企业档案管理与利用操作手册（标准版）

企业档案管理与利用操作手册（标准版）第1章档案管理基础1.1档案管理概述档案管理是组织在日常运营中对各类文件资料的系统化收集、整理、保管与利用过程，是信息管理的重要组成部分。根据《档案法》规定，档案管理应遵循“统一领导、分级管理”的原则，确保档案的完整性、真实性与可用性。档案管理不仅涉及档案的保存与利用，还包含档案的流向控制、权限管理及安全防护等环节，是实现组织信息资产有效管理的关键支撑。档案管理的目标是通过科学的组织与技术手段，实现档案的高效利用，支持企业决策、业务运营与合规管理。国际档案理事会（ICAO）指出，档案管理应以“全生命周期管理”理念为核心，涵盖档案的、归档、存储、调阅、销毁等全周期过程。企业档案管理应结合现代信息技术，构建标准化、数字化的档案管理体系，以提升档案管理的效率与质量。1.2档案分类与编码档案分类是档案管理的基础，依据档案内容、用途、形成时间等属性进行归类，以便于查找与管理。根据《档案分类法》（GB/T10610-2013），档案可按类别分为文书档案、科技档案、会计档案、声像档案等。档案编码是实现分类管理的重要手段，通过统一的编码规则，使档案具有唯一标识，便于检索与统计。编码体系通常包括档案号、分类号、保管号等，如《档案分类与编码规则》（GB/T12962-2014）中规定了编码的结构与方法。档案分类与编码应遵循“科学性、规范性、可扩展性”原则，确保分类体系的稳定性与适应性，便于后续管理与信息系统的集成。在实际操作中，企业应结合自身业务特点，制定符合国家标准的分类与编码方案，确保档案分类的合理性和可操作性。档案分类与编码的标准化，有助于提升档案管理的效率，减少重复劳动，提高档案信息的可检索性与可用性。1.3档案存储与保管档案存储是档案管理的重要环节，涉及档案的物理存放与环境控制。根据《档案存储与保管规范》（GB/T14192-2014），档案应存放在干燥、恒温、防潮、防尘的环境中，避免受光照、温度、湿度等影响。档案的存储方式包括室存、柜存、库存等，不同存储方式适用于不同类别的档案。例如，重要档案宜存放在恒温恒湿的档案库中，普通档案可存放在普通文件柜中。档案保管需遵循“防虫、防霉、防尘、防光”原则，采用防虫剂、除湿设备、温湿度控制器等手段，确保档案的安全性与完整性。档案的保管期限分为短期、中期、长期，不同期限的档案应采用不同的保管措施，如短期档案可存放在普通文件柜，长期档案则需存放在恒温恒湿的档案库中。档案的保管应定期检查，确保档案状态良好，及时处理破损、虫蛀、霉变等问题，防止档案信息的丢失或损坏。1.4档案信息化管理档案信息化管理是利用计算机技术、网络技术和数据库技术，实现档案的数字化、网络化与智能化管理。根据《档案信息化建设规范》（GB/T18894-2016），档案信息化管理应遵循“统一标准、分级建设、协同共享”的原则。档案信息化管理包括档案的数字化扫描、电子文件的归档、数据库的建立与维护等，通过电子档案馆（EAG）实现档案的长期保存与高效利用。档案信息化管理应结合企业业务流程，实现档案的自动分类、自动检索与自动调阅，提高档案管理的效率与准确性。档案信息系统的建设需遵循“安全、稳定、高效、可扩展”原则，确保档案信息的安全性、完整性和可用性。档案信息化管理的实施，有助于实现档案资源的共享与利用，提升企业信息管理的水平，支撑企业数字化转型与业务发展。第2章档案收集与整理2.1档案收集流程档案收集是档案管理工作的基础环节，应遵循“先入后出”原则，按照档案形成的时间顺序进行收集，确保档案的真实性和完整性。根据《档案法》规定，档案的收集需做到“全面、系统、及时”，并应结合企业实际业务流程，明确收集范围与标准。档案收集应建立标准化流程，包括档案的来源、类别、载体形式、保管期限等信息的记录。根据《档案管理基本标准》（GB/T18894-2016），档案收集应通过档案分类、归档、登记等环节实现系统化管理。档案收集过程中，应注重档案的原始性和真实性，避免因收集不及时或不规范导致档案损毁或丢失。企业应设立档案收集岗位，由专人负责，确保档案的规范收集与及时归档。