化工公司供应商评估制度

化工公司供应商评估制度第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国环境保护法》《危险化学品安全管理条例》《企业内部控制基本规范》及相关行业国际标准（如REACH、GHS、ISO14001等）制定，同时符合《联合国全球契约》《欧盟通用数据保护条例》（GDPR）等国际公约要求，适用于公司全球化工业务范围内的供应商评估与管理，保障跨国经营中的合规性与风险防控。

1.1.2制定目的

针对化工行业供应商资质审核不严、履约风险高、环保合规压力大等管理痛点，本制度旨在通过构建标准化评估流程、强化风险管控、优化协同效率，实现“价值创造、风险防控、效率提升”的核心目标，确保供应链安全稳定，支撑企业可持续发展。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度适用于公司所有业务单元（包括生产、研发、采购、销售、物流等）的供应商准入、评估、选择、监控及退出管理，覆盖直接供应商、分包商、技术服务商等所有第三方合作单位。

1.2.2适用对象

（1）采购部：负责供应商信息收集、初审及评估流程发起；

（2）质量部：负责供应商资质、产品合规性审核；

（3）安全环保部：负责供应商安全生产、环保能力评估；

（4）财务部：负责供应商信用评估与付款条件审批；

（5）法务部：负责供应商合同条款审核；

（6）各业务部门：负责内部推荐供应商的验证与使用管理。

1.2.3例外适用场景

（1）金额≤10万元人民币的常规物资采购，经采购部负责人审批可简化评估流程；

（2）境内紧急采购（如自然灾害响应），需附风险评估报告，由总经理办公会审批。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

供应商选择必须符合国家及目标市场法律法规、行业标准，优先选择通过ISO9001、ISO14001等体系认证的供应商。

1.3.2权责对等原则

明确各环节审批权限与责任主体，禁止越权操作，重大事项需经董事会审议。

1.3.3风险导向原则

重点关注供应商安全生产、环保、财务及商业道德风险，高风险领域实施双重验证机制。

1.3.4效率优先原则

1.3.5持续改进原则

每年结合审计结果与业务变化修订评估标准，完善动态监控机制。

1.4制度地位与衔接

本制度为公司基础性专项制度，与《合同管理办法》《内部控制手册》《供应商违约处理办法》等制度形成管理闭环。冲突时以本制度为准，具体条款优先级为：国际公约＞国家标准＞行业标准＞企业制度。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司供应商评估管理遵循“董事会决策-总经理办公会指导-采购部统筹-相关部门协同”的架构设计。董事会负责重大采购策略审批；总经理办公会统筹跨部门评估标准；采购部作为执行主体，需定期向安全环保、财务等部门提供协同验证支持。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

