家具公司分支机构考核制度（规则）

家具公司分支机构考核制度第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》及《企业内部控制配套指引》、ISO9001质量管理体系标准、GDPR数据保护国际公约等相关法律法规、行业标准及国际公约制定，旨在规范家具公司分支机构的管理行为，防范运营风险，提升管理效能，支撑企业国际化战略目标的实现。当前企业管理痛点主要体现在分支机构权责不清、流程执行不到位、风险管控体系不完善、数字化转型滞后等方面。核心目标在于通过构建“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环，实现价值创造、风险防控与效率提升的有机统一，确保分支机构运营符合公司整体战略方向与合规要求。

1.2适用范围与对象

本制度适用于家具公司所有直属分支机构，包括但不限于销售中心、生产工厂、物流仓储、售后服务网点等。适用对象涵盖正式员工、外包服务人员及合作单位相关人员。例外适用场景包括：经公司董事会特别授权的紧急业务处理、自然灾害等不可抗力因素导致的临时性业务调整。此类例外场景需经总经理办公会审批，并报备董事会备案。

1.3核心原则

（1）合规性原则：分支机构运营须严格遵守国家法律法规、行业规范及公司内部制度，确保所有业务活动合法合规。

（2）权责对等原则：分支机构负责人及员工需明确自身权责边界，权力行使与责任承担相匹配，避免越权或失职行为。

（3）风险导向原则：重点关注高风险业务领域，实施差异化管控措施，优先防范重大风险。

（4）效率优先原则：优化管理流程，减少不必要的审批环节，提升业务响应速度与运营效率。

（5）持续改进原则：定期评估制度执行效果，结合业务发展动态与外部环境变化，动态优化管理标准。

（6）平等自愿、公平诚信原则：分支机构与合作单位签订合同须遵循平等自愿、公平诚信原则，确保合同条款明确、权责清晰。

1.4制度地位与衔接

本制度为公司基础性管理制度，与《公司治理结构管理制度》《财务预算管理制度》《内控风险评估手册》等关联制度构成有机整体。若存在冲突，以本制度为准；若本制度未明确事项，参照关联制度执行。制度修订需经法务部合规性审查，确保与上位制度衔接一致。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司管理架构分为决策层、执行层与监督层。决策层由股东会、董事会及总经理办公会组成，负责制定公司战略方向与重大决策；执行层由各分支机构负责人及部门负责人构成，负责落实决策层部署的业务目标与管理要求；监督层由内控部、审计部、合规部等组成，负责对分支机构运营进行全过程监督。层级关系以战略目标传导为主线，以业务流程衔接为纽带，形成权责清晰、协同高效的管理体系。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：行使公司最高决策权，审议年度经营计划、重大投资方案、利润分配方案等事项。

（2）董事会：对公司战略方向、重大风险管控策略、关键管理制度等事项进行决策，并监督执行情况。

（3）总经理办公会：负责日常经营决策，审批金额低于公司授权标准的业务事项，协调跨部门业务协同。

2.3执行机构与职责

（1）分支机构负责人：作为本单位第一责任人，全面负责业务运营、风险管控、团队管理及制度执行。

（2）销售部门：负责市场拓展、客户管理、合同签订及回款跟进，须确保合同条款符合公司合规要求。

（3）生产/运营部门：负责产品生产、供应链管理、仓储物流等业务，须严格执行质量管理体系标准。

（4）财务部门：负责资金管理、成本核算、税务申报等业务，须确保财务数据真实完整。

跨部门协同责任需明确主责部门与配合部门，如合同审批涉及销售、法务、财务等部门，销售部门为主责，法务、财务为配合部门，须按顺序完成审核。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：负责制定分支机构内控标准，开展日常内控检查，对高风险业务领域实施专项监控。

（2）审计部：负责对分支机构财务收支、业务流程、制度执行情况进行独立审计，出具审计报告。

（3）合规部：负责监督分支机构运营是否符合法律法规及公司合规要求，对违规行为提出整改建议。

监督结果需纳入绩效考核，并作为制度优化的重要依据。

2.5协调与联动机制

建立跨部门常态化沟通会议机制，每月召开一次，由总经理办公会牵头，各分支机构负责人及部门负责人参加。涉及涉外业务的分支机构需增设属地合规协调小组，负责对接当地监管机构，确保业务活动符合当地法律法规。

