建筑施工合同备案制度

建筑施工合同备案制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国建筑法》《中华人民共和国合同法》《建设工程质量管理条例》《建设工程安全生产管理条例》等国家法律法规，参照《建筑工程施工发包与承包违法行为认定查处管理办法》《房屋建筑和市政基础设施工程施工分包管理办法》等行业准则，结合集团母公司关于风险防控与合规管理的要求，以及公司为规范建筑施工合同管理、防控法律风险、提升业务质效的内部管理需求，制定本制度。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属各单位及全体员工在建筑施工项目合同签订、履行、变更、解除等全流程管理活动，涵盖但不限于工程承包、分包、采购、劳务合作等业务场景。第三条本制度下列术语定义如下：（一）建筑施工合同备案管理：指公司对建筑施工合同依法进行登记、备案，并实施全流程风险防控、合规审查、履约跟踪的管理活动。（二）建筑施工合同风险：指在合同签订、履行过程中可能引发法律纠纷、经济损失或安全责任的风险，包括但不限于合同效力风险、履约风险、分包转包风险等。（三）建筑施工合同合规：指合同管理活动符合国家法律法规、行业规范及公司内部制度要求，确保业务合法合规。（四）建筑施工合同专项管理：指公司针对建筑施工合同管理中的重点环节和风险点，制定专项管理制度、落实防控措施、开展监督考核的系统性管理活动。第四条建筑施工合同专项管理的核心原则包括：（一）全面覆盖：覆盖建筑施工合同管理的所有环节和业务场景，确保无死角、无遗漏。（二）责任到人：明确各级管理主体和岗位人员的职责，确保责任可追溯。（三）风险导向：以风险防控为核心，优先识别、评估和处置重大风险。（四）持续改进：根据法规变化、业务调整和管理实践，动态优化管理机制。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对建筑施工合同备案管理负总责，主持决策层会议研究重大风险事项，审定专项管理制度和年度管理计划。分管领导作为直接责任人，统筹日常管理，协调跨部门协作，监督制度执行。第六条公司设立建筑施工合同管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括法务合规部、工程管理部、财务部、采购部等相关部门负责人。领导小组负责统筹协调合同备案管理，研究决策重大事项，监督考核专项工作成效。第七条领导小组主要职责包括：（一）统筹制定和完善建筑施工合同备案管理制度，明确管理目标、流程和标准；（二）协调解决跨部门管理难题，确保制度有效落地；（三）定期听取专项工作汇报，决策重大风险处置方案；（四）组织开展年度管理评估，提出优化建议。第八条牵头部门职责：（一）法务合规部为建筑施工合同备案管理的牵头部门，负责统筹制度体系建设、风险识别、合规审查、监督考核、培训宣贯等工作；（二）牵头部门需每季度编制管理报告，报送领导小组审阅；（三）牵头部门应建立合同风险数据库，定期更新风险清单。第九条专责部门职责：（一）工程管理部负责审核合同技术条款、施工方案，监督合同履约质量；（二）财务部负责审核合同资金支付计划、发票合规性，监督资金使用安全；（三）采购部负责审核合同供应商资质、招标流程，监督采购合规性；（四）专责部门需建立合同审查台账，记录审查意见和整改情况。第十条业务部门及下属单位职责：（一）工程管理部下属项目部负责收集合同资料、跟踪履约进度，及时上报异常情况；（二）下属单位需建立本领域合同台账，定期开展自查，确保符合公司制度要求；（三）业务部门应配合牵头部门开展培训宣贯，确保一线员工掌握操作规范。第十一条基层执行岗位责任：（一）合同经办人员需签署岗位合规承诺书，严格执行合同签署、备案流程；（二）发现合同风险或违规行为，应立即上报并配合调查处置；（三）未经合规审核的合同，不得对外签署或履行。第三章专项管理重点内容与要求第十二条合同签订管理：（一）业务部门应于合同签署前完成供应商尽职调查，核查资质、业绩、信誉等；（二）重大合同需经过招标程序，确保程序合法、结果公正；（三）合同文本需经法务合规部审核，明确权利义务、违约责任、争议解决等核心条款。