珠宝公司员工岗位职责制度

珠宝公司员工岗位职责制度第一章总纲

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国产品质量法》《珠宝玉石质量保证书管理暂行办法》等相关国家法律法规，参照《ISO9001质量管理体系标准》《ISO14001环境管理体系标准》《SA8000社会责任标准》等行业及国际公约，结合公司“价值创造、风险防控、效率提升”的核心导向及数字化转型、国际化经营战略需求制定。针对珠宝行业易发的高价值商品管理、供应链安全、跨境贸易合规等痛点，旨在规范岗位职责、强化风险管控、优化运营效率，构建“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司总部各部门、各分子公司及境外机构，覆盖所有正式员工、劳务派遣人员及外包合作单位（如物流、检测、营销服务机构），涉及采购、设计、生产、品控、仓储、销售、客服等全业务链岗位。例外适用场景包括但不限于临时性应急任务，需经总经理办公会审批授权；境外机构需结合当地法律法规及行业规范进行调整，调整方案报合规部备案。

1.3核心原则

（1）合规性原则：严格遵守国家及目的地法律法规，确保所有岗位职责与操作符合监管要求；

（2）权责对等原则：岗位职责与权限设置匹配，责任主体明确，禁止越权履职；

（3）风险导向原则：重点关注高价值商品、跨境交易、供应链等高风险领域，嵌入全流程防控措施；

（4）效率优先原则：优化审批流程，减少不必要环节，提升业务响应速度；

（5）持续改进原则：定期复盘岗位职责与流程适配性，动态调整制度内容；

（6）国际化适配原则：境外机构岗位职责需与当地劳动法、税法、数据安全法等衔接。

1.4制度地位与衔接

本制度为公司基础性制度，与《公司治理结构管理制度》《财务预算与报销制度》《信息安全管理制度》《反商业贿赂制度》等专项制度形成互补。若存在冲突，以本制度为准，涉及跨境业务需同时遵守国际公约及当地法规。制度修订需经内控部评估风险等级，重大调整由董事会审议。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司实行“董事会-监事会-经营管理层-职能部门”四层治理架构。董事会为最高决策机构，负责重大事项审批；经营管理层下设职能部门的执行机构，各层级职责边界清晰，避免职能交叉。境外机构需增设当地合规接口岗位，确保总部制度落地。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：行使最高决策权，审议年度预算、重大投资、章程修改等事项；

（2）董事会：履行战略决策、风险管控、高管任免职能，每月召开例会，重大事项需三分之二以上董事同意；

（3）总经理办公会：负责日常经营决策，每周召开，决策事项需经分管副总及合规部确认。

2.3执行机构与职责

（1）采购部：负责供应商准入（需经合规部交叉复核）、采购合同审批（金额超50万元需总经理审批）；

（2）生产部：严格按设计标准执行，关键工序需双人复核，成品率低于90%需启动专项分析；

（3）品控部：负责原料检测（高风险项需第三方认证）、成品抽检（抽检比例不低于5%），检测记录存档3年；

（4）销售部：大额订单（超100万元）需经法务部审核交易对手资质，跨境订单需同步海关申报材料。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：每年开展岗位风险排查，高风险岗位需季度复核（如贵金属盘点、跨境资金调拨）；

（2）审计部：每季度对境外机构财务及合规执行情况进行突击检查，结果纳入绩效考核；

（3）合规部：负责合同模板管理，涉外合同需经法律顾问及当地律师双重审核。

2.5协调与联动机制

建立“月度跨部门协调会”及“重大事项联席会”，涉及供应链异常需3日内启动应急响应。境外机构需指定本地协调人，定期与总部合规部、财务部同步数据。

第三章人力资源管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）人员配置：关键岗位（如设计师、品控师）流失率≤5%；

（2）合规培训：新员工培训考核通过率100%，年度再培训覆盖率≥95%；

（3）绩效达成：核心岗位KPI完成率≥90%，高风险岗位零重大差错。

3.2专业标准与规范

（1）岗位职责标准化：制定《岗位说明书模板》，每年6月、12月更新；

（2）合规要求：外籍员工需提供无犯罪证明（经公证），试用期需进行反洗钱培训；

（3）风险控制点：

-高风险项：采购部供应商尽职调查；

-中风险项：生产部员工操作授权管理；

-低风险项：销售部客户信息保密。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用PDCA循环优化岗位职责，风险高发环节实施全生命周期管理；

（2）管理工具：通过HRIS系统实现岗位编制智能预警，OA系统自动触发合规审批节点。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

采购流程：“申请-比价-审批-签订-执行-验收”六节点闭环，比价环节需覆盖3家以上供应商，金额超100万元需采购委员会决策；

生产流程：“计划-领料-加工-检验-入库”五环节联动，检验不合格品需启动隔离处置程序；

销售流程：“咨询-报价-签约-发货-回款”四阶段管控，跨境销售需同步外汇申报清单。

4.2子流程说明

（1）贵金属盘点子流程：每月25日由财务部牵头，生产部配合，需覆盖库存账实比对、损耗率超2%启动专项调查；

（2）涉外合同审批子流程：境外合同需经法务部（主责）、合规部（配合）双审核，高风险合同需外聘律师出具意见。

4.3流程关键控制点

（1）采购：比价文件归档（存档2年），紧急采购需附风险评估报告；

（2）生产：关键工艺参数需双人确认，设备维护记录需嵌入MES系统；

（3）销售：大额订单需附客户征信报告（存档3年）。

4.4流程优化机制

建立“业务部门提报-内控部评估-总经理办公会审议”的流程优化路径，每年6月、12月开展全流程复盘，优化方案需同步至信息化部门。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“采购金额/等级+岗位层级”分配权限：

