公文制发三审三校制度

公文制发三审三校制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》及行业相关准则制定，同时参照集团母公司关于风险防控与合规管理的统一要求，结合公司实际发展需要，旨在规范公文制发流程，强化风险管控，确保公文内容的合法性、合规性与严肃性，有效防范泄密、错发、漏发等风险事件，提升公司治理效能。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司各类行政文件、业务函件、会议纪要、报告总结等公文的制发、审核、校对及分发全流程，以及涉及公文制发的相关场景，如重大事项决策、对外沟通、内部管理等活动。第三条本制度涉及的核心术语定义如下：（一）“公文制发专项管理”指公司围绕公文制发流程建立的全流程管控体系，包括政策制定、风险识别、审核校对、应急处置、考核改进等环节，旨在确保公文制发的规范性、安全性与高效性。（二）“制发风险”指在公文制发过程中可能引发的内容错误、程序违规、信息安全、舆情影响等潜在问题，需通过管控措施予以防范。（三）“合规制发”指公文制发活动必须严格遵循国家法律法规、公司内部制度及业务要求，确保制发行为的合法性、合理性与必要性。第四条公文制发专项管理应遵循以下原则：（一）“全面覆盖”原则：所有公文制发活动均须纳入专项管理体系，确保无死角、无遗漏。（二）“责任到人”原则：明确各层级、各部门在公文制发中的职责分工，确保责任可追溯。（三）“风险导向”原则：重点关注高风险环节，实施差异化管控措施。（四）“持续改进”原则：定期评估管理效果，优化流程与机制，适应内外环境变化。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公文制发专项管理负总责，统筹决策与监督，确保制度有效落地；分管领导为直接责任人，负责具体组织协调与考核，确保各项要求落实到位。第六条设立公文制发专项管理领导小组，由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，相关部门负责人为成员，主要履行以下职能：（一）统筹协调公文制发专项管理工作，审定重大制度与流程；（二）审批重大公文制发事项，监督制度执行情况；（三）定期听取工作汇报，评价管理成效，提出改进要求。第七条明确三类主体的职责分工：（一）牵头部门（由综合管理部担任）：负责统筹公文制发专项管理制度建设，组织开展风险识别与评估，监督考核各环节执行情况，并牵头推进培训宣贯工作。（二）专责部门（由法务合规部、信息安全部等担任）：负责公文内容的合规性审核、技术安全性评估，优化制发流程，指导业务部门规范操作，并参与风险处置。（三）业务部门/下属单位（如各业务条线、区域机构）：负责落实本领域公文制发要求，开展日常风险防控，确保制发材料真实准确，及时上报异常情况。第八条基层执行岗（如文员、经办人员）应履行以下合规操作责任：（一）严格遵守公文制发流程，确保材料完整、格式规范；（二）签署岗位合规承诺书，承诺对所经办事项负责；（三）发现风险或异常情况及时上报，配合调查处置。第三章专项管理重点内容与要求第九条公文内容真实性管控：所有公文必须基于事实，涉及数据、政策、合同等内容的须经业务部门确认，严禁虚构或夸大信息。第十条公文流程规范性管控：制发公文需按“起草—审核—签发—校对—印制—分发”顺序推进，关键节点须留痕，重大文件需经领导小组审批。第十一条审核校对标准管控：实行“三审三校”机制，即初审（业务部门）、复审（专责部门）、终审（牵头部门），校对需由两人独立完成，重点核对政策依据、数据准确性、格式合规性。第十二条敏感信息管控：涉密公文须标注密级，通过加密渠道传输，存储于专用设备，严禁非授权人员接触；非涉密公文需核查是否涉及商业秘密或个人隐私，避免不当公开。第十三条文件分发管控：根据文件性质确定分发范围，涉密文件需登记领用，非涉密文件需建立分发台账，定期清理过期文件，确保信息可控。第十四条格式与签发管控：公文格式须符合公司统一规范，电子公文需通过专用系统审批，纸质公文须由法定代表人或授权人签发，签发要素齐全方可印制。第十五条风险防控重点：（一）内容风险：严防政策引用错误、数据失实、措辞不当等问题；（二）程序风险：杜绝越权签发、流程缺位、校对遗漏等情况；（三）安全风险：防止涉密文件外泄、系统被攻击导致数据篡改等事件。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制：牵头部门每年联合专责部门评估制度适用性，根据法规变化、业务调整、风险事件等及时修订，确保制度与时俱进。第十七条风险识别预警机制：每季度开展专项风险排查，采用“自下而上”与“专家评估”相结合方式，对发现的风险进行分级（一般/重大），发布预警通知并明确整改时限。第十八条合规审查机制：将公文制发审查嵌入业务决策、合同签订、项目启动等关键节点，实行“未经合规审查不得实施”原则，确保源头管控。第十九条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门限期整改，专责部门跟踪验证；（二）重大风险由领导小组启动应急预案，责任部门协同处置，必要时上报决策层决策，事后形成处置报告。第二十条责任追究机制：对违规行为界定处罚标准，包括通报批评、绩效考核扣分、纪律处分等，情节严重者依规追究领导责任，并建立违规案例库供警示教育。第二十一条评估改进机制：每年开展管理有效性评估，通过问卷调查、流程复盘、第三方审计等方式，识别漏洞并优化制度，确保持续完善。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：各级领导须明确分管领域的管理责任，定期研究解决重大问题，牵头部门每半年向领导小组汇报工作进展。第二十三条考核激励机制：将公文制发合规情况纳入部门年度考核，与绩效奖金、评优评先挂钩，对表现突出的个人予以表彰。第二十四条培训宣传机制：分层级开展培训，管理层重点强化合规履职意识，一线员工重点学习操作规范，每年至少组织两次全员培训，考核合格后方可上岗。第二十五条信息化支撑：通过公文管理系统实现流程自动化、风险实时监控，利用OCR、AI校对技术提升效率，确保数据安全与流程可追溯。第二十六条文化建设：编制《公文制发合规手册》，要求全员签订承诺书，通过内部平台发布典型案例，营造“人人讲合规”的氛围。第二十七条报告制度：业务部门每月上报风险事件，牵头部门每半年提交管理情况报告，重大事项须即时上报，报告内容包含问题、措施、成效等要素。第六章附则第二十八条本