建材公司财务报销制度

建材公司财务报销制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》等国家相关法律法规，参照行业财务管理标准及集团母公司关于企业内部控制与风险管理的规定，结合建材公司业务特性与内部管理需求制定。旨在规范公司财务报销行为，防控财务风险，提升资金使用效率，确保经济活动合规有序。同时，通过制度约束与流程优化，降低运营成本，强化成本管控意识，为公司的可持续发展提供制度保障。第二条本制度适用于建材公司总部各部门、下属子公司及全体员工。所有涉及费用报销的经济活动，包括但不限于采购、差旅、工程款支付、日常运营支出等，均须严格遵循本制度执行。业务场景覆盖公司日常经营、项目执行、投资活动等所有涉及资金支付与核销的环节。第三条本制度涉及以下核心术语：（一）“专项管理”：指公司针对财务报销领域建立的全流程管控体系，涵盖制度制定、风险识别、流程审批、监督考核等环节，以实现费用报销的合规化、标准化管理。（二）“财务风险”：指因报销流程不规范、审批权限越级、虚假报销等行为导致的经济损失或法律纠纷的可能性。（三）“合规操作”：指员工在费用报销过程中，严格依据公司制度规定执行，确保报销内容真实、审批程序合法、票据合规、金额准确的行为。第四条财务报销管理遵循以下核心原则：（一）“全面覆盖”：报销管理范围覆盖公司所有经济活动，确保无死角、无遗漏。（二）“责任到人”：明确各部门及岗位的报销管理责任，实行层级负责制。（三）“风险导向”：重点关注高风险报销场景，强化事前防范与事中控制。（四）“持续改进”：根据法规变化、业务调整及管理需求，定期优化报销流程与管控措施。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司财务报销管理负总责，承担费用报销合规性、内部控制有效性的最终责任；分管财务及运营的领导为直接责任人，负责组织落实制度执行、监督考核与风险防控。第六条成立公司财务报销管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，财务部、审计部、办公室及各业务部门负责人为成员。领导小组统筹协调全公司报销管理工作，决策审批重大报销事项，监督评价制度执行效果。第七条设立财务报销专责小组，隶属财务部，负责具体工作：牵头制定与修订报销制度，组织流程培训；审核报销单据的合规性，抽查报销业务的真实性；建立风险台账，定期通报违规问题；配合审计部门开展专项检查。第八条各部门负责人为本部门财务报销管理的第一责任人，承担本部门费用报销的日常监管责任，包括：组织部门员工学习制度，落实报销权限授权；审核部门员工提交的报销单据，确保内容完整、合规；每月汇总部门报销数据，上报财务部。第九条各下属子公司参照本制度建立本地化报销管理机制，财务报销须向母公司财务部报备备案。子公司负责人对本地化报销制度的合规性负总责，须定期向母公司报送报销管理报告。第十条基层执行岗位员工须严格遵守报销流程，履行以下职责：（一）如实填报报销内容，不得虚报、多报、谎报；（二）确保报销票据合规，无虚假、伪造票据；（三）配合财务部、审计部门的抽查与审核；（四）发现报销流程或制度漏洞，及时上报。第三章专项管理重点内容与要求第十一条采购费用报销管理业务操作合规标准：严格遵循公司采购管理制度，采购过程须经过比价、审批、合同签订等环节；供应商选择须进行尽职调查，建立合格供应商名录；大额采购需招标或集中采购，确保公开透明。禁止性行为：严禁关联方虚假采购、利益输送；严禁无合同或超合同金额报销；严禁虚开发票套取资金。重点防控点：防止采购价格异常、发票信息与实物不符等风险。第十二条差旅费用报销管理业务操作合规标准：差旅申请须提前审批，明确出差事由、行程安排、预算金额；住宿、交通费用须符合公司差旅标准，超标部分需领导审批；发票须为正规税务票据，并附行程单、会议通知等佐证材料。禁止性行为：严禁虚假出差、重复报销；严禁超标准乘坐交通工具或住宿；严禁使用个人账户报销差旅费。重点防控点：防止虚报出差天数、伪造发票等风险。第十三条工程款及劳务费报销管理业务操作合规标准：工程款支付须依据合同约定、工程进度验收单、发票等资料；劳务费支付需签订劳务协议，明确工作内容、报酬标准；大额支付需领导集体决策，并留存影像资料。