灯具厂行政部公章外借管理办法

灯具厂行政部公章外借管理办法灯具厂行政部公章外借管理办法

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第一章总则

1.制定目的

本办法旨在规范公司公章的使用与管理，防止公章外借过程中可能出现的风险，确保公司印章安全，维护公司合法权益。公章是公司的重要凭证，任何外借行为都必须严格遵守审批流程，防止滥用或遗失。

2.适用范围

本办法适用于公司所有部门及员工，特别是行政部、财务部、销售部等可能涉及公章使用的部门。任何部门或个人需要借用公章，都必须按照本制度执行，不得擅自操作。

3.基本概念说明

-公章：指公司依法刻制的，能够证明公司身份和授权的印章，包括圆形公章、财务章、合同章等。

-外借：指公章暂时离开行政部保管，由其他部门或人员使用的行为。

-审批：指按照规定流程，经授权人员签字同意后，方可办理公章外借手续。

举例说明

-例1：销售部需要用公章签订客户合同，需填写《公章外借申请表》，经部门主管和行政部负责人批准后，方可借用。

-例2：财务部因银行业务需要携带公章，必须提前3天申请，并说明用途，经财务经理和行政部签字确认后，方可外借。

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第二章公章外借范围与条件

1.外借范围

公司公章原则上不外借，特殊情况下需符合以下用途方可申请：

-签订重要合同或协议；

-银行开户、担保或贷款业务；

-政府部门审批事项；

-其他经公司批准的重大事项。

2.外借条件

申请公章外借必须同时满足以下条件：

-使用部门需提供明确、合法的用途说明；

-相关负责人已签字批准；

-外借期限不超过3天，特殊情况需另行审批；

-外借人必须具备良好的职业素养，确保公章安全。

3.禁止外借情况

以下情况禁止外借公章：

-无明确用途或授权不明的申请；

-个人事务或非公司业务；

-外借人无法保证公章安全；

-法律法规禁止的情况。

举例说明

-例1：某员工因个人购房需要借用公章，即使提供相关证明，也不符合外借条件，需通过公司合规部门另行申请。

-例2：销售部因紧急签约需外借公章，但未提前准备申请表，行政部可拒绝借用，并要求其补办手续。

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第三章公章外借审批流程

1.申请提交

需要用章的部门或个人，必须填写《公章外借申请表》，详细说明使用目的、时间、经办人等信息，并附上相关证明材料。

2.部门审批

申请表需经部门主管签字确认，并说明必要性。对于非紧急情况，部门主管需在2个工作日内完成审批。

3.行政部复核

行政部收到申请表后，需在1个工作日内复核，重点检查用途是否合规、审批流程是否完整。必要时，行政部可要求补充材料。

4.总经理审批

对于重大事项或超过3天外借申请，行政部需提交总经理审批，总经理在2个工作日内签字确认。

5.领用与归还

审批通过后，外借人需到行政部领取公章，并在领用登记表上签字。使用完毕后，需立即归还公章，并附上使用证明，行政部核对无误后签字确认。

举例说明

-例1：采购部因签订供应商合同需外借公章，流程如下：填写申请表→部门主管签字→行政部复核→总经理审批→领用登记→使用完毕归还并签字。

-例2：财务部因银行对公账户开户需外借公章，因涉及金额较大，需经总经理审批，且外借期限为1天，使用后立即归还。

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第四章公章外借保管要求

1.领用人责任

外借人必须妥善保管公章，不得转借他人或用于非批准用途。如发生意外，需立即报告行政部并承担相应责任。

2.使用记录

行政部需建立公章外借使用台账，详细记录每次外借的时间、用途、领用人、归还情况等信息，以备核查。

3.特殊情况处理

如外借期间公章出现损坏或遗失，领用人需立即向行政部报告，并承担赔偿责任。行政部需在2小时内联系刻章机构重新刻制，并通报相关部门。

举例说明

-例1：某员工外借公章办理业务时，因保管不当导致公章遗失，需赔偿公司刻章费用500元，并写检讨书。

-例2：销售部外借公章后，未按时归还，行政部可暂停其使用权限，并要求说明原因。

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第五章操作流程说明

1.申请步骤

-准备《公章外借申请表》及相关证明材料；

-提交部门主管签字；

-行政部复核并提交总经理审批；

-审批通过后到行政部领取公章。

2.使用步骤

-外借人在领用登记表上签字；

-使用完毕后立即归还公章，并附上使用证明；

-行政部核对无误后签字确认。

3.异常处理

如遇公章损坏、遗失或使用不当，需立即报告行政部，并按以下流程处理：

-书面报告行政部；

-赔偿相关损失；

-行政部调查并记录；

-必要时通报公司管理层。

举例说明

-例1：采购部外借公章后，未及时归还，行政部发现后要求其说明原因，并告知下次使用需提前5天申请。

-例2：财务部因公章使用不当被行政部发现，需重新提交申请，并接受部门内部培训。

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第六章监督检查

1.检查主体

行政部负责定期检查公章外借管理制度的执行情况，财务部和审计部可进行不定期抽查。

2.检查频率

行政部每月检查一次，财务部和审计部每季度检查一次，重点检查使用台账、审批流程及异常记录。

3.检查内容

-申请表是否完整、合规；

-外借人是否按要求使用公章；

-使用台账是否清晰、准确；

-是否存在违规外借行为。

举例说明

-例1：行政部某月检查发现销售部多次未按流程申请公章，遂要求其整改并通报批评。

-例2：审计部抽查发现财务部公章使用记录不完整，责令其补录并处罚相关负责人。

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第七章奖惩办法

1.奖励措施

对于严格遵守公章外借管理制度、确保公章安全的部门或个人，公司将给予表彰或奖励，如：

-年度优秀员工评选中优先考虑；

-部门绩效加分；

-现金奖励500-1000元。

2.惩罚措施

对于违反公章外借管理制度的行为，公司将视情节严重程度进行处罚，包括：

-警告、通报批评；

-扣除绩效奖金；

-解除劳动合同；

-追究经济赔偿责任。

3.特殊情况处理

如因不可抗力导致公章外借出现问题，经公司调查属实，可酌情减轻处罚，但需书面说明情况并接受监督。

举例说明

-例1：行政部员工小王因妥善保管公章，多次避免使用风险，被评为年度优秀员工，并获得500元奖金。

-例2：销售部主管因未审批擅自外借公章，被扣除当月绩效奖金，并写检讨书。

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第八章