珠宝公司钻石采购管控规范

珠宝公司钻石采购管控规范第一章总纲

1.1制定依据与目的

本规范依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《珠宝玉石首饰管理条例》《联合国反腐败公约》等国家法律法规、行业标准和国际公约制定，旨在规范珠宝公司钻石采购行为，防范采购风险，提升采购效率，保障钻石供应链安全与合规，支撑企业国际化战略实施。当前企业钻石采购存在采购流程不透明、供应商管理不规范、价格波动风险大、合规审查滞后等痛点，核心目标在于通过制度化管理实现采购决策科学化、操作流程标准化、风险防控体系化、信息管理数字化，最终实现价值创造、风险防控与效率提升的有机统一。

1.2适用范围与对象

本规范适用于公司所有涉及钻石采购的业务部门及岗位，包括采购部、业务部、财务部、内控部、合规部、仓储物流部等，覆盖正式员工、外包服务商及合作单位。具体包括钻石采购需求提报、供应商筛选与评估、合同谈判与签订、钻石采购执行、质量检验、物流运输、入库管理等全流程环节。例外适用场景包括紧急采购（金额低于10万元人民币且非战略钻石采购）、内部调拨等，此类场景需经总经理办公会审批，并附专项说明。

1.3核心原则

本规范遵循以下核心原则：

（1）合规性原则：所有采购活动须符合国家法律法规及国际公约要求，确保钻石来源合法、交易透明；

（2）权责对等原则：明确各层级、各部门及岗位的职责权限，确保责任主体可追溯；

（3）风险导向原则：重点管控高风险环节（如供应商资质审核、价格谈判），实施差异化管控措施；

（4）效率优先原则：优化审批流程，缩短采购周期，保障业务及时响应；

（5）持续改进原则：基于内外部审计、业务反馈及政策变化动态优化制度；

（6）平等自愿、公平诚信原则：所有采购合同基于平等协商签订，禁止商业贿赂等不正当行为。

1.4制度地位与衔接

本规范为公司基础性专项管理制度，与《公司内部控制基本规范》《公司合同管理办法》《公司财务报销制度》《公司供应商管理制度》等制度形成互补，其中与《公司合同管理办法》在合同审批权限上存在衔接，冲突时以本规范为准。若后续修订国家或行业规定，相关条款自动更新，更新前执行原条款，变更需经合规部审核后报董事会备案。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司钻石采购管理实行“决策层-执行层-监督层”三级架构，决策层由董事会及总经理办公会构成，负责重大采购事项（金额超过100万元人民币或涉及战略合作伙伴的钻石采购）的决策；执行层由采购部、业务部及财务部等承担，负责具体采购操作；监督层由内控部、审计部及合规部组成，负责全流程监督与风险审查。

2.2决策机构与职责

董事会负责审议钻石采购年度预算及金额超过500万元人民币的采购项目，制定战略采购方向；总经理办公会负责审批金额在100万元至500万元人民币的采购项目，授权采购部执行，并要求每季度汇报采购合规性。

2.3执行机构与职责

采购部作为钻石采购的主责部门，承担供应商管理、价格谈判、合同签订、物流跟踪等职责；业务部负责提报钻石采购需求并参与质量验收；财务部负责资金支付与成本核算；仓储物流部负责钻石入库管理与出库跟踪。各岗位职责具体如下：

（1）采购专员（采购部）：主导供应商评估、合同谈判，确保条款合规；

（2）业务经理（业务部）：提报采购需求时需附市场分析报告，参与钻石质量验收；

（3）财务主管（财务部）：审核采购发票时需核对合同条款及付款进度；

（4）内控专员（内控部）：每月抽查采购合同合规性，出具评估报告。

2.4监督机构与职责

内控部负责建立钻石采购风险清单（含高风险点：如供应商资质审核、价格波动监控），每季度开展专项测试；审计部每年对钻石采购执行情况开展至少一次专项审计，审计结果提交董事会；合规部负责国际采购的属地合规审查，确保符合《联合国反腐败公约》等要求。

2.5协调与联动机制

建立跨部门采购协调小组，由采购部牵头，每月召开例会，协调采购进度及资源分配。涉外采购需增设属地法律顾问参与，确保符合当地反洗钱规定（如美国的《反海外腐败法》）。

第三章采购管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）管理目标：建立“标准-流程-工具-考核”四位一体管控体系，实现采购成本降低5%，采购合规率100%，重大风险事件零发生；

