档案库房八防制度

档案库房八防制度第一章总则第一条为贯彻落实国家相关法律法规及行业准则关于档案管理的强制性要求，依据集团母公司关于企业档案规范化管理的指导意见，结合本公司档案管理的实际需求，特别是针对档案库房防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防温等“八防”专项风险防控工作，特制定本制度。通过建立健全档案库房八防管理体系，有效防范因环境因素导致的档案损毁风险，确保档案信息的完整性、安全性，为公司各项业务活动提供可靠依据，现依据上述政策依据及内部管理需求，制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖档案库房的设计规划、设施设备维护、日常管理、应急处置等全流程环节，以及涉及档案存储、使用、销毁等业务场景的各层级主体。所有相关单位及人员均须严格遵守本制度，确保档案库房八防工作的有效落实。第三条本制度涉及以下核心术语：（一）档案库房八防专项管理：指针对档案库房环境风险，实施防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防温等综合性风险防控措施的管理活动。（二）档案库房专项风险：指因库房环境因素（如温湿度超标、虫鼠侵害、火灾隐患等）可能导致档案物理损毁或信息泄露的风险。（三）档案库房合规：指档案库房的八防措施及日常管理活动符合国家法律法规、行业规范及公司内部制度要求，确保档案安全。第四条档案库房八防专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：确保档案库房所有区域及设备均纳入八防管理范围，不留死角。（二）责任到人：明确各层级、各岗位的八防管理职责，实现责任闭环。（三）风险导向：优先防控重大及高频八防风险，实施差异化管控。（四）持续改进：定期评估八防管理体系的有效性，动态优化管理措施。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对档案库房八防专项管理工作负总责，统筹协调公司资源，确保八防管理工作的战略定位与资源配置到位；分管领导作为直接责任人，负责八防管理制度的制定、执行监督及年度目标考核，确保各项工作落实。第六条设立档案库房八防专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导主持，成员包括各相关职能部门（如行政部、信息技术部、安全保卫部、档案管理部等）负责人。领导小组职责包括：（一）统筹公司档案库房八防工作的顶层设计，制定整体规划及年度计划。（二）协调跨部门八防资源，解决管理中的重大问题。（三）审批重大八防风险处置方案及专项经费预算。（四）定期听取八防工作汇报，监督制度执行情况。第七条明确各层级职责分工：（一）牵头部门（行政部/档案管理部）：1.负责八防管理制度的起草、修订及解释工作。2.组织开展八防风险排查，制定风险清单及管控措施。3.监督各部门八防管理执行情况，实施绩效考核。4.定期开展八防培训及宣贯，提升全员意识。（二）专责部门（安全保卫部/信息技术部）：1.负责八防相关设施设备（如消防系统、监控系统、温湿度监测设备）的维护及技术支持。2.参与八防风险评估，提出技术改进建议。3.负责八防应急演练的技术指导与协调。（三）业务部门/下属单位：1.负责本领域档案的八防日常管理，落实具体措施。2.定期自查八防工作，及时上报异常情况。3.配合完成八防专项检查及整改。第八条基层执行岗（库房管理员、档案员等）须严格遵守八防操作规程，履行以下责任：（一）落实八防日常巡检，记录设备运行状态及环境参数。（二）发现八防隐患及时上报，并采取初步处置措施。（三）签署岗位合规承诺书，确认已掌握八防操作技能。第三章专项管理重点内容与要求第九条防火管理：（一）业务操作合规标准：库房内严禁使用明火，禁止存放易燃物；配备标准消防器材并定期检验，确保完好有效；设置火灾自动报警及灭火系统，定期测试。（二）禁止性行为：严禁违规占用消防通道，严禁擅自拆卸消防设施。（三）重点防控点：定期检查电气线路，防范因线路老化引发的火灾。