纺织公司销售合同质量制度

纺织公司销售合同质量制度第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国电子商务法》等国家相关法律法规，参照《联合国国际货物销售合同公约》（CISG）、《国际贸易术语解释通则》（INCOTERMS）等国际公约及行业惯例，结合纺织公司发展战略与业务特性制定。同时，衔接公司《内部控制基本规范》《合规管理手册》等基础制度，构建全面、系统的销售合同管理体系。

1.1.2制定目的

针对纺织公司销售合同管理中存在的流程不清晰、风险识别不足、部门协同效率低、国际业务合规性弱等痛点，本制度旨在实现以下核心目标：

（1）规范销售合同全生命周期管理，确保流程合规、高效；

（2）强化风险防控能力，降低合同履约风险、法律风险及财务风险；

（3）提升合同管理效率，缩短审批周期，优化客户体验；

（4）适配数字化转型需求，推动合同管理智能化与国际化水平提升。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度适用于纺织公司所有销售业务活动所涉及的合同管理，覆盖业务类型包括但不限于：

（1）国内销售合同（含线上线下业务）；

（2）跨境电商合同；

（3）出口销售合同（含代理、经销等模式）；

（4）大宗采购与销售结合的合同。

适用范围涵盖公司销售部、市场部、财务部、法务部、内控部等相关部门及所有参与合同管理的人员，包括正式员工、外包团队及授权合作单位。

1.2.2例外适用场景

（1）金额低于人民币10万元的紧急销售合同；

（2）标准模板合同（需经法务部审核备案）；

（3）符合《公司法》规定的授权范围内的小额合同。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

所有合同管理活动必须符合国家法律法规、行业规范及国际公约要求，涉外合同需特别关注目标市场法律约束。

1.3.2权责对等原则

明确各层级、各岗位的合同管理职责，做到权责清晰、考核到位，禁止越权操作。

1.3.3风险导向原则

重点管控高风险环节，如金额超过500万元的大型出口合同、涉及专利技术的合同等，实施差异化管控措施。

1.3.4效率优先原则

优化审批流程，通过数字化工具提升合同签订、履行、归档效率，审批时效原则上不超过3个工作日。

1.3.5持续改进原则

定期评估合同管理有效性，根据业务发展、政策变化及风险事件动态优化制度。

1.3.6平等自愿原则

合同条款必须遵循公平诚信原则，涉外合同需经专业翻译，确保条款可理解性。

1.4制度地位与衔接

本制度为公司专项管理制度，处于《内部控制基本规范》之下，与《财务报销制度》《采购管理办法》《合规风险管理手册》等制度形成协同体系。若条款冲突，以本制度为准，具体问题由法务部牵头协调解决。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司销售合同管理遵循“董事会决策-总经理统筹-部门执行-内控监督”的四级管理架构。董事会负责重大合同（金额超1000万元）的最终审批；总经理办公会审批金额在200万元至1000万元之间的合同；销售部、法务部等执行层按权限分级审批；内控部、审计部实施常态化监督。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

行使最高决策权，审批金额超过2000万元的战略类合同及重大涉外合作合同。

2.2.2董事会

审批金额超过1000万元至2000万元的重大合同，审议合同管理制度修订。

2.2.3总经理办公会

审批金额200万元至1000万元的常规合同，授权销售部、法务部制定具体操作细则。

2.3执行机构与职责

2.3.1销售部

主责：合同草案拟定、客户需求确认；配合：财务部进行金额核算、法务部进行合规审核。

2.3.2法务部

主责：合同条款审核、法律风险识别；配合：内控部进行流程监督。

2.3.3财务部

主责：合同金额复核、收款风险管控；配合：销售部进行合同履行监控。

2.3.4内控部

主责：合同管理全流程风险识别，嵌入至少三个关键内控环节：

（1）合同签订前需经法务部双盲审核（高风险点）；

（2）金额超过300万元的合同需经财务部对账确认（中风险点）；

（3）合同履行后30日内需归档备查（低风险点）。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

2.4.2审计部

每年开展合同管理专项审计，重点关注出口合同合规性。

2.4.3合规部

跟踪目标市场合同法规变化，每月出具风险评估通报。

2.5协调与联动机制

建立“每周合同管理联席会”制度，由法务部牵头，销售部、财务部、内控部参与，解决跨部门争议。涉外业务增设“属地法务支持小组”，由驻外代表处配合处理合同纠纷。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标

