企业合同管理制度模板合规合同管理

企业合同管理制度模板（合规管理版）一、制度适用范围与核心目标本制度适用于各类企业（含分支机构、控股子公司）在经营活动中涉及的合同管理全流程，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同、租赁合同等。旨在通过标准化、规范化的合同管理流程，防范法律风险与经营风险，保障企业合法权益，保证合同签订与履行的合规性，提升企业整体运营效率。二、合同管理全流程操作指引（一）合同需求发起与立项确认需求提出：业务部门根据实际经营需求（如采购物资、提供服务、对外合作等），填写《合同需求立项表》，明确合同目的、交易对方、标的物/服务内容、预估金额、履行期限等核心要素，部门负责人签字确认后提交至合同管理部门。立项审核：合同管理部门对需求的必要性、可行性进行初步审核，重点核查是否符合企业战略规划、预算安排及相关管理制度；涉及重大事项（如大额资金、核心业务合作）的，需报请分管领导审批。输出成果：《合同需求立项表》（审批通过版）、交易对方背景调查材料（如营业执照、资质证书复印件等）。（二）合同文本起草起草主体：一般由业务部门牵头起草，法务部门提供合规支持；重大或复杂合同可由法务部门直接组织起草。内容规范：合同文本应包含以下核心条款——各方主体信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表联系方式等）；合同标的（名称、规格、型号、数量等描述清晰准确）；权利义务条款（双方主要权利、义务、履行方式、地点、期限等）；金额与支付方式（含单价、总价、币种、支付条件、账户信息等）；验收标准与方法（明确验收流程、指标、责任方）；违约责任（约定违约情形、违约金计算方式、损失赔偿范围等）；争议解决方式（优先选择企业所在地有管辖权的人民法院诉讼，或明确仲裁机构）；合同生效条件（如签字盖章之日起、附条件生效等）；其他特殊约定（如保密条款、知识产权归属、不可抗力等）。模板引用：优先使用企业标准化合同模板库中的文本，如需定制化起草，需经法务部门审核合规性。（三）合同内部审核审核流程：实行“业务-法务-财务-分管领导”多级审核机制，具体如下——业务部门初审：审核合同内容是否符合需求、条款是否完整、数据是否准确、交易对方履约能力是否匹配，签署审核意见。法务部门复审：重点审核合同合法性、合规性、条款完整性（如是否存在法律漏洞、违约责任是否公平、争议解决方式是否明确等），提出修改建议并跟踪落实。财务部门终审：审核合同金额是否符合预算、支付方式是否合理、涉税条款是否合规、资金风险是否可控，签署财务意见。领导审批：根据合同金额及重要性，由对应层级领导（部门负责人、分管副总、总经理）签署最终审批意见。审核时限：一般合同不超过3个工作日，重大合同不超过5个工作日，紧急合同需提前说明原因并加急处理。（四）合同谈判与最终确认谈判组织：由业务部门牵头，法务、财务部门参与，组成谈判小组；重大合同需邀请分管领导或高层参与谈判。谈判原则：以审核通过的合同文本为基础，不得擅自变更核心条款（如标的、金额、违约责任等）；确需变更的，需重新履行内部审核程序。谈判记录：对谈判过程中的关键内容（如价格调整、履行期限变更等）形成《合同谈判纪要》，由双方谈判代表签字确认，作为合同附件。（五）合同签订与用印文本核对：签订前，由合同管理部门与对方核对最终合同文本（含附件）是否一致，保证所有修改内容均已落实，双方签字盖章页要素齐全。用印申请：填写《合同用印审批表》，附经审批的合同文本、谈判纪要、对方主体资格证明等材料，按权限报请领导审批。用印管理：印章管理部门核对审批手续无误后，加盖企业合同专用章或公章（严禁以部门章代替）；一式多份的合同，需保证每份文本加盖骑缝章。文本分发：签订后，合同管理部门留存原件至少2份（一份归档，一份财务部门备案），业务部门、对方各执一份（如有其他部门需要，可复印分发并登记）。（六）合同履行与跟踪履行计划：业务部门根据合同约定制定《合同履行计划》，明确各阶段任务、责任人、时间节点，抄送合同管理部门及财务部门。进度跟踪：业务部门按月对合同履行情况进行跟踪，记录履行进度（如交付情况、付款节点、验收结果等），填写《合同履行跟踪表》，发觉异常（如对方违约、履行困难等）需及时上报并启动应对措施。验收管理：按合同约定组织验收（如需第三方验收的，需邀请第三方机构参与），形成书面《验收报告》，由双方签字确认作为付款依据。付款审批：财务部门根据合同约定、验收报告及发票（如需），履行付款审批流程，保证资金支付合规。（七）合同变更与解除管理变更申请：因客观原因需变更合同（如标的、数量、金额、履行期限等）的，由业务部门提交《合同变更申请表》，说明变更原因、内容及影响，附双方协商一致的书面变更协议（草案）。变更审核与签订：变更协议需履行与原合同同等的审核审批流程，签订后作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。解除申请：符合约定或法定解除条件的，由业务部门提交《合同解除申请表》，说明解除原因、责任划分及后续处理方案（如已履行的部分如何结算、未履行的部分如何终止等）。解除协议：双方协商一致解除合同的，需签订《合同解除协议》，明确解除日期、责任承担、赔偿金额等；因一方违约解除合同的，需保留相关证据（如催告函、违约证明等），通过法律途径维权。（八）合同归档与保管归档范围：合同管理全流程形成的所有材料，包括但不限于《合同需求立项表》、合同文本（含附件）、审批文件、谈判纪要、用印审批单、履行跟踪表、验收报告、付款凭证、变更/解除协议等。归档时限：合同签订后10个工作日内，由业务部门将材料整理成册，移交至档案管理部门；合同履行完毕或解除后，补充相关履行材料并最终归档。保管要求：档案管理部门对合同档案统一编号、登记、存放，保证档案完整、安全、保密；保管期限根据合同类型及法律法规要求确定（一般合同不少于10年，重大合同不少于20年）。三、合同管理常用表单模板（一）合同审批表合同名称编号交易对方签订日期合同金额（大写）合同金额（小写）合同类型□采购□销售□服务□租赁□其他履行期限自_年_月_日至_年__月__日业务部门意见负责人签字：日期：法务部门意见负责人签字：日期：财务部门意见负责人签字：日期：分管领导审批签字：日期：备注（二）合同履行跟踪表合同编号合同名称交易对方履行阶段计划节点实际进展责任人异常说明处理措施（三）合同变更/解除申请表合同编号合同名称变更/解除事由涉及条款变更后内容/解除方案申请人部门负责人法务意见领导审批（四）合同归档清单档案编号合同名称合同编号签订日期保管期限归档部门经办人归档日期档案状态四、执行过程中的关键风险点提示主体资格风险：签订前需严格核查对方营业执照、资质证书、授权委托书等文件，保证签约主体合法有效，避免与无授权主体或“皮包公司”签约。条款合规风险：合同条款不得违反法律法规（如《民法典》《公司法》等）及监管要求，避免出现“霸王条款”“无效条款”；格式条款需履行提示说明义务。履行证据风险：合同履行过程中，所有书面沟通（如函件、邮件、会议纪要）、验收凭证、付款记录等需妥善保存，保证在发生争议时能形成完整证据链。职责分离风险：合同起草、审核、签订、履行、归档等环节需由不同部门/人员负责，形成相互制约机制，避免“一人包办”导致舞弊或风险。档案管理风险：严禁擅自销毁、外借合同档案；电子档案需定期备份，防止数据丢失；