企业档案管理规范与要求（标准版）

企业档案管理规范与要求（标准版）第1章总则1.1目的与适用范围本规范旨在明确企业档案管理的组织架构、管理流程与技术标准，确保档案在全生命周期内实现规范化、系统化、安全化管理，以支持企业战略决策与业务运营的高效开展。适用范围涵盖企业各类业务活动中产生的原始档案、电子档案及归档文件，适用于所有具有档案管理职能的部门及岗位。本规范依据《档案法》《档案管理软件技术规范》《电子档案管理规范》等法律法规及行业标准制定，确保档案管理符合国家法律要求与行业最佳实践。企业应根据自身业务规模、档案数量及管理复杂度，制定相应的档案管理细则，确保档案管理工作的有效实施。本规范适用于企业内部档案管理的全过程，包括档案的收集、整理、归档、保管、利用、销毁等环节。1.2档案管理基本原则档案管理应遵循“统一标准、分级管理、分类归档、安全保密、高效利用”的基本原则，确保档案管理的科学性与规范性。档案管理应以“真实性、完整性、系统性、可追溯性”为核心，确保档案内容真实、完整、系统且可追溯，为决策提供可靠依据。档案管理应遵循“谁产生、谁负责、谁归档”的原则，明确档案形成部门的主体责任，确保档案的及时归档与有效管理。档案管理应结合企业信息化建设，推动档案管理向数字化、电子化、智能化方向发展，提升管理效率与信息化水平。档案管理应注重档案的长期保存与价值挖掘，确保档案在企业战略发展、业务拓展及合规管理中的重要作用。1.3档案管理职责分工企业档案管理部门应负责档案的统一管理、制度制定、流程规范及监督执行，确保档案管理工作的系统性与规范性。各业务部门应负责档案的形成、收集、整理与归档工作，确保档案内容的真实性和完整性，不得擅自销毁或篡改档案。信息技术部门应负责档案管理系统的建设与维护，确保档案数据的安全存储与高效调用。审计与合规部门应定期对档案管理进行监督检查，确保档案管理符合法律法规及企业内部制度要求。企业应建立档案管理责任追究机制，对档案管理中的失职行为进行责任认定与处理。1.4档案管理保密要求档案管理应严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及《企业保密工作规定》，确保档案内容不被非法泄露或滥用。档案涉及企业核心技术、商业秘密、客户信息等敏感内容时，应采取加密、权限控制、访问日志等措施，确保档案安全。企业应建立档案保密管理制度，明确保密责任，定期开展保密培训与演练，提升员工保密意识与能力。档案销毁前应进行鉴定与审批，确保销毁过程符合国家相关规定，防止档案在销毁后被非法获取或利用。档案管理人员应严格遵守保密纪律，不得擅自复制、传播或泄露档案内容，确保档案管理的保密性与安全性。第2章档案分类与编码2.1档案分类原则档案分类应遵循“科学性、系统性、实用性”三大原则，确保档案资料有序管理，便于检索与利用。根据《档案分类与编码规则》（GB/T11822-2018），档案分类需结合档案内容、载体形式、使用频率及管理需求进行综合判断。分类应体现“层次清晰、结构合理、便于检索”的特点，避免重复分类与遗漏分类。档案分类应与档案管理流程相匹配，适应档案的动态变化与管理需求。档案分类需兼顾不同部门、不同业务领域的特点，确保分类标准的统一与适用性。2.2档案分类方法常用的分类方法包括“按档案内容分类”、“按档案载体分类”、“按档案形成时间分类”等。按内容分类时，可采用“主题分类法”或“分类法”，如《中国档案分类法》中提出的“三级分类法”。按载体分类，通常包括纸质档案、电子档案、声像档案等，需明确不同载体的分类标准。按时间分类时，可采用“年度分类法”或“项目分类法”，便于按时间轴进行检索与管理。档案分类方法应结合档案的使用频率、保管期限及重要性，进行动态调整与优化。2.3档案编码规则档案编码应遵循“唯一性、规范性、可扩展性”原则，确保每份档案有唯一标识。根据《档案编码规则》（GB/T15014-2011），档案编码通常由“档案号”、“分类号”、“保管号”三部分组成。档案号应包含档案的归属单位、形成时间、档案类型等关键信息，确保信息完整。分类号需符合《档案分类与编码规则》中的分类体系，确保分类与编码的一致性。编码应具备可扩展性，便于未来档案管理系统的升级与数据整合。2.4档案分类与编码的实施档案分类与编码的实施应由档案管理部门牵头，结合档案管理流程制定实施方案。实施过程中需明确责任分工，确保档案管理人员、业务人员协同配合，避免分类与编码的混乱。档案分类与编码应定期进行审核与更新，确保分类体系与档案内容的动态匹配。档案分类与编码的成果应形成标准化的分类目录与编码表，便于档案的调阅与统计。实施过程中应结合实际业务需求，灵活调整分类与编码标准，确保其适应企业档案管理的实际需要。