第十条防盗管理：（一）业务操作合规标准：库房实行双人双锁管理，安装视频监控系统覆盖所有区域，设置入侵报警装置。（二）禁止性行为：严禁非授权人员进入库房，严禁将档案带离库房。（三）重点防控点：强化门禁系统管理，定期核对监控录像。第十一条防潮管理：（一）业务操作合规标准：库房地面采用防潮设计，配备除湿设备并定期运行；档案资料采用无酸纸及防潮包装材料；定期监测相对湿度，控制在45%-60%范围内。（二）禁止性行为：严禁在库房内堆放生湿物品，严禁雨天开窗通风。（三）重点防控点：雨季加强门窗密封性检查，防范湿气渗透。第十二条防虫管理：（一）业务操作合规标准：定期投放环保型驱虫剂，库房内禁止存放食物；定期检查档案是否发霉或遭虫蛀。（二）禁止性行为：严禁在库房内吸烟，严禁使用有毒害性强的杀虫剂。（三）重点防控点：夏季重点防范白蚁、蛀虫侵害。第十三条防鼠管理：（一）业务操作合规标准：库房墙体及地面封闭，设置挡鼠板；定期清理杂物，消除鼠患滋生条件。（二）禁止性行为：严禁在库房附近饲养宠物，严禁使用毒鼠药。（三）重点防控点：冬季加强巡查，防范鼠洞形成。第十四条防尘管理：（一）业务操作合规标准：库房内安装空气净化设备，定期擦拭档案及设备；档案存放时使用防尘罩。（二）禁止性行为：严禁在库房附近从事产生粉尘的活动。（三）重点防控点：空气质量较差地区需加强通风过滤。第十五条防光管理：（一）业务操作合规标准：库房采用遮光窗帘或贴膜，禁止使用荧光灯长时间照射档案；定期检查紫外线防护效果。（二）禁止性行为：严禁将档案长期暴露在阳光下。（三）重点防控点：特殊档案（如字画、胶片）需单独存放并控制光照强度。第十六条防温管理：（一）业务操作合规标准：库房温度控制在14-24℃范围内，配备空调及温湿度自动调控系统；定期监测温度变化，记录异常情况。（二）禁止性行为：严禁在库房内使用发热设备。（三）重点防控点：极端天气时加强设备运行保障。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制：根据国家法律法规变化、行业标准调整及公司业务发展，每年对八防制度进行评估，必要时修订发布新版制度。第十八条风险识别预警机制：（一）定期开展八防风险排查，每年至少4次，形成风险清单。（二）对风险实施分级管理，重大风险（如消防系统失效、结构坍塌）需立即上报领导小组。（三）发布预警通知时需明确风险类型、影响范围及防范建议。第十九条合规审查机制：（一）将八防审查嵌入档案管理全流程，包括库房选址、设施验收、日常巡检等环节。（二）未经八防审查合格的库房或操作，不得投入使用。（三）审查不合格的，责令限期整改，整改后需复检合格。第二十条风险应对机制：（一）一般风险（如设备小故障）由专责部门即时处置，并报牵头部门备案。（二）重大风险需启动应急预案，由领导小组统一指挥，各部门协同处置。（三）风险事件处置完毕后需形成报告，包括处置过程、责任认定及改进措施。第二十一条责任追究机制：（一）违规情形包括：八防措施落实不力、隐患上报不及时、应急响应不力等。（二）处罚标准：轻微违规通报批评，重大违规扣减绩效；涉嫌违法的移交司法机关。（三）责任追究需与绩效考核、纪律处分联动实施。第二十二条评估改进机制：（一）每年末开展八防管理体系有效性评估，形成评估报告。（二）评估内容包括制度完整性、风险防控效果、资源投入合理性等。（三）评估结果用于优化管理流程，如调整巡检频率、升级设备等。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：各级领导干部须在年度工作会议上强调八防工作，确保资源优先保障。第二十四条考核激励机制：（一）将八防管理纳入部门年度考核，占比不低于10%。（二）对表现突出的单位和个人给予奖励，与评优挂钩。第二十五条培训宣传机制：（一）管理层需接受八防合规履职培训，每年不少于2次。（二）一线员工需掌握八防操作规范，新员工上岗前必须考核合格。（三）定期发布八防宣传手册，营造全员参与氛围。第二十六条信息化支撑：（一）通过档案管理系统实时监测温湿度、设备状态等关键数据。（二）建立八防风险预警平台，自动推送异常信息。第二十七条文化建设：（一）发布公司八防合规手册，涵盖制度、流程、案例等。（二）全员签署八防承诺书，强化责任意识。