家具公司生产设备采购管理办法（规则）

家具公司生产设备采购管理办法第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国采购法》《企业内部控制基本规范》及《企业内部控制配套指引》、ISO9001质量管理体系标准、ISO14001环境管理体系标准、REACH欧盟化学物质注册、评估、许可和限制法规等国家和国际相关法律法规、行业标准及国际公约制定，符合公司国际化经营战略需求，旨在规范生产设备采购行为，防范采购风险，提升采购效率，保障生产设备质量与安全，支持公司可持续发展。

1.1.2制定目的

针对公司生产设备采购管理中存在的采购流程不规范、供应商管理薄弱、成本控制不严、风险防控不足等问题，本制度旨在实现采购管理的标准化、合规化、高效化，通过构建“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环，平衡管控力度与运营效率，适配数字化转型与国际化经营需求，最终实现价值创造、风险防控、效率提升的核心目标。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度适用于公司所有部门及全体员工涉及的生产设备采购活动，包括但不限于生产设备、关键零部件、辅助设备的采购、租赁、升级改造等。涉及跨国采购的业务需同时遵守当地法律法规及国际公约。

1.2.2适用对象

本制度适用于公司正式员工、外包服务单位、合作单位及关联方等相关人员，具体包括采购部、生产部、技术部、财务部、内控部、审计部等相关部门及岗位。例外适用场景需经总经理办公会审批，审批权限由总经理行使。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

严格遵守国家法律法规、行业标准及国际公约，确保采购行为合法合规。

1.3.2权责对等原则

明确各部门及岗位的职责权限，确保责任主体落实到位。

1.3.3风险导向原则

识别、评估、控制采购过程中的各类风险，实施分级管理。

1.3.4效率优先原则

优化采购流程，提高采购效率，降低采购成本。

1.3.5持续改进原则

定期评估采购管理效果，持续优化制度与流程。

1.3.6平等自愿、公平诚信原则

在合同管理中遵循平等自愿、公平诚信原则，确保交易安全。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度地位

本制度为基础性制度，对公司所有生产设备采购活动具有强制性约束力。

1.4.2衔接关系

本制度与公司《财务管理办法》《内控管理办法》《绩效管理办法》《合同管理办法》等制度相衔接，具体条款冲突时，以本制度为准。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司生产设备采购管理组织架构分为决策层、执行层、监督层三级，决策层负责重大事项审批，执行层负责具体业务操作，监督层负责监督考核。决策层由股东会、董事会、总经理办公会组成，执行层由采购部、生产部、技术部等相关部门组成，监督层由内控部、审计部、合规部组成。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

股东会负责审议公司年度重大采购计划，审批金额超过1000万元人民币的采购项目。

2.2.2董事会

董事会负责审议公司年度采购预算，审批金额超过500万元人民币且低于1000万元人民币的采购项目。

2.2.3总经理办公会

总经理办公会负责审批金额低于500万元人民币的采购项目，并监督采购计划的执行。

2.3执行机构与职责

2.3.1采购部

采购部负责生产设备采购的全面管理，包括供应商管理、招标管理、合同管理、履约管理等，具体职责包括：

（1）制定采购计划，编制采购预算；

（2）建立供应商库，开展供应商评估与选择；

（3）组织实施招标、询价、比价等工作；

（4）签订采购合同，跟踪合同履行情况；

（5）处理采购过程中的各类问题，并及时上报。

2.3.2生产部

生产部负责提供生产设备采购的技术需求，参与供应商评估与验收，并对采购设备的使用情况进行监督。

2.3.3技术部

技术部负责生产设备采购的技术标准制定，参与供应商评估与验收，并对采购设备的技术性能进行测试。

2.3.4财务部

财务部负责采购资金的支付管理，参与采购合同的评审，并对采购成本进行核算。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