第十三条合同备案管理：（一）合同签订后X日内，业务部门需提交备案申请，附合同原件及电子版；（二）备案材料包括但不限于合同文本、招投标证明、供应商资质证明等；（三）备案完成后，法务合规部出具备案证明，并录入合同管理系统。第十四条合同履行监控：（一）项目部需每月提交履约报告，报告内容包括进度、质量、安全、资金等；（二）发现履约风险，应立即制定应对方案并上报；（三）重大变更需经原审批部门重新审核。第十五条分包转包管理：（一）严禁违规转包、违法分包，分包单位需具备相应资质；（二）分包合同需经工程管理部审核，确保不违反总包合同约定；（三）分包资金支付需严格按合同约定执行，严禁垫资。第十六条违约责任管控：（一）明确违约情形、赔偿标准，并在合同中约定争议解决方式；（二）发生违约事件，应第一时间收集证据，启动法律程序；（三）对违约方采取法律手段追偿，最大限度挽回损失。第十七条法律合规审查：（一）合同条款需符合《建筑法》《合同法》等法律法规要求；（二）禁止设置“霸王条款”，确保公平合理；（三）涉外合同需符合外汇管理、知识产权保护等特殊要求。第十八条风险防控重点：（一）防范合同效力风险，确保合同主体适格、程序合法；（二）防范履约风险，加强进度、质量、安全管控；（三）防范分包转包风险，严格执行资质审查和合同备案；（四）防范法律纠纷风险，完善争议解决机制。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制：（一）法务合规部每年评估制度有效性，根据法规变化、业务调整及时修订；（二）重大制度修订需经领导小组审议，并发布实施通知；（三）制度修订后，组织全员培训，确保应知尽知。第二十条风险识别预警机制：（一）法务合规部每月开展风险排查，分级评估风险等级；（二）重大风险需发布预警通知，明确防控措施；（三）建立风险台账，跟踪整改落实情况。第二十一条合规审查机制：（一）合同签署需经过“业务初审-专责部门审查-法务审核-领导审批”四级审查；（二）未经合规审查的合同，不得签署或履行；（三）审查意见需书面记录，存档备查。第二十二条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，重大风险需领导小组协调解决；（二）制定应急预案，明确处置流程、责任分工；（三）风险事件处置完毕后，需形成报告并上报。第二十三条责任追究机制：（一）违规签订合同，视情节轻重给予警告、降级、撤职等处分；（二）因合同管理失职导致损失的，需承担相应赔偿责任；（三）处罚决定需经公司纪律委员会审议，并公示结果。第二十四条评估改进机制：（一）每年开展专项管理评估，考核制度执行情况；（二）评估结果与绩效考核挂钩，并作为制度优化依据；（三）评估报告需报送领导小组审议，并公开部分内容。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障：（一）各级领导需定期研究合同管理事项，确保制度有效落地；（二）法务合规部牵头建立管理台账，跟踪各级责任落实情况；（三）重大风险事件需召开专题会议研究处置。第二十六条考核激励机制：（一）将合同管理纳入部门年度考核，考核结果与绩效挂钩；（二）优秀合同管理案例需在内部推广，并给予奖励；（三）连续两年考核不合格的部门，需进行专项整改。第二十七条培训宣传机制：（一）管理层需接受合规履职培训，考核合格后方可上岗；（二）一线员工需接受操作规范培训，考核合格后方可经办合同；（三）定期发布合同管理简报，通报典型案例和风险提示。第二十八条信息化支撑：（一）开发合同管理系统，实现电子签约、备案管理、风险预警等功能；（二）系统数据需与财务、工程、采购等系统对接，确保信息共享；（三）定期开展系统维护，保障数据安全。第二十九条文化建设：（一）编制《建筑施工合同合规手册》，发布管理规范和操作指南；（二）组织全员签订合规承诺书，营造合规氛围；（三）设立合规举报渠道，鼓励员工监督违规行为。第三十条报告制度：（一）风险事件报告：发生风险事件后X小时内，需上报简要情况，24小时内提交详细报告；（二）年度管理报告：每年X月X日前，需提交年度管理报告，内容包括风险事