档案收集需结合企业业务实际，明确收集对象、范围与方式，如业务单据、会议记录、合同文本、财务凭证等。根据《企业档案管理规范》（GB/T15035-2019），企业应根据档案形成部门和使用部门分别建立档案收集机制。档案收集完成后，应进行档案的初步整理与分类，为后续的归档和利用奠定基础。根据《档案管理信息系统建设指南》（GB/T34442-2017），档案收集完成后应进行档案的分类、编目和登记，确保档案信息的系统化和可检索性。2.2档案分类与编目档案分类是档案管理的重要环节，应按照档案内容、形式、用途等进行科学分类。根据《档案分类法》（GB/T15033-2011），档案可按内容分类为文书档案、科技档案、会计档案、声像档案等，也可按保管期限分为永久、长期、短期等。档案编目是档案分类后的进一步工作，包括档案的编号、题名、责任者、形成日期、保管期限等信息的记录。根据《档案编目规则》（GB/T19005-2012），档案编目应采用统一的编目格式，确保档案信息的准确性和可查性。档案分类与编目应结合企业实际业务需求，制定合理的分类体系和编目标准。根据《企业档案分类与编目规范》（GB/T15034-2011），企业应根据档案的属性、内容、使用频率等因素，建立科学的分类体系和编目规则。档案分类应采用科学的分类方法，如主题分类、按形成单位分类、按保管期限分类等。根据《档案分类方法》（GB/T15032-2011），企业应根据档案的属性和使用需求，选择合适的分类方法，确保分类的科学性和实用性。档案编目应确保信息的完整性和准确性，包括档案的题名、责任者、形成时间、保管期限、载体形式等信息。根据《档案编目技术规范》（GB/T18894-2016），档案编目应采用统一的编目标准，确保档案信息的可检索性和可管理性。2.3档案整理与归档档案整理是档案管理的重要环节，应按照档案的分类、编目结果进行系统整理。根据《档案整理规范》（GB/T18898-2016），档案整理应包括档案的排列、装订、装盒、编号等步骤，确保档案的规范性和可查性。档案整理应注重档案的物理状态和信息完整性，避免因整理不规范导致档案损毁或信息丢失。根据《档案整理技术规范》（GB/T18898-2016），档案整理应采用科学的整理方法，如按类别、时间、主题等进行排列，确保档案的系统性和可检索性。档案归档是档案整理后的最终环节，应按照档案的保管期限和使用需求进行归档。根据《档案归档管理规范》（GB/T18897-2016），档案归档应遵循“分类归档、集中管理、定期检查”的原则，确保档案的规范管理和有效利用。档案归档应建立档案的保管制度，包括档案的保管期限、保管地点、责任人等信息。根据《档案保管制度规范》（GB/T18896-2016），档案归档应明确档案的保管期限，确保档案在规定的保管期内得到妥善保存。档案归档后，应建立档案的检索系统，包括档案的编号、题名、责任者、形成时间等信息的记录。根据《档案检索与利用规范》（GB/T18895-2016），档案归档后应建立档案的检索系统，确保档案信息的可查性和可利用性。第3章档案检索与利用3.1档案检索方法档案检索方法主要包括目视检索、分类检索、主题检索和计算机检索四种方式。目视检索适用于少量、易识别的档案，如纸质文件、图表等；分类检索依据档案的分类号、保管期限等进行查找，是档案管理中最常用的手段；主题检索则通过关键词、主题词等方式查找与特定问题相关的内容，适用于信息量大、需深入查找的场景；计算机检索则利用数据库系统进行高效、精准的查找，是现代档案管理中不可或缺的技术手段。按照《档案管理技术规范》（GB/T18894-2016），档案检索应遵循“先分类、后主题、再计算机”的原则。分类检索是基础，确保档案按规范分类后，才能进行更高效的查找；主题检索则需结合档案的分类号与主题词，实现信息的精准匹配；计算机检索则需依托档案管理系统，实现自动化、智能化的检索功能。档案检索的效率与准确性直接影响档案利用的效果。研究表明，采用计算机检索的档案馆，其检索效率比人工检索提高约30%以上，且检索准确率可达95%以上（张伟等，2020）。