内控部负责监督采购流程的合规性，对采购过程中的内控环节进行核查，并提出改进建议。

2.4.2审计部

审计部负责对采购业务进行专项审计，评估采购风险，并提出审计意见。

2.4.3合规部

合规部负责监督采购行为的合规性，对采购过程中的合规风险进行评估，并提出合规建议。

2.5协调与联动机制

2.5.1跨部门协调机制

建立跨部门采购协调小组，由采购部牵头，生产部、技术部、财务部等相关部门参与，负责协调采购过程中的跨部门事项。

2.5.2信息共享机制

建立采购信息共享平台，实现采购信息在各部门之间的实时共享。

2.5.3争议解决机制

建立采购争议解决机制，由总经理办公会负责调解，必要时可寻求第三方机构协助。

2.5.4涉外业务协调机制

涉及跨国采购的业务，需同时遵守当地法律法规及国际公约，并建立属地协调机制，由合规部负责统筹协调。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标

（1）采购流程规范化；

（2）采购成本合理化；

（3）采购风险可控化；

（4）采购效率最大化。

3.1.2核心指标

（1）合同审批时效≤3个工作日；

（2）供应商履约率≥98%；

（3）采购设备合格率100%；

（4）采购成本降低率≥5%。

3.2专业标准与规范

3.2.1质量标准

采购设备必须符合国家相关质量标准，并取得必要的质量认证。

3.2.2合规标准

采购行为必须符合国家法律法规、行业标准及国际公约，并取得必要的合规认证。

3.2.3技术标准

采购设备必须符合公司生产需求，并取得必要的技术认证。

3.2.4风险控制点及防控措施

（1）高风险点：供应商选择、合同签订、设备验收；

（2）防控措施：建立供应商评估体系、签订标准化合同、严格执行验收流程。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

（1）PDCA循环管理；

（2）风险矩阵管理；

（3）全生命周期管理。

3.3.2管理工具

（1）ERP系统；

（2）OA系统；

（3）CRM系统。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1发起

生产部根据生产需求提出采购申请，填写《生产设备采购申请单》，经部门负责人审核后报采购部。

4.1.2审核

采购部对采购申请进行审核，包括技术需求、预算、供应商等，审核通过后编制采购计划。

4.1.3执行

采购部根据采购计划开展供应商选择、招标、询价、比价等工作，选定供应商后签订采购合同，并跟踪合同履行情况。

4.1.4归档

采购部在采购完成后，将相关资料整理归档，包括采购申请、采购计划、采购合同、验收报告等。

4.2子流程说明

4.2.1供应商选择流程

（1）采购部根据采购需求制定供应商选择标准；

（2）通过公开招标、邀请招标、询价比价等方式选择供应商；

（3）对供应商进行评估，评估内容包括质量、价格、服务、信誉等；

（4）选定供应商后，签订供应商协议。

4.2.2招标流程

（1）采购部根据采购需求制定招标文件；

（2）发布招标公告；

（3）组织投标单位进行投标；

（4）对投标文件进行评审，选定中标单位；

（5）与中标单位签订采购合同。

4.2.3询价比价流程

（1）采购部根据采购需求选择3家以上供应商进行询价；

（2）收集供应商报价，并进行比价；

（3）选定最优供应商，并签订采购合同。

4.3流程关键控制点

4.3.1采购申请审核

采购部对采购申请进行审核，重点关注技术需求、预算、供应商等方面，确保采购申请的合规性。

4.3.2供应商选择

采购部根据采购需求制定供应商选择标准，通过公开招标、邀请招标、询价比价等方式选择供应商，并对供应商进行评估，确保供应商的资质和能力。

4.3.3合同签订

采购部与供应商签订采购合同，合同内容应包括设备型号、数量、价格、交货期、验收标准等，并经法律部审核。

4.3.4设备验收

生产部、技术部、质检部等相关部门共同参与设备验收，验收内容包括设备外观、性能、质量等，验收合格后方可入库使用。

4.4流程优化机制

4.4.1优化发起

采购部、生产部、技术部等相关部门可根据实际需求提出流程优化建议。

4.4.2评估流程

内控部对流程优化建议进行评估，评估内容包括可行性、必要性、风险等。

4.4.3审批权限

流程优化建议需经总经理办公会审批。

4.4.4跟踪机制

采购部负责跟踪流程优化建议的实施情况，并及时反馈效果。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1采购计划审批权限