第3章档案收集与归档3.1档案收集流程档案收集流程应遵循“分类收集、分级管理、动态更新”的原则，依据档案形成单位、内容类型及使用目的进行分类，确保档案的完整性与系统性。根据《档案法》及《档案管理软件技术规范》（GB/T18894-2002），档案收集需遵循“先归档、后管理”的顺序，确保档案在形成阶段即被规范收集。档案收集应通过标准化的流程进行，包括档案的整理、分类、编号、登记等环节。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T18894-2002），档案收集需建立完整的档案信息表，包括档案名称、形成单位、形成时间、载体形式、保管期限等信息，确保档案信息的全面性。档案收集应由专人负责，确保收集过程的规范性与准确性。根据《档案工作基本术语》（GB/T19005-2012），档案收集应由档案管理人员按照统一标准进行，避免因人为因素导致的档案信息错误或遗漏。档案收集应结合企业实际业务流程，确保档案的及时性和有效性。根据《企业档案管理规范》（GB/T18894-2002），档案收集应与业务活动同步进行，确保档案在形成过程中即被收集，避免因业务不规范导致档案缺失或不完整。档案收集应建立档案收集登记制度，记录档案的来源、形成时间、内容、保管期限等信息，确保档案的可追溯性。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T18894-2002），档案收集登记应由档案管理人员定期进行，确保档案信息的动态更新与准确记录。3.2档案归档要求档案归档应遵循“分类归档、统一编号、规范保存”的原则，确保档案的系统性与可检索性。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T18894-2002），档案归档应按照档案分类标准进行，确保档案在归档后仍能方便查找与利用。档案归档应按照档案的保管期限进行分类，确保档案在不同保管期限内均能妥善保存。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T18894-2002），档案归档应按保管期限分为永久、长期、短期三种，确保档案在不同期限内均能符合国家档案管理要求。档案归档应按照档案的形成单位、内容类型、使用目的等进行分类，确保档案的可识别性与可管理性。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T18894-2002），档案归档应建立档案分类表，明确档案的分类标准与归档目录。档案归档应确保档案的载体形式与保管条件符合国家规定，避免因保管不当导致档案损毁。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T18894-2002），档案归档应按照档案载体形式（如纸质、电子、声像等）进行分类，并确保档案的保存环境符合档案保存条件。档案归档应建立档案归档登记制度，记录档案的归档时间、归档人、归档地点等信息，确保档案的可追溯性。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T18894-2002），档案归档登记应由档案管理人员定期进行，确保档案信息的动态更新与准确记录。3.3档案归档时限桅档归档时限应根据档案的保管期限确定，确保档案在规定期限内完成归档。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T18894-2002），档案的保管期限分为永久、长期、短期三种，其中永久保管期限一般为30年及以上，长期保管期限为10-30年，短期保管期限为1-10年。档案归档时限应结合企业实际业务流程，确保档案在形成过程中即被归档，避免因业务不规范导致档案缺失或不完整。根据《企业档案管理规范》（GB/T18894-2002），档案归档时限应与业务活动同步进行，确保档案在形成阶段即被规范归档。档案归档时限应根据档案的性质和重要性确定，确保档案在规定期限内完成归档，避免因保管不当导致档案损毁或丢失。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T18894-2002），档案归档时限应结合档案的重要性与保存价值，确保档案在规定期限内完成归档。档案归档时限应由档案管理人员根据档案的保管期限和保存条件进行确定，确保档案在规定期限内完成归档，避免因保管不当导致档案损毁。