第三章人力资源管理

3.1管理目标与核心指标

（1）人员配置：关键岗位人员覆盖率≥95%，核心技术人员流失率≤5%。

（2）培训体系：年度培训覆盖率≥100%，培训效果考核合格率≥90%。

（3）绩效考核：绩效考核结果与薪酬、晋升挂钩，年度优秀员工占比≥15%。

核心KPI包括：招聘及时率（≤30个工作日）、员工满意度（≥85分）、劳动争议发生率（0）。

3.2专业标准与规范

（1）招聘管理：严格遵循“背景调查-能力测试-面试评估”流程，确保招聘合规性。高风险岗位（如财务、采购）需增加背景调查比例。

（2）培训管理：制定年度培训计划，涵盖合规培训、业务技能培训、风险防控培训等内容。

（3）绩效管理：采用KPI与目标管理相结合的考核方式，考核周期为月度/季度/年度。

高风险控制点及防控措施：

-招聘环节：防控虚假招聘、歧视性招聘风险，措施包括完善招聘流程、加强背景调查。

-培训环节：防控培训内容不合规风险，措施包括法务部前置审核培训材料。

-绩效环节：防控考核不公风险，措施包括建立考核结果复核机制。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用PDCA循环管理，结合风险矩阵评估岗位风险等级。

（2）管理工具：使用HR系统管理员工信息，采用电子化培训平台提升培训效率，通过CRM系统跟踪员工绩效数据。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

家具公司分支机构业务主流程包括：业务发起-审批-执行-归档四个环节。

（1）业务发起：分支机构根据业务需求填写《业务申请单》，明确业务类型、金额、时间要求等要素。

（2）审批流程：按金额/风险等级划分审批层级，金额低于1万元的业务由分支机构负责人审批，高于1万元且低于10万元的业务由总经理审批，10万元以上业务需报备董事会审批。

（3）执行流程：审批通过后，相关部门按分工落实业务操作，确保业务合规性。

（4）归档管理：业务完成后，相关单据需电子化归档至ERP系统，纸质文件由分支机构指定专人保管。

各环节责任主体明确：发起环节由业务经办人负责，审批环节由审批人负责，执行环节由相关业务部门负责，归档环节由财务部门负责。

4.2子流程说明

（1）合同审批子流程：涉及金额超过5万元的合同需经过法务部前置审核，审核通过后方可进入审批流程。

（2）采购审批子流程：采购金额低于1万元的由分支机构负责人审批，高于1万元的需经采购部门评估后报备总经理审批。

4.3流程关键控制点

（1）合同审批：防控合同条款不合规风险，措施包括法务部前置审核。

（2）采购执行：防控采购价格异常风险，措施包括建立采购价格数据库，实施比价采购。

（3）库存管理：防控库存积压/短缺风险，措施包括定期盘点、动态调整采购计划。

高风险点增设双重校验：如采购审批中，采购部门初审通过后需经财务部门复审，确保价格合理性。

4.4流程优化机制

每年12月对业务流程进行全面复盘，由内控部牵头，各分支机构负责人及相关部门参与。优化建议需经总经理办公会审议，重大优化需报备董事会批准。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

权限分配基于“业务类型+金额+岗位层级”三维模型：

（1）销售业务：金额低于5万元的订单由销售经理审批，高于5万元的需经区域总监审批。

（2）采购业务：金额低于2万元的由采购专员审批，高于2万元的需经采购经理审批。

（3）财务业务：报销金额低于1万元的由财务主管审批，高于1万元的需经财务总监审批。

权限类型包括：操作权限（如ERP系统录入）、审批权限（如合同审批）、查询权限（如财务报表查看）。常规权限需通过OA系统申请，特殊权限需经总经理办公会审批。

5.2审批权限标准

（1）审批层级：按金额/风险等级设置三级审批，即基层审批人-中层审批人-高层审批人。

（2）审批时效：常规业务审批时效≤3个工作日，紧急业务审批时效≤1个工作日。

（3）越权限制：禁止越权审批，若审批人因故无法履职，需授权其他同级审批人代为审批，并报备原审批人。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，明确授权范围、期限（最长不超过6个月），授权人需定期复核授权有效性。临时代理最长不超过15个工作日，需经分支机构负责人批准，并报备上级部门。

5.4异常审批流程

（1）紧急审批：因突发事件需紧急审批的，经总经理批准后可先行审批，后续补办手续。

（2）权限外审批：超出自身权限的业务需逐级上报，直至获得有权审批人批准。

（3）补批管理：审批流程遗漏环节的，需提交补批申请，说明遗漏原因及整改措施，经原审批人批准后方可补批。

异常审批需附风险评估报告，由内控部审核，确保审批合理性。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：各业务环节需严格按照制度规定执行，如合同审批必须完整填写审批意见，财务报销需附合规票据。