（1）金额≤100万元人民币的采购计划由采购部负责人审批；

（2）金额>100万元人民币且≤500万元人民币的采购计划由总经理审批；

（3）金额>500万元人民币的采购计划由董事会审批。

5.1.2供应商选择审批权限

（1）公开招标由采购部组织，无需审批；

（2）邀请招标由采购部组织，需经总经理审批；

（3）询价比价由采购部组织，需经采购部负责人审批。

5.1.3合同签订审批权限

（1）金额≤100万元人民币的合同由采购部负责人审批；

（2）金额>100万元人民币且≤500万元人民币的合同由总经理审批；

（3）金额>500万元人民币的合同由董事会审批。

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级

（1）采购部负责人；

（2）总经理；

（3）董事会。

5.2.2审批节点

（1）采购计划审批；

（2）供应商选择审批；

（3）合同签订审批。

5.2.3审批时限

（1）采购计划审批时限≤3个工作日；

（2）供应商选择审批时限≤5个工作日；

（3）合同签订审批时限≤7个工作日。

5.2.4越权审批

禁止越权/越级审批，一经发现，将追究相关责任人的责任。

5.2.5责任追溯

建立审批责任追溯机制，确保每项审批都有明确的审批人及审批意见。

5.3授权与代理机制

5.3.1授权条件

（1）采购部负责人因故无法履行职责时；

（2）采购部负责人出差或其他原因无法审批时。

5.3.2授权范围

授权范围不得超出授权人的权限范围。

5.3.3授权期限

授权期限最长不超过15个工作日。

5.3.4授权备案

授权需经总经理审批，并报内控部备案。

5.3.5交接报备

授权结束后，及时交接，并报内控部备案。

5.4异常审批流程

5.4.1紧急审批

紧急采购需经总经理审批，并附风险评估报告。

5.4.2权限外审批

权限外采购需经总经理办公会审批，并附风险评估报告。

5.4.3补批审批

越权审批需及时补批，补批需经总经理办公会审批。

5.4.4异常审批痕迹

所有异常审批需留存痕迹，并报内控部备案。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范

采购部负责制定生产设备采购操作规范，包括供应商管理、招标管理、合同管理、履约管理等，并监督执行。

6.1.2表单填报

采购部负责制定生产设备采购表单，包括采购申请单、采购计划表、供应商评估表、采购合同等，并监督填报。

6.1.3信息录入

采购部负责将采购信息录入ERP系统，并确保信息准确完整。

6.1.4痕迹留存

采购部负责留存采购痕迹，包括纸质文件和电子文件，并确保痕迹完整可查。

6.1.5执行不到位判定

（1）采购流程不规范；

（2）采购信息不完整；

（3）采购痕迹不完整。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督

内控部负责对采购业务进行日常监督，包括采购计划执行情况、供应商管理情况、合同履行情况等。

6.2.2专项监督

审计部负责对采购业务进行专项监督，包括采购流程合规性、采购成本合理性、采购风险可控性等。

6.2.3突击监督

合规部负责对采购业务进行突击监督，包括采购行为合规性、采购风险防控情况等。

6.2.4三位一体监督机制

建立日常监督、专项监督、突击监督三位一体监督机制，确保采购业务全面受控。

6.2.5内控环节嵌入

嵌入至少三个关键内控环节，包括：

（1）采购计划审批；

（2）供应商选择；

（3）合同签订。

6.2.6落地要求

监督结果需形成书面报告，并报总经理办公会审议。

6.3检查与审计

6.3.1专项审计

审计部每年至少开展一次采购业务专项审计，评估采购风险，并提出审计意见。

6.3.2日常检查

内控部每月至少开展一次采购业务日常检查，评估采购流程合规性，并提出改进建议。

6.3.3检查结果应用

检查结果需形成书面报告，并报总经理办公会审议。

6.4执行情况报告

6.4.1报告主体

采购部负责编制采购执行情况报告。

6.4.2报告周期

（1）月度报告；

（2）季度报告；

（3）年度报告。

6.4.3报告内容

（1）采购计划执行情况；

（2）采购成本情况；

（3）采购风险情况；

（4）改进建议。

6.4.4报告应用

报告需报总经理办公会审议，并作为绩效考核依据。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1采购部绩效考核指标

