2026年公关服务公司品牌传播与媒体关系管理规定

2026年公关服务公司品牌传播与媒体关系管理规定第一章总则第一条目的与依据为系统化、规范化管理公司在报纸、杂志、广播电视等传统媒体上的品牌传播活动，维护并深化与各类传统媒体的合作关系，防范传播风险，提升品牌公信力与影响力，依据国家相关法律法规、行业准则及公司章程，结合2026年媒体生态与公司实际，制定本规定。第二条适用范围本规定适用于公司所有部门及全体员工进行的、以公司名义或代表公司形象，通过国内外各类传统新闻媒体（包括但不限于报刊、广播、电视、新闻通讯社及其官方数字平台）开展的品牌形象传播、新闻发布、舆情应对、媒体关系维护等相关活动。第三条核心原则1.战略导向原则：所有传统媒体传播活动须紧密围绕公司整体发展战略与品牌定位，确保传播信息的一致性与连贯性。2.真实合规原则：确保所有发布信息内容真实、准确、完整，严格遵守国家法律法规、行业监管要求及新闻宣传纪律，杜绝虚假、误导性宣传。3.主动沟通原则：建立常态化、制度化的媒体沟通机制，主动传递公司价值，增进媒体理解与信任。4.分级负责原则：明确公司内部在媒体传播活动中的权限与责任，实行统一管理、分级审批、各司其职。5.效果评估原则：建立科学的传播效果监测与评估体系，以数据驱动传播策略的优化与调整。第二章组织与职责第四条品牌传播部为核心管理部门公司品牌传播部是传统媒体品牌传播与媒体关系管理的归口部门，主要职责包括：1.制定并更新公司传统媒体传播战略与年度计划。2.统筹管理公司层面的传统媒体采访、新闻发布会、媒体专访等活动。3.负责核心媒体关系的开拓、维护与管理，建立并更新核心媒体资源库。4.审核涉及公司整体形象、重大事项的对外新闻稿件及宣传材料。5.监测、分析涉及公司的传统媒体报道，组织协调重大舆情应对。6.组织内部媒体沟通培训，提升全员的媒介素养与风险意识。第五条各业务部门协同职责各业务部门是专业领域信息的来源部门，其职责包括：1.根据业务发展需要，向品牌传播部提出媒体传播需求与建议。2.协助品牌传播部准备与本部门业务相关的新闻素材、技术资料及采访背景信息。3.负责本部门职责范围内、不涉及公司整体战略与重大敏感信息的专业性媒体垂询的初步接洽与信息提供，但须第一时间向品牌传播部报备。4.配合品牌传播部完成相关传播活动的执行与效果反馈。第六条管理层审批职责公司高级管理层负责审批涉及公司重大战略发布、财务数据、重大并购、高层人事变动、重大危机回应等敏感信息的传统媒体传播方案与核心口径。第三章内容生产与管理第七条新闻稿件与资料管理1.所有以公司名义向传统媒体提供的新闻通稿、专访提纲、领导讲话稿、背景资料等，均须由品牌传播部统一审核、编号、归档。重大稿件须报请分管领导或总经理审批。2.稿件内容须确保事实准确、数据可靠、观点清晰，符合公司口径，并标注供稿单位、联系人及发布有效期。3.建立公司核心信息库与口径库，确保在不同场合、面对不同媒体时，关键信息表述的一致性。第八条采访管理1.接到传统媒体采访请求，无论以何种形式，均须首先引导至品牌传播部登记备案。任何员工不得擅自以公司名义接受采访。2.品牌传播部根据采访主题、媒体影响力、记者背景等因素进行评估，拟定处理方案（接受、婉拒或转介）及受访人选建议，报相关领导审批后执行。3.正式采访前，品牌传播部须为受访者提供详细的媒体背景资料、采访提纲预测及应答要点提示，必要时组织模拟访谈。4.采访过程中或结束后，如发现可能存在误读或风险，品牌传播部应及时与记者进行友好、专业的沟通澄清。第九条新闻发布会与媒体活动管理1.