（2）核心指标：钻石采购周期≤7个工作日，合同签订后30日内完成首次付款，钻石损耗率≤0.1%（经专业机构检测）。

3.2专业标准与规范

（1）钻石分级标准：采用GIA或HRD国际分级标准，禁止采购未分级钻石；

（2）供应商准入标准：供应商需具备ISO9001认证及钻石行业背景（从业年限≥3年），高风险供应商需提供银行资信证明；

（3）风险控制点及措施：

-高风险点：供应商资质审核（防控措施：要求提供营业执照、行业资质证、近三年审计报告）；

-中风险点：价格谈判（防控措施：建立钻石价格数据库，实施比价机制）；

-低风险点：物流运输（防控措施：选择国际知名物流商并全程视频监控）。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用PDCA循环管理（Plan-Do-Check-Act），每季度复盘一次；实施风险矩阵管理（将采购环节分为高/中/低风险等级，高风险环节需双人复核）；

（2）管理工具：依托ERP系统实现采购全流程电子化，OA系统完成审批闭环，CRM系统管理供应商信息，区块链技术存证钻石溯源信息。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

钻石采购流程包括“需求提报-供应商筛选-谈判签约-付款执行-质量验收-入库管理”六个环节，各环节责任主体如下：

（1）需求提报：业务部需提供采购申请单（含钻石规格、预算、用途等），经部门负责人审核；

（2）供应商筛选：采购部从合格供应商库中选取3家进行比价，商务部配合评估钻石品质；

（3）谈判签约：采购部主导合同谈判，法律部审核合同条款，总经理办公会审批金额超过50万元人民币的合同；

（4）付款执行：财务部依据合同进度分阶段付款，首付款不超过合同金额的30%；

（5）质量验收：仓储物流部联合业务部按GIA标准检测钻石品质，不合格钻石需退回供应商；

（6）入库管理：钻石入库需经双人核对，系统生成唯一编号并录入ERP系统，留存实物照片及检测报告。

4.2子流程说明

（1）紧急采购子流程：金额低于10万元人民币的紧急采购需经采购部负责人及总经理联名审批，优先选择已合作供应商；

（2）国际采购子流程：需额外完成属地合规审查（如香港需核查《打击洗钱条例》），并安排属地法律顾问参与合同谈判。

4.3流程关键控制点

（1）供应商资质审核：采购部需在合同签订前30日内完成供应商实地考察，核查营业执照、税务登记证、钻石鉴定报告等材料；

（2）价格谈判：采购部需提供至少三家供应商报价，商务部参与评估钻石品质差异；

（3）付款控制：财务部需在收到供应商发票后5个工作日内完成付款，逾期需经财务总监审批。

4.4流程优化机制

每年6月及12月由内控部牵头开展全流程复盘，重点关注采购周期、成本控制及风险事件，优化建议经总经理办公会审议后执行。数字化工具应用不足的环节（如供应商管理模块）需优先升级。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

采购权限按“金额/等级+岗位层级”分配：

（1）金额低于10万元人民币的采购，采购专员可直接审批；

（2）金额在10万元至50万元人民币的采购，需经采购部经理审批；

（3）金额超过50万元人民币的采购，需经总经理办公会审批；

（4）涉及战略钻石采购（如单价超过100万元人民币）的，需经董事会审批。

5.2审批权限标准

（1）审批层级：采购申请单需经提报部门负责人、采购部经理、财务部审核、总经理或总经理办公会审批；

（2）审批时限：常规审批≤3个工作日，紧急采购需加急审批，审批结果需同步至OA系统；

（3）越权审批禁止：审批人需在权限范围内操作，越权审批需逐级上报至权限范围内最高领导。

5.3授权与代理机制

授权需以书面形式记录，明确授权范围（如金额上限、采购品类）、期限（最长6个月）及被授权人，授权书需归档至人力资源部备案。临时代理需经直属上级批准，最长不超过15个工作日。

5.4异常审批流程

（1）紧急审批：金额超过审批权限的紧急采购需提交书面申请，附风险评估报告，经总经理审批后执行；

（2）补批流程：审批流程中断（如审批人出差）需在2个工作日内完成补批，补批需注明中断原因。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：采购专员需在ERP系统中按模板录入采购信息，系统自动校验数据完整性；

