档案馆查档制度

档案馆查档制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》等国家相关法律法规，参照行业档案管理最佳实践，结合企业内部档案规范化管理需求，旨在明确档案查（借）阅权限、流程与责任，防控信息泄露、违规查阅等专项风险，规范档案业务流程，保障档案资产安全与有效利用。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工涉及档案查阅的所有场景，包括但不限于业务档案、行政档案、财务档案、技术档案等各类载体的档案查（借）阅行为。第三条本制度下列术语含义如下：（一）“档案查阅管理”指档案管理部门依据规定程序，对符合查阅条件的档案提供查阅服务，并对查阅过程进行监督与记录的管理活动。（二）“查阅风险”指因查阅权限失控、查阅程序违规或查阅设备不达标等导致档案信息泄露、损毁或被不当利用的风险。（三）“合规查阅”指查阅行为符合本制度规定的权限、流程、方式及保密要求，确保档案资产安全。第四条档案查阅管理应遵循“严格权限、规范流程、全程可溯、安全第一”的核心原则。严格权限要求明确查阅范围与层级，规范流程要求全程记录查阅行为，全程可溯要求建立可追溯的查阅日志，安全第一要求落实物理与数字双重防护措施。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对档案查阅管理负全面领导责任，承担确保制度有效执行与档案安全的最终责任；分管领导对档案查阅管理负直接管理责任，负责组织制度落实、监督风险防控。第六条设立档案查阅管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导任副组长，档案管理部门、信息技术部门、内审部门及各部门代表组成。领导小组职责包括：统筹档案查阅管理政策制定、审批查阅权限标准、协调跨部门查阅需求、监督制度执行效果。第七条档案管理部门作为档案查阅管理的牵头部门，负责：（一）制定与修订档案查阅管理制度；（二）审核各部门查阅需求，核定查阅权限；（三）监督查阅流程执行，记录查阅日志；（四）开展查阅风险排查与应急预案管理；（五）组织档案安全培训与宣贯。第八条信息技术部门作为专责部门，负责：（一）保障档案管理系统安全稳定运行；（二）提供数字档案查阅的技术支持；（三）实施查阅行为的全程记录与审计；（四）定期评估系统安全漏洞并整改。第九条各部门及下属单位作为业务部门，负责：（一）落实本领域档案查阅需求，提交合规申请；（二）监督员工查阅行为，防止违规操作；（三）配合档案管理部门开展查阅审计；（四）及时报告异常查阅情况。第十条档案查阅操作岗作为基层执行岗，应履行以下责任：（一）签署岗位合规承诺书，明确查阅纪律；（二）按权限查阅档案，不得擅自扩大范围；（三）发现查阅风险或异常行为及时上报；（四）妥善保管查阅记录，避免信息泄露。第三章专项管理重点内容与要求第十一条查阅权限管理。档案查阅分为内部查阅、外部委托查阅、特殊授权查阅三种类型，需经档案管理部门核准。内部查阅由部门负责人审批；外部委托查阅需提供委托函；特殊授权查阅由分管领导审批。禁止无审批查阅涉密档案。第十二条查阅流程规范。查阅需通过“申请—审核—登记—查阅—归还”五步闭环管理。申请阶段填写《档案查阅申请表》，审核阶段由档案管理部门复核查阅必要性，登记阶段记录查阅人、档案编号、查阅时间，查阅阶段限制复印、拍照、摘录敏感信息，归还阶段核对原件完整性并销账。第十三条物理档案查阅控制。涉密档案应仅限档案室查阅，禁止带离；非涉密档案需在档案管理场所查阅，查阅完毕即归还；纸质档案查阅需双人见证，由档案员全程监督。第十四条数字档案查阅管理。数字档案查阅通过授权账号登录管理系统，查阅记录自动存储，禁止下载涉密档案，定期进行账号权限核查。第十五条查阅期限管理。档案查阅期限分为临时查阅（不超过30日）、长期查阅（不超过180日），特殊项目查阅由领导小组审批。查阅期限届满自动失效，需续期重新审批。第十六条异常查阅处理。发现超权限查阅、涂改档案等行为，档案管理部门应立即中止查阅，按程序上报并启动调查，视情节轻重追究责任。第十七条查阅记录管理。查阅日志需保存五年，包括查阅人、职务、档案编号、查阅目的、查阅范围、查阅时间等，作为合规审计依据。第十八条保密责任。涉密档案查阅需签署保密承诺书，违规查阅导致泄密按损失金额10%—20%处罚，情节严重移交纪律处分。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制。档案管理部门每年联合信息技术部门、内审部门评估制度有效性，根据法规变化、业务调整每三年修订一次，修订方案经领导小组审批后发布。第二十条风险识别预警机制。每季度开展查阅风险排查，重点检查权限失控（如离职员工未及时撤销权限）、流程违规（如未登记查阅）、设备不达标（如移动设备接入档案系统）等风险，分级评估后发布预警通报。第二十一条合规审查机制。将档案查阅合规审查嵌入年度审计，对查阅日志抽查覆盖率不低于20%，未经审查的查阅需求不予受理，审计结果与部门绩效考核挂钩。第二十二条风险应对机制。一般风险由档案管理部门协调解决，重大风险（如系统遭攻击导致查阅数据泄露）由领导小组启动应急预案，包括紧急隔离系统、通报涉事人员、上报监管机构。第二十三条责任追究机制。违规查阅档案，根据《企业内部违规处理办法》处罚：一般违规罚款500—2000元，导致档案损毁的赔偿损失，构成犯罪的移交司法机关。第二十四条评估改进机制。每年12月开展查阅管理体系有效性评估，通过问卷调查（覆盖30%以上查阅岗）、日志分析、第三方抽查等方式，形成评估报告提交领导小组，问题项纳入次年改进计划。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障。公司主要负责人每半年听取一次档案查阅管理情况汇报，分管领导每月召开专题会议解决突出问题，确保制度执行。第二十六条考核激励机制。将档案查阅合规情况纳入部门年度考核，优秀部门获得专项资源倾斜，违规部门取消评优资格，个人处罚计入绩效考核。第二十七条培训宣传机制。每年4月、10月开展分层级培训，管理层重点培训合规履职要求，操作岗重点培训流程操作规范，培训后考核合格颁发上岗证。第二十八条信息化支撑。通过档案管理系统实现：权限自动校验（如员工离职自动失效账号）、查阅行为不可篡改存储、异常访问实时告警。第二十九条文化建设。编制《档案查阅合规手册》，入职培训必须学习；每年6月发布“档案安全月”倡议，组织签署《全员查阅承诺书》。第三十条报告制度。每月5日前提交上月查阅日志汇总表，每年1月20日前提交年度管理报告，内容包括查阅总量、风险事件、改进措施等，报送至领导小组办公室。第六