运营部合同备案相关制度

PAGE运营部合同备案相关制度一、总则1.目的本制度旨在规范运营部合同备案管理工作，加强对合同签订、履行过程的监督，维护公司合法权益，防范合同风险，确保公司运营活动的顺利开展。2.适用范围本制度适用于运营部所有对外签订的各类合同，包括但不限于销售合同、采购合同、服务合同、租赁合同等。3.基本原则依法合规原则：合同的签订、履行、备案等环节必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准。全面管理原则：对合同从签订前的评审、签订过程的监督到履行后的备案进行全过程管理。风险防控原则：注重对合同风险的识别、评估和防控，确保公司利益不受损害。责任明确原则：明确各部门及人员在合同备案管理中的职责，做到责任到人。二、合同签订前管理1.合同谈判与起草运营部相关业务人员负责合同的谈判工作，在谈判过程中应充分了解对方的主体资格、信用状况、经营能力等信息，确保谈判结果符合公司利益。根据谈判结果，由业务人员或法务人员起草合同文本。合同文本应具备明确的标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等条款，语言表达应准确、清晰、严谨。2.合同评审合同起草完成后，应提交至运营部负责人进行初步审核，重点审核合同条款是否完整、准确，是否符合公司业务要求和利益。运营部负责人审核通过后，将合同文本提交至法务部门进行法律合规性审查。法务部门应从法律角度对合同条款进行审查，确保合同不存在法律风险。涉及财务、技术、质量等专业领域的合同，还应组织相关部门进行专业评审，各部门应从自身专业角度对合同条款提出意见和建议。合同评审过程中，如发现问题应及时与业务人员沟通，对合同文本进行修改完善，直至评审通过。三合同签订管理1.合同主体资格审查在签订合同前，必须对合同对方的主体资格进行严格审查。审查内容包括对方的营业执照、组织机构代码证、税务登记证等证照的真实性、有效性，以及对方是否具有签订合同的权利能力和行为能力。对于特殊行业的合同对方，还应审查其是否具备相应的行业资质证书。2.合同签订流程经评审通过的合同，由业务人员与合同对方进行签订。签订合同应使用公司统一的合同文本，不得擅自修改合同条款。合同签订过程中，双方应在合同上加盖公司公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。授权代表签字的，应提供有效的授权委托书。合同签订后，业务人员应及时将合同原件交至运营部合同管理人员进行备案登记。四、合同履行管理1.合同执行跟踪合同签订后，运营部业务人员负责合同的履行跟踪工作。应定期与合同对方沟通，了解合同履行情况，及时掌握合同履行过程中的问题和风险。对于合同履行过程中出现的重大问题或风险，业务人员应及时向运营部负责人汇报，并提出解决方案。2.合同变更管理如因客观情况发生变化，需要对合同进行变更的，应按照以下程序进行：由业务人员提出合同变更申请，说明变更的原因、内容及对公司利益的影响。运营部负责人对变更申请进行审核，审核通过后提交至法务部门进行法律审查。经法务部门审查同意后，与合同对方协商签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、双方的权利义务等条款，并按照合同签订流程进行签订和备案。3.合同纠纷处理在合同履行过程中，如发生合同纠纷，业务人员应及时收集相关证据，分析纠纷原因，提出解决方案。运营部负责人应组织相关人员对纠纷进行研究讨论，制定应对策略。对于重大合同纠纷，应及时咨询法务部门意见，必要时委托律师代理诉讼或仲裁。在处理合同纠纷过程中，应尽量通过协商、调解等方式解决问题，维护公司声誉和利益。如通过诉讼或仲裁解决纠纷，应积极配合司法机关或仲裁机构的工作，确保纠纷得到妥善处理。五、合同备案管理1.备案流程合同签订后，业务人员应在[X]个工作日内将合同原件交至运营部合同管理人员进行备案登记。合同管理人员应核对合同原件与评审通过的合同文本是否一致，填写合同备案登记表，登记合同的基本信息、签订时间、履行期限等内容。合同管理人员将合同原件按照类别、时间顺序进行整理归档，并建立电子档案，以便查询和管理。2.备案内容合同备案登记表应详细记录合同的以下信息：合同编号、合同名称、合同对方名称、签订时间、履行期限、标的、数量、质量、价款或报酬、付款方式、违约责任等。同时，应附上合同评审意见表、授权委托书、合同变更协议（如有）、合同纠纷处理记录等相关资料。3.备案查询与统计运营部应建立合同备案查询系统，方便公司内部人员查询合同备案信息。查询人员应按照规定的权限进行查询，不得擅自泄露合同备案信息。合同管理人员应定期对合同备案情况进行统计分析，形成合同备案统计报表，为公司决策提供数据支持。统计报表应包括合同签订数量、金额、履行情况、纠纷处理情况等内容。六、监督与考核1.监督检查公司审计部门应定期对运营部合同备案管理工作进行监督检查，检查内容包括合同签订、履行、备案等环节的合规性、完整性，以及合同风险防控措施的执行情况等。对于监督检查中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.考核机制建立合同备案管理工作考核机制，将合同备案管理工作纳入运营部绩效考核体系。考核内容包括合同签订的及时性、准确性，合同履行的跟踪情况，合同纠纷的处理结果等。根据考核结果，对在合同备案管理