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T18894-2002），档案归档时限应由档案管理人员定期审核，确保档案归档时限的准确性与规范性。档案归档时限应结合企业的档案管理计划与实际业务需求，确保档案在规定期限内完成归档，避免因归档不及时导致档案管理混乱。根据《企业档案管理规范》（GB/T18894-2002），档案归档时限应与企业的档案管理计划相协调，确保档案在规定期限内完成归档。3.4档案归档交接手续档案归档交接应遵循“手续完备、内容完整、责任明确”的原则，确保档案在交接过程中不丢失、不损坏。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T18894-2002），档案归档交接应由档案管理人员负责，确保档案在交接过程中符合国家档案管理要求。档案归档交接应建立完整的交接登记制度，记录档案的交接时间、交接人、接收人、交接内容等信息，确保档案的可追溯性。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T18894-2002），档案归档交接应建立档案交接登记表，确保档案交接过程的规范性与可追溯性。档案归档交接应确保档案的载体形式与保管条件符合国家规定，避免因保管不当导致档案损毁。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T18894-2002），档案归档交接应确保档案的保存环境符合档案保存条件，避免因保管不当导致档案损毁。档案归档交接应由档案管理人员进行交接，确保交接过程的规范性与可追溯性。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T18894-2002），档案归档交接应由档案管理人员进行，确保档案交接过程的规范性与可追溯性。档案归档交接应建立档案交接责任制度，确保档案在交接过程中责任明确，避免因交接不规范导致档案管理混乱。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T18894-2002），档案归档交接应建立交接责任制度，确保档案交接过程的规范性与可追溯性。第4章档案保管与维护4.1档案保管环境要求档案保管环境应保持恒温恒湿，温湿度应控制在14℃～24℃、45%～65%的范围内，以防止档案受潮、霉变或老化。根据《GB/T18824-2018企业档案管理规范》规定，档案库房应具备防尘、防虫、防鼠、防光、防污染等基本条件。档案库房应设有独立通风系统，保持空气流通，避免有害气体积聚，防止档案受腐蚀。文献《档案管理学》指出，档案库房的空气流通应确保每小时至少换气三次，以维持适宜的空气质量。档案库房应配备防虫、防鼠设施，如防虫灯、鼠夹、防鼠帘等，防止虫害对档案造成损害。根据《企业档案管理规范》要求，档案库房应定期进行虫害防治，确保档案安全。档案库房应设有防火措施，如安装消防设施、设置防火墙、配置灭火器等，防止火灾对档案造成不可逆的损害。根据《建筑设计防火规范》（GB50016-2014），档案库房应设置独立的消防通道和灭火装置。档案库房应定期进行环境检测，确保温湿度、空气质量、防虫防鼠效果符合标准，必要时进行环境改造，保障档案长期保存条件。4.2档案保管期限划分档案的保管期限应根据其内容、价值和保存条件进行划分，通常分为永久、长期、短期三种类型。根据《企业档案管理规范》（GB/T18824-2018），档案的保管期限应结合其重要性、保存价值和实际保存条件综合确定。永久保存的档案通常包括企业历史文件、重要决策文件、法律文件等，保存期限一般超过30年。长期保存的档案包括年度报告、项目文件、业务记录等，保存期限一般为10年以上。短期保存的档案包括一般业务文件、临时性资料等，保存期限一般为1至5年。根据《档案管理学》理论，档案的保管期限划分应遵循“保存价值与保存条件相结合”的原则，确保档案在有效期内得到妥善保存。档案的保管期限划分应结合档案的使用频率、保存成本及技术条件进行科学规划，避免因保管期限过长导致档案损坏或过期失效。根据《档案管理规范》要求，档案保管期限应由档案管理部门会同相关部门共同确定，并定期进行评估，确保档案管理的科学性和合理性。4.3档案保管设施管理档案保管设施应包括档案库房、档案柜、档案架、档案盒、档案标签、档案标签打印机等，设施应符合《企业档案管理规范》（GB/T18824-2018）的技术要求。档案柜应采用防火、防潮、防虫的材料制作，柜体应具备防尘、防虫、防鼠功能，确保档案在存放过程中不受外界影响。档案架应采用结构稳定、承重能力强的材料，如钢制或木制，确保档案在存放过程中不会因受力过大而损坏。