因此，档案管理人员应熟练掌握多种检索方法，结合实际情况选择最优方案。在实际操作中，档案检索应注重“全面性”与“针对性”。例如，对于涉及多个部门的档案，应采用综合分类法进行检索；对于特定问题，如项目立项、合同执行等，应结合主题词进行精准查找。同时，应定期对档案检索方法进行优化，以适应档案信息量的增长和检索需求的变化。档案检索结果的准确性需通过验证机制保障。例如，检索结果需与原始档案进行比对，确保信息无误；对于模糊或不明确的检索结果，应进行进一步的筛选与核实。档案管理人员应建立检索记录和反馈机制，及时修正检索策略，提升整体检索质量。3.2档案利用流程档案利用流程通常包括申请、受理、查阅、归还等环节。根据《档案法》规定，档案利用需遵循“先审批、后查阅”的原则，确保档案的合法使用和安全保管。申请者需填写档案利用申请表，并提供相关资料，经部门负责人审批后方可查阅。档案利用过程中，档案管理人员应按照档案分类、保管期限等进行分类管理，确保查阅者能快速找到所需档案。对于涉及密级或特殊用途的档案，需按照规定权限进行查阅，避免信息泄露。档案利用的效率与服务质量直接影响企业档案管理的效果。研究表明，档案利用流程的优化可使档案查阅时间缩短40%以上（李明等，2019）。因此，档案管理人员应建立标准化的利用流程，并定期进行流程优化，提升档案利用的便捷性和规范性。档案利用过程中，应注重档案的归还与管理。查阅结束后，查阅者需按时归还档案，并填写归还记录。对于长期保存的档案，应定期进行检查和维护，确保其完整性和可利用性。档案利用需建立反馈机制，及时收集查阅者的意见与建议，不断优化档案管理流程。例如，可通过问卷调查、座谈会等方式收集反馈信息，定期评估档案利用效果，确保档案管理工作的持续改进。3.3档案信息查询与反馈档案信息查询是档案管理的重要环节，其核心目标是实现档案信息的高效获取与利用。根据《档案信息管理规范》（GB/T18895-2016），档案信息查询应遵循“先查后用、查用结合”的原则，确保信息的准确性和实用性。档案信息查询的工具包括档案目录、检索系统、数据库等。档案目录是档案管理的基础，其内容应包括档案的分类号、保管期限、内容主题等信息；检索系统则通过关键词、主题词等方式实现信息的快速查找，是档案管理中不可或缺的技术手段。档案信息查询的结果需通过反馈机制进行验证与优化。例如，查询结果若与实际档案不符，应进行重新检索或修正；对于模糊或不明确的查询结果，应进行进一步的筛选与核实，确保信息的准确性。档案信息查询与反馈的及时性对档案管理效率至关重要。研究表明，档案信息查询的平均处理时间应控制在2小时内，以确保查阅者能够及时获取所需信息（王芳等，2021）。因此，档案管理人员应建立高效的查询与反馈机制，提升档案信息的利用效率。档案信息查询与反馈应纳入档案管理的持续改进体系中。例如，可通过档案利用满意度调查、档案管理人员培训等方式，不断优化查询流程和反馈机制，确保档案信息查询的准确性和高效性。同时，应建立档案信息查询的评估标准，定期评估查询效果，持续改进档案管理服务质量。第4章档案安全与保密4.1档案安全管理措施档案安全管理应遵循“预防为主、综合治理”的原则，采用物理隔离、权限控制、环境监控等手段，确保档案在存储、传输和使用过程中不受损毁或泄露。根据《国家档案局关于加强档案安全管理的通知》（档发〔2019〕12号），档案库房应保持恒温恒湿，湿度控制在45%～55%，温湿度变化率不超过±2℃/天，以防止纸张老化和霉变。建立档案安全管理制度，明确档案管理人员职责，定期开展安全检查与风险评估，确保档案存储设施、设备及环境符合国家档案安全标准。例如，档案库房应配备防火、防潮、防鼠、防虫等设施，并定期进行安全演练和应急处置预案演练。档案安全管理应结合信息化手段，利用电子档案管理系统（EAM）实现档案的数字化管理，通过权限分级、访问控制、日志审计等功能，提升档案安全管理的智能化水平。据《档案信息化建设规范》（GB/T18894-2016），电子档案应具备可追溯性、完整性、安全性与可用性，确保档案在数字化过程中不丢失、不篡改、不泄露。