港口运营收付款制度

PAGE港口运营收付款制度一、总则（一）目的本制度旨在规范港口运营过程中的收付款行为，确保资金流转的安全、准确与高效，保障公司的合法权益，维护港口运营的正常秩序。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及港口运营收付款的所有部门、岗位及相关业务活动，包括但不限于货物装卸、仓储、运输代理等服务的收费与付款操作。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保收付款行为合法合规。2.准确性原则：收付款信息应准确无误，避免出现差错导致财务风险和业务纠纷。3.及时性原则：及时办理收付款业务，提高资金使用效率，避免逾期付款或收款不及时的情况发生。4.安全性原则：保障资金的安全，防止资金被盗用、挪用或流失。二、收款管理（一）收费标准制定1.根据港口运营成本、市场行情及公司发展战略，制定科学合理的收费标准体系。收费标准应明确各类服务项目的收费依据、计算方式及价格水平，并报公司管理层审批后执行。2.定期对收费标准进行评估和调整，以适应市场变化、成本变动及行业竞争等因素。调整后的收费标准需及时向客户公示，并做好相关解释工作。（二）收费通知与确认1.在提供服务前，业务部门应向客户发出收费通知，明确告知服务内容、收费标准、金额及付款方式、付款期限等信息。收费通知可采用书面形式（如收费通知单）或电子形式（如邮件、短信等）发送给客户。2.客户收到收费通知后，应在规定期限内进行确认。如对收费内容有异议，应在规定时间内与业务部门沟通协商，业务部门应及时给予答复和解释。如客户无异议，则视为认可收费通知内容。（三）收款方式1.现金收款：对于金额较小、客户要求采用现金支付的业务，可在公司指定的收款地点办理现金收款手续。收款人员应在收款时开具收款收据，并加盖公司财务专用章。收款收据应一式三联，分别为存根联、客户联和记账联，确保各联次内容一致、字迹清晰。收款人员收取现金后，应及时将现金缴存银行，并在当日将缴存凭证交财务部门入账。2.银行转账收款：鼓励客户采用银行转账方式支付港口运营费用。业务部门应向客户提供准确的公司银行账户信息，包括开户行名称、账号等。客户转账后，业务部门应及时与银行核对到账情况，并将到账信息通知财务部门。财务部门根据到账信息确认收款，并做好相关账务处理。3.票据收款：对于符合规定的票据支付，如支票、汇票等，业务部门应按照票据管理规定进行审核和处理。审核内容包括票据的真实性、有效性、完整性等。如发现票据存在问题，应及时与客户联系解决。票据到期后，财务部门应及时办理托收手续，确保资金及时到账。（四）收款流程1.业务发起：业务部门在完成相关服务后，根据收费标准计算应收款项，并填写收费通知单。收费通知单应包含客户名称、服务项目、收费金额、付款方式、付款期限等详细信息。2.审核确认：收费通知单经业务部门负责人审核签字后，提交财务部门进行审核。财务部门主要审核收费金额的准确性、付款方式及期限的合理性等。审核无误后，财务部门在收费通知单上签字确认。3.通知客户：业务部门根据审核通过的收费通知单，向客户发出收款通知。收款通知可采用书面或电子形式，告知客户应付款项及付款要求。4.收款操作：客户按照收款通知要求进行付款。收款人员收到款项后，按照相应的收款方式进行处理，如开具收款收据、办理银行转账入账、票据托收等。5.账务处理：财务部门根据收款情况及时进行账务处理，登记应收账款明细账，确保账目清晰、准确。同时，定期与业务部门核对收款情况，发现问题及时沟通解决。（五）应收账款管理1.台账建立：财务部门应建立应收账款台账，详细记录每笔应收账款的客户信息、业务内容、金额、收款期限、收款情况等。应收账款台账应定期更新，确保数据的及时性和准确性。2.跟踪监控：业务部门和财务部门应密切配合，对应收账款进行跟踪监控。业务部门负责与客户沟通联系，了解客户付款进度和资金状况，及时反馈客户的付款意向和存在的问题。财务部门定期对应收账款进行账龄分析，对逾期未收款的客户进行重点关注，并及时发出催款通知。3.