（2）表单填报：所有业务单据需如实填写，电子表单需在规定时限内提交，纸质表单需加盖骑缝章。

（3）痕迹留存：电子数据需备份至公司服务器，纸质文件需归档至指定位置，确保可追溯性。

执行不到位判定标准：

-审批超时未处理；

-业务操作违反制度规定；

-数据报送错误率超过5%。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控部每月抽查分支机构制度执行情况，抽查比例不低于20%。

（2）专项监督：针对高风险业务领域（如采购、财务），内控部每季度开展专项检查。

（3）突击检查：审计部每月进行不预先通知的突击检查，确保业务操作真实合规。

嵌入三个关键内控环节：

（1）合同审批环节：法务部前置审核；

（2）采购环节：比价采购；

（3）财务报销环节：三单匹配（发票、经手人签字、审批单）。

6.3检查与审计

（1）检查频次：专项审计每年至少一次，日常检查每月不少于一次。

（2）检查方法：采用查阅单据、现场核查、访谈相关人员等方式。

（3）审计报告：审计结果需形成书面报告，明确问题清单、整改要求及责任主体，并抄送相关责任人。

6.4执行情况报告

分支机构需每月提交《制度执行情况报告》，内容包括：

（1）本月制度执行情况概述；

（2）发现的问题及整改措施；

（3）下月工作计划。

报告需经分支机构负责人签字，并报送至内控部及总经理办公会。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）定量指标：包括业务目标达成率（如销售额增长率）、合规指标（如合同违约率）、效率指标（如采购审批时效）。

（2）定性指标：包括团队管理能力、风险防控意识、制度执行主动性。

权重分配：业务目标40%、合规性30%、效率性20%、定性指标10%。

7.2评估周期与方法

（1）考核周期：月度考核、季度考核、年度考核。

（2）考核方法：数据统计、现场核查、员工访谈。

各周期考核重点：

-月度考核：关注业务进度与短期风险；

-季度考核：关注合规性与效率；

-年度考核：关注全年目标达成与综合表现。

7.3问题整改机制

建立“发现-立项-整改-复核-销号”闭环管理：

（1）问题分类：一般问题（整改时限≤7个工作日）、重大问题（≤30个工作日）、紧急问题（立即整改）。

（2）责任落实：明确整改责任人及完成时限，整改方案需经内控部审核。

（3）跟踪复核：内控部对整改结果进行复核，确保问题彻底解决。

7.4持续改进流程

（1）建议收集：通过员工访谈、系统数据分析、客户反馈等渠道收集改进建议。

（2）评估筛选：内控部对建议进行评估，筛选出需优先改进的事项。

（3）审批实施：重大改进需经董事会审议，一般改进经总经理办公会批准。

（4）跟踪效果：改进实施后需持续跟踪效果，确保问题得到实质性解决。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：包括超额完成业务目标、有效防控重大风险、提出重大制度优化建议等。

（2）奖励类型：精神奖励（表彰大会）、物质奖励（奖金）、晋升奖励（岗位调整）。

（3）奖励标准：根据贡献程度设定奖励等级，如超额完成目标10%以上可获年度优秀团队奖。

奖励程序：个人申请-部门推荐-内控部审核-总经理办公会审批-公示（不少于3个工作日）-发放。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：违反制度规定但未造成损失，如审批超时未处理。

（2）较重违规：违反制度规定造成轻微损失，如采购价格超出标准5%以内。

（3）严重违规：违反制度规定造成重大损失，如合同签订未履行法务审核。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚类型：警告、罚款、降级、解雇。

（2）处罚标准：按违规等级设定处罚力度，如一般违规警告处理，较重违规罚款1000元以下。

处罚程序：调查取证-告知当事人-听取申辩-审批处罚-执行处罚-备案。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚通知后3个工作日内可提出申诉。

（2）受理部门：人力资源部负责受理申诉。

（3）复议流程：提交申诉材料-人力资源部调查核实-总经理办公会审议-出具复议结果。

复议结果需五个工作日内出具，并抄送当事人及相关部门。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）重大风险预案：包括自然灾害、安全事故、财务风险、舆情危机等。

（2）应急组织机构：成立应急领导小组，由总经理担任组长，各部门负责人为成员。

（3）响应流程：发现风险-启动预案-处置风险-复盘总结。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：自然灾害、政