化工公司促销活动管理办法

化工公司促销活动管理办法第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国产品质量法》《危险化学品安全管理条例》《安全生产法》等国家法律法规，参照ISO9001质量管理体系、ISO14001环境管理体系、ISO45001职业健康安全管理体系等国际标准，结合《联合国全球契约》等国际公约要求，并依据公司《企业内部控制基本规范》及《跨国经营管理办法》等相关内部制度制定。

1.1.2制定目的

针对化工公司促销活动存在的管理痛点，如活动审批流程冗长、合规风险控制不足、跨部门协同效率低下、国际化业务适配性差等，本制度旨在规范促销活动全流程管理，实现价值创造、风险防控、效率提升的核心目标，构建“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环，满足数字化转型与国际化经营需求。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度适用于公司所有分子公司、事业部及业务单元开展的线上线下促销活动，包括但不限于新品推广、节日促销、渠道补贴、客户答谢等。涉及危险化学品、易制爆、易制毒等特殊产品的促销活动需同时遵守《危险化学品经营许可证管理规定》等相关专项制度。

1.2.2适用对象

本制度适用于公司全体正式员工、外包服务单位及合作单位相关人员，具体岗位包括：

-总裁办公室（活动统筹岗）

-市场部（促销策划岗）

-销售部（区域经理岗）

-财务部（资金审核岗）

-风险管理部（合规审查岗）

-供应链部（库存协调岗）

-法务部（合同审核岗）

-人力资源部（绩效考核岗）

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

促销活动须严格遵守国家法律法规、行业标准及国际公约，禁止虚假宣传、价格欺诈及不正当竞争行为。涉及出口业务需同时符合目标市场所在国相关监管要求。

1.3.2权责对等原则

各层级审批人需承担相应决策责任，审批权限与风险等级严格匹配，禁止越权审批或代签。

1.3.3风险导向原则

对高风险促销活动（如涉及高额补贴、特殊产品、跨境业务）实施重点管控，嵌入至少三个关键内控环节：

1）活动方案审批环节（风险识别）

2）资金拨付环节（权限校验）

3）效果复盘环节（合规核查）

1.3.4效率优先原则

1.3.5持续改进原则

每年结合业务发展、监管政策变化及审计发现，对制度进行至少一次评估优化。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级

本制度为专项管理制度，处于公司制度体系三级层级，服从于《企业内部控制基本规范》及《全面风险管理规定》。

1.4.2制度衔接

本制度与以下关联制度衔接：

-《财务费用管理规定》（文号：财字〔2023〕15号）

-《合同管理办法》（文号：法字〔2023〕08号）

-《绩效考核管理办法》（文号：人字〔2023〕12号）

-《信息系统安全管理办法》（文号：信字〔2023〕20号）

制度冲突时，以本制度为准，特殊场景由风险管理部牵头协调。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司促销活动管理实行“董事会-总经理办公会-职能部门”三级决策执行架构：

-董事会负责重大促销活动（单次预算≥500万元）的最终审批与战略方向把控；

-总经理办公会负责年度促销预算、重大活动方案及风险管控策略的决策；

-职能部门按职责分工协同执行，内控部作为监督机构独立开展工作。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