催款管理：对于逾期未付款的客户，财务部门应及时发出催款通知，明确告知客户逾期欠款金额、逾期期限及可能产生的后果。催款通知可采用书面形式或电子形式发送给客户。如客户仍未按时付款，业务部门应进一步与客户沟通协商，了解客户的困难和原因，制定合理的解决方案。对于恶意拖欠款项的客户，应采取法律手段追讨欠款，维护公司的合法权益。三、付款管理（一）付款审批流程1.申请：业务部门或相关部门根据业务需要填写付款申请单，付款申请单应详细注明付款事由、收款单位名称、账号、开户行、付款金额、付款方式等信息。付款申请单需经部门负责人审核签字后提交财务部门。2.审核：财务部门收到付款申请单后，首先审核付款申请的必要性、合理性及金额的准确性。审核内容包括业务合同、发票、相关审批文件等。如发现问题，应及时与业务部门沟通核实，并要求补充相关资料或进行修改。审核无误后，财务部门负责人签字确认。3.审批：根据公司财务审批权限规定，付款申请单提交公司管理层进行审批。审批通过后，在付款申请单上加盖审批章。4.付款：财务部门根据审批通过的付款申请单，按照规定的付款方式进行付款操作。付款后，及时登记相关账务，确保资金流向清晰、准确。（二）付款方式1.银行转账付款：对于金额较大、合作关系稳定的供应商或服务提供商，优先采用银行转账方式付款。财务部门应根据付款申请单上的收款单位信息，准确填写转账支票或通过网上银行进行转账操作。转账操作完成后，及时获取银行转账回单，并将回单作为付款凭证入账。2.票据付款：在符合票据使用规定的情况下，可采用支票、汇票等票据方式付款。财务部门应按照票据管理要求开具票据，并确保票据的真实性、有效性和完整性。票据交付给收款单位时，应要求对方签收，并做好签收记录。3.现金付款：对于金额较小、确实需要采用现金支付的款项，应严格按照公司现金管理规定办理现金付款手续。现金付款应经财务部门负责人审批后，由专人负责办理。付款人员应在付款时要求收款方出具收款收据，并在收据上签字确认。付款后，及时将现金付款凭证交财务部门入账。（三）合同付款管理1.业务部门在签订业务合同前，应充分考虑付款条款和方式，确保合同付款安排符合公司利益和资金管理要求。合同中应明确付款金额、付款期限、付款方式等具体条款，并经公司法律部门和财务部门审核。2.财务部门根据合同付款条款，对每笔合同付款进行跟踪管理。在付款期限到达前，提醒业务部门及时提交付款申请，并按照付款审批流程进行操作。如因特殊情况需要变更付款期限或方式，业务部门应及时与对方协商，并签订补充协议，报公司相关部门备案。（四）预付款管理1.对于需要支付预付款的业务，业务部门应在签订合同或协议后，根据合同约定填写预付款申请单，并详细说明预付款的用途、金额、支付对象等信息。预付款申请单需经部门负责人、财务部门负责人及公司管理层审批后执行。2.财务部门对预付款进行专项管理，建立预付款台账，记录预付款的支付情况、使用进度及剩余金额等信息。预付款到账后，业务部门应及时与供应商或服务提供商沟通，按照合同约定使用预付款，并定期向财务部门反馈预付款使用情况。3.如预付款使用过程中出现问题，如供应商未按合同履行义务、预付款金额与实际使用不符等，业务部门应及时与对方协商解决，并向财务部门报告。财务部门根据实际情况进行相应的账务处理和调整。四、票据管理（一）票据种类港口运营涉及的票据主要包括支票、汇票、本票、发票、收款收据等。（二）票据购买与保管1.财务部门指定专人负责票据的购买、保管和使用。票据购买人员应根据公司业务需要，按照规定程序向银行或税务机关购买票据，并妥善保管票据购买凭证。2.票据保管人员应设立专门的票据保管库或保险柜，对票据进行分类存放，确保票据的安全。票据保管库应具备防火、防盗、防潮、防虫等设施，保证票据的完整性和安全性。3.建立票据出入库登记制度，详细记录票据的购入、发出、使用、作废、销毁等情况。票据出入库时，保管人员应认真核对票据的种类、数量、号码等信息，确保账实相符。（三）票据使用1.票据使用人员应严格按照票据管理规定和公司内部审批流程使用票据。开具票据时，应确保票据内容真实、准确、完整，字迹清晰，不得涂改、挖补。2.支票、汇票等票据的填写应符合银行规定，包括出票日期、收款人名称、金额、用途等要素。