决策供应商准入策略及年度采购预算，重大金额（>5000万元人民币）供应商需经股东会审议。

2.2.2董事会

审批跨国供应商合作协议、重大风险评估报告及应急预案，授权总经理办公会制定执行细则。

2.2.3总经理办公会

（1）制定供应商分类分级标准；

（2）审批高风险领域（如危险化学品）的专项评估细则；

（3）协调跨区域供应商纠纷。

2.3执行机构与职责

2.3.1采购部

（1）发起评估流程，录入供应商信息至ERP系统；

（2）核查供应商资质文件完整性，高风险领域需第三方验证机构佐证；

（3）归档评估报告，建立供应商黑名单数据库。

2.3.2质量部

（1）检测供应商产品符合性，留存检测报告；

（2）对不合格供应商实施召回，并追溯原料供应商。

2.3.3安全环保部

（1）审核供应商安全认证及事故记录；

（2）对跨国供应商实施属地监管合规性检查。

2.3.4财务部

（1）评估供应商信用等级，参考征信报告及银行资信证明；

（2）对高风险供应商设置保证金条款。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

（1）嵌入三个关键内控环节：供应商资质电子验真、履约率动态监控、重大风险预警；

（2）每季度抽查评估记录，核查标准执行率≥95%。

2.4.2审计部

（1）每年开展专项审计，覆盖30%以上供应商；

（2）审计结果纳入供应商年度绩效考核。

2.4.3合规部

（1）监控供应商反商业贿赂合规性；

（2）对跨国供应商实施属地法律合规性评估。

2.5协调与联动机制

2.5.1跨部门协调

（1）建立“采购部-质量部-安全环保部”月度联席会议，解决评估争议；

（2）涉外业务需同步联系属地法务部确认合规要求。

2.5.2信息共享

2.5.3争议解决

重大争议提交总经理办公会裁决，裁决结果存档备查。

第三章供应商评估管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标

（1）供应商首台通过率≥90%；

（2）核心供应商履约率≥98%；

（3）重大合规事故发生率≤0.1%。

3.1.2核心指标

（1）合同审批时效≤3个工作日；

（2）供应商资质有效期预警提前30天；

（3）异常采购占比≤5%。

3.2专业标准与规范

3.2.1评估维度

（1）资质合规（权重30%）：营业执照、生产许可、ISO认证等；

（2）质量能力（权重25%）：检测设备、质量控制体系；

（3）安全环保（权重20%）：事故记录、排放达标；

（4）财务信用（权重15%）：征信报告、付款记录；

（5）商业道德（权重10%）：反商业贿赂承诺。

3.2.2风险控制点及措施

（1）高风险点（安全环保）：

▶措施：强制要求第三方安全审核机构出具报告；

▶标准：检测报告有效期≤1年。

（2）中风险点（质量能力）：

▶措施：首批次产品100%送检；

▶标准：检测合格率＜90%则降级使用。

（3）低风险点（商业道德）：

▶措施：签署《商业道德承诺函》；

▶标准：违规行为直接列入黑名单。

3.2.3行业适配要求

（1）危险化学品供应商需额外通过UNGHS分类认证；

（2）欧盟业务供应商需符合REACH法规要求。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

（1）全生命周期管理：从准入到退出持续监控；

（2）风险矩阵法：量化评估各维度风险等级；

（3）PDCA循环：不合格供应商实施“评估-整改-复评”闭环。

3.3.2管理工具

（1）ERP系统：管理供应商主数据及评估记录；

（2）供应商评估平台：电子化打分及报告生成；

（3）区块链存证：关键资质文件分布式存储。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1发起阶段

采购部通过ERP系统发起评估申请，同步填写采购需求、预算代码及预期用量，触发自动校验采购权限。

4.1.2审核阶段

（1）采购部初审：核对资质文件有效性，高风险供应商同步推送质量、安全部门协同验证；

（2）质量部验证：3个工作日内完成产品符合性确认；

（3）安全环保部核查：重点审查事故记录及环保认证。

4.1.3执行阶段

（1）采购部汇总评估报告，经总经理审批后发布采购公告；

（2）供应商签署《保密协议》后正式合作。

4.1.4归档阶段

所有电子文档自动归档至ERP系统，纸质文件由档案室双人保管。

4.1.5时限控制

（1）评估流程总时限≤10个工作日；

（2）紧急采购需附书面说明，审批时限≤3个工作日。

4.2子流程说明

4.2.1跨国供应商评估

（1）属地合规核查：法务部同步验证目标国法律法规符合性；

（2）双重认证：要求供应商提供国际认证及属地认证。

4.2.2不合格供应商处理

（1）预警阶段：发送整改通知，要求7个工作日内提交改进计划；

（2）整改阶段：复评合格后方可继续合作；

（3）退出阶段：列入黑名单，禁止所有业务往来。

4.3流程关键控制点

4.3.1电子验真环节

（1）措施：通过“国家企业信用信息公示系统+海关数据接口”自动验证资质文件；

（2）责任：采购部需确认系统验证结果，异常情况需人工核查。

4.3.2履约率监控

（1）措施：ERP系统自动计算供应商交付准时率、质量合格率；

（2）责任：采购部每月汇总，低于80%则触发复评。

4.3.3风险预警

（1）措施：基于风险矩阵模型，触发红色预警时自动暂停新订单；

（2）责任：安全环保部需3个工作日内评估处置方案。

4.4流程优化机制

（1）优化发起：由内控部基于审计结果提出；

（2）评估流程：采购部牵头，各部门代表参与；

（3）审批权限：总经理办公会审议。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1供应商评估权限

（1）常规采购（≤50万元）：采购部经理审批；

（2）一般采购（50-500万元）：分管采购副总审批；

（3）重大采购（>500万元）：董事会审议。

5.1.2数字化权限分配

（1）操作权限：采购专员可录入信息，采购经理可调整评分；

（2）审批权限：系统自动校验金额/风险等级，触发相应层级审批。

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级

（1）第一级：采购部经理（审核信息完整性）；

（2）第二级：质量/安全部门（专业验证）；

（3）第三级：分管副总（综合评估）。

5.2.2时限规则

（1）常规审批：审批节点需在收到申请后2个工作日内完成；

（2）紧急审批：采购部需提供书面说明，审批时限≤1个工作日。

5.3授权与代理机制

5.3.1授权条件

（1）采购经理可授权下属处理≤20万元采购评估；

（2）授权需通过OA系统备案，有效期≤6个月。

5.3.2代理规范

（1）临时代理需经原审批人书面确认；

（2）最长代理时限≤15个工作日。

5.4异常审批流程

5.4.1紧急采购

（1）路径：采购部申请→总经理特批→法务部确认合同条款；

（2）责任：采购部需3日内提交风险评估报告。

5.4.2越权补批

（1）情形：审批人因故未处理，由下级逐级上报；

（2）责任：最终审批人需审核越权原因，并在系统中注明。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范

（1）信息录入：供应商名称需与营业执照一致，关键字段（如地址、法人）必须校验；

（2）表单填报：通过供应商评估平台电子填单，系统自动校验逻辑错误；

（3）痕迹留存：电子审批流自动归档，纸质文件扫描上传。

6.1.2痕迹留存要求

（1）电子痕迹：ERP系统操作日志、OA审批记录；

（2）纸质痕迹：评估报告、会议纪要（关键环节需双人在场签字）。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督

