档案分级利用制度

档案分级利用制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国网络安全法》及相关行业准则、集团母公司档案管理总纲及企业内部控制要求制定，旨在规范企业档案管理活动，防控档案利用风险，保障档案信息安全，提升档案管理效能，满足企业合规经营和持续发展的内部管理需求。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、统计等全生命周期管理，以及涉及档案信息安全的所有业务场景。第三条本制度中下列术语定义如下：（一）“档案专项管理”指企业为确保档案信息真实、完整、安全、合规而建立的管理体系，包括制度制定、组织保障、流程控制、风险防控、监督考核等综合性管理活动。（二）“档案利用风险”指因档案管理不善或不当利用可能导致的档案信息泄露、损毁、滥用、非法外传等风险事件。（三）“档案合规”指档案管理活动严格遵循国家法律法规、行业规范及企业内部制度要求，确保档案管理行为的合法性、合规性。（四）“档案信息安全”指通过技术和管理措施，保障档案信息在存储、传输、利用等环节的安全性、保密性和完整性。第四条档案专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：档案管理范围覆盖企业所有业务领域和档案类型，不留管理死角。（二）责任到人：明确各级管理者和执行者的档案管理职责，实现责任闭环。（三）风险导向：以风险防控为核心，强化关键环节管控，降低档案利用风险。（四）持续改进：根据内外部环境变化，动态优化档案管理制度和流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对档案专项管理负总责，承担领导责任；分管领导对档案专项管理负直接责任，负责统筹推进和监督落实。第六条设立档案专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，各部门、下属单位负责人为成员。领导小组负责统筹协调档案专项管理工作，审批重大事项，监督评价管理成效，定期召开会议研究解决重点问题。第七条档案专项管理领导小组下设办公室，挂靠在公司综合管理部（或档案管理部），负责日常工作。办公室主要职能包括：组织制度修订、开展风险排查、协调跨部门协作、监督考核执行、开展培训宣贯等。第八条牵头部门（综合管理部/档案管理部）职责：（一）统筹档案专项管理制度建设，确保制度体系完整、适用。（二）组织开展档案风险识别和评估，制定风险防控措施。（三）监督各部门档案管理执行情况，定期开展考核评价。（四）组织档案管理培训，提升全员档案合规意识。第九条专责部门（法务合规部/信息安全部）职责：（一）负责档案利用的合规性审核，确保业务操作符合法律法规及企业制度。（二）参与档案管理流程优化，推动技术手段与合规要求深度融合。（三）处置档案管理过程中的风险事件，提出改进建议。第十条业务部门/下属单位职责：（一）落实本领域档案管理要求，确保档案信息及时归档、规范保管。（二）开展日常档案风险防控，排查并上报异常情况。（三）配合领导小组办公室开展检查、考核等工作。第十一条基层执行岗职责：（一）严格遵守档案管理操作规范，履行岗位合规承诺。（二）及时上报档案管理风险隐患，不得瞒报、漏报。（三）参与档案管理培训，达到岗位操作要求。第三章专项管理重点内容与要求第十二条档案分类与标识管理：档案按保管期限、密级、业务类型等进行分类，明确标识规则，确保档案信息可追溯。禁止擅自更改档案分类或标识信息。第十三条档案收集与整理管理：业务部门应在事项办结后X日内完成档案收集，按档案管理制度要求进行整理、立卷、归档，确保档案完整性。严禁未归档档案擅自利用。第十四条档案保管与安全管理：档案保管应符合防盗、防火、防渍、防有害生物等要求，重要档案应实施异地备份。禁止擅自复制、摘录涉密档案。第十五条档案鉴定与销毁管理：定期开展档案鉴定，对失去保存价值的档案按规定程序销毁，销毁过程需双人监督并记录存档。禁止违规销毁档案。第十六条档案利用审批管理：档案利用需经部门负责人审批，涉密档案需经分管领导审批，特殊利用需经领导小组办公室核准。禁止超权限利用档案。第十七条档案借阅与归还管理：借阅档案应登记审批，明确借阅期限，归还时需核对完整签收。禁止擅自转借、复印涉密档案。第十八条档案数字化管理：重要档案应进行数字化转换，确保数据安全存储和高效利用。禁止未经授权访问、修改数字化档案数据。第十九条档案信息安全管控：涉密档案应采取加密、访问控制等措施，禁止擅自通过网络传输涉密档案信息。第四章专项管理运行机制第十二条制度动态更新机制：档案专项管理制度应每年至少评估一次，根据法规变化、业务调整及时修订，确保制度的适用性。第十三条风险识别预警机制：每年开展档案管理风险排查，对识别的风险进行分级评估，发布预警通知并制定应对措施。第十四条合规审查机制：将档案合规审查嵌入业务决策、合同签订、项目启动等关键节点，实行“未经审查不得实施”原则。第十五条风险应对机制：一般风险由业务部门自行处置，重大风险由领导小组办公室统筹协调，明确应急流程、责任协同及上报要求。第十六条责任追究机制：对违规利用档案行为，根据情节严重程度，采取绩效扣减、纪律处分等措施，构成犯罪的依法移送处理。第十七条评估改进机制：每年对档案专项管理体系有效性开展评估，分析制度漏洞，优化流程，提升管理效能。第五章专项管理保障措施第十八条组织保障：各级领导应履行档案管理推进责任，定期听取工作汇报，协调解决重大问题，确保制度有效落实。第十九条考核激励机制：将档案合规情况纳入部门及个人年度考核，与绩效、评优挂钩，对表现突出者给予奖励。第二十条培训宣传机制：分层级开展档案管理培训，管理层重点培训合规履职要求，一线员工重点培训操作规范，提升全员合规意识。第二十一条信息化支撑：通过信息化系统实现档案管理流程自动化、风险实时监控，提升管理效率和安全性。第二十二条文化建设：发布档案合规手册，签订合规承诺书，通过宣传栏、内部平台等载体营造全员合规氛围。第二十三条报告制度：风险事件需在X小时内上报领导小组办公室，每年定期报送管理情况