2026年航空物流公司采购台账建立与归档管理制度

2026年航空物流公司采购台账建立与归档管理制度第一章总则第一条制定目的为规范本公司采购台账的建立、更新、核对及采购档案归档管理工作，确保采购数据真实完整、采购资料可追溯，提升采购管理精细化水平，防范采购管理风险，结合航空物流行业采购业务特点、公司采购管理实际及相关法律法规要求，特制定本制度。本制度是公司采购管理体系的核心组成部分，所有涉及采购业务的部门及岗位人员均需严格遵照执行。第二条制定依据本制度制定及执行严格遵循《中华人民共和国档案法》《企业内部控制基本规范》《会计档案管理办法》等相关法律法规要求，衔接本公司《采购管理制度》《小额采购简易管理制度》《财务管理制度》《档案管理制度》等核心制度，确保采购台账建立与档案归档全流程合法合规、管控有效。第三条适用范围本制度适用于本公司各部门开展的所有采购业务台账建立与归档管理工作，涵盖物资类采购（含办公物资、物流设备配件、低值易耗品等）、服务类采购（含物流配送服务、设备维修服务、会务服务等），包括单次采购金额5万元以下的小额采购、5万元以上的常规采购业务；适用于采购部、财务部、仓储部、各业务需求部门及采购专员、台账管理员、档案管理员等对应岗位人员；公司应急采购、招标采购业务的台账建立与归档管理参照本制度执行，专项制度另有规定的从其规定。第四条管理原则采购台账建立与归档管理遵循四项核心原则：一是真实准确原则，台账数据、归档资料需如实反映采购业务实际情况，严禁虚报、篡改、遗漏；二是及时完整原则，采购业务完成后需在规定时限内建立、更新台账，归档资料需覆盖采购全流程；三是分类管理原则，按采购类型、金额、业务属性等维度分类建立台账、归集档案，确保管理有序；四是安全保密原则，对涉及公司商业秘密的采购台账及档案严格保密，防止信息泄露。第二章采购台账分类与建立规范第五条采购台账分类公司采购台账按管理维度实行多级分类管理：按采购金额分为小额采购台账（单次5万元及以下）、常规采购台账（单次5万元以上）；按采购标的分为物资类采购台账、服务类采购台账，其中物资类台账细分为办公物资台账、物流设备配件台账、低值易耗品台账等，服务类台账细分为物流服务台账、维修服务台账、会务服务台账等；按管理周期分为月度采购台账、季度采购台账、年度采购台账；按责任主体分为部门采购台账、公司汇总采购台账。各类台账需独立建立、相互关联，确保数据可交叉核对。第六条台账建立基本要求采购台账以电子台账为主、纸质台账为辅建立，电子台账采用公司统一指定的办公软件制作，纸质台账使用统一格式的台账本；台账需明确固定要素，包括采购单号、采购日期、需求部门、采购标的名称/规格/数量、预估金额/实际金额、供应商名称、采购方式、付款状态、验收情况、台账录入人、录入日期等核心信息；不同类型台账可根据业务特性补充专属要素，如物流设备配件采购台账需补充设备适配型号、更换部位等信息，服务类采购台账需补充服务完成时限、服务验收结果等信息。第七条台账建立责任人采购部指定专人担任台账管理员，负责公司采购台账的统一建立、汇总、维护；各需求部门经办人负责本部门采购业务基础数据提报，采购专员负责对应采购业务的台账初始录入，财务部负责采购金额、付款状态等财务数据核对确认；小额采购台账由采购专员直接录入，常规采购台账需经采购部负责人审核后录入，招标采购台账需经采购部、财务部联合审核后录入。第三章采购台账填制与更新要求第八条台账填制规范采购台账填制需严格遵循以下规范：录入信息需使用统一的术语和计量单位，如金额以“元”为单位，数量以行业通用计量单位为准，供应商名称需与营业执照登记名称一致；填制内容需完整，不得遗漏核心要素，对暂无相关数据的项目需标注“无”或“待确认”，不得空白；填制字迹（电子录入）需清晰规范，电子台账不得使用特殊符号、乱码字符，纸质台账需使用黑色签字笔填写，不得涂改，确需修改的需由修改人签字并注明修改原因、修改日期。