（1）周期：采购部每日抽查评估记录，每月形成分析报告；

（2）范围：覆盖30%以上新评估供应商。

6.2.2专项监督

（1）周期：内控部每季度开展“评估流程合规性”专项检查；

（2）范围：重点检查高风险供应商评估报告。

6.2.3突击检查

（1）频次：审计部每半年随机抽取10%供应商进行现场验证；

（2）核查标准：现场核对资质原件与系统记录一致性。

6.3检查与审计

6.3.1检查内容

（1）评估报告完整性：缺少质量/安全部门审核直接判定为重大缺陷；

（2）系统操作规范性：未通过系统验证即审批，直接问责审批人。

6.3.2审计频次

（1）专项审计：每年覆盖20%以上供应商，审计结果强制关联绩效考核；

（2）常规检查：每月开展系统数据校验，误差率＞5%需整改。

6.4执行情况报告

6.4.1报告周期

（1）月度报告：采购部汇总评估效率、风险发现等指标；

（2）年度报告：内控部整合全年监督结果。

6.4.2报告内容

（1）数据类：供应商评估量、首台通过率、不合格率；

（2）风险类：重大风险事件及整改情况；

（3）改进类：流程优化建议及落地计划。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1供应商评估指标体系

（1）数量类：新评估供应商完成率（权重20%）；

（2）质量类：首台通过率（权重30%）；

（3）效率类：平均评估周期（权重25%）；

（4）风险类：重大合规事件（权重25%）。

7.1.2考核方法

（1）定量指标：系统自动统计，ERP生成评分卡；

（2）定性指标：通过360度评估（部门互评）。

7.2评估周期与方法

7.2.1考核周期

（1）月度考核：采购部内部评分；

（2）季度考核：分管副总复核；

（3）年度考核：总经理办公会审议。

7.2.2考核重点

（1）第一季度：评估流程合规性；

（2）第二季度：供应商履约风险管控；

（3）第三季度：数字化工具应用效果；

（4）第四季度：国际化供应商适配情况。

7.3问题整改机制

7.3.1整改分类

（1）一般问题：责任部门7个工作日内整改；

（2）重大问题：需成立专项小组，30个工作日内提交整改方案；

（3）紧急问题：触发应急预案，3小时内启动处置。

7.3.2责任追究

（1）整改未完成：对部门负责人降级考核；

（2）导致事故：启动“双轨制”追责（行政+经济）。

7.4持续改进流程

7.4.1改进建议来源

（1）审计发现；

（2）供应商投诉；

（3）系统运行异常。

7.4.2评估流程

（1）建议收集：通过ERP系统提交优化申请；

（2）评估：采购部牵头，法务部、内控部参与；

（3）审批：总经理办公会审议。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

（1）优秀供应商评估团队：年度考核前20%；

（2）流程优化贡献者：提出有效建议并落地；

（3）风险防控突出者：避免重大事故损失。

8.1.2奖励类型

（1）精神奖励：通报表扬+内部培训机会；

（2）物质奖励：奖金500-2000元/人；

（3）晋升奖励：优先推荐晋升管理岗位。

8.1.3奖励程序

（1）申报：通过OA系统提交申请，附佐证材料；

（2）审核：人力资源部核查，需两名以上部门主管签字；

（3）审批：总经理审批，公示不少于3个工作日。

8.2违规行为界定

8.2.1分类标准

（1）一般违规：违反操作流程但未造成后果；

（2）较重违规：导致供应商资质遗漏，采购金额≤100万元；

（3）严重违规：引发重大安全/环保事故。

8.2.2具体情形

（1）伪造供应商资质；

（2）未执行评估流程直接采购；

（3）泄露供应商商业秘密。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚分级

（1）一般违规：警告+内部培训；

（2）较重违规：罚款1000-5000元+降级；

（3）严重违规：解除劳动合同+移送司法机关。

8.3.2处罚程序

（1）调查：合规部牵头，2个工作日内完成事实认定；

（2）取证：调取系统日志、会议记录；

（3）告知：送达《处罚通知书》，保障申辩权；

（4）审批：法务部复核，总经理审批。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件

（1）收到处罚通知后3个工作日内提出；

（2）附书面申辩材料及证据。

8.4.2复议流程

（1）受理：人力资源部审核条件，24小时内答复；

（2）审理：总经理办公会组成复议小组；

（3）裁决：5个工作日内出具复议决定书，全程留痕。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1重大风险预案

（1）供应商突发安全事件：启动“3小时响应-24小时上报-72小时处置”机制；

（2）跨国供应商合规危机：属地法务部3小时内确认处置方案。

9.1.2应急组织机构

（1）总指挥：分管采购副总；

（2）成员：采购部、安全环保部、法务部、公关部。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景界定

（1）自然灾害：地震、疫情等导致供应商无法履约；

（2）战争风险：目标国爆发冲突。

9.2.2处理流程

（1）评估：启动临时采购通道，3个工作日内提交风险评估报告；

（2）审批：总经理审