合财务部、内审部开展专项评估，形成改进报告并纳入绩效考核。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：各级领导干部须在季度会议上报告采买管理履职情况，领导小组每半年召开专题会议研究问题。第二十四条考核激励机制：将采买合规情况纳入部门年度考核，连续两年考核优秀的予以专项奖励。第二十五条培训宣传机制：每半年开展全员合规培训，新员工入职须通过采买制度考核；制作《采买合规手册》作为培训教材。第二十六条信息化支撑：开发采买管理系统实现流程电子化，嵌入风险校验规则，实时监控异常操作。第二十七条文化建设：设立合规宣传栏，每年开展“合规标兵”评选，将合规理念融入企业文化手册。第二十八条报告制度：（一）风险事件须在X小时内上报牵头部门，重大事件立即上报领导小组；（二）年度管理情况报告需经内审部复核后提交领导小组审议。第六章