珠宝公司供应商评价管控规定

珠宝公司供应商评价管控规定第一章总纲

1.1制定依据与目的

本规定依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《珠宝玉石质量鉴别国家标准》（GB16552）、《国际商会跨国公司行为守则》及相关国际公约制定，旨在规范珠宝公司供应商评价管控流程，有效防控采购风险，提升供应链管理效率，实现价值创造与风险防控的动态平衡，适配企业数字化转型与国际化经营需求。针对当前供应商评价管理中存在的标准不统一、流程不透明、风险识别滞后、协同效率低下等痛点，核心目标在于构建覆盖“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环，通过科学评价与动态管理，优化供应商结构，降低采购成本，保障产品质量与合规性。

1.2适用范围与对象

本规定适用于公司所有涉及珠宝原材料采购、生产辅料、加工服务、物流运输等业务的采购部门、质量管理部门、财务部门及相关业务部门。适用对象包括但不限于采购专员、质量检验员、财务审批人员、业务主管及总经理以上管理人员。外包合作单位及境外关联供应商的评价管理参照本规定执行。例外适用场景包括：战略合作伙伴的长期合作供应商、仅提供标准化非核心材料的供应商，此类供应商的评价可由业务部门自行管理，但需报采购部备案，并接受内控部抽查。重大例外场景需经总经理办公会审批，审批权限由董事会授予。

1.3核心原则

本规定遵循以下核心原则：

（1）合规性原则：严格遵守国家法律法规、行业标准和国际公约，确保评价过程与结果合法合规；

（2）权责对等原则：明确各层级、各部门及岗位的职责权限，确保责任主体可追溯；

（3）风险导向原则：聚焦高价值、高风险供应商的评价管理，实施差异化管控策略；

（4）效率优先原则：优化评价流程，缩短评价周期，通过数字化工具提升评价效率；

（5）持续改进原则：基于评价结果动态调整供应商管理策略，推动供应商能力提升；

（6）平等自愿原则：在合同管理中强调平等自愿、公平诚信，保障双方合法权益。

1.4制度地位与衔接

本规定为公司基础性专项管理制度，与《公司内部控制基本规范》《财务审批管理办法》《绩效考核管理办法》等制度形成协同。在冲突时，以本规定为准，涉及国际业务时优先适用目标市场所在地法律法规。与关联制度衔接时，财务部负责供应商付款信用评价数据接入，内控部负责评价流程合规性监督，人力资源部负责供应商违规行为处理。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司供应商评价管控实行董事会领导、总经理负责、采购部主导、多部门协同的治理架构。董事会负责重大供应商战略布局审批，总经理办公会审议年度供应商评价结果及重大供应商合作方案，采购部负责评价体系构建与执行，质量部负责技术指标评价，财务部负责信用评价，内控部负责全流程监督。各层级职责边界清晰，执行层通过跨部门协作机制确保评价结果落地。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：审议供应商评价管理制度的顶层设计及重大供应商合作战略；

（2）董事会：审批供应商评价标准、重大供应商准入及退出方案，授权总经理办公会决策；

（3）总经理办公会：审议年度供应商评价报告，决策重大风险供应商的处置措施；

决策机构通过书面决议或会议纪要明确责任，重大事项需三分之二以上成员同意。

2.3执行机构与职责

（1）采购部：主导供应商评价全流程，包括标准制定、数据收集、结果应用；

（2）质量部：负责原材料、加工服务的质量评价，出具技术评价意见；

（3）财务部：提供供应商付款信用数据，参与高价值供应商财务风险评估；

（4）法务部：参与国际供应商合规性审查，出具法律风险评估报告；

跨部门协同通过“供应商评价工作小组”机制实现，组长由采购部牵头，各相关部门派员参与，定期召开联席会议。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：负责评价流程的合规性、内控有效性监督，每年开展专项检查；

（2）审计部：每年对供应商评价结果的合理性及风险处置措施进行独立审计；

（3）合规部：监督国际供应商的合规性评价，确保满足目标市场法律要求；

监督结果纳入相关部门及人员的绩效考核，重大问题提交总经理办公会决策。

2.5协调与联动机制

建立“采购部-质量部-财务部”常态化协调机制，每月召开联席会议，解决评价标准差异问题。涉外业务增设“驻外法务支持小组”，由法务部牵头，配合当地合规部门完成供应商尽职调查。信息共享通过ERP系统供应商主数据模块实现，确保数据实时同步。争议解决通过内部调解机制先行解决，必要时提请外部仲裁。