（1）合同签订合规率100%；

（2）合同违约率≤0.5%；

（3）合同审批平均时效≤3个工作日；

（4）国际合同纠纷处理周期≤30个工作日。

3.1.2核心KPI

（1）合同条款重大缺陷率≤1%；

（2）逾期收款金额占比≤2%；

（3）数字化合同占比≥80%。

3.2专业标准与规范

3.2.1合同模板管理

（1）基础模板需经法务部每年审核一次；

（2）涉外合同模板需参照CISG及目标市场法律要求定制。

3.2.2风险控制点标注

（1）高风险点：专利条款（对应措施：专利有效性检索）、出口退税条款（对应措施：海关数据核对）；

（2）中风险点：付款条件（对应措施：信用保险配置）、运输条款（对应措施：物流服务商资质审核）；

（3）低风险点：合同编号规则（对应措施：ERP系统自动生成）。

3.2.3行业适配标准

（1）跨境电商合同需符合《电子商务法》第十七条；

（2）OEM业务合同需明确设计权属（参照《著作权法》）。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

（1）全生命周期管理：覆盖合同拟定-签订-履行-归档全流程；

（2）风险矩阵法：根据金额、涉外程度、行业特性划分风险等级；

（3）PDCA循环法：通过“计划-实施-检查-改进”持续优化合同管理。

3.3.2管理工具

（1）ERP系统：自动生成合同编号、跟踪付款状态；

（2）CRM系统：管理客户合同历史及信用记录；

（3）电子签章系统：实现跨境合同远程签署。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1合同拟定阶段