（2）表单填报：采购申请单需包含钻石规格、供应商报价、比价结果等要素，纸质版需与电子版一致；

（3）痕迹留存：采购合同需扫描归档至OA系统，钻石检测报告需上传至ERP系统，电子与纸质文件需双备份。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控部每周抽查采购部操作记录，审计部每月抽取1%采购合同进行合规性检查；

（2）专项监督：每年6月由合规部牵头开展反洗钱专项检查，核查供应商资金来源；

（3）关键内控环节嵌入：

-供应商准入控制：采购部需在合同签订前30日完成供应商资质审核；

-付款控制：财务部需在发票到账后5个工作日内完成付款；

-质量验收控制：仓储物流部需在钻石入库后24小时内完成检测。

6.3检查与审计

（1）检查频次：日常检查每月不少于2次，专项检查每季度1次；

（2）审计标准：审计部需核查采购合同是否经审批、供应商是否在合格库中、钻石是否按标准验收；

（3）审计报告：审计结果需形成书面报告，明确问题整改时限（一般问题≤1个月，重大问题≤3个月）。

6.4执行情况报告

每月5日前由采购部向总经理办公会提交采购执行报告，内容包含：采购金额、合同审批率、供应商投诉率、风险事件等，报告需经财务部复核。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）考核指标：采购成本降低率（权重30%）、采购合规率（权重30%）、采购周期缩短率（权重20%）、供应商满意度（权重20%）；

（2）评分标准：采购专员考核需结合合同数量、金额、风险事件等维度综合评分。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：月度考核由采购部自评，季度考核由内控部复核；

（2）评估方法：数据统计（ERP系统自动生成）、现场核查（抽查采购现场）、问卷调查（供应商满意度调查）。

7.3问题整改机制

（1）整改流程：问题清单→责任部门→整改方案→执行跟踪→销号；

（2）分类处理：

-一般问题：责任部门7个工作日内整改；

-重大问题：提交总经理办公会讨论，整改期不超过1个月；

-紧急问题：立即启动应急预案，整改期不超过3个工作日。

7.4持续改进流程

（1）改进建议来源：业务部门反馈、审计报告、客户投诉；

（2）评估审批：采购部提交改进方案后，合规部评估风险影响，总经理办公会审批；

（3）跟踪机制：内控部每季度抽查改进措施落地情况。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：采购成本超额降低、发现重大合规风险、创新数字化工具应用等；

（2）奖励类型：精神奖励（通报表扬）、物质奖励（奖金不超过月工资的50%）、晋升奖励；

（3）奖励程序：采购部提名→部门复核→人力资源部审批→总经理办公会审定→公示3个工作日→财务部发放。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：采购流程未按制度执行（如未审批）；

（2）较重违规：采购价格高于市场平均20%（经审计确认）；

（3）严重违规：涉及商业贿赂或采购钻石来源非法。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚标准：

-一般违规：通报批评，取消当月绩效考核权重；

-较重违规：扣除当月绩效工资20%，培训考核不合格者调岗；

-严重违规：解除劳动合同，并追究法律责任；

（2）处罚程序：调查取证（合规部主导）→告知当事人→审批（总经理办公会）→执行（人力资源部）。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚决定后3个工作日内提出；

（2）申诉流程：人力资源部受理→复核小组（内控部、审计部）审理→5个工作日内出具复议结果→不服可向司法机构投诉。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）重大风险预案：针对钻石价格剧烈波动、供应商破产、钻石被盗窃等场景制定专项预案；

（2）应急组织：成立由总经理任组长、采购部、财务部、仓储物流部组成的应急小组，24小时联络机制。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：金额低于10万元人民币的日常采购、战略合作伙伴紧急补货等；

（2）审批要求：需提交书面申请，附风险评估报告，经总经理审批后方可执行。

9.3危机公关与善后

（1）危机公关：涉及跨国采购需根据当地法律制定沟通方案（如美国需遵循《公平信用报告法》）；

（2）善后措施：钻石丢失需立即报警并联系保险公司，事件调查报告需提交董事会。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本规范由公司合规部负责解释，解释意见需形成书面文件并存档。

10.2相关制度索引

（1）《公司内部控制基本规范》（内控字〔2023〕001号）；

（2）《公司合同管理办法》（法务字〔2023〕005号）；

（3）《公司供应商管理制度》（采购字〔2023〕012号）。

10.3修订与废止程序

（1）修订条件：法律法规变更、业务模式调整、重大风险暴露；

（2）审批权限：修订稿经合规部审核后，提交总经理办公会审议，重大