第三章供应商评价管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）管理目标：建立“红黄蓝”三色分级供应商库，核心供应商履约率≥98%，重大违约事件发生率≤0.5%；

（2）核心指标：评价周期≤30个工作日，评价数据准确率≥99%，供应商改进计划完成率≥85%，合规检查通过率≥95%；

（3）统计口径：供应商评价数据统一纳入ERP系统“供应商评价模块”，由采购部定期汇总分析。

3.2专业标准与规范

（1）质量标准：依据《珠宝玉石质量鉴别国家标准》（GB16552）及行业最佳实践制定，高风险供应商需通过ISO9001认证；

（2）合规标准：国际供应商需满足《反腐败法》《数据保护条例》等目标市场法规要求；

（3）风险分类：按“价格风险（高）、质量风险（中）、合规风险（高）、交付风险（中）”标注管控等级，高风险点需双重校验（如质量部交叉复核）。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用PDCA循环管理，通过“评价-反馈-改进-再评价”闭环提升供应商能力；

（2）管理工具：ERP系统供应商评价模块（对接质量管理系统QMS）、供应商关系管理（SRM）平台（国际业务）；

（3）应用场景：新供应商准入评价、年度综合评价、动态风险监控。

第四章供应商评价业务流程

4.1主流程设计

（1）发起：采购部根据业务需求发起评价申请，填写《供应商评价申请表》（电子版）；

（2）收集：采购部通过ERP系统自动采集交易数据（金额、交付及时率等），质量部现场抽取样品检验；

（3）评价：采购部组织多部门打分（质量30%、合规20%、交付20%、价格30%），生成《供应商评价报告》；

（4）应用：采购部根据评价结果调整合作策略（如优先采购、降级使用或淘汰），并反馈供应商改进要求；

（5）归档：评价报告及相关证据归档至ERP系统供应商主数据模块，保存期限≥5年。

4.2子流程说明

（1）新供应商评价：增加“资质预审”环节，由法务部出具合规性预审意见；

（2）动态监控：对核心供应商每月抽查交易数据，触发《供应商评价预警表》自动生成；

（3）重大违约处置：触发《供应商违约处置预案》，启动双倍抽样检验及法律咨询程序。

4.3流程关键控制点

（1）评价标准统一性：采购部制定《供应商评价指标体系》（见附件一），由质量部、财务部会审；

（2）数据真实性：财务部对交易数据抽查复核，发现差异需追溯交易记录；

（3）结果应用闭环：采购部需在《供应商改进计划》（见附件二）中明确改进措施及验收标准。

4.4流程优化机制

（1）优化发起：基于年度审计结果、业务部门建议及系统数据质量，由采购部提出优化方案；

（2）评估方式：通过“专家打分法”（占60%）与系统数据分析（占40%）相结合评估；

（3）审批权限：优化方案需经总经理办公会审议，重大调整需董事会批准。

第五章供应商评价权限与审批

5.1权限矩阵设计

（1）评价发起权限：采购专员可发起一般供应商评价，金额≥500万元项目需采购总监审批；

（2）评价结果应用权限：红标供应商（高风险）淘汰需总经理审批，蓝标供应商（低风险）降级使用需采购部会审；

（3）系统操作权限：采购部操作员需通过ERP系统权限管理系统授权，财务部、质量部按需开放数据查询权限。

5.2审批权限标准

（1）金额标准：金额≥100万元项目需财务部联合审批，金额≥1000万元项目需总经理办公会审议；

（2）风险标准：红标供应商合作需经法务部合规性复审；

（3）时效标准：常规评价审批周期≤3个工作日，紧急情况需加急审批，审批意见需书面记录。

5.3授权与代理机制

（1）授权条件：采购部负责人因故无法履职时，需提前向总经理提交授权书；

（2）授权范围：仅限本部门业务范围，授权期限≤15个工作日；

（3）代理备案：临时代理需在ERP系统备案，结束后3个工作日内撤销。

5.4异常审批流程

（1）紧急审批：触发《供应商紧急审批申请表》，加急通道审批时效≤1个工作日；

（2）补批程序：发现审批遗漏需填写《补批申请表》，按原审批路径补办；

（3）风险评估：异常审批需附《供应商异常情况评估报告》，由内控部复核。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：供应商评价全程在ERP系统完成，禁止手工单据；