-采购员：5万元及以下订单自主审批；

-采购主管：50万元及以下订单终审；

-采购总监：超100万元订单需总经理办公会决策。

5.2审批权限标准

（1）审批层级：金额≤20万元由部门负责人审批；20万元-100万元需分管副总审批；超100万元由总经理办公会审议；

（2）审批时限：常规审批≤3个工作日，紧急审批需加急通道，审批超期视为默认同意。

5.3授权与代理机制

授权需书面备案（附授权书及受权人能力证明），授权期限≤1年，临时代理需经直属上级书面确认，最长不超过15个工作日。

5.4异常审批流程

（1）越权审批：需在2个工作日内补办审批手续；

（2）紧急补批：需附《紧急情况说明》及风险评估报告，由总经理特批；

（3）异常记录：所有异常审批需同步至内控部备案。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：所有岗位需遵守《岗位操作手册》，电子化操作需通过系统自动校验（如ERP金额校验）；

（2）表单管理：纸质表单需双备份（部门留档+档案室存档），电子表单需嵌入电子签章功能；

（3）痕迹留存：视频监控覆盖关键区域（如仓库、交易室），存档不少于6个月。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控部每月抽查岗位执行情况，覆盖率≥30%；

（2）专项监督：每年对采购、销售、财务等高风险领域开展全流程检查；

（3）内控嵌入环节：

-采购环节：供应商准入符合《反商业贿赂指南》；

-生产环节：设备维护记录与MES系统数据比对；

-销售环节：客户信息加密存储，跨境交易同步反洗钱系统。

6.3检查与审计

（1）检查频次：专项审计每年至少2次，日常检查每周不少于1次；

（2）审计内容：核查岗位职责履行情况，重点检查《贵金属盘点表》《合同审批记录》；

（3）整改要求：审计报告需明确整改时限（一般≤7个工作日，重大≤30个工作日）。

6.4执行情况报告

每月5日前由各部门提交《岗位执行报告》，内容含：

（1）执行数据：表单完成率、流程超期数；

（2）风险项：异常事件清单及处理措施；

（3）改进建议：需经直属上级确认。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）KPI权重：合规指标占40%，效率指标占30%，价值指标占30%；

（2）考核对象：关键岗位需纳入360度评估，考核结果与晋升、奖金挂钩。

7.2评估周期与方法

（1）周期：月度考核侧重过程，季度考核关注结果；年度考核结合述职；

（2）方法：数据统计（系统自动生成）+现场核查（占20%以上）。

7.3问题整改机制

（1）一般问题：责任部门7个工作日内完成整改；

（2）重大问题：需启动专项调查，总经理指定牵头人；

（3）问责标准：连续3次未达标，岗位降级或调岗。

7.4持续改进流程

（1）建议收集：通过OA系统匿名提交，合规部每月汇总；

（2）评估流程：合规部评估可行性，分管副总审批；

（3）跟踪机制：内控部对落实情况进行双随机检查。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：重大合规贡献、流程优化成效显著等；

（2）奖励类型：精神奖励（通报表扬）+物质奖励（不超过当月工资的50%）+晋升优先；

（3）程序：部门提名-合规部初审-总经理审批-公示3个工作日。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：违反操作规范但未造成损失（如表单填写错误）；

（2）较重违规：违反合规要求但未触犯法律（如客户信息泄露）；

（3）严重违规：构成违法或重大损失（如贵金属盗卖）。

8.3处罚标准与程序

（1）分级处罚：

-一般违规：书面警告；

-较重违规：降级或罚款（不超过工资的30%）；

-严重违规：解除劳动合同并追究法律责任；

（2）程序：调查取证-告知当事人-审批-执行，保障当事人陈述权。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚决定后3个工作日内；

（2）受理部门：人力资源部；

（3）复议结果：5个工作日内出具，不服可向法院起诉。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）贵金属盗失预案：启动“1小时响应-24小时上报-3日调查”机制，同步公安机关及保险机构；

（2）跨境贸易风险预案：遭遇海关查验时，法务部需2小时内提供合规证明。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：自然灾害、系统瘫痪等不可抗力；

（2）审批权限：部门负责人+合规部双重确认，总经理特批；

（3）记录要求：需附《例外情况说明》及风险评估报告。

9.3危机公关与善后

（1）责任主体：公关部牵头，合规部提供法律支持；

（2）沟通口径：境外事件需适配当地语言，通过官方渠道发布；

（3）善后措施：定期复盘危机处理效果，优化预案。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由公司内控部负责解释，解释意见以书面形式存档。

10.2相关制度索引

（1）《公司治理结构管理制度》（文号：GJ2023-004）；

（2）《财务预算与报销制度》（文号：GJ2023-005）；

（3）《信息安全管理制度》（文号：GJ2023-006）。

10.3修订与废止程序

（1）修订条件：法律法规变更、