化工公司销售合同质量制度

化工公司销售合同质量制度第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国安全生产法》《危险化学品安全管理条例》《联合国国际货物销售合同公约》（CISG）、《欧盟通用数据保护条例》（GDPR）等相关国家法律法规、行业标准及国际公约制定，结合公司国际化经营战略及数字化转型需求，旨在规范化工公司销售合同管理流程，有效防控合同履行风险，提升合同管理效率，保障公司合法权益，实现价值创造目标。针对当前管理痛点，如合同评审周期长、履约风险高、跨文化合规难度大等，本制度通过构建四维一体管理闭环，实现制度标准化、流程自动化、管理精细化、责任明确化。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司所有化工产品销售合同的全生命周期管理，覆盖销售部、市场部、法务部、内控部、财务部、生产部、物流部等部门及全体员工，包括正式员工、外包服务商及合作单位。适用范围涵盖国内市场及海外分支机构，涉及化工原料、中间体、成品等所有品类。例外适用场景包括紧急采购合同、小额日常业务合同等，此类合同需经总经理特别授权审批，但原则上金额不超过人民币10万元且单次交易金额不超过总销售额的1%。审批权限由总经理办公会根据风险等级另行规定。

1.3核心原则

本制度遵循以下核心原则：

（1）合规性原则：确保合同条款符合国家法律法规及行业规范，涉外合同需严格遵循国际公约及当地法律要求；

（2）权责对等原则：明确各岗位权限与责任，实现权责统一，避免越权操作；

（3）风险导向原则：重点关注高风险合同（如金额超过人民币500万元、涉及危险品、跨国交易等），实施差异化管控；

（4）效率优先原则：通过数字化工具优化流程，缩短合同评审周期，提升业务响应速度；

（5）持续改进原则：定期复盘合同管理流程，结合业务变化及时调整制度，确保动态适配；

（6）平等自愿、公平诚信原则：合同条款需体现公平性，保障交易双方合法权益。

1.4制度地位与衔接

本制度为公司专项管理制度，层级低于《公司章程》《内部控制基本规范》，但高于各业务部门操作细则。与《公司财务管理制度》《公司内控手册》《公司合规管理手册》等关联制度形成协同效应，冲突时以本制度为准，具体衔接条款见附件1《制度衔接矩阵表》。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司销售合同管理实行三级管控架构：决策层由董事会负责重大合同审批（金额超过人民币1000万元或涉及战略布局），执行层由总经理办公会统筹全流程管理，监督层由内控部、审计部、合规部实施常态化监督。各层级职责如下：

决策层负责战略审批，执行层负责流程优化，监督层负责风险核查，形成闭环管理。跨部门协作通过“合同管理联席会议”实现，会议由法务部牵头，销售部、内控部、合规部共同参与，每月至少召开一次。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：行使最终决策权，审批金额超过人民币2000万元或影响公司战略的重大合同；

（2）董事会：审批金额介于人民币1000万元至2000万元的重大合同，制定合同管理战略；

（3）总经理办公会：审批金额低于人民币1000万元的常规合同，但需经法务部出具合规意见。决策主体需遵循“集体决策、一人一票、多数通过”原则，重大事项需经三分之二以上成员同意。

2.3执行机构与职责

（1）销售部：负责合同发起、商务条款谈判，每笔业务需由业务经理、高级业务经理双签确认；

（2）法务部：负责合同条款合规性审查，高风险合同需由合伙人级律师出具法律意见；

（3）内控部：负责合同履行中的过程监控，每月抽查履约率≥98%的合同至少10%；

（4）财务部：负责合同金额复核及资金安排，需与ERP系统实时对账；

（5）生产部：负责产能保障，需在合同签订前提供生产可行性报告；

（6）物流部：负责运输方案制定，需符合《国际海运危险货物规则》（IMDGCode）。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：嵌入三个关键内控环节：合同评审前需经法务部合规校验（高风险）、履约中需核对发票与出库单（中风险）、年度需评估履约率（高风险）；

（2）审计部：每年开展专项审计，重点核查金额超过人民币500万元的合同，审计报告需提交董事会；

（3）合规部：负责涉外合同的地方法规审查，需建立“一币一策”合规库。监督结果应用于绩效考核及制度优化。

2.5协调与联动机制

建立“月度合同管理联席会议”制度，由法务部提交上月合同执行报告，各部门同步汇报问题，形成决议后纳入制度执行清单。涉外业务增设“属地合规协调小组”，由驻外法务代表牵头，配合当地合规部门开展业务。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）管理目标：实现合同签订率100%、违约率≤0.5%、审批时效≤3个工作日、履约率≥98%；

（2）核心KPI：合同评审通过率≥95%、电子合同签署率100%、履约争议解决周期≤15个工作日。统计口径以CRM系统数据为准。

3.2专业标准与规范

（1）合同模板标准化：按产品类别制定标准模板，危险品合同需附加《化学品安全技术说明书》（MSDS）；

（2）高风险点管控：

-金额超过人民币500万元需经法务部双级审核；

-危险品合同需附《危险货物包装检验合格标志》；

-跨国合同需由合规部出具地方法规符合性报告。

（3）行业适配要求：出口合同需符合目标国《化学品管理法》（如欧盟REACH法规），进口合同需取得《危险品运输许可证》。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用PDCA循环管理，通过“计划-执行-检查-改进”实现闭环；