（2）表单填报：需填写《供应商评价表》（见附件三），附件需扫描上传；

（3）痕迹留存：电子审批流、检验报告需自动归档，纸质证据由档案室双备份保存。

6.2监督机制设计

（1）监督范围：覆盖评价全流程，包括数据采集、评分、结果应用；

（2）监督方式：内控部通过“数据抽样+现场核查”相结合的方式开展监督，每年至少4次；

（3）内控环节嵌入：

-关键控制点1：供应商评价结果应用需经采购部、质量部双重确认；

-关键控制点2：重大违约处置需法务部参与，审计部跟踪；

-关键控制点3：ERP系统供应商评价模块需通过IT部安全验收。

6.3检查与审计

（1）检查频次：日常检查每月不少于2次，专项检查每季度1次；

（2）审计要求：年度专项审计需覆盖全部供应商类型，审计报告需提交董事会；

（3）整改跟踪：内控部对整改措施落实情况进行“钉钉式”跟踪，整改无效需上报总经理。

6.4执行情况报告

（1）报告周期：月度报告由采购部提交至总经理，季度报告需经审计部复核；

（2）报告内容：含评价完成率、红标率、改进案例、风险预警；

（3）应用方向：作为供应商绩效考核、预算分配的依据。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）考核对象：采购部、质量部、财务部及相关人员；

（2）考核指标：

-采购部：评价及时率（100%）、数据准确率（≥99%）；

-质量部：技术评价通过率（≥95%）；

-财务部：信用评价覆盖率（100%）；

（3）考核权重：评价结果应用（40%）、风险防控（30%）、流程优化（30%）。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：月度考核、季度复盘、年度审计；

（2）评估方法：ERP系统数据统计（60%）、现场核查（40%）。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：一般问题（7个工作日内整改）、重大问题（30个工作日内整改）、紧急问题（立即整改）；

（2）责任追溯：整改未落实的，按《绩效考核管理办法》对责任部门降级；

（3）销号标准：整改完成后需质量部验收，ERP系统生成整改完成标记。

7.4持续改进流程

（1）改进建议来源：供应商反馈、审计问题、系统数据分析；

（2）评估标准：改进建议需经“技术可行性+业务价值”双评估；

（3）跟踪机制：采购部每月跟踪改进效果，评估结果纳入季度复盘。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：供应商改进显著（如质量合格率提升10%）、提供优质改进建议；

（2）奖励类型：精神奖励（通报表扬）、物质奖励（项目返点上限10%）、晋升（年度优秀供应商评选）；

（3）程序要求：采购部提出奖励建议，人力资源部审核，总经理审批，公示3个工作日后发放。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：评价数据漏填、审批超期未补办；

（2）较重违规：评价结果失实、未按期反馈改进要求；

（3）严重违规：泄露供应商商业秘密、导致重大经济损失。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚等级：

-一般违规：通报批评；

-较重违规：降级使用或罚款500-2000元；

-严重违规：解除劳动合同并追究法律责任；

（2）程序要求：需填写《违规行为处理表》，由内控部调查取证，人力资源部审批，被处罚人有权申辩。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚通知后3个工作日内提出；

（2）受理部门：人力资源部设立申诉办公室，由部门主管牵头；

（3）复议结果：5个工作日内出具复议决定，复议决定为最终结果。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）重大质量危机：触发《供应商重大质量事件应急预案》，启动双倍抽样检验，暂停合作直至溯源完成；

（2）国际合规危机：由驻外法务团队启动“合规危机处置清单”，48小时内向总部汇报；

（3）资源保障：应急资金由财务部专项准备，金额≥500万元项目需提前储备。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：自然灾害、政策突变导致的供应商临时停业；

（2）审批权限：需附《供应商例外情况评估表》，由采购部、质量部会审，金额≥200万元项目需总经理审批；

（3）跟踪要求：例外处理结束后需提交《例外情况处置报告》，ERP系统生成记录。

9.3危机公关与善后

（1）责任主体：市场部牵头，法务部、采购部配合；

（2）沟通口径：由公关总监统一发布，禁止部门自行发声；

（3）善后措施：采购部暂停合作供应商后续订单，质量部加强同类产品抽检。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本规定由采购部负责解释，解释意见需形成书面文件并报总经理办公会备案。

10.2相关制度索引

（1）《公司内部控制基本规范》（文号：内控办字〔2023〕1号）；

（2）《财务审批管理办法》（文号：财字〔2023〕2号）；

（3）《供应商关系管理平台使用规范》（文号：ERP字〔2023〕3号）。

10.3修订与废止程序

（1）修订条件：法律法规变更、业务模式调整、系统升级；

（2）审批权限：修订草案需经法务部、内控部会审，重大修订由董事会