基本单位名录库维护更新制度

基本单位名录库维护更新制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国企业信息公示暂行条例》《企业内部控制基本规范》及相关行业准则，结合集团母公司关于企业单位名录库管理的指导意见，以及公司为防控专项风险、规范业务流程、提升管理效能的内部需求，制定本制度。旨在明确基本单位名录库（以下简称“名录库”）的维护更新范围、组织职责、操作要求及保障措施，确保名录库数据的真实性、完整性、准确性和时效性，防范因信息滞后或错误引发的合规风险、运营风险及安全风险。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工。名录库的维护更新涵盖但不限于公司对外投资、采购、销售、工程建设、资质管理、安全生产、劳动用工等业务场景中涉及的单位信息管理，以及集团母公司、行业监管机构要求报送的单位信息。任何单位和个人均需严格遵守本制度，确保名录库信息与实际业务情况保持高度一致。第三条本制度中下列术语含义如下：（一）“XX专项管理”是指公司围绕名录库数据管理开展的全面风险防控、合规审查、动态更新、应用协同及监督考核等工作体系。（二）“XX风险”是指因名录库信息错误、缺失或更新不及时，可能导致的法律纠纷、行政处罚、经济损失、运营中断或声誉损害等潜在威胁。（三）“XX合规”是指名录库管理活动需符合国家法律法规、监管要求、行业规范及公司内部管理制度，确保数据来源合法、流程规范、责任明确。第四条名录库维护更新管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的原则。（一）全面覆盖：确保所有业务场景涉及的单位信息纳入名录库管理范围，无遗漏。（二）责任到人：明确各级管理主体和执行岗位的职责分工，实现责任闭环。（三）风险导向：聚焦高风险环节，强化审核与监控，优先防范重大风险。（四）持续改进：定期评估管理效果，优化流程与技术手段，提升管理水平。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司名录库维护更新工作负总责，统筹决策资源，审定重大管理制度及风险防控方案；分管领导为直接责任人，负责组织实施、监督考核及跨部门协调。第六条公司设立专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由分管领导担任组长，牵头部门负责人、专责部门负责人及业务部门代表组成。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹协调名录库管理工作的顶层设计，制定或修订管理制度。（二）审批重大风险防控方案及跨部门协作事项。（三）监督评价各部门名录库管理成效，提出改进要求。第七条设立名录库管理办公室（以下简称“办公室”），挂靠在[牵头部门名称]，由其负责人担任办公室主任。办公室具体负责：（一）牵头制定或修订名录库管理细则，组织业务培训与宣贯。（二）统筹开展风险排查与分级评估，发布预警通知。（三）协调跨部门数据共享与信息核查工作。第八条牵头部门职责：（一）负责制定或修订名录库管理制度，明确数据标准、更新频率及操作流程。（二）组织专项风险识别，建立风险清单及应对预案。（三）监督各部门落实名录库管理要求，定期开展考核。（四）汇总分析管理数据，提出优化建议。第九条专责部门职责：（一）负责名录库业务合规审核，确保数据来源合法、内容完整。（二）推动流程优化，引入自动化工具提升管理效率。（三）牵头处置重大风险事件，协调资源进行问题整改。第十条业务部门及下属单位职责：（一）负责本领域涉及单位信息的日常维护，确保新增、变更、注销信息的及时上报。（二）开展内部核查，确保数据准确性，配合专责部门完成信息补充或修正。（三）开展员工操作培训，强化合规意识。第十一条基层执行岗位责任：（一）严格遵守岗位合规承诺，确保录入信息的真实性、完整性。（二）及时上报发现的错误或缺失信息，不得隐瞒或迟报。（三）配合上级完成数据核查及整改要求。第三章专项管理重点内容与要求第十二条新增单位信息管理：业务操作合规标准：新增单位信息需经业务部门初审、专责部门合规审核、办公室复核后入库。信息包括单位名称、统一社会信用代码、法定代表人、注册地址、联系方式等。