2026年航空航天材料科技公司认证证书维护与续期管理制度

2026年航空航天材料科技公司认证证书维护与续期管理制度第一章总则第一条为规范公司各类认证证书的日常维护、变更管理及到期续期工作，确保证书持续有效、合规使用，保障公司军工配套业务、市场经营等工作正常开展，依据《中华人民共和国行政许可法》《军工保密资格认定管理办法》《武器装备科研生产许可管理条例》《质量管理体系要求》（GJB9001）等法律法规及行业规范，结合公司航空航天材料研发、生产业务实际，制定本制度。第二条本制度适用于公司所有有效存续的认证证书，包括但不限于军工类认证、管理体系类认证、产品专项类认证等的保管、维护、变更、续期及废止等全生命周期管理，涉及的管理部门、保管人员、使用人员均须遵守本制度。第三条认证证书维护与续期工作遵循“全程管控、权责明确、提前规划、合规有效”的原则，做到证书状态可追溯、维护措施可落地、续期工作可预判，确保公司不因证书失效或管理不当影响正常经营活动。第四条公司质量管理部（认证管理归口部门）统筹负责认证证书的全生命周期管理，具体承担证书台账建立、维护计划制定、续期工作组织、合规性审核等职责；各业务部门配合提供证书维护、续期所需的业务资料，指定专人对接认证相关工作；公司行政部协助完成证书的物理保管、使用登记等基础工作。第二章认证证书范围与分类第五条本制度管控的认证证书范围包括：军工类认证证书：军工保密资格认证证书、武器装备科研生产许可证书、武器装备承制单位资格认证证书、军工产品质量体系认证证书等；管理体系类认证证书：质量管理体系认证证书（GJB9001）、环境管理体系认证证书、职业健康安全管理体系认证证书、信息安全管理体系认证证书等；产品专项类认证证书：航空航天材料产品质量认证证书、特种材料检测资质证书、环保合规认证证书等；其他类认证证书：经公司管理层认定的、对经营发展有重要影响的行业准入类、能力认可类认证证书。第六条依据认证证书对公司经营的影响程度及续期复杂度，分为核心认证证书、重要认证证书、一般认证证书三类：核心认证证书：直接影响公司军工配套业务准入资格的认证证书，如军工保密资格认证证书、武器装备科研生产许可证书等，证书失效将导致公司无法开展核心军工业务；重要认证证书：影响公司核心产品市场准入或管理合规性的认证证书，如质量管理体系认证证书（GJB9001）、产品专项质量认证证书等，证书失效将影响产品交付或市场拓展；一般认证证书：对公司日常经营有辅助作用的认证证书，如环境管理体系认证证书、职业健康安全管理体系认证证书等，证书失效不会直接影响核心业务开展，但需保持合规有效。第七条质量管理部须建立《公司认证证书管理总台账》，明确证书名称、认证机构、证书编号、有效期、认证范围、所属类别、保管人、续期提醒时间等关键信息，台账实行动态更新，确保每一份证书信息准确、可追溯。第三章认证证书日常维护管理第八条证书物理保管要求：核心、重要认证证书原件由行政部指定专人保管，存放于公司保密柜/档案柜中，保管环境须满足防潮、防火、防破损要求；一般认证证书原件可由对应业务部门保管，保管人须签订《证书保管责任书》，明确保管责任；所有认证证书均须留存电子扫描件，加密存储于公司指定服务器，电子版本与原件保持一致，防止原件损毁导致信息丢失。第九条证书信息核对管理：质量管理部每季度对所有认证证书信息进行一次全面核对，重点核查证书有效期、认证范围、公司名称/地址等关键信息是否与公司实际情况一致；若发现证书信息与公司实际不符（如公司名称变更、地址迁移），须在3个工作日内启动证书变更流程，向认证机构提交变更申请，确保证书信息准确合规；核对结果须形成《证书信息核对记录表》，由核对人、质量管理部负责人签字确认后归档留存。第十条证书使用管理：因业务需要使用证书原件或复印件时，须填写《认证证书使用审批单》，注明使用用途、使用期限、使用人等信息，经部门负责人审核、质量管理部复核后，方可领取；使用复印件时，须在复印件上标注“仅限XX用途使用，有效期至XX年XX月XX日”，严禁无标注或超范围使用证书复印件；证书使用完毕后，使用人须在1个工作日内归还，保管人核对证书完整性后办理归还登记，确保证书不丢失、不损毁。第十一条证书状态监控管理：质量管理部安排专人实时关注认证行业政策变化，及时掌握认证标准调整、续期要求变更等信息，提前评估对公司证书有效性的影响；对于有年度审核、监督检查要求的证书，须提前制定迎检计划，组织相关部门做好资料准备、现场整改等工作，确保通过监督审核；若证书出现暂停、撤销等异常状态，质量管理部须立即向公司管理层汇报，分析原因并制定整改措施，最大程度降低对公司经营的影响。