举办新闻发布会、媒体吹风会、行业沙龙等线下媒体活动，需提前至少十五个工作日向品牌传播部提交详细方案，包括目的、主题、议程、嘉宾、预算、预期效果及风险评估，经审批后方可执行。2.活动结束后三个工作日内，主办部门需协同品牌传播部完成效果简报，收集媒体报道样刊、样片，并进行初步分析归档。第四章媒体关系维护第十条媒体资源库建设与维护1.品牌传播部负责建立并动态更新“核心传统媒体资源库”，收录媒体机构、重要版面/栏目、记者、编辑、制片人等关键联系人的详细信息、报道领域及合作记录。2.对媒体资源进行分级分类管理，定期评估合作价值与关系紧密度，实施差异化维护策略。第十一条常态化沟通机制1.建立定期沟通机制，通过行业座谈会、背景简报、新年联谊、专题分享等形式，与核心媒体保持良性互动。2.重要节日或公司重大里程碑事件时，可酌情以适当方式向核心媒体伙伴表达问候或感谢。3.关注关键媒体人的职业动态，及时更新联系信息，保持关系连续性。第十二条媒体服务与支持在遵守公司规定和保密要求的前提下，尽可能为媒体的正常采访报道提供便利与专业支持，包括提供准确的背景资料、联系合适的采访对象、协调采访场地等，以专业服务赢得尊重。第五章舆情监测与危机应对第十三条日常舆情监测品牌传播部利用专业工具与人工检索相结合的方式，对主要传统媒体及其官方网络平台进行日常监测，关注涉及公司、行业及关键领导的报道与评论，编制《每日舆情简报》，遇重大情况即时预警。第十四条危机舆情应对1.当出现重大失实报道、负面新闻或潜在危机时，品牌传播部须立即启动危机应对预案，第一时间向危机管理领导小组报告。2.根据预案，迅速核实情况，组织内部协商，在领导小组决策后，统一制定并发布回应口径。原则上，公司对外回应应由指定的发言人通过品牌传播部协调的官方渠道发布。3.应对过程中，须保持与相关媒体的直接、坦诚沟通，以澄清事实、消除误解为首要目标，避免无谓争论。所有沟通记录须完整保存。第六章审批流程与权限第十五条传播活动审批所有计划性的传统媒体传播活动（如发稿、专访、活动）均需填写《传统媒体传播项目审批表》，明确活动内容、目标媒体、预算、风险预估等，按以下权限审批：1.常规性、非敏感主题传播，由品牌传播部负责人审批。2.涉及公司重要业务进展、产品发布、中型媒体活动等，由分管品牌的公司领导审批。3.涉及公司战略、财务、重大危机应对、全国性大型发布会等，由总经理或董事会授权人审批。第十六条紧急情况处置对于突发的媒体询问或需即时回应的事件，可先进行口头请示与报备，但事后须在二十四小时内补办完整的书面审批与归档手续。第七章培训、考核与归档第十七条培训机制品牌传播部每年至少组织一次面向中高层管理者及可能接触媒体的业务骨干的媒体沟通与舆情应对培训，提升全公司的媒介素养与风险防范能力。第十八条考核评估将传统媒体传播的效果评估纳入品牌传播部及相关部门的年度绩效考核。评估指标包括但不限于：发稿数量与质量（版面、篇幅、倾向性）、媒体关系稳固度、危机处置时效与效果、品牌知名度与美誉度变化等。第十九条档案管理品牌传播部负责建立完整的传统媒体传播活动档案，包括所有审批文件、新闻稿件、媒体报道样刊/样片、活动记录、合作合同、效果评估报告等。所有档案应妥善保存，保存期限不少于五年，涉及重大事项的应永久保存或按公司档案管理规定执行。第八章附则第二十条纪律与处罚对于违反本规定，未经批准擅自接受采访、发布信息，或由于工作失误导致信息失实、泄露商业秘密、引发重大负面舆情的部门及个人，公司将视情节轻重，依据内部管理制度给予通报批评、经济处罚直至解除劳动合同等处分；