禁止性行为：严禁虚构单位信息或通过虚假资质获取业务机会。风险防控点：核查单位是否存在异常经营记录、行政处罚或失信行为。第十三条单位信息变更管理：业务操作合规标准：变更信息需在业务系统或登记簿中标注变更原因、时间及审批记录。重大变更（如地址、法人变更）需附证明材料。禁止性行为：擅自修改他人提交的信息，或隐瞒变更情况。风险防控点：定期比对变更记录与实际业务场景的一致性。第十四条单位信息注销管理：业务操作合规标准：注销单位需经业务部门确认、专责部门审核、办公室公告后移出名录库，并记录注销原因及时间。禁止性行为：擅自将仍在经营的单位标注为注销。风险防控点：核查单位是否存在未结清的合同、债务或法律纠纷。第十五条数据质量核查管理：业务操作合规标准：每月开展一次数据质量自查，每季度进行一次交叉比对，确保单位名称、代码等关键信息准确无误。禁止性行为：明知信息错误仍不及时修正。风险防控点：建立错误数据台账，明确整改时限与责任人。第十六条数据安全管控：业务操作合规标准：对敏感单位信息（如财务数据、股权结构）实施分级脱敏，访问权限按需授予，记录所有调取操作。禁止性行为：未经授权传播或泄露单位信息。风险防控点：定期测试系统安全防护措施，开展应急演练。第十七条数据共享与协同：业务操作合规标准：通过集团统一数据平台实现跨部门信息同步，禁止重复录入或数据孤岛。禁止性行为：擅自截留或篡改共享数据。风险防控点：建立数据共享协议，明确各方权利义务。第十八条异常信息处置：业务操作合规标准：发现疑似违规或高风险单位信息，需立即上报专责部门，启动核查程序，并采取临时管控措施（如暂停合作）。禁止性行为：隐瞒异常情况或拖延上报。风险防控点：建立异常信息处置流程，明确各环节责任人与时限。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制：每年至少开展一次制度评估，根据国家法规变化、业务调整或监管要求，及时修订制度细则。重大修订需经领导小组审议通过。第二十条风险识别预警机制：（一）定期开展专项风险排查，重点关注新增单位资质合规性、变更信息及时性、注销单位经营状态等。（二）对高风险单位实施动态监控，通过公开数据、行业报告等渠道验证信息真实性。（三）每月发布风险预警通报，明确风险等级及应对措施。第二十一条合规审查机制：（一）将名录库信息审查嵌入业务流程，如采购招标需核查供应商资质、工程投标需核验施工单位资格。（二）设定“未经审查不得实施”的硬性要求，对未按要求核实信息的行为，严肃追究责任。（三）专责部门对审查结果进行抽查复核，确保审查质量。第二十二条风险应对机制：（一）一般风险：由业务部门自行整改，专责部门跟踪验证。（二）重大风险：启动应急预案，领导小组协调资源处置，必要时上报集团母公司。（三）建立责任协同机制，涉及多个部门的，明确牵头单位及配合单位。第二十三条责任追究机制：（一）违规情形：包括信息虚假、迟报、漏报、擅自修改、泄露等。（二）处罚标准：视情节轻重，给予警告、通报批评、绩效扣减、纪律处分等；涉嫌犯罪的，移交司法机关。（三）建立处罚台账，与绩效考核系统联动。第二十四条评估改进机制：（一）每年年末开展管理有效性评估，涵盖数据质量、流程效率、风险防控等方面。（二）通过问卷调查、访谈等方式收集反馈，形成评估报告。（三）根据评估结果制定改进计划，明确责任人与完成时限。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障：（一）各级领导干部需带头履行管理责任，定期听取工作汇报。（二）办公室每季度向领导小组汇报管理进展，必要时召开专题会议。第二十六条考核激励机制：（一）将名录库管理纳入部门年度考核，考核结果与评优评先挂钩。（二）对表现突出的个人给予奖励，对履职不力的予以问责。第二十七条培训宣传机制：（一）每年至少开展两次全员培训，内容包括制度要求、操作规范、风险案例等。（二）通过内网、宣传栏等渠道发布合规手册，营造学习氛围。第二十八条信息化支撑：（一）建设统一数据平台，实现信息自动采集、校验与更新。（二）引入区块链技术，增强数据不可篡改性和可追溯性。第二十九条文化建设：（一）发布《名录库管理合规手册》，明确红线底线。（二）组织签订合规承诺书，强化全员责任意识。第三十条报告制度：（一）风险事件上报：重大风险事