审议年度促销总预算及超权限活动方案，决策权限为特别重大事项否决权。

2.2.2董事会

审批年度促销预算、单次预算≥500万元的促销方案、涉及跨境业务的活动，决策需三分之二以上董事同意。

2.2.3总经理办公会

审批单次预算50-500万元的促销方案、跨部门资源协调事项，决策需三分之二以上成员同意。

2.3执行机构与职责

2.3.1市场部（主责部门）

-负责促销活动策划、方案制定、效果复盘，需提交《促销活动合规性自查表》（见附件A）；

-重大活动需取得风险管理部前置审核意见。

2.3.2财务部

-审核促销活动预算合理性，单次预算≥100万元的需附《促销活动资金风险评估报告》；

-执行资金拨付，留存电子凭证及纸质合同复印件。

2.3.3销售部

-负责促销活动执行落地，确保客户权益保障符合《消费者权益保护法》要求；

-收集活动执行痕迹，包括现场照片、客户签收单等。

2.3.4风险管理部

-审核促销活动合规性，重点关注：

-是否违反反不正当竞争法第8条

-是否符合《危险化学品广告审查办法》

-是否存在利益输送风险

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

-每季度开展促销活动内控检查，重点核查：

1）审批流程完整性（需经市场部、财务部、法务部会签）

2）资金使用合规性（与预算偏差≤5%）

3）活动执行痕迹完整性

-发现重大问题需提交《内控问题整改通知书》，限期整改。

2.4.2审计部

-每年开展专项审计，审计范围包括年度预算执行率、风险事件发生率；

-审计报告需经审计委员会审议。

2.5协调与联动机制

2.5.1跨部门协调机制

成立促销活动专项工作组，由市场部牵头，成员部门包括财务部、销售部、供应链部、法务部，每月召开例会。

2.5.2国际化业务联动

涉及出口业务的促销活动，需同步协调目标市场所在国合规部门（如欧盟GDPR办公室），建立属地化合规评估流程。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标

-活动合规率≥98%

-预算执行偏差率≤8%

-客户投诉率≤0.5/万次活动参与量

-跨境业务合规差错率≤0.2%

3.1.2核心KPI

-合同审批时效≤3个工作日

-预算编制准确率≥95%

-活动执行偏差率≤5%

-风险事件报告及时率100%

3.2专业标准与规范

3.2.1合规标准

-促销文案需经法务部审核，参照《广告法》第九条禁止性条款；

-价格承诺需在宣传页面显著位置标注“活动价至XX日期止”；

-特殊产品促销需取得《危险化学品经营许可证》副本复印件（附件B）。

3.2.2风险控制点及防控措施

|风险等级|控制点|防控措施|

|----------|---------------------|--------------------------------------------------------------------------|

|高|价格欺诈|审计部抽查促销页面宣传信息，与合同条款比对（每月一次）|

|中|库存风险|供应链部提交《促销活动库存保障预案》，需经风险管理部门审核|

|低|宣传口径不一|市场部统一制作《宣传物料使用规范手册》（见附件C）|

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

-全生命周期管理：覆盖活动策划-审批-执行-复盘四个阶段；

-风险矩阵法：根据金额（万元）、业务复杂度（1-3级）、跨境因素（是/否）确定风险等级；

-PDCA循环法：将活动复盘结果纳入下一周期方案优化。

3.3.2管理工具

-ERP系统：自动校验预算执行情况，设置预警阈值；

-OA系统：固化审批流程，嵌入合规校验规则；

-CRM系统：追踪客户促销参与数据，作为效果评估依据。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

促销活动管理主流程包含七个环节：

1）市场部发起促销活动需求，附《促销活动建议书》（含活动目标、预算、方案）；

2）销售部提供目标客户画像及历史活动数据；

3）法务部审核合同条款及合规风险；

4）风险管理部评估《促销活动风险矩阵表》（见附件D）；

5）总经理办公会审批通过后，下达《促销活动授权书》（见附件E）；

6）财务部按预算执行资金拨付，销售部执行落地；

7）活动结束后提交《促销活动复盘报告》，含《客户满意度调查问卷》（样本量≥200）及《异常事件登记表》。

4.2子流程说明

4.2.1跨境促销活动子流程

除主流程外，需增加：

1）目标市场法规审查环节，由法务部牵头，需取得《境外合规审查报告》；

2）汇率风险管控环节，由财务部执行《跨境业务汇率对冲操作手册》。

4.2.2高额补贴促销子流程

需增设双重校验环节：

1）市场部提交《高额补贴专项审批表》，需附《活动效果测算模型》；

2）风险管理部同步开展《利益输送风险评估》，需经第三方独立评估机构参与。

4.3流程关键控制点

|环节|控制标准|责任主体|核查方式|

|------------|--------------------------|------------------|------------------------|