档案盒应采用防潮、防虫、防尘的材料制作，盒盖应能密封，防止档案受潮或受虫害。档案标签应采用防紫外线、防褪色的材料，标签内容应清晰、准确，便于档案的查找和管理，符合《档案管理学》中关于标签管理的要求。4.4档案定期检查与维护档案应定期进行检查，检查内容包括档案的完整性、完整性、保存状态、环境条件是否符合要求等。根据《企业档案管理规范》（GB/T18824-2018），档案应每季度进行一次全面检查。档案检查应由专人负责，检查人员应熟悉档案管理流程，确保检查结果真实、准确。档案检查应包括档案的物理状态、文件的完整性、档案的存放位置、档案的标识是否清晰等，确保档案在保管过程中不丢失、不损坏。档案维护应包括档案的整理、归档、补充、销毁等，确保档案的完整性和可查性。根据《档案管理学》理论，档案的维护应遵循“定期整理、分类归档、及时补充、适时销毁”的原则。档案维护应结合档案的保管期限、保存条件和使用需求，制定科学的维护计划，确保档案在有效期内得到妥善保管和利用。第5章档案利用与查阅5.1档案查阅权限档案查阅权限应依据《档案法》及《档案管理规范》进行界定，明确查阅人员的权限范围，确保档案管理的规范化与安全性。企业应建立档案查阅权限清单，根据岗位职责和工作需要，划分不同级别的查阅权限，如“查阅”、“复制”、“借阅”等，防止越权查阅。依据《企业档案管理规范》（GB/T13033-2016），档案查阅需由具备相应权限的人员办理，查阅前应填写《档案查阅申请表》，并经部门负责人审批。档案查阅权限的设置应结合企业组织架构与业务流程，确保权限分配合理，避免因权限不清导致的档案失泄密或管理混乱。实践中，企业应定期对查阅权限进行评估与更新，确保其符合企业实际运营需求及法律法规要求。5.2档案查阅流程档案查阅流程应遵循“申请—审批—登记—查阅—归档”五步制，确保查阅过程有据可查，流程透明。依据《档案管理规范》（GB/T13033-2016），查阅申请需填写《档案查阅申请表》，说明查阅目的、内容、时间及人员，经部门负责人审批后方可进行。查阅过程中，应由指定人员负责指导查阅，确保查阅内容符合档案管理要求，避免误读或误用。查阅完成后，查阅人员需填写《档案查阅登记表》，记录查阅内容、时间、人员及结果，作为档案管理的原始依据。实践中，企业可结合信息化手段，如档案管理系统，实现查阅流程的电子化与可追溯，提高效率与规范性。5.3档案查阅记录管理档案查阅记录应作为档案管理的重要组成部分，按照《档案管理规范》（GB/T13033-2016）要求，建立查阅记录台账，确保查阅过程可追溯、可查询。依据《企业档案管理规范》，查阅记录需包括查阅人、查阅时间、查阅内容、查阅结果等信息，记录应保持完整、准确、及时。查阅记录应按时间顺序归档，便于后续查阅与审计，企业可采用电子档案管理系统进行记录管理，提升管理效率。查阅记录应定期备份，防止因系统故障或数据丢失导致记录缺失，确保档案管理的连续性与安全性。实践中，企业可引入档案管理软件，实现查阅记录的自动归档与查询，提升管理透明度与效率。5.4档案借阅与归还管理档案借阅管理应依据《档案法》及《档案管理规范》，明确借阅权限、借阅流程与借阅期限，防止档案流失或滥用。企业应建立档案借阅登记制度，借阅前需填写《档案借阅申请表》，注明借阅人、借阅内容、借阅时间及归还时间，经审批后方可借出。借阅档案时，应由指定人员负责保管，确保档案安全，借阅后应及时归还，避免逾期或损坏。借阅档案应严格履行借阅手续，借阅后需在规定时间内归还，逾期未还者需按相关规定处理，防止档案流失。实践中，企业可采用电子借阅系统，实现借阅流程的自动化与信息化管理，提升借阅效率与安全性。第6章档案安全与保密6.1档案安全防护措施档案安全防护应遵循“预防为主、综合治理”的原则，采用物理隔离、电子加密、权限控制等技术手段，确保档案在存储、传输、调阅等全过程中不受非法访问或破坏。根据《信息安全技术信息安全风险评估规范》（GB/T22239-2019），档案系统应建立三级安全防护体系，包括网络边界防护、数据传输加密、终端安全控制等。档案存储应采用恒温恒湿环境，避免高温、高湿或强光直射，防止档案材料老化、霉变或褪色。根据《档案管理基本规范》（GB/T18894-2016），档案库房应保持温湿度在14-24℃、40-60%RH之间，档案存储期限超过5年的应定期进行防霉处理。档案数字化过程中应采用国密算法（如SM2、SM4）进行数据加密，确保电子档案在传输、存储、调阅等环节均具备加密保护。根据《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），电子档案应采用国密算法进行加密存储，并定期进行数据完整性校验。