珠宝公司档案管理管控办法

珠宝公司档案管理管控办法第一章总纲

1.1制定依据与目的

本《珠宝公司档案管理管控办法》（以下简称“本办法”）依据《中华人民共和国档案法》《企业档案工作规范》（GB/T28478-2019）、《商业秘密保护条例》、ISO27001信息安全管理体系标准及《联合国打击跨国有组织犯罪公约》等法律法规、行业标准和国际公约制定，结合珠宝公司跨国经营特性与业务发展需求，旨在规范公司档案管理流程，有效防控信息泄露、资产流失等风险，提升档案利用效率，支撑企业价值创造与合规运营。针对当前档案管理中存在的分散存储、检索困难、安全风险突出、跨境调取不便等痛点，本办法以价值创造、风险防控、效率提升为核心导向，通过构建“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环，实现管控力度与运营效率的平衡，适配数字化转型与国际化经营需求。

1.2适用范围与对象

本办法适用于公司总部各部门、分子公司、海外机构及所有员工（含正式员工、外包及合作单位人员），覆盖珠宝设计、采购、生产、销售、售后、研发、法律、财务等全业务领域档案管理活动。关联方（供应商、客户、鉴定机构等）涉及公司档案的，需按照本办法要求履行保密与协作义务。例外场景包括公司授权的公开信息、员工离职时按合同约定移交的档案等，需经分管领导审批豁免。重大档案事项（如年度档案盘点、跨境档案调取）需提交总经理办公会审议。

1.3核心原则

本办法遵循以下核心原则：

（1）合规性原则：严格遵守档案管理相关法律法规，确保档案全生命周期合法合规；

（2）权责对等原则：档案管理职责与岗位权限匹配，避免越权或职责空白；

（3）风险导向原则：聚焦高价值、高风险档案（如设计图纸、客户信息、成本数据），实施差异化管控；

（4）效率优先原则：优化流程设计，推广数字化工具，提升档案检索与利用效率；

（5）持续改进原则：定期评估档案管理绩效，根据业务变化与技术发展动态优化制度；

（6）国际化适配原则：跨境档案管理需遵循目标国法律法规，建立属地化合规保障机制。

1.4制度地位与衔接

本办法为公司基础性管理制度，与《公司内部控制基本规范》《信息安全管理制度》《合同管理制度》等制度形成协同，冲突时以本办法为准。涉及财务档案的，需与《财务档案管理办法》衔接；涉及法律档案的，需与《法律事务管理制度》衔接。制度修订需经内控部备案，确保与其他制度一致。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司档案管理实行董事会领导、管理层执行、内控部监督、业务部门负责的四级管理模式。董事会负责重大档案管理政策的审批；总经理办公会统筹年度档案管理计划；内控部负责制度监督与风险评估；各部门负责人为本部门档案管理第一责任人，指定专人（档案管理员）执行具体工作。海外机构需指定合规负责人对接当地档案管理要求。

2.2决策机构与职责

董事会负责审批年度档案管理预算、重大档案处置方案及跨境档案管理策略；授权总经理办公会审议档案管理制度修订、重大档案安全事故处置方案及数字化建设计划。决策事项需经三分之二以上成员同意。

2.3执行机构与职责

（1）内控部：统筹档案管理风险识别，每年开展档案管理专项审计（含至少2次跨境档案审计），监督制度执行；

（2）信息技术部：负责档案管理系统开发与运维，确保数据安全与系统可用性；

（3）各部门：按本办法要求建立档案管理台账，定期向档案管理员移交档案，配合风险核查。

2.4监督机构与职责

审计部通过年度审计、专项审计及突击检查，验证档案管理合规性；合规部负责跨境档案调取的合法性审查；人力资源部将档案管理纳入员工绩效考核。

2.5协调与联动机制

建立跨部门档案管理联席会议制度，每季度召开一次，由内控部牵头，解决跨部门档案协同问题。涉外业务需增设法律部、海外运营部联合协调机制，确保符合当地《档案法》及数据保护法要求。

第三章档案管理目标与标准

3.1管理目标与核心指标

档案管理目标：档案完整率≥98%、保管合格率≥100%、利用效率提升20%、跨境调取合规率100%。核心指标：档案数字化率≥60%、检索响应时间≤2小时、重大档案安全事故零发生。

3.2专业标准与规范

（1）分类标准：按档案价值与风险分为一级（核心档案，如设计图纸、成本数据）、二级（重要档案，如客户合同、质检报告）、三级（普通档案，如会议记录、宣传资料）；

（2）保管期限：一级档案永久保存，二级档案至少10年，三级档案至少5年；

（3）安全要求：核心档案需双备份（本地+异地），设置访问权限；跨境档案需加密传输，目标国存储需符合GDPR等标准。

3.3管理方法与工具

采用全生命周期管理方法，推广电子档案管理系统（EAMS），集成ERP、CRM等系统，实现档案与业务数据同步。高风险环节（如设计档案交接）需采用区块链存证技术。

第四章档案管理流程

4.1主流程设计

档案管理主流程包括归档准备、归档移交、保管利用、鉴定销毁四个阶段：

（1）归档准备：业务部门按档案分类标准整理归档材料，档案管理员审核格式；

（2）归档移交：纸质档案移交至档案室，电子档案上传至EAMS系统，双方签字确认；

（3）保管利用：档案管理员按权限提供查阅服务，重要档案需经部门负责人审批；

（4）鉴定销毁：内控部组织专家委员会每年鉴定档案，销毁档案需双签批。

4.2子流程说明

（1）跨境档案调取：需经客户/合作方书面同意，目标国法律部评估合规性，内控部审批后由信息技术部实施加密传输；

（2）档案数字化：由信息技术部承接，采用OCR技术识别关键信息，建立元数据索引，数字化成果与原档案双备份存储。

4.3流程关键控制点

（1）归档移交前：业务部门档案管理员需核对档案完整性（高风险点，需双人复核）；

（2）电子档案上传时：EAMS系统自动校验格式，异常需人工干预（高风险点，需留痕）；

（3）档案销毁时：销毁清单需经档案管理员与监督部门双重确认（中风险点，需录像存证）。

4.4流程优化机制

每年6月30日前由内控部牵头复盘流程，根据审计结果、业务变化及系统升级需求优化，重大调整需提交总经理办公会审议。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按档案类别、保管期限、员工层级分配权限：