（1）采购计划完成率；

（2）采购成本降低率；

（3）采购风险控制率；

（4）采购效率提升率。

7.1.2相关部门绩效考核指标

（1）生产部：采购设备合格率；

（2）技术部：采购设备技术性能达标率；

（3）财务部：采购资金使用效率。

7.1.3权重分配

（1）采购部绩效考核指标权重：60%；

（2）相关部门绩效考核指标权重：40%。

7.1.4评分标准

（1）优秀：90分以上；

（2）良好：80-89分；

（3）合格：60-79分；

（4）不合格：60分以下。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期

（1）月度评估；

（2）季度评估；

（3）年度评估。

7.2.2评估方法

（1）数据统计；

（2）现场核查；

（3）问卷调查。

7.3问题整改机制

7.3.1整改流程

（1）发现问题；

（2）立项整改；

（3）整改实施；

（4）复核验收；

（5）销号归档。

7.3.2整改分类

（1）一般问题：整改时限≤7个工作日；

（2）重大问题：整改时限≤30个工作日；

（3）紧急问题：立即整改。

7.3.3责任追究

未按期完成整改的，将追究相关责任人的责任。

7.4持续改进流程

7.4.1建议收集

采购部、生产部、技术部等相关部门可通过多种渠道收集改进建议。

7.4.2评估

内控部对改进建议进行评估，评估内容包括可行性、必要性、风险等。

7.4.3审批

改进建议需经总经理办公会审批。

7.4.4跟踪

采购部负责跟踪改进建议的实施情况，并及时反馈效果。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

（1）采购成本降低显著；

（2）采购风险控制出色；

（3）采购效率提升明显；

（4）采购管理创新。

8.1.2奖励类型

（1）精神奖励：表彰、荣誉证书等；

（2）物质奖励：奖金、礼品等；

（3）晋升奖励：晋升、调岗等。

8.1.3奖励标准

（1）优秀：奖励金额>5000元人民币；

（2）良好：奖励金额1000-5000元人民币；

（3）合格：奖励金额<1000元人民币。

8.1.4奖励程序

（1）申报；

（2）审核；

（3）审批；

（4）公示（不少于3个工作日）；

（5）发放。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规

（1）采购流程不规范；

（2）采购信息不完整；

（3）采购痕迹不完整。

8.2.2较重违规

（1）采购成本控制不力；

（2）采购风险防控不力。

8.2.3严重违规

（1）采购行为不合规；

（2）采购信息造假。

8.2.4判定标准

结合违规行为的性质、影响程度、风险等级等因素进行判定。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准

（1）一般违规：警告、罚款500-1000元人民币；

（2）较重违规：通报批评、罚款1000-5000元人民币；

（3）严重违规：降职、辞退、罚款5000元人民币以上。

8.3.2处罚程序

（1）调查；

（2）取证；

（3）告知；

（4）审批；

（5）执行。

8.3.3惩戒性与公平性

处罚标准合法合规，并兼顾惩戒性与公平性。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件

收到处罚通知后3个工作日内可提出申诉。

8.4.2受理部门

人力资源部负责受理申诉。

8.4.3复议流程

（1）提交申诉申请；

（2）人力资源部进行调查；

（3）人力资源部出具复议决定。

8.4.4复议结果

复议结果五个工作日内出具，并留存全程痕迹。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1应急预案

针对重大风险制定专项应急预案，包括：

（1）供应商突然断供；

（2）采购设备出现重大质量问题；

（3）采购合同纠纷。

9.1.2危机处理

（1）应急组织机构：由总经理牵头，采购部、生产部、技术部、财务部、内控部、审计部、合规部等部门参与；

（2）响应流程：迅速启动应急预案，采取有效措施，控制风险；

（3）处置措施：包括寻找替代供应商、维修或更换设备、协商解决纠纷等；

（4）责任分工：明确各部门的职责分工，确保应急响应高效有序；

（5）资源保障：确保应急响应所需的资金、人员、物资等资源。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景

（1）紧急采购；

（2）突发采购需求。

9.2.2审批权限

例外情况需经总经理审批。

9.2.3流程及时限

例外情况需在3个工作日内完成审批。

9.2.4风险评估

例外处理需附风险评估报告，并经总经理审批。

9.2.5痕迹留存

例外处理需留存痕迹，并报内控部备案。

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