职业卫生管理档案制度

PAGE职业卫生管理档案制度一、总则（一）目的为加强公司职业卫生管理，规范职业卫生管理档案的建立、使用和保存，有效预防、控制和消除职业病危害，保护员工的职业健康，依据《中华人民共和国职业病防治法》等相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及职业卫生管理的部门、车间、岗位及员工。（三）职责分工1.职业卫生管理部门负责职业卫生管理档案制度的制定、修订和监督执行。组织开展职业卫生管理档案的建立、整理、归档、保管和查阅等工作。定期对职业卫生管理档案进行审核和评估，确保档案内容的真实性、完整性和有效性。2.各部门负责本部门职业卫生管理相关资料的收集、整理，并及时移交职业卫生管理部门归档。配合职业卫生管理部门做好职业卫生管理档案的查阅、使用等工作。3.员工按照公司职业卫生管理要求，如实提供个人职业卫生相关信息。配合公司职业卫生管理部门开展职业卫生管理档案相关工作。二、职业卫生管理档案的内容（一）法律法规及标准文件档案1.收集国家和地方有关职业卫生的法律法规、规章、规范性文件。2.收集职业卫生相关的国家标准、行业标准、地方标准等。3.对法律法规及标准文件进行分类整理，建立电子和纸质档案，记录文件名称、文号、发布日期、生效日期等信息，并及时更新。（二）职业卫生管理机构及人员档案1.公司职业卫生管理机构设置文件，明确各部门及人员在职业卫生管理中的职责分工。2.职业卫生管理人员名单，包括姓名、性别、年龄、学历、专业、岗位、联系方式等信息。3.职业卫生管理人员的培训记录，包括培训时间、培训内容、培训机构、考核结果等。（三）职业卫生管理制度档案1.职业卫生管理制度，包括职业病危害防治责任制度、职业病危害警示与告知制度、职业病危害项目申报制度、职业病防治宣传教育培训制度、职业病防护设施维护检修制度、职业病防护用品管理制度、职业病危害监测及评价管理制度、建设项目职业卫生“三同时”管理制度、劳动者职业健康监护及其档案管理制度、职业病危害事故应急救援与管理制度等。2.各项职业卫生管理制度的修订记录，包括修订时间、修订原因、修订内容等。（四）职业病危害项目申报档案1.职业病危害项目申报表，详细记录公司存在的职业病危害因素种类、浓度或强度、接触人数等信息。2.职业病危害项目申报变更记录，如公司生产工艺、设备、原材料等发生变化导致职业病危害因素变化时的申报变更情况。（五）职业病防治宣传教育培训档案1.年度职业病防治宣传教育培训计划，明确培训目标、培训内容、培训对象、培训时间、培训方式等。2.每次宣传教育培训活动的记录，包括培训时间、培训地点、培训讲师、培训内容、参加人员签到表、培训效果评估等。3.员工个人的职业病防治培训记录，包括培训时间、培训内容、考核结果等。（六）职业病防护设施档案1.职业病防护设施清单，详细记录公司内各类职业病防护设施的名称、型号、数量、安装位置、防护对象等信息。2.职业病防护设施的设计资料，包括设计图纸、设计说明书、设计计算书等。3.职业病防护设施的采购合同、安装调试记录、验收报告等。4.职业病防护设施的维护保养记录，包括维护保养时间、维护保养内容、维护保养人员等。5.职业病防护设施的运行记录，包括运行时间、运行参数、运行效果监测等。（七）职业病防护用品档案1.职业病防护用品采购计划，根据公司员工接触职业病危害因素的情况，制定防护用品的采购种类、数量、规格等计划。2.职业病防护用品的采购合同、发票、产品合格证明等资料。3.职业病防护用品的发放记录，包括发放时间、发放对象、发放种类、发放数量等。4.员工个人职业病防护用品的使用培训记录，确保员工正确佩戴和使用防护用品。5.职业病防护用品的定期检测报告，证明防护用品的防护性能符合要求。（八）职业病危害监测及评价档案1.职业病危害因素日常监测计划，明确监测的岗位、监测项目、监测时间、监测方法等。2.日常监测记录，包括监测日期、监测点位、监测结果、监测人员等。3.定期委托有资质的职业卫生技术服务机构进行职业病危害因素检测与评价的报告，记录检测评价的时间、机构名称、检测评价结果等。4.根据职业病危害因素检测与评价结果，制定的整改措施及落实情况记录。