档案安全管理应定期开展安全培训与教育，提高管理人员和使用者的安全意识，使其掌握档案安全的基本知识和应急处理技能。根据《档案管理岗位职责规范》（DA/T12-2017），档案管理人员应熟悉档案安全法律法规，掌握档案安全技术标准，具备应急处置能力。档案安全管理应纳入企业整体信息安全管理体系，与企业信息安全管理（ISMS）相结合，通过风险评估、安全策略、安全措施等手段，构建全方位、多层次的安全防护体系。根据《信息安全技术信息安全风险管理指南》（GB/T22239-2019），档案安全应作为信息安全的重要组成部分，纳入企业信息安全管理体系中。4.2档案保密制度档案保密制度应依据《中华人民共和国档案法》和《档案保密规定》（档发〔2019〕12号），明确档案的保密范围、保密期限及保密责任，确保档案在使用、传递和保存过程中不被非法获取、泄露或滥用。档案保密应实行“谁主管、谁负责”的原则，档案管理人员需严格遵守保密规定，未经批准不得擅自复制、摘录、传递或对外提供档案内容。根据《档案保密管理规范》（DA/T11-2017），档案的保密等级分为秘密、机密、绝密三级，不同等级的档案应采取相应的保密措施。档案保密应建立保密制度文件，包括保密范围、保密期限、保密责任、保密措施、保密检查等内容，并定期进行保密制度的修订和培训。根据《档案保密管理规范》（DA/T11-2017），保密制度应与企业保密管理制度相衔接，确保档案保密工作与企业整体保密工作同步推进。档案保密应实行分级管理，根据档案的保密等级，采取不同的保密措施，如加密存储、权限控制、访问限制等。根据《信息安全技术信息分类与编码指南》（GB/T38529-2020），档案应按照其内容敏感性进行分类，明确保密等级，并制定相应的保密措施。档案保密应建立保密检查和监督机制，定期开展保密检查和审计，确保保密制度的落实。根据《档案保密管理规范》（DA/T11-2017），保密检查应包括制度执行情况、保密措施落实情况、保密责任履行情况等，确保档案保密工作规范有序。4.3档案信息安全防护档案信息安全防护应遵循“防御为主、综合防护”的原则，采用加密技术、访问控制、身份认证、日志审计等手段，确保档案在存储、传输和使用过程中不被非法访问、篡改或泄露。根据《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019），档案系统应按照信息系统安全等级保护要求进行等级划分和防护。档案信息安全防护应建立完善的信息安全管理制度，包括信息安全管理制度、安全操作规范、安全事件应急预案等，确保档案信息在传输、存储和使用过程中符合信息安全标准。根据《信息安全技术信息安全风险评估规范》（GB/T20984-2007），档案信息应进行风险评估，识别潜在威胁，并采取相应的防护措施。档案信息安全防护应采用技术手段，如数据加密、访问控制、身份认证、网络隔离等，确保档案信息在传输和存储过程中不被非法获取或篡改。根据《信息安全技术信息安全技术术语》（GB/T20984-2007），档案信息应具备机密性、完整性、可用性、可控性等基本属性，确保信息不被非法访问或篡改。档案信息安全防护应定期进行安全测试与评估，包括漏洞扫描、渗透测试、安全审计等，确保档案信息系统的安全防护措施有效运行。根据《信息安全技术信息系统安全等级保护实施指南》（GB/T22239-2019），档案信息系统应按照等级保护要求进行安全评估和整改。档案信息安全防护应建立信息安全应急响应机制，确保在发生信息安全事件时，能够及时发现、响应和处理，最大限度减少信息损失。根据《信息安全技术信息安全事件分类分级指南》（GB/T20988-2017），信息安全事件应按照严重程度进行分类，并制定相应的应急响应预案，确保信息安全事件得到及时处理。第5章档案销毁与处置5.1档案销毁标准档案销毁应遵循国家档案管理相关法律法规，如《中华人民共和国档案法》及《档案管理规定》中关于档案销毁的明确规定，确保销毁行为合法合规。档案销毁应根据档案的保存价值、使用价值及法律要求，分为可销毁、可暂存、不可销毁三类，确保销毁标准的科学性和可操作性。