填写错误的票据应及时作废，并加盖“作废”戳记，与存根联一并保存。3.发票开具应按照国家税收法律法规及税务机关的要求进行，确保发票内容真实、准确、合法。发票开具后，应及时交付给客户，并做好签收记录。（四）票据背书与转让1.对于需要背书转让的票据，背书人应在票据背面背书栏内签章，并注明被背书人名称。背书应连续、清晰，不得附有条件。2.票据转让时，转让方应确保票据的真实性和有效性，并按照规定办理相关手续。转让方应向受让方提供票据的相关资料，如发票、合同等，以便受让方核实票据情况。（五）票据核销与销毁1.定期对已使用的票据进行核销，核对票据的使用情况与相关业务记录是否一致。核销后的票据存根联应按照规定期限保存，以备税务机关或其他相关部门检查。2.对于作废、过期或不再使用的票据，应按照规定程序进行销毁。票据销毁前，应填写票据销毁清单，经财务部门负责人审核签字后，由专人负责销毁。销毁过程应进行记录，确保票据销毁彻底、安全。五、财务核对与监督（一）财务核对1.每日业务结束后，收款人员应与财务部门核对当日收款情况，确保收款金额准确无误，并及时将收款信息传递给财务部门。财务部门根据收款信息进行账务处理，并与业务部门核对应收账款明细，发现差异及时查明原因并进行调整。2.付款业务办理完毕后，财务部门应与业务部门核对付款情况，包括付款金额、付款对象、付款方式等信息。如发现付款有误或与业务实际情况不符，应及时与业务部门沟通核实，并进行相应的账务调整。3.定期（每月或每季度）对公司的收付款情况进行全面核对，包括银行账户余额、应收账款、应付账款等。核对结果应形成书面报告，提交公司管理层审阅。（二）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对港口运营收付款制度的执行情况进行审计监督。审计内容包括收费标准的执行情况、收款流程的合规性、付款审批的准确性、票据管理的规范性等。2.审计人员通过查阅相关文件、凭证、报表，实地检查业务操作流程，与相关人员进行访谈等方式进行审计工作。对于审计发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.内部审计部门应定期向公司管理层提交审计报告，汇报收付款制度执行情况及存在的问题，为公司管理层决策提供参考依据。（三）外部监督1.积极配合税务机关、银行等外部监管部门的检查工作，如实提供公司收付款相关资料和信息。对于外部监管部门提出的问题和要求，应及时整改落实，并按照规定报送相关资料。2.关注行业监管动态和法律法规变化，及时调整公司收付款制度，确保公司运营符合外部监管要求。六、信息管理与保密（一）收付款信息收集与整理1.业务部门和财务部门应及时收集、整理与收付款相关的各类信息，包括客户资料、业务合同、收费通知单、付款申请单、收款收据、银行回单、发票等。2.收付款信息应按照类别和时间顺序进行分类归档，确保信息的完整性和可追溯性。归档后的信息应妥善保管，便于查询和使用。（二）信息系统管理1.建立完善的收付款信息管理系统，实现收付款业务的信息化操作和管理。信息系统应具备收费标准设置、收款通知生成、付款申请审批、账务处理、应收账款管理、票据管理等功能模块，提高工作效率和信息准确性。2.定期对信息系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行和数据安全。同时，加强对信息系统操作人员的培训和管理，规范操作流程，防止因操作失误导致信息泄露或数据错误。（三）信息保密1.公司员工应严格遵守信息保密制度，对涉及公司收付款的客户信息、业务数据、财务信息等予以保密。未经公司授权，不得向任何第三方泄露公司收付款信息。2.在收付款业务操作过程中，应采取必要的保密措施，如对敏感信息进行加密处理、限制信息访问权限等。对于因工作需要接触收付款信息的人员，应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.如发现公司收付款信息存在泄露风险或已经发生泄露事件，应立即采取措施进行处理，包括及时通知相关部门和人