禁止性行为：严禁无合同支付工程款、虚列劳务人员套取费用；严禁未验收即支付工程进度款。重点防控点：防止合同漏洞、进度造假等风险。第十四条日常运营费用报销管理业务操作合规标准：办公费、水电费等报销须按月汇总，附原始票据及审批单；固定资产折旧、维修费需经资产管理部门核实；会议费报销须提供会议通知、参会人员签到表等材料。禁止性行为：严禁虚列费用、套取预算资金；严禁使用不合规票据报销。重点防控点：防止票据伪造、费用虚增等风险。第十五条固定资产购置报销管理业务操作合规标准：购置申请需经资产管理部门、财务部门双重审核；大额购置须纳入预算管理，并履行招标程序；购置完成后须及时登记固定资产台账，折旧按制度执行。禁止性行为：严禁将固定资产购置费用拆分报销；严禁虚列购置项目套取资金。重点防控点：防止重复报销、资产流失等风险。第十六条费用报销权限管理业务操作合规标准：明确各级审批权限，小额费用由部门负责人审批，大额费用需分管领导审批；特殊事项需总经理审批。禁止性行为：严禁越级审批、无审批报销；严禁以“白条”或非税务票据报销。重点防控点：防止审批漏洞、权限滥用等风险。第十七条发票合规管理业务操作合规标准：报销发票须为增值税专用发票或普通发票，且发票信息与业务内容一致；电子发票需通过税务系统查验真伪；发票存根须按月整理归档，保存三年备查。禁止性行为：严禁使用假冒发票、虚开发票；严禁将个人消费发票报销。重点防控点：防止发票造假、信息不符等风险。第十八条预算控制管理业务操作合规标准：报销须在年度预算范围内，超标部分需另行申请预算调整；各部门须定期公示预算执行情况，财务部定期通报预算超支问题。禁止性行为：严禁超预算报销、虚假调整预算。重点防控点：防止预算失控、资金浪费等风险。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制公司财务部每年对报销制度进行评估，根据法规变化、业务调整及管理需求，修订完善制度。重大修订需经财务报销管理领导小组审议通过，并发布制度公告。第二十条风险识别预警机制公司每季度开展财务风险排查，重点关注异常报销行为、发票异常、预算超支等风险点；对高风险环节发布预警通知，要求相关部门加强管控。财务部建立风险数据库，动态跟踪风险变化。第二十一条合规审查机制所有报销事项须嵌入业务流程，实现“未经合规审查不得实施”：采购报销需审核合同与发票；差旅报销需核实行程单；工程款报销需验收单佐证。财务部每月抽查报销单据，对违规问题进行通报。第二十二条风险应对机制一般风险由部门负责人协调解决，重大风险由财务报销管理领导小组组织处置：对违规报销行为，根据情节严重程度采取警告、罚款、降职等处罚；对重大风险事件，启动应急预案，及时上报管理层。第二十三条责任追究机制界定违规情形及处罚标准：虚报费用最高罚款金额不超过报销金额的2倍；伪造发票最高罚款金额不超过报销金额的3倍；情节严重者解除劳动合同。处罚结果与绩效考核、评优评先挂钩。第二十四条评估改进机制公司每年对财务报销管理体系开展有效性评估，包括制度覆盖率、执行率、风险发生率等指标；评估结果用于优化流程、完善制度，形成闭环管理。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障公司主要负责人每年听取财务报销管理工作汇报，分管领导每月检查制度执行情况；各部门负责人须签署责任书，明确本部门管控责任。第二十六条考核激励机制财务报销合规情况纳入部门年度考核，考核结果与绩效工资、评优评先挂钩；对报销管理优秀部门给予奖励，对问题突出的部门进行约谈。第二十七条培训宣传机制财务部每年组织全员报销制度培训，管理层重点学习合规履职要求，基层员工重点学习操作规范；通过公司内网、宣传栏等渠道普及报销知识，营造合规氛围。第二十八条信息化支撑公司建设电子报销系统，实现流程自动化、票据电子化、风险实时监控；系统自动校验报销单据的合规性，异常报销自动拦截，提高审批效率。第二十九条文化建设编制《财务报销合规手册》，发布典型案例警示；每季度开展合规承诺活动，员工签署承诺书；设立举报渠道，鼓励员工举报违规行为。第三十条报告制度各部门每月向财务部报送报销管理报告，内容包括报销金额、预算执行率、异常问题等；