（2）管理工具：

-ERP系统：自动校验价格条款与库存数据；

-OA系统：实现合同电子签章；

-CRM系统：追踪合同全生命周期数据。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

（1）发起阶段：销售部填写《合同需求单》，需附客户资质审查报告、产品报价单及产能确认函，由业务经理、高级业务经理双签确认；

（2）审核阶段：法务部审查合规性（2个工作日）、财务部复核金额（1个工作日）、内控部评估风险（2个工作日）；

（3）执行阶段：签订合同后3个工作日内完成商务条款交付，需经客户确认；

（4）归档阶段：纸质合同由档案室管理，电子合同上传至OA系统，双备份存储。

4.2子流程说明

（1）危险品合同审批：需增加生产部安全评估环节（3个工作日）、物流部运输方案复核（2个工作日）；

（2）跨国合同审批：需增加目标国合规审查（5个工作日）、外汇风险评估（2个工作日）。

4.3流程关键控制点

（1）合规校验：法务部需核对合同是否违反《禁止化学品进出口环境管理要求》（高风险）；

（2）价格控制：财务部需比照历史成交价（中风险）；

（3）履约监控：内控部需抽检发货单与发票是否一致（高风险）。

4.4流程优化机制

每年10月召开全流程优化会，由内控部牵头，收集业务部门改进建议，形成优化方案经总经理办公会审议后执行。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

（1）业务类型：常规合同（金额≤50万元）、一般合同（50万元＜金额≤500万元）、重大合同（金额＞500万元）；

（2）金额/等级：按金额区间划分风险等级，如500万元为一级风险；

（3）岗位层级：业务经理（初级）、高级业务经理（中级）、总经理（高级）。

权限分配原则：金额越高、风险越高则需越高级别审批。

5.2审批权限标准

（1）常规合同：业务经理审批，但金额超过30万元的需经高级业务经理复核；

（2）一般合同：需经法务部、财务部双签，总经理审批；

（3）重大合同：需经法务部合伙人级律师出具意见，董事会审批。审批时限：常规合同≤2个工作日，一般合同≤3个工作日，重大合同≤5个工作日。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，授权期限最长不超过1年，临时代理需经直属上级批准，最长不超过15个工作日，结束后需及时取消授权。

5.4异常审批流程

（1）紧急审批：金额超过人民币1000万元的紧急合同，经总经理特批后签订，但需在3个工作日内补充履约率≥98%的评估报告；

（2）补批流程：越权审批需在3个工作日内补办手续，经法务部核准后方可执行。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：合同条款需使用公司模板，危险品合同需标注《全球化学品统一分类和标签制度》（GHS）符号；

（2）表单填报：CRM系统需完整填写客户信息、产品规格、价格条款、交付方式等；

（3）痕迹留存：电子合同需包含数字签名，纸质合同需双备份存档，存档期限不少于5年。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控部每月抽查合同执行情况，重点核查金额超过人民币200万元的合同；

（2）专项监督：合规部每季度审查涉外合同的地方法规符合性；

（3）突击检查：审计部每年至少开展两次全流程突击检查。

6.3检查与审计

（1）检查频次：日常检查每月不少于3次，专项检查每季度不少于1次；

（2）审计要求：专项审计需形成《合同管理审计报告》，明确问题清单及整改时限。

6.4执行情况报告

每月25日前提交《合同管理执行报告》，内容含：

（1）当月合同签订数量及金额；

（2）审批超时案例及原因分析；

（3）高风险合同整改情况。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）考核指标：合同评审及时率（权重30%）、合规差错率（权重30%）、客户投诉率（权重20%）、履约率（权重20%）；

（2）评分标准：以100分制计分，80分以上为优秀，60-80分为合格。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：月度考核、季度评估、年度审计；

（2）评估方法：CRM系统数据统计（定量）、业务部门评价（定性）。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：一般问题（7个工作日内）、重大问题（30个工作日内）、紧急问题（立即整改）；

（2）责任追究：连续两次考核不合格的业务经理需降级或调岗。

7.4持续改进流程

（1）改进建议：各部门每月提交改进建议，由内控部汇总；

（2）优化审批：每年审议制度适用性，如发现流程冗余则优化。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：合同评审效率最高、客户满意度最高、重大风险防控成效显著；

（2）奖励标准：精神奖励（表彰会）、物质奖励（奖金）、晋升奖励（管理岗位）；

（3）奖励程序：部门推荐、法务部复核、总经理审批、公示3个工作日。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：合同条款未使用标准模板；

（2）较重违规：未按权限审批金额超过30万元的合同；

（3）严重违规：签订违反《安全生产法》的合同。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚标准：警告（一般违规）、罚款（较重违规）、降级（严重违规）；

（2）处罚程序：调查取证、书面告知、审批、执行。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚通知3个工作日内；

（2）复议流程：由合规部受理，5个工作日内出具复议结果。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）应急组织：成立“合同危机处置小组”，由法务总监担任组长，成员含销售总监、合规总监；

（2）处置流程：紧急启动后2小时内提交《危机处置方案》，24小时内向董事会汇报。

9.2例外情况处理

例外情况需经总经理审批，但金额超过人民币100万元的需董事会审议，并附《风险评估报告》。

9.3危机公关与善后

（1）责任主体：公关部负责对外沟通，法务部提供法律支持；

（2）善后措施：每季度开展危机复盘，形成《危机管理手册》。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由法务部负责解释，解释意见以书面形式发布。

10.2相关制度索引

（1）《公司财务管理制度》（文号：财管〔2022〕15号）；

（2）《公司内控手册》（文号：内控办〔2023〕3号）；

（3）《公司合规管理手册》（文号：合规〔2023〕8号）。

10.3修订与废止程序

（1）修订条件：法律法规变更、业