档案管理系统应具备访问控制功能，根据用户角色设置不同权限，确保只有授权人员方可访问、修改或销毁档案。根据《信息安全技术个人信息安全规范》（GB/T35273-2020），档案系统应设置多因素认证机制，防止非法登录和数据篡改。档案安全防护应定期开展安全评估和演练，结合《信息安全风险评估指南》（GB/T22239-2019），对档案系统进行风险识别、评估与控制，确保安全防护措施与业务发展同步升级。6.2档案保密管理要求档案保密管理应遵循“谁产生、谁负责、谁保密”的原则，明确档案的保密责任主体，确保档案在形成、整理、归档、调阅、销毁等各环节均符合保密要求。档案保密应结合《中华人民共和国保守国家秘密法》及《档案法》相关规定，对涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等不同类别的档案实行分类管理，明确保密期限和解密条件。档案管理人员应接受保密知识培训，掌握档案保密的基本技能，确保在档案管理过程中严格遵守保密纪律，防止泄密事件的发生。档案保密应建立保密制度和操作流程，包括档案借阅审批、销毁登记、保密检查等，确保保密措施落实到位。根据《档案管理基本规范》（GB/T18894-2016），档案管理单位应定期开展保密检查，发现问题及时整改。档案保密管理应结合信息化手段，利用电子档案管理系统进行保密管理，实现档案信息的分类、存储、检索和保密控制，提升保密管理的效率和准确性。6.3档案信息的保密义务档案信息的保密义务应贯穿于档案的全过程管理，包括档案的形成、整理、归档、调阅、销毁等环节，确保档案信息不被非法获取、泄露或篡改。档案信息的保密义务应由档案管理人员和相关责任人承担，确保档案信息在使用过程中不被滥用，防止因管理不当导致信息泄露。档案信息的保密义务应结合《中华人民共和国档案法》和《档案法实施条例》的相关规定，明确档案信息的保密范围和保密期限，确保档案信息在保密期内不被非法使用。档案信息的保密义务应通过制度化管理落实，包括制定保密制度、签订保密协议、开展保密教育等，确保档案信息的保密义务得到切实履行。档案信息的保密义务应结合信息化管理，利用电子档案管理系统进行保密控制，确保档案信息在存储、传输、调阅等环节均具备保密保护，防止信息泄露。6.4档案泄密责任追究档案泄密责任追究应依据《中华人民共和国档案法》和《保密法》等相关法律法规，明确泄密行为的法律责任，确保泄密行为受到法律制裁。档案泄密责任追究应结合档案管理中的具体行为，如档案丢失、篡改、泄露、非法提供等，明确责任主体，依法追究其法律责任。档案泄密责任追究应建立完善的追责机制，包括内部调查、责任认定、处理决定和法律责任的追究，确保泄密行为得到严肃处理。档案泄密责任追究应结合档案管理的实际案例，如某单位因档案泄露导致重大经济损失，依法追责并进行整改，防止类似事件再次发生。档案泄密责任追究应加强监督和管理，定期开展档案保密检查，对泄密行为进行追责，确保档案管理的保密责任落实到位。第7章档案销毁与处置7.1档案销毁审批程序档案销毁需遵循国家档案管理相关法律法规，如《中华人民共和国档案法》及《档案管理信息系统建设规范》（GB/T18894-2016），确保销毁行为合法合规。档案销毁前应由档案管理部门提出申请，经单位负责人审批，并报上级主管部门备案，确保销毁流程有据可查。对涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私的档案，销毁前需进行保密性审查，确保销毁后不泄露敏感信息。涉及重要历史资料或具有法律效力的档案，应由专业机构进行销毁，避免造成不可逆的损失。每次销毁需填写《档案销毁清册》，并由销毁人、监销人、负责人签字确认，确保销毁过程可追溯。7.2档案销毁方式与标准档案销毁方式主要包括物理销毁（如粉碎、焚烧）和电子销毁（如数据清除、格式化处理），需根据档案类型选择合适方式。物理销毁应符合《纸质档案数字化技术规范》（GB/T33266-2016）要求，确保销毁后无残留信息。电子档案销毁需遵循《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），采用数据擦除、格式化处理或安全删除技术，确保数据不可恢复。档案销毁应按照“先鉴定、后销毁”的原则，结合档案保管期限、价值及法律效力进行分类处理。涉及重要文件的销毁，应由具备资质的第三方机构实施，确保销毁过程符合行业标准。7.3档案销毁后的记录管理档案销毁后，应建立销毁记录档案，记录销毁时间、销毁方式、销毁人、监销人及审批人等信息，确保可追溯。每次销毁后，需在档案管理系统中进行状态更新，标记为“已销毁”，并保留至少3年备查。档案销毁后，应