珠宝公司订单评审管理办法

珠宝公司订单评审管理办法第一章总纲

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国电子商务法》等相关国家法律法规，参照《珠宝玉石质量保证体系》《贵金属饰品质量监督检验技术规范》等行业标准，并结合《联合国国际货物销售合同公约》（CISG）、《欧盟通用数据保护条例》（GDPR）等国际公约制定，同时遵循公司《企业内部控制基本规范》及数字化转型战略要求。

1.1.2制定目的

针对珠宝公司订单评审环节存在的流程模糊、风险点分散、跨部门协同效率低下等管理痛点，本制度旨在通过规范订单评审全流程管理，实现以下核心目标：

（1）建立“制度-流程-表单-责任”四维一体的闭环管控体系，确保订单评审的合规性、高效性；

（2）通过风险导向管控，降低订单错误率、履约风险及合规处罚风险；

（3）适配数字化系统与国际化经营需求，提升订单处理自动化水平与跨境业务响应能力。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度适用于公司所有业务单元的订单评审活动，包括但不限于零售门店、电商渠道、批发业务、跨境电商等场景下的订单接收、审核、确认及执行环节。

1.2.2适用对象

（1）决策层：股东会、董事会、总经理及分管业务的高级管理人员；

（2）执行层：销售部、市场部、运营部、财务部、仓储物流部等相关部门及岗位；

（3）监督层：内控部、审计部、合规部及法务部；

（4）合作方：授权经销商、代运营机构等第三方合作单位（需签订协议明确责任边界）。

例外适用场景：紧急采购订单、内部调拨订单等特殊业务经总经理办公会批准可简化流程，但需留存专项记录。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

确保订单评审活动符合国家法律法规、行业规范及国际公约要求，重大订单需经法务部合规性审查。

1.3.2权责对等原则

明确各层级、各部门的审批权限与责任，禁止越权审批，审批人需对决策结果终身负责。

1.3.3风险导向原则

针对高价值订单、高风险市场（如缅甸、柬埔寨等）设置差异化管控措施，优先防范重大风险。

1.3.4效率优先原则

1.3.5持续改进原则

每年结合业务数据、审计反馈及系统升级更新制度，优化建议由各部门提交至运营部统筹。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级

本制度为专项管理制度，在《公司内部控制基本规范》框架下运行，与《财务审批管理办法》《仓储作业规范》《国际业务合规指引》等制度形成管理矩阵。

1.4.2衔接关系

（1）与财务制度衔接：订单金额审批权限同步纳入《财务授权审批清单》，审批结果自动推送至ERP系统财务模块；

（2）与内控制度衔接：嵌入“三道防线”控制点，内控部每季度抽查评审记录占比不低于10%；

（3）与绩效考核制度衔接：将订单评审差错率、时效达成率纳入相关部门KPI，权重不低于15%。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司建立“决策-执行-监督”三级管控架构，决策层通过董事会下设风险管理委员会统筹重大订单评审；执行层以总经理办公会为核心，统筹各业务单元评审资源；监督层以内控部牵头，联合审计部、合规部实施全流程监控。

2.2决策机构与职责

2.2.1董事会

（1）审批金额超过500万元人民币的订单，或涉及跨境交易、战略合作伙伴的订单；

（2）制定评审权限矩阵中的最高级别授权标准，授权总经理办公会执行。

2.2.2总经理办公会

（1）审批金额介于50万元至500万元人民币的订单，或涉及重大资源调配的订单；

（2）授权各业务单元负责人执行常规订单评审，但需备案至内控部。

2.3执行机构与职责

2.3.1销售部

（1）主责：接收客户订单、初步核对产品规格与库存；

（2）配合：需在3小时内完成订单完整性校验，异常情况同步至运营部。

2.3.2运营部

（1）主责：执行价格、库存、工艺可行性评审，高风险订单需跨部门联合评审；

（2）配合：需在4小时内完成评审，系统自动生成评审日志。

2.3.3财务部

（1）主责：审核支付条款、信用额度及汇率风险；

（2）配合：需在2小时内完成审批，结果同步至CRM系统。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

（1）主责：每月抽取5%订单进行全流程追溯核查，重点覆盖高风险渠道；

（2）配合：需将发现问题形成报告提交总经理办公会，并纳入绩效考核。

2.4.2审计部

（1）主责：每年开展一次专项审计，核查评审权限执行情况；

（2）配合：需在审计结束后30日内提交报告，重大问题移交法务部。

2.5协调与联动机制

（1）建立“订单评审协调小组”，由运营部牵头，每季度召开例会解决跨部门争议；

（2）针对跨境电商订单，需增设“属地合规联络员”机制，由法务部指定人员对接海外监管机构；

（3）重大促销活动（如双十一）需提前2周制定专项评审方案，由风险管理委员会审批。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）订单评审准确率≥99%；

（2）订单评审时效：常规订单≤4小时，高价值订单≤2小时；

（3）跨境订单合规差错率≤1%。

3.2专业标准与规范

3.2.1订单完整性标准

（1）高/中风险控制点：产品编码、规格参数、数量、收货地址等字段缺项属严重违规；

（2）防控措施：系统自动校验产品属性，异常订单需人工干预。

3.2.2合规性标准

（1）高/中风险控制点：涉及出口业务需审查出口许可证，涉及特殊材质需核查环保认证；

（2）防控措施：ERP系统嵌入合规校验模块，违规订单自动拦截。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用全生命周期管理（PLC）方法，将评审活动划分为“接收-校验-审批-确认”四阶段；