销售部根据客户需求拟定合同草案，需附《市场风险评估表》（法务部审核前需填写专利、文化风险等五项内容）。

4.1.2合同审核阶段

（1）销售部提交草案→财务部复核金额（24小时内）；

（2）法务部审核条款（72小时内，高风险合同需双盲审核）；

（3）内控部抽查审核记录（每月随机抽取10%合同）。

4.1.3合同签订阶段

（1）电子合同：通过电子签章系统签署；

（2）纸质合同：需双方法定代表人或授权代表签字盖章。

4.1.4合同履行阶段

（1）财务部根据合同约定监控收款；

（2）销售部每月填报《合同履行跟踪表》（含交付进度、客户反馈）。

4.1.5合同归档阶段

（1）电子合同归档至ERP系统；

（2）纸质合同归档至档案室，需双备份（电子+纸质）。

4.2子流程说明

4.2.1涉外合同特殊流程

（1）翻译：委托第三方翻译机构需附《翻译质量确认函》；

（2）公证：目标市场要求公证的合同需经公证处备案；

（3）认证：涉及出口退税的合同需附《海关原产地证书》。

4.2.2逾期付款处理流程

（1）30日内发送《付款催告函》（法务部备案）；

（2）60日内启动法律程序（需经总经理审批）。

4.3流程关键控制点

4.3.1高风险控制点

（1）专利侵权条款审核（法务部需附《专利权稳定性报告》）；

（2）出口退税条款审核（财务部需附《海关HS编码确认函》）。

4.3.2中风险控制点

（1）付款条件审核（财务部需评估坏账风险）；

（2）运输条款审核（法务部需确认承运人责任）。

4.3.3低风险控制点

（1）合同编号规则执行（内控部抽查ERP系统生成逻辑）；

（2）合同归档时效（档案室检查纸质合同签收记录）。

4.4流程优化机制

（1）优化发起条件：合同审批周期连续两个月超过5个工作日；

（2）评估流程：内控部牵头，法务部、销售部参与，形成《流程优化建议书》；

（3）审批权限：总经理办公会审议。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1金额权限分配

（1）人民币合同：

金额≤50万元→销售部经理审批；

50万元<金额≤200万元→总经理审批；

金额>200万元→董事会审批。

（2）美元合同：

金额≤7万美元→销售部经理审批；

7万美元<金额≤25万美元→总经理审批；

金额>25万美元→董事会审批。

5.1.2岗位层级权限

（1）销售代表：仅可签署金额≤5万元的合同；

（2）销售经理：可签署金额≤50万元的合同；

（3）副总经理：可签署金额≤200万元的合同。

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级

（1）常规合同：销售部经理→法务部→财务部→总经理；

（2）涉外合同：增加“属地法务审核”环节。

5.2.2审批时效

（1）金额≤50万元→1个工作日；

（2）50万元<金额≤200万元→2个工作日；

（3）金额>200万元→3个工作日。

5.2.3越权处理

禁止越权审批，发现后需立即启动《越权审批纠正程序》。

5.3授权与代理机制

5.3.1授权条件

（1）长期合作客户合同（需附《客户信用报告》）；

（2）金额≤10万元的紧急合同（需经总经理特批）。

5.3.2代理期限

（1）临时授权：最长15个工作日；

（2）长期授权：每年审核一次，需附《授权人履职评估表》。

5.4异常审批流程

5.4.1紧急审批

（1）适用场景：客户投诉导致合同即将失效；

（2）审批路径：销售部→法务部（紧急通道）→总经理。

5.4.2补批流程

（1）补批条件：未按权限审批的合同；

（2）补批材料：《补批说明》《风险评估报告》。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范

（1）合同条款必须使用公司标准术语库（法务部定期更新）；

（2）电子合同需符合《电子签名法》第4条要求。

6.1.2表单填报标准

（1）《合同审批单》需明确金额、风险等级、审批人签字；

（2）《合同履行跟踪表》需含交付日期、金额、客户签收章。

6.1.3痕迹留存标准

（1）电子合同：OA系统自动留痕；

（2）纸质合同：档案室签收登记表。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督

（1）内控部每月抽取5%合同进行合规性检查；

（2）系统自动预警超期审批（ERP系统设置）。

6.2.2专项监督

（1）法务部每季度开展《合同条款缺陷分析》；

（2）合规部每半年发布《目标市场法律风险通报》。

6.2.3突击检查

（1）审计部每年随机抽取10%合同进行实地核查；

（2）发现重大问题需启动《重大风险处置预案》。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次

（1）日常检查：每月不少于一次；

（2）专项审计：每年至少一次。

6.3.2审计方法

（1）数据审计：ERP系统合同数据抽样分析；

（2）现场审计：合同归档现场核查。

6.3.3审计报告

需包含《问题清单》《整改要求》《责任追究建议》，存档备查。

6.4执行情况报告

6.4.1报告周期

（1）月报：销售部提交，含合同数量、金额、审批时效等；

（2）年报：内控部汇总，含风险事件、整改成效等。

6.4.2报告内容

（1）合同执行率（按金额统计）；

（2）风险事件数量及类型；

（3）系统优化建议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核维度

（1）合同管理效率：审批时效、归档及时性；

（2）风险防控成效：违约率、纠纷数量；

（3）合规水平：条款缺陷率、检查达标率。

7.1.2权重分配

（1）效率指标：30%；

（2）风险指标：40%；

（3）合规指标：30%。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期

（1）月度评估：销售部内部；

（2）季度评估：法务部牵头。

7.2.2评估方法

（1）数据统计：ERP系统自动生成报表；

（2）现场核查：法务部抽查合同执行情况。

7.3问题整改机制

7.3.1整改流程

（1）一般问题：《整改通知单》（7个工作日内完成）；

（2）重大问题：《专项整改方案》（30个工作日内完成）。

7.3.2整改分类

（1）一般问题：责任人书面检讨；

（2）重大问题：取消年度评优资格。

7.4持续改进流程

7.4.1改进建议来源

（1）客户投诉分析；

（2）合同纠纷复盘报告。

7.4.2评估标准

（1）改进方案需经内控部审核；

（2）实施效果需经法务部评估。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

（1）合同条款创新（如降低违约成本条款）；

（2）重大风险化解（如挽回超千万损失）。

8.1.2奖励类型

（1）精神奖励：通报表彰；

（2）物质奖励：金额不超过年度绩效奖金的20%。

8.1.3奖励程序

（1）销售部提名→法务部复核→总经理审批→人力资源部发放。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规

（1）合同编号错误；

（2）归档超期。

8.2.2较重违规

（1）未按权限审批金额超过100万元的合同；

（2）合同条款重大缺陷导致客户投诉。

8.2.3严重违规

（1）专利侵权导致诉讼；

（2）泄露客户商业秘密。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚类型

（1）警告；

（2）罚款（不超过年薪的10%）；

（3）降级。

8.3.2处罚程序

（1）调查取证：法务部牵头，内控部配合；

（2）告知：书面告知当事人→陈述申辩→审批。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件

（1）收到处罚通知后3个工作日内；

（2）提供新证据。

8.4.2复议流程

（1）合规部受理→重新评估→5个工作日内出具结果。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1预案类型

（1）专利侵权应急：法务部72小时内启动反诉准备；

（2）汇率大幅波动应急：财务部调整付款条件。

9.1.2危机处理流程

（1）一级响应：金额超500万元的诉讼；

（2）二级响应：涉外合同被海关扣押。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景

（1）不可抗