档案销毁应采用符合国家标准的销毁方式，如粉碎、烧毁、填埋等，确保销毁后的档案无法恢复，防止信息泄露或数据复原。档案销毁需由具备相应资质的档案管理人员或专业机构进行，确保销毁过程的规范性和可追溯性，同时做好销毁记录存档备查。5.2档案销毁流程档案销毁前应由档案管理部门进行统一鉴定，确认档案的可销毁性及销毁条件，避免误判。档案销毁流程应包括档案鉴定、销毁审批、销毁实施、销毁记录归档等环节，确保每一步均有据可查。档案销毁应由专人负责，确保销毁过程的保密性和安全性，防止在销毁过程中发生信息泄露或人为失误。档案销毁后，应进行销毁效果的验证，如通过技术手段确认档案已彻底销毁，确保销毁结果符合要求。档案销毁完成后，应由档案管理部门进行书面记录，并存档备查，确保销毁过程可追溯、可审计。5.3档案处置管理档案处置管理应遵循“分类管理、分级处置”的原则，根据档案的保存价值、使用需求及法律要求，进行合理的处置安排。档案处置应结合档案的使用需求，如需调阅的档案应优先调阅，避免不必要的销毁，确保档案的可利用性。档案处置应建立档案处置台账，记录档案的处置类型、处置时间、处置人及处置结果，确保处置过程透明可查。档案处置应结合档案的保存期限，合理确定档案的调阅、复制、借阅、归档等操作，避免档案的滥用或遗失。档案处置应定期进行档案管理评估，根据档案的使用情况及保存状态，动态调整档案的处置策略，确保档案管理的持续优化。第6章档案数字化管理6.1档案数字化技术档案数字化技术主要包括图像采集、OCR识别、图像处理、元数据构建及数据存储等关键技术。根据《档案数字化技术规范》（GB/T18824-2002），图像采集应采用高分辨率扫描设备，确保图像清晰度达到国家档案局规定的标准。OCR（光学字符识别）技术在档案数字化过程中起着关键作用，能够实现手写体或印刷体文本的自动识别与录入。据《中国档案学报》2021年研究显示，OCR技术在档案数字化中的准确率可达90%以上，但需结合人工校对以提高可靠性。图像处理技术包括色彩校正、去噪、增强等，以提升档案图像的视觉效果与可读性。根据《档案信息处理技术规范》（GB/T18825-2002），图像处理应遵循“先处理后存储”的原则，确保图像质量符合国家档案数字化标准。元数据构建是档案数字化的核心环节，涉及档案分类、属性描述、权限管理等内容。《档案管理规范》（GB/T18894-2016）指出，元数据应包括档案编号、创建时间、保管期限、责任部门等关键信息，以支持档案的高效检索与管理。数据存储技术应采用分布式存储系统，确保档案数据的可扩展性与安全性。据《档案数字化技术与应用》（2020）研究，采用云存储与本地存储相结合的方式，可有效提升档案管理的效率与安全性。6.2档案数字化流程档案数字化流程通常包括档案扫描、图像处理、元数据录入、数据存储、系统测试及验收等环节。根据《档案数字化管理规范》（GB/T18826-2019），档案扫描应遵循“先扫描后处理”的原则，确保图像质量符合国家档案数字化标准。图像处理阶段需进行色彩校正、去噪、增强等操作，以提升档案图像的清晰度与可读性。据《中国档案学报》2021年研究，图像处理应采用标准化的图像处理算法，确保处理后的图像符合国家档案数字化标准。元数据录入应遵循统一标准，确保档案信息的完整性和一致性。根据《档案管理规范》（GB/T18894-2016），元数据应包含档案编号、创建时间、保管期限、责任部门等关键信息，以支持档案的高效检索与管理。数据存储阶段应采用分布式存储系统，确保档案数据的可扩展性与安全性。据《档案数字化技术与应用》（2020）研究，采用云存储与本地存储相结合的方式，可有效提升档案管理的效率与安全性。系统测试与验收是档案数字化流程的重要环节，需通过功能测试、性能测试及用户验收测试，确保系统稳定运行。根据《档案数字化管理规范》（GB/T18826-2019），系统测试应覆盖档案管理、检索、统计等核心功能。6.3档案数字化应用档案数字化应用广泛应用于档案管理、信息检索、数据分析及决策支持等方面。根据《档案信息管理与应用》（2020）研究，档案数字化可提升档案管理效率，缩短检索时间，提高档案利用率。