第十二条证书变更管理：因公司经营调整需变更证书信息时，由质量管理部收集变更所需资料（如工商变更证明、申请函、旧证书原件等），经公司管理层审批后，向认证机构提交变更申请；变更过程中须全程跟踪进度，及时补充认证机构要求的资料，确保变更手续在最短时间内完成；变更完成后，及时更新《公司认证证书管理总台账》，替换旧证书原件及电子扫描件，旧证书按要求交回认证机构或按公司档案管理规定留存。第四章认证证书续期管理第十三条续期规划管理：质量管理部根据《公司认证证书管理总台账》，提前制定年度证书续期计划，核心认证证书提前12个月启动续期准备，重要认证证书提前6个月，一般认证证书提前3个月；续期计划须明确各证书的续期启动时间、责任部门、关键节点、所需资料等内容，经公司管理层审批后下发至相关部门执行；在证书有效期届满前3个月，再次核对续期准备情况，确保无遗漏、无延误。第十四条续期准备管理：续期启动后，质量管理部组织相关部门收集续期所需资料，包括但不限于公司经营状况证明、体系运行记录、产品检测报告、整改完成证明等；针对认证机构可能审核的内容开展内部自查，重点核查认证要求的执行情况、过往审核问题的整改情况、业务流程的合规性等，对发现的问题立即整改；如需第三方检测、现场评审的，提前对接检测机构、评审机构，确定时间安排，做好现场准备、人员培训等工作。第十五条续期申报管理：质量管理部对续期资料进行完整性、合规性审核，确保资料无遗漏、无错误后，按认证机构要求提交续期申请；申报过程中及时与认证机构沟通，解答审核人员提出的问题，补充相关证明材料，确保申报流程顺畅；提交申请后，形成《证书续期申报台账》，记录申报时间、受理状态、审核进度等信息，做到全程可追溯。第十六条续期跟进与证书领取：质量管理部指定专人跟踪续期审核进度，每周至少与认证机构沟通一次，及时掌握审核结果及整改要求；若审核过程中发现问题，须在认证机构要求的时限内完成整改并提交整改报告，确保通过续期审核；续期审核通过后，及时领取新证书，核对证书信息（有效期、认证范围等）无误后，更新台账并按本制度第三章要求做好保管工作。第十七条旧证处理管理：续期后领取的新证书生效后，旧证书原件由质量管理部统一收集，按认证机构要求办理注销或回收手续；无需交回的旧证书，须在证书原件上标注“已失效，作废”字样，纳入公司档案管理，保存期限不少于3年；及时清理旧证书的电子扫描件，替换为新证书版本，防止旧证被违规使用。第五章责任划分第十八条质量管理部职责：负责制定和修订本制度，组织开展证书维护、续期相关培训；建立并维护《公司认证证书管理总台账》，制定年度续期计划并推动执行；统筹证书变更、续期申报工作，对接认证机构并跟踪进度；开展证书日常监督检查，督促相关部门落实维护要求。第十九条各业务部门职责：配合质量管理部提供证书维护、续期所需的业务资料及证明文件；落实认证标准要求，确保本部门业务流程符合证书认证范围及规范；指定专人对接证书管理工作，及时反馈证书使用、维护过程中的问题。第二十条证书保管人职责：妥善保管证书原件及电子扫描件，确保证书不丢失、不损毁、不泄露；严格执行证书使用审批流程，做好使用、归还登记；发现证书异常状态（如破损、信息不符），立即向质量管理部报告。第六章监督考核与责任追究第二十一条监督检查方式：日常监督：质量管理部对证书保管、使用、维护等环节进行不定期抽查，重点核查流程合规性；定期考核：每年年末对各部门证书管理履职情况进行全面考核，考核内容包括资料配合、问题整改、续期准备等；专项督查：针对核心认证证书，每半年开展一次专项督查，核查续期准备进度、维护措施落实情况。第二十二条考核结果应用：考核优秀的部门和个人，给予表彰奖励，在评优评先、绩效分配中予以倾斜；考核不合格的部门，责令限期整改，整改期间暂停该部门非核心业务证书的使用权限，整改完成后经质量管理部验收合格方可恢复；因个人原因导致证书管理不当的，视情节扣减绩效奖金，取消年度评优资格。第二十三条有下列情形之一的，追究相关人员责任：未按要求建立证书台账，或台账信息错误、缺失导致续期延误的；证书保管不当造成丢失、损毁，影响公司业务开展的；违规使用证书（如无审批使用、超范围使用、伪造复印件）的；未按计划开展续期准备，导致证书到期失效的；发现证书异常状态未及时报告，造成公司经济损失或合规风险的；拒绝配合证书维护、续期工作，或整改不到位的。第二十四条责任追究方式：批评教育：适用于情节轻微、未造成损失的，由质量管理部进行口头或书面批评教育，责令作出书面检讨；经济处罚：根据情节轻重，扣减相关人员绩效奖金、年终奖，造成直接经济损失的责令赔偿；行政处分：给予警告、记过、记大过、调