|方案审批|审批人需在OA系统勾选3项合规校验项|市场部（牵头）|审批记录截图|

|资金拨付|拨付金额≤预算+5%|财务部|电子凭证与合同比对|

|客户反馈|差异率≥10%需启动复盘|销售部|CRM系统数据导出|

4.4流程优化机制

每年12月15日前，内控部组织各相关部门开展流程评估，重点优化：

-审批节点超时自动预警功能（计划2025年1月上线）

-跨境业务多语言审批模板（计划2024年6月试点）

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1金额权限划分

|预算金额（万元）|审批层级|职责部门|

|----------------|------------------|------------------|

|≤20|部门负责人|市场部|

|20-200|总经理办公会|市场部+财务部|

|>200|董事会|全体相关部门|

5.1.2岗位权限划分

|岗位|操作权限|审批权限|查询权限|

|--------------|------------------|------------------|------------------|

|市场专员|方案草拟|无|部门内审批记录|

|部门经理|审批≤10万元方案|审批≤50万元方案|全部审批记录|

|总经理|审批≤200万元方案|审批≤500万元方案|全部审批记录|

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级

-普通促销活动：市场部-部门经理-总经理；

-高额补贴活动：增加法务部前置审核；

-跨境活动：增加风险管理部-海外法务部双线审批。

5.2.2时限要求

-首审环节≤2个工作日，超时需说明理由；

-异常审批需加急通道，但需在审批意见中注明“加急原因”。

5.3授权与代理机制

5.3.1授权条件

1）部门负责人出差期间；

2）系统权限不足时。

5.3.2授权流程

1）授权人填写《授权委托书》（见附件F），需经直接上级签字；

2）系统管理员在OA系统登记授权信息，授权有效期≤15个工作日。

5.4异常审批流程

5.4.1适用场景

1）审批流程超期未完成；

2）预算执行超限；

3）突发合规风险。

5.4.2处理程序

1）申请人提交《异常审批申请表》，需附《风险评估报告》；

2）审批人需在OA系统同步通知下一层级审批人；

3）审批意见需标注“异常原因”及“备选方案”。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范

1）促销活动方案需在OA系统流转，每个审批节点需勾选合规校验项；

2）所有审批需在ERP系统同步留痕，禁止线下审批；

3）特殊产品促销需在活动页面显著位置标注“生产日期-有效期”及“储存条件”。

6.1.2痕迹留存要求

1）电子痕迹：OA审批记录、ERP资金流记录；

2）纸质痕迹：合同复印件、客户签收单（每批次≥10份）。

6.2监督机制设计

6.2.1三位一体监督体系

1）日常监督：内控部每月抽查3个分子公司执行情况；

2）专项监督：每年第二季度开展“促销活动合规专项检查”；

3）突击检查：对上期审计发现问题较多的部门实施。

6.2.2内控嵌入环节

1）审批环节：OA系统自动校验“是否取得《广告经营许可证》”；

2）资金环节：ERP系统设置“预算执行偏差预警”；

3）复盘环节：CRM系统自动生成《客户投诉热力图》。

6.3检查与审计

6.3.1检查方式

-现场检查：抽查活动执行现场，需填写《现场检查记录表》；

-抽样审计：从年度活动总量中抽取10%，需形成《审计底稿》。

6.3.2频次要求

-专项审计每年至少1次（6月前完成）；

-日常检查每月不少于1次（随机抽取当月活动）。

6.4执行情况报告

6.4.1报告内容

1）当期活动总量、预算执行率；

2）风险事件数量及类型分布；

3）改进措施实施情况。

6.4.2报告周期

-月度报告：当月结束后5个工作日内提交；

-年度报告：次年1月15日前提交，需经审计委员会审议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1专项考核指标