第九条台账更新时限采购台账实行“即时更新、定期汇总”机制：采购需求提报后1个工作日内，台账管理员需录入采购需求基础信息；采购合同签订后2个工作日内，补充录入合同编号、供应商信息、采购金额等内容；物资/服务验收完成后1个工作日内，更新验收状态、验收结果等信息；财务付款完成后2个工作日内，由财务部反馈付款信息，台账管理员更新付款状态；小额采购台账需按日更新，常规采购台账需按周更新，月度采购台账需在次月5日前完成汇总更新，年度台账需在次年1月15日前完成汇总更新。第十条台账数据核对要求采购台账数据需实行多层级核对：采购专员每日核对本人录入的台账数据，确保与采购需求单、合同、验收单等资料一致；台账管理员每周核对各类型台账数据，重点核对金额、供应商、数量等关键信息；采购部负责人每月对月度台账进行审核，核对台账数据与实际采购业务的匹配性；财务部每季度将台账数据与财务付款记录、发票信息进行交叉核对，对不一致的情况需在5个工作日内查明原因并整改。核对过程需留存核对记录，注明核对人、核对日期、核对结果及问题整改情况。第四章采购台账审核与核对机制第十一条台账初审采购台账录入完成后，首先由采购专员进行自我初审，核对录入信息与采购业务原始资料（需求单、合同、验收单、发票等）的一致性，重点核查采购标的、数量、金额、供应商等核心信息，初审通过后在台账系统中签字确认；初审发现错误的，需立即修改并重新核对，修改记录需自动留存于台账系统中，不得删除。第十二条台账复审初审完成后，小额采购台账由台账管理员进行复审，常规采购台账由采购部负责人进行复审，复审需在台账录入完成后3个工作日内完成；复审内容包括台账分类是否准确、要素是否完整、数据是否准确、更新是否及时；复审通过的，在台账中标注“复审通过”及复审人、复审日期；复审不通过的，退回采购专员限期整改，整改完成后重新提交复审，复审未通过的台账不得纳入汇总统计。第十三条台账季度稽核公司成立采购台账稽核小组，由采购部、财务部、审计部人员组成，每季度开展一次台账全面稽核；稽核内容包括台账数据真实性、完整性、及时性，台账与采购原始资料、财务凭证的一致性，台账分类合理性等；稽核发现的问题需形成《采购台账稽核整改通知书》，明确整改事项、整改责任人、整改时限，整改完成后稽核小组需进行复核，确保问题闭环解决。第五章采购档案归集与整理规范第十四条采购档案归集范围采购档案需归集采购全流程资料，涵盖需求阶段（采购需求单、部门审核意见、领导审批意见等）、供应商选择阶段（供应商资质证明、报价单、比价记录、中标通知书（如有）等）、合同签订阶段（采购合同、补充协议等）、执行阶段（沟通记录、交付通知单、物流单据等）、验收阶段（验收单、验收照片、不合格整改记录等）、结算阶段（发票、付款申请单、财务付款凭证等）；小额采购可简化归集资料，但需至少包含需求单、确认单、验收单、发票等核心资料，常规采购、招标采购需完整归集全流程资料。第十五条档案归集时限与责任人采购业务验收合格、财务结算完成后，采购专员需在7个工作日内归集该笔采购业务的全部资料；小额采购资料由采购专员直接归集，常规采购、招标采购资料需经采购部负责人审核后归集；档案归集实行“谁经办、谁归集”原则，采购专员为直接责任人，采购部负责人为审核责任人，未按规定时限归集或归集资料不完整的，需在2个工作日内补正，补正不及时的纳入岗位绩效考核。第十六条档案整理规范采购档案整理遵循“一事一档、分类装订”原则：每笔采购业务独立归集为一份档案，档案封面需标注采购单号、采购日期、采购标的、金额、供应商、归档人、归档日期等信息；档案内资料按采购业务流程顺序排列，依次为需求资料、供应商选择资料、合同资料、执行资料、验收资料、结算资料；纸质档案需去除金属装订物，使用统一档案盒存放，电子档案需扫描为PDF格式，命名规则为“采购类型-采购单号-年份-月份”，确保检索便捷。