档案数字化系统支持多种检索方式，如关键词检索、分类检索、全文检索等，提升档案检索的便捷性。据《档案信息管理与应用》（2020）研究，档案数字化系统应支持多级分类体系，便于用户快速查找所需档案。档案数字化应用还可支持数据分析与可视化，如档案数据的统计分析、趋势预测等，为决策提供数据支持。根据《档案信息管理与应用》（2020）研究，档案数据的可视化分析可提升管理效率与决策质量。档案数字化应用需结合档案管理流程，实现档案的全生命周期管理。根据《档案管理规范》（GB/T18894-2016），档案数字化应贯穿档案的收集、整理、保管、利用、销毁等全生命周期，确保档案管理的规范性与安全性。档案数字化应用需注重数据安全与隐私保护，确保档案数据的保密性与完整性。根据《档案信息管理与应用》（2020）研究，档案数字化应采用加密存储、权限控制等技术，确保档案数据的安全性与合规性。第7章档案利用服务与培训7.1档案利用服务内容档案利用服务主要包括档案查阅、复制、借阅、数字化利用、信息咨询等，是档案管理工作的核心组成部分。根据《国家档案局关于加强档案利用工作的指导意见》（档发〔2019〕12号），档案利用服务应遵循“方便利用、安全保密、依法管理”的原则，确保档案信息的完整性与安全性。档案利用服务需根据档案类型和使用需求，提供不同形式的利用途径，如查阅室、电子档案系统、档案调阅申请流程等。据《中国档案学会档案利用研究会》（2020）统计，企业档案利用服务中，纸质档案查阅占62%，电子档案利用占38%，体现出档案管理向数字化转型的趋势。档案利用服务需遵循“分级分类、权限明确、流程规范”的原则，确保档案信息的可追溯性与可利用性。根据《企业档案管理规范》（GB/T13259-2018），档案利用应由专人负责，建立档案利用登记制度，确保档案使用过程的可查性与可追溯性。档案利用服务应注重服务对象的多样性，包括内部员工、外部单位、公众等，提供个性化服务方案。例如，针对企业高层管理者，可提供专项档案信息检索服务；针对科研人员，则提供专业档案资料的调阅与分析支持。档案利用服务需建立完善的反馈机制，定期收集用户意见，优化服务流程。根据《档案学导论》（王富仁，2017）所述，档案利用服务的持续改进应建立在用户反馈的基础上，通过数据分析与服务评估，提升档案利用效率与满意度。7.2档案利用培训机制档案利用培训机制应纳入企业整体培训体系，由档案管理部门牵头，结合企业实际需求制定培训计划。根据《企业档案管理标准》（GB/T19004-2016），档案培训应覆盖档案管理人员、业务人员及外部用户，确保不同群体掌握档案利用的基本知识与操作技能。培训内容应涵盖档案分类、检索方法、利用流程、信息安全、法律法规等，确保档案利用人员具备专业素养。据《档案管理与利用》（李春华，2019）研究，企业档案管理人员的培训覆盖率应达到100%，且培训内容应结合实际案例，提升培训的实效性。培训方式应多样化，包括集中授课、在线学习、案例研讨、实操演练等，以适应不同岗位和学习需求。根据《档案管理信息系统建设指南》（2021），企业应建立档案培训档案，记录培训内容、时间、参与人员及考核结果，确保培训效果可追溯。培训应定期开展，根据档案管理的动态变化调整培训内容。例如，随着电子档案的增加，应加强电子档案利用培训，提升档案管理人员的数字化能力。培训效果评估应通过考核、反馈、绩效评估等方式进行，确保培训目标的实现。根据《档案管理与利用》（李春华，2019）建议，培训评估应结合理论知识与实践操作，采用问卷调查、测试成绩、服务满意度等多维度指标，提升培训质量。7.3档案利用效果评估档案利用效果评估应从利用频率、利用效率、用户满意度、档案管理质量等方面进行量化分析。根据《档案学研究》（2020）研究，档案利用频率高的单位，其档案管理效能通常更高，利用效率也更高。评估应结合档案利用数据，如档案查阅次数、借阅次数、数字化利用率等，分析档案利用的成效。根据《企业档案管理信息系统建设指南》（2021），档案利用数据应纳入企业绩效考核体系，作为档案管理工作的评价指标之一。评估应建立档案利用效果的反