|指标|权重|计算公式|

|----------------------|--------|----------------------|

|合规活动占比|30%|合规活动数/总活动数|

|预算执行偏差率|25%||

|客户投诉率|20%||

|跨境业务差错率|25%||

7.1.2考核对象

-部门考核：以活动总量、预算执行率为主要指标；

-个人考核：与KPI完成率挂钩，优秀者纳入年度评优。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期

-月度评估：由市场部牵头，财务部、销售部配合；

-年度评估：由风险管理部牵头，董事会审议。

7.2.2评估方法

-数据统计法：ERP系统自动生成考核数据；

-现场核查法：抽取10%活动执行现场验证。

7.3问题整改机制

7.3.1整改分类

|分类|判定标准|整改时限|

|--------------|--------------------------|------------------|

|一般问题|对合规无实质性影响|≤7个工作日|

|重大问题|可能导致监管处罚|≤30个工作日|

|紧急问题|已造成客户投诉|24小时内启动|

7.3.2整改流程

1）风险管理部下发《问题整改通知书》（见附件G）；

2）责任部门提交《整改计划》，需经直接上级审批；

3）内控部复核整改效果，合格后销号。

7.4持续改进流程

7.4.1改进建议来源

1）客户投诉分析报告；

2）审计发现清单；

3）业务系统用户反馈。

7.4.2改进实施

1）市场部汇总建议，形成《制度优化建议书》；

2）风险管理部组织论证，总经理办公会审批；

3）修订后需开展专项培训，培训合格率需达95%以上。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

1）连续三个季度考核优秀；

2）成功化解重大合规风险；

3）提出创新促销模式获显著成效。

8.1.2奖励程序

1）个人奖励需经部门推荐，人力资源部审核；

2）集体奖励需经总经理办公会审议；

3）奖励结果在OA系统公示3个工作日。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规

-促销文案未按规范标注价格有效期；

-未在活动页面显著位置展示“三包”信息。

8.2.2较重违规

-未经审批开展跨境促销；

-预算执行偏差率＞8%。

8.2.3严重违规

-虚构促销事实进行广告宣传；

-因促销活动被监管部门立案调查。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚类型

-一般违规：通报批评；

-较重违规：取消年度评优资格；

-严重违规：降级或解除劳动合同。

8.3.2处罚程序

1）风险管理部牵头调查，需取得《违规事实证据链》；

2）人力资源部制作《处理建议书》，需经法务部审核；

3）处罚决定需在OA系统同步通知当事人。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件

-收到处罚决定书后3个工作日内；

-认为处罚依据不足或程序违法。

8.4.2复议流程

1）申诉人提交《申诉申请书》，需附《申诉理由清单》；

2）人力资源部组织复议，复议结果需经总经理审批；

3）复议决定需在收到申诉后5个工作日内出具。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1重大风险预案

针对价格战、产品召回、舆情爆发等风险，制定专项预案（见附件H）：

1）价格战预案：由财务部牵头，需限制单次降价幅度≤10%；

2）产品召回预案：由供应链部牵头，需24小时内停止销售。

9.1.2危机处理流程

1）发现危机后2小时内启动应急小组；

2）舆情处置需经法务部审核口径；

3）跨境业务需同步协调当地子公司。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景界定

-紧急客户需求（需经销售总监签字）；

-自然灾害导致的临时调整。

9.2.2处理要求

1）需提交《例外处理申请表》，附《风险评估报告》；

2）审批层级提高一级；

3）事后需纳入制度优化。

9.3危机公关与善后

9.3.1责任主体

-董事会成员担任危机公关总负责人；

-市场部作为执行部门，需制定《危机公关操作手册》。

9.3.2跨境适配条款

-适配欧盟《数字服务法》要求，建立数据跨境传输备案机制；