第六章采购档案归档与保管要求第十七条档案归档流程采购档案归集整理完成后，采购专员填写《采购档案归档申请表》，附档案清单提交采购部负责人审核；审核通过后，在5个工作日内将纸质档案移交公司档案管理员，电子档案上传至公司专用档案管理系统；档案管理员核对档案资料与清单一致性，核对无误后在归档申请表上签字确认，建立《采购档案归档登记簿》，记录档案编号、名称、移交人、接收人、归档日期等信息，完成归档手续；归档完成后，采购专员留存归档申请表复印件，作为档案移交凭证。第十八条档案保管期限采购档案按业务类型设定不同保管期限：小额采购档案保管期限不少于3年，常规采购档案保管期限不少于5年，招标采购、涉及大额资金（50万元以上）的采购档案保管期限不少于10年；涉及供应商纠纷、资金争议、审计核查的采购档案，保管期限延长至争议/核查事项完全解决后2年；保管期限从采购业务完成、档案归档之日起计算，保管期满需按规定流程销毁，不得擅自处置。第十九条档案保管要求纸质采购档案存放于公司专用档案库房，库房需满足防火、防潮、防虫、防盗等安全要求，配备温湿度调控设备，档案盒需按档案编号有序排列，建立库房存放台账；电子采购档案存储于公司专用服务器，实行双备份机制（本地服务器+云存储），定期检查备份数据完整性，防止数据丢失；档案管理员每月检查纸质档案保管状态，每季度检查电子档案存储情况，发现问题及时处理并记录。第七章采购档案查阅与销毁管理第二十条档案查阅权限与流程公司内部人员查阅采购档案需填写《采购档案查阅申请表》，注明查阅事由、档案编号、查阅范围、查阅期限，经所在部门负责人审核、采购部负责人批准后，方可到档案管理员处查阅；查阅小额采购档案可由采购部负责人审批，查阅常规采购、招标采购档案需经分管领导审批，查阅涉及商业秘密的档案需经公司管理层审批；外部单位（如审计、监管部门）查阅档案需出具正式函件，经公司管理层批准后，在档案管理员监督下查阅，严禁复制、摘抄核心保密信息；查阅人员需在《档案查阅登记簿》签字，查阅完成后及时归还档案，档案管理员核对档案完整性。第二十一条档案复制与借阅要求确因工作需要复制采购档案的，需在查阅申请表中注明复制范围，经批准后由档案管理员统一复制，复制件需加盖“档案复制件”印章；档案原则上不外借，确需外借的（仅限公司内部使用），需经分管领导批准，外借期限不超过5个工作日，外借期间由借阅人承担档案保管责任，归还时档案管理员需核对档案是否完整、有无损坏；电子档案仅可在线查阅，严禁擅自下载、复制，确需下载的需经采购部负责人审批并留存记录。第二十二条档案销毁流程采购档案保管期满后，档案管理员整理《采购档案销毁清单》，注明档案编号、名称、保管期限、销毁原因等，提交采购部、财务部、审计部联合审核；审核通过后报公司管理层批准，批准后由档案管理员、审计专员、采购部代表共同监督销毁；纸质档案采用碎纸机销毁或委托专业机构销毁，电子档案彻底删除并确保无法恢复，销毁完成后参与人员在销毁清单上签字确认，销毁清单作为档案管理资料留存备查，严禁私自销毁档案。第八章监督问责与附则第二十三条监督检查机制公司建立采购台账与档案管理多层级监督机制：采购部每月自查台账建立、更新及档案归集情况，核查资料完整性、及时性；财务部每季度抽查台账数据与财务凭证的一致性，档案归档与保管合规性；审计部每半年开展一次采购台账与档案管理专项审计，排查违规行为；监督检查发现的问题需形成整改报告，明确整改措施和时限，整改结果纳入相关岗位绩效考核。第二十四条责任追究对违反本制度的行为实行责任追究：因台账填制错误、档案归集不完整导致采购数据失真的，给予经办人口头警告、限期整改；未按规定时限更新台账、归档档案的，扣发当月绩效奖金的5%-10%；篡改台账数据、伪造归档资料的，给予书面警告、扣发当月绩效奖金，情节严重的调岗处理；泄露采购台账及档