（九）建设项目职业卫生“三同时”档案1.新建、改建、扩建项目的可行性研究报告中职业卫生专篇，对项目可能产生的职业病危害因素进行分析、预测，并提出相应的防护措施。2.建设项目职业病危害预评价报告及审核批复文件。3.建设项目职业病防护设施设计专篇及审查意见。4.建设项目职业病防护设施施工过程中的质量控制记录。5.建设项目职业病防护设施竣工验收报告及验收批复文件。（十）劳动者职业健康监护档案1.员工职业健康监护档案清单，记录员工姓名、性别、年龄、岗位、入职时间等基本信息。2.员工职业健康检查表，包括上岗前、在岗期间、离岗时的职业健康检查报告，检查项目涵盖职业病危害因素相关的各项身体指标。3.职业健康检查异常人员的复查记录、诊断报告及处理情况。4.员工职业健康监护档案的动态管理记录，如员工岗位调动、离职等情况下的档案交接记录。（十一）职业病危害事故应急救援档案1.职业病危害事故应急救援预案，明确应急救援的组织机构、职责分工、应急救援程序、应急救援物资和设备等。2.应急救援演练计划及演练记录，包括演练时间、演练内容、演练参与人员、演练效果评估等。3.职业病危害事故报告记录，包括事故发生时间、地点、事故经过、危害程度、报告人员等。4.职业病危害事故应急救援处置记录，如采取的应急措施、救援过程、事故调查处理结果等。（十二）职业卫生管理档案借阅、使用记录1.建立职业卫生管理档案借阅登记台账，记录借阅日期、借阅部门、借阅人员、借阅档案名称、归还日期等信息。2.使用职业卫生管理档案的审批记录，明确使用目的、使用范围、使用期限等，并经相关负责人审批。三、职业卫生管理档案的建立与归档（一）资料收集1.各部门按照职责分工，负责收集本部门职业卫生管理相关资料，确保资料的真实性和完整性。2.职业卫生管理部门定期组织资料收集工作，对各部门提交的资料进行审核，不符合要求的及时返回补充完善。（二）资料整理1.对收集到的资料进行分类整理，按照职业卫生管理档案的内容要求，进行编号、编目。2.对资料中的文件、记录等进行格式统一，去除重复、无效信息，确保资料的规范性。（三）档案归档1.将整理好的资料按照类别分别装入档案盒或文件夹，在档案盒或文件夹上标明档案类别、名称、年度等信息。2.建立电子档案，对纸质档案进行扫描或拍照，形成电子文档，并按照电子档案管理要求进行分类存储，确保电子档案与纸质档案内容一致。3.档案归档应遵循便于查阅、保管的原则，按照一定的顺序排列，存放于专门的档案柜中。四、职业卫生管理档案的保管与查阅（一）保管要求1.设立专门的职业卫生管理档案保管场所，保持档案存放环境的干燥、通风、整洁，防止档案受潮、霉变、虫蛀等。2.档案保管人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，并做好检查记录。3.对电子档案要定期进行备份，防止数据丢失，备份存储介质应异地存放。4.职业卫生管理档案的保管期限应按照相关法律法规和行业标准执行，一般为长期保存。（二）查阅规定1.公司内部人员查阅职业卫生管理档案，需填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人审核，职业卫生管理部门负责人批准后方可查阅。2.查阅档案时，应在档案保管人员的陪同下进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制、转借档案。3.因工作需要复印档案资料的，需经职业卫生管理部门负责人批准，并登记复印内容、份数、用途等信息。4.外部单位查阅职业卫生管理档案，必须持有单位介绍信或相关证明文件，经公司主管领导批准后，由职业卫生管理部门安排专人陪同查阅，并按照规定做好查阅记录。五、职业卫生管理档案的更新与销毁（一）更新1.随着公司职业卫生管理工作的开展，如法律法规、标准文件的更新，公司生产工艺、设备、人员等情况的变化，职业卫生管理档案应及时进行更新。2.职业卫生管理部门负责组织对档案进行更新，相关部门配合提供最新资料，确保档案内容与实际情况相符。（二）销毁1.职业卫生管理档案超过保管期限或已失去保存价值的，由职业卫生管理部门提出销毁申请，填写