（2）工具应用：

①ERP系统：记录审批轨迹，支持权限自动流转；

②CRM系统：动态展示客户信用与历史订单数据；

③流程引擎：实现跨部门表单自动推送与会签。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

（1）接收阶段：销售部通过CRM系统录入订单，系统自动校验产品是否存在、库存是否满足；

（2）校验阶段：运营部核对价格政策、工艺可行性，需配合设计部、采购部完成复杂订单评审；

（3）审批阶段：系统根据权限矩阵自动触发审批路径，审批人可在线签署电子签章；

（4）确认阶段：财务部确认支付条件，仓储部生成拣货任务，系统自动更新订单状态。

4.2子流程说明

（1）跨境订单评审：需增加“属地合规预审”环节，由法务部指定人员对接目标国监管机构；

（2）定制订单评审：需增设“工艺可行性确认”环节，由设计部出具技术评审报告。

4.3流程关键控制点

（1）高价值订单（金额≥100万元）：需经总经理审批，财务部双签确认；

（2）高风险市场（如俄罗斯、沙特）：需由合规部前置审查支付方式与反洗钱措施；

（3）异常订单（如库存不足）：需同步至供应链管理部紧急调货，审批路径升级。

4.4流程优化机制

（1）优化发起条件：连续三个月订单评审时效未达标或差错率超2%；

（2）评估流程：运营部收集数据，内控部组织跨部门研讨会；

（3）审批权限：重大流程优化需经董事会审议。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

（1）按业务类型划分：零售订单由销售部审批，批发订单由运营部审批；

（2）按金额分级：10万元以下由部门负责人审批，10-50万元由分管副总审批；

（3）按岗位层级：基层销售人员仅可审批1万元以下订单。

5.2审批权限标准

（1）审批层级：零售订单需销售主管+运营专员双重确认；

（2）审批时限：常规订单审批周期≤2小时，加急订单需标注原因并记录在案；

（3）越权禁止：审批人需在系统中明确记录决策依据，越权审批属重大违规。

5.3授权与代理机制

（1）授权条件：员工离职、休假期间需由直接上级授权，授权期限最长不超过30天；

（2）临时代理：需在OA系统备案，代理权限不得超出授权范围。

5.4异常审批流程

（1）紧急场景：金额超过权限上限但涉及客户流失的订单，需总经理特批；

（2）补批流程：因审批人未及时处理导致的延迟，需在系统中注明原因并补录审批记录。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）表单规范：所有电子表单需包含审批人电子签章、审批时间戳；

（2）痕迹留存：ERP系统自动生成操作日志，纸质单据需扫描归档至电子台账。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控部每周抽查10份订单记录，重点核查审批人是否存在代签行为；

（2）专项监督：针对促销季，审计部需实施“双随机”抽查，覆盖率不低于20%。

6.3检查与审计

（1）检查频次：季度检查由内控部牵头，每月检查由运营部独立开展；

（2）审计要求：每年至少开展一次覆盖全流程的审计，审计报告需提交至董事会。

6.4执行情况报告

（1）报告周期：月度报告需在次月5日前提交至风险管理委员会；

（2）报告内容：包含订单量、差错率、时效达成率及改进建议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）核心指标：订单评审准确率、审批时效达成率、跨境订单合规率；

（2）权重设置：执行层考核权重60%，监督层考核权重40%。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：季度考核与年度考核结合，考核结果与绩效奖金挂钩；

（2）评估方法：数据统计+现场核查，重点抽查高风险岗位。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：一般问题7日内整改，重大问题30日内整改；

（2）责任追究：连续两次整改不到位的，直接取消当期绩效奖金。

7.4持续改进流程

（1）建议来源：员工可通过OA系统提交优化建议，经采纳者可获得额外奖励；

（2）制度更新：每年5月1日前完成年度修订，修订内容需全员培训考核。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：连续六个月零差错者可获得“卓越评审专员”称号；

（2）奖励标准：物质奖励不低于当月工资的30%，晋升优先考虑。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：审批超时未超过3次，可通报批评；

（2）较重违规：越权审批金额不足10万元，需扣除当月绩效奖金；

（3）严重违规：故意隐瞒订单风险导致损失，按《员工手册》处理。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚梯度：罚款金额最高不超过当事人当月工资的50%；

（2）执行流程：从违规行为发生日起15个工作日内完成处罚。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚通知后5个工作日内提出；

（2）复议权限：由人力资源部组织复核，复议结果需书面通知当事人。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）重大风险预案：针对恐怖袭击、汇率暴动等场景，需提前制定订单冻结机制；

（2）危机处理：法务部指定“危机公关官”，需在24小时内完成舆情评估。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：供应商临时停产导致的订单取消；

（2）审批权限：需由供应链部+销售部联名申请，总经理审批。

9.3危机公关与善后

（1）责任主体：市场部牵头，需与法务部同步确认对外口径；

（2）善后措施：每季度开展一次危机演练，演练记录需存档。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由公司运营部负责解释，解释意见需经总经理办公会审议。

10.2相关制度索引

（1）《财务授权审批清单》第3.4条；

（2）《仓储作业规范》第5.2条；

（3）《国际业务