2026年公关服务公司智合通联票据管理办法

2026年公关服务公司智合通联票据管理办法为适应行业发展趋势，提升财务管理规范化水平，保障公司及客户合法权益，依据国家相关财税法律法规，结合公司业务实际，特制定本办法。本办法旨在明确公关服务收费票据管理的全流程职责、操作规范与监督机制，确保票据管理的合规性、准确性与安全性，为公司经营决策提供可靠数据支持。第一章总则第一条本办法所称“收费票据”，是指公司在向客户提供公共关系咨询、活动执行、媒体传播、舆情监测等各类服务并收取费用时，向客户开具的合法合规的收款凭证，包括但不限于增值税专用发票、增值税普通发票、财政票据及其他符合规定的收付款凭证。第二条本办法适用于公司所有涉及公关服务收费票据的申请、开具、领取、传递、保管、核销及归档等环节的管理活动。公司全体财务人员、业务人员及相关管理人员均须严格遵守。第三条票据管理遵循以下基本原则：（一）合法合规原则：所有票据的开具、使用与管理必须严格遵守《中华人民共和国发票管理办法》及其实施细则、《中华人民共和国税收征收管理法》等国家法律法规。（二）业务真实原则：票据开具必须基于真实、已发生或按合同约定确认的服务业务，严禁虚开、代开、开具与实际内容不符的票据。（三）流程规范原则：票据管理各环节需权责清晰、流程明确、手续完备，形成完整的闭环管理。（四）安全保密原则：必须保障空白票据、已开具票据存根及电子信息的安全，防止丢失、损毁及信息泄露。（五）及时高效原则：票据的开具、传递与账务处理应及时、准确，满足客户需求与内部管理时效要求。第二章职责分工第四条公司财务部是收费票据的归口管理部门，主要职责包括：（一）负责向主管税务机关申请领购、缴销各类票据。（二）负责设立票据登记簿，对票据的领用、开具、库存、核销进行序时逐笔登记，定期盘点，确保账实相符。（三）负责审核票据开具申请，确保开票信息与合同、收款情况一致。（四）负责按规定开具、保管增值税专用发票与普通发票，并按时完成纳税申报。（五）负责对作废、红冲票据进行专门管理。（六）负责对业务人员进行相关财税知识及本办法的培训与指导。第五条业务部门（包括各事业部、项目组）是票据申请与传递的责任部门，主要职责包括：（一）负责根据合同约定及服务进度，及时、准确向财务部提交合规的《开票申请单》及相关附件。（二）负责与客户确认开票信息（包括名称、纳税人识别号、地址电话、开户行及账号等），确保信息准确无误。（三）负责将财务部开具的票据安全、及时地送达客户，并取得客户签收确认凭证。（四）负责协助财务部处理客户关于票据的查询、更正等事宜。第六条公司管理层负责审批大额或特殊业务的票据开具申请，并对本部门的票据管理合规性负有领导责任。第三章票据的开具与交付第七条开票申请流程：（一）业务经办人在服务款项结清或达到合同约定开票节点后，填写《开票申请单》。《开票申请单》须详细列明客户全称、纳税人识别号、服务项目名称、金额（含税/不含税）、税率、开票类型（专票/普票）、合同编号、收款情况等信息。（二）将《开票申请单》连同经审批的合同复印件、服务完成确认单或结算单、收款银行回单等证明材料，提交至业务部门负责人审核。（三）业务部门负责人审核业务真实性、金额准确性及附件完整性后，签字确认。（四）财务部票据管理员接收申请，重点审核以下内容：1.开票信息是否完整、准确，特别是客户税务信息；2.申请开票金额与合同约定、实际收款金额或权责发生制确认的收入是否一致；3.所附证明材料是否齐全、有效。审核通过后，由财务部负责人或其授权人进行最终审批。第八条票据开具操作：（一）财务部指定专人（票据管理员）在税控系统或相关开票软件中进行开具操作。开具时必须确保系统内信息与《开票申请单》完全一致，项目名称应规范、清晰反映服务实质。