（1）一级档案：仅部门负责人、内控部可查阅，需经分管领导审批；

（2）二级档案：部门内部可查阅，需档案管理员登记；

（3）三级档案：公开查阅需部门负责人批准。跨境档案调取需加法律部审批。

5.2审批权限标准

（1）查阅审批：纸质档案需提前2日申请，电子档案即时申请，审批时限≤2小时；

（2）复制审批：核心档案复制需总经理审批，普通档案部门负责人审批；

（3）异地调取审批：需提交《档案异地调取申请表》，内控部+海外运营部双审批。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，有效期不超过1年，临时代理需部门负责人签字并报内控部备案，有效期≤15个工作日。

5.4异常审批流程

紧急查阅需经分管领导加急审批，但需附《紧急查阅风险评估报告》；权限外申请需提交《特殊需求申请表》，内控部评估后报总经理审批。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）纸质档案：按“分类-编号-编目-装订”标准整理，存档环境需符合《档案库房基本要求》（GB/T17171-2019）；

（2）电子档案：元数据需包含档号、题名、责任者、形成时间等10项要素，系统自动校验完整性；

（3）痕迹留存：纸质档案交接需双签《档案交接单》，电子档案操作需留系统日志。

6.2监督机制设计

建立“日常+专项+突击”三位一体监督体系：

（1）日常监督：档案管理员每月自查，内控部每周抽查；

（2）专项监督：每年5月由审计部牵头，覆盖至少30%档案；

（3）突击检查：针对高风险部门（如设计部），内控部可随时抽查。

6.3检查与审计

（1）检查内容：档案分类准确率、保管环境合规性、系统权限设置有效性；

（2）审计频次：年度专项审计至少一次，重大项目审计（如跨境数据泄露）随时启动；

（3）审计报告：需含风险项、整改要求及责任部门，抄送至分管领导。

6.4执行情况报告

每月5日前由内控部提交《档案管理执行报告》，含数据统计（如档案存量、数字化率）、风险项（含整改进度）、改进建议，纳入绩效考核。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）业务部门考核：档案完整率（30分）、归档及时性（30分）、合规操作（40分）；

（2）档案管理员考核：系统维护（20分）、培训效果（20分）、风险识别（60分）。

7.2评估周期与方法

考核周期与月度绩效考核同步，采用“数据统计+现场核查”双方法，关键指标（如数字化率）采用系统自动统计。

7.3问题整改机制

建立“五步闭环”整改机制：

（1）立项：内控部根据检查结果下发《整改通知单》；

（2）整改：责任部门15个工作日内完成；

（3）复核：内控部7个工作日内验证；

（4）销号：整改合格报内控部备案；

（5）问责：逾期未整改，对部门负责人罚款500-2000元。

7.4持续改进流程

每年12月由内控部牵头，结合审计结果、业务变化制定《档案管理优化方案》，次年3月前完成修订。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：档案管理创新、重大风险防控、数字化突出贡献等；

（2）奖励标准：精神奖励（通报表扬）+物质奖励（500-5000元）；

（3）程序：部门推荐→内控部评审→总经理审批→公示（3个工作日）。

8.2违规行为界定

按“一般/较重/严重”分类：

（1）一般违规：未按时归档、电子档案格式错误；

（2）较重违规：核心档案未备份、跨境调取未审批；

（3）严重违规：档案丢失、泄露商业秘密。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚等级：警告→罚款（一般违规200-500元，较重违规500-2000元）；

（2）程序：调查取证→告知→审批→执行，违规者有权陈述申辩。

8.4申诉与复议

员工对处罚不服，可在收到通知后3个工作日内向人力资源部申诉，由内控部复核，15个工作日内出具复议结果。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）预案范围：档案火灾、水浸、系统瘫痪、数据泄露等；

（2）处置流程：启动应急预案→技术部恢复系统→内控部评估损失→法律部评估影响；

（3）资源保障：配备温湿度监控设备、异地灾备系统、数据恢复服务商。

9.2例外情况处理

例外场景包括系统升级、法律诉讼等临时需求，需提交《例外处理申请表》，内控部评估风险后审批，事后需补充完善档案。

9.3危机公关与善后

（1）危机公关：由市场部牵头，法律部、内控部配合，发布口径需经总经理审批；

（2）善后措施：对受损档案进行修复，对责任部门进行问责，修订制度防止再发。跨境场景需根据当地舆情法适配方案。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本办法由内控部负责解释，解释意见以书面形式存档。

10.2相关制度索引

（1）《公司内部控制基本规范》（文号：内控字〔2022〕005号），第3.5条衔接本办法第3.1条；

（2）《信息安全管理制度》（文号：信安字〔2021〕008号），第4.2条衔接本办法第4.3条。

10.3修订与废止程序

（1）修订条件：法律法规变更、业务重大调整、审计发现问题；

（2）审批权限：修订稿经内控部起草→法律部审核→总经理办公会审议→董事会批准；

（3）废止程序：废止制度需在正式文件中说明，废止前需完成存档交接。

10.4生效与实施日