（二）增值税专用发票的开具必须严格核对客户提供的开票信息，确保无误。（三）发票开具后，应在发票联和抵扣联加盖公司发票专用章。盖章应清晰、完整，不得覆盖金额等重要信息。第九条票据交付与签收：（一）票据管理员将开具好的票据（发票联、抵扣联等）移交业务经办人，双方在《票据交接登记簿》上签字确认。（二）业务经办人应在三个工作日内将票据送达客户，优先采用专人送达或可靠快递（保留邮寄凭证）方式。严禁通过普通邮件或不安全电子渠道传递增值税专用发票。（三）必须取得客户书面签收回执（如快递签收单、客户盖章的收票回执等），交回财务部存档。电子发票的交付，应通过公司邮箱发送，并保留发送记录及客户确认收到的回复。第四章票据的保管、核销与归档第十条空白票据保管：（一）空白票据由财务部票据管理员专人保管，存放于专用保险柜中。（二）建立《空白票据库存登记簿》，记录票据的种类、起止号码、领用日期、领用人等信息。定期进行盘点核对。第十一条已开具票据存根联及记账联保管：（一）已开具发票的存根联、作废发票的全部联次，应按发票代码和号码顺序连同《开票申请单》及相关附件按月装订成册，妥善保管。（二）记账联作为记账凭证附件，随会计凭证一同保管。第十二条票据的核销：（一）对因信息错误、打印不清、服务取消等原因需作废的发票，应在税控系统中执行作废操作，并在所有纸质联次上加盖“作废”戳记，全联次留存，不得撕毁。（二）对发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形且不符合作废条件的，应按规定开具红字发票。业务部门需提供情况说明、客户拒收证明或双方协议等材料，经审批后办理。（三）票据管理员需在登记簿中详细记录作废及红冲票据的号码、原因、日期。第十三条票据的归档与销毁：（一）已开具的发票存根联、作废发票、票据登记簿、开票申请资料等，保存期限应符合《中华人民共和国会计法》及税收法规要求，一般不少于十年。（二）保存期满后，需编制销毁清册，报经公司总经理及上级主管部门批准后，在指定地点由财务部与综合管理部共同监督销毁。第五章电子发票管理第十四条公司积极推行电子发票应用。电子发票的法律效力、基本用途、基本使用规定等与纸质发票相同。第十五条电子发票的开具、交付、查验与归档管理：（一）开具电子发票，应通过税务机关认可的第三方平台或自有系统进行，确保其生成、传输、存储的完整性、可靠性和不可篡改性。（二）电子发票交付后，应提醒客户及时下载、查验真伪。公司自身应建立电子发票台账，完整保存电子发票源文件（如OFD、PDF格式）。（三）财务部应定期将收到的合规电子发票（作为成本费用凭证）及公司开出的电子发票信息进行归档备份，确保可随时调阅。归档系统应具备防篡改功能或采取等效措施。第六章监督、检查与责任第十六条财务部定期（每季度）对票据管理情况进行自查，检查内容包括：票据使用是否合规、存根联保管是否完整、账实是否相符、开票与收入确认是否匹配等。第十七条公司审计部门或委托的外部审计机构，有权不定期对票据管理进行专项审计，相关部门须予以配合。第十八条违反本办法规定，将视情节轻重追究相关人员责任：（一）因审核不严导致开票信息错误，造成票据重开或客户投诉的，对业务经办人及审核人进行通报批评，并承担因此产生的税费损失。（二）丢失空白票据、已开具票据或客户信息泄露的，责任人需立即报告，公司将视情况追究其行政及经济责任；涉嫌违法的，移送司法机关处理。（三）私自开具、虚开发票或使用虚假票据的，一经查实，公司将立即解除劳动合同，并保留追究其法律及经济责任的权利。（四）因保管不善导致票据档案损毁、遗失的，对保管责任人进行严肃处理。第七章附则第十九条