服装公司销售合同作废制度

服装公司销售合同作废制度第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国民法典》《企业内部控制基本规范》及配套指引、《企业信息化建设管理办法》等国家法律法规，参照《联合国国际货物销售合同公约》（CISG）、《国际贸易术语解释通则》（INCOTERMS）等行业标准与国际公约，结合服装公司国际化经营战略及数字化转型需求制定。针对当前销售合同管理中存在的合同作废流程不规范、风险隐患突出、跨境业务适配不足等问题，旨在构建标准化、数字化、国际化的合同作废管理体系。

1.1.2核心目标

（1）价值创造：通过规范作废流程，减少合同纠纷，降低诉讼成本，提升客户满意度；

（2）风险防控：建立全流程风险管控机制，确保合同作废行为的合法性、合规性，防范法律纠纷与财务损失；

（3）效率提升：优化审批流程，实现合同作废数字化管理，缩短处理时限，适配快速变化的市场需求。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度适用于服装公司所有销售合同的作废管理，包括但不限于采购合同、销售合同、出口合同、渠道合作协议等。覆盖业务领域包括国内销售部、跨境电商部、国际业务部等；部门包括销售部、法务部、财务部、内控部、IT部等；岗位涉及合同专员、销售经理、法务顾问、财务审核、项目经理等。

1.2.2对象要求

（1）正式员工需严格遵守本制度，未经授权不得擅自作废合同；

（2）外包服务单位需提供符合本制度要求的操作规范，并接受公司监督；

（3）合作单位需配合提供合同作废相关材料，确保信息真实完整。

例外适用场景：因不可抗力（如疫情、自然灾害）导致合同无法履行的，可按规定程序简化作废流程；但需在合同作废后5个工作日内向董事会备案。审批权限需根据合同金额及风险等级由总经理办公会特别审批。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

合同作废行为必须符合国家法律法规及行业规范，确保合法有效。

1.3.2权责对等原则

明确各层级审批权限与责任主体，确保权责清晰、追责有力。

1.3.3风险导向原则

重点关注高风险环节，如金额较大、跨境业务、涉及第三方担保的合同，加强风险管控。

1.3.4效率优先原则

在确保合规的前提下，优化审批流程，缩短处理时限，提升运营效率。

1.3.5持续改进原则

根据业务发展、政策变化及风险暴露情况，定期评估并优化制度。

1.3.6平等自愿原则

合同作废需经双方协商一致，确保公平诚信。

1.4制度地位与衔接

本制度为专项性管理制度，处于公司制度体系的第二层级，与《公司合同管理办法》《财务审批制度》《内控手册》等制度存在以下衔接关系：

（1）本制度中涉及的财务审批需遵循《财务审批制度》相关规定；

（2）合同作废需经法务部合规性审查，与《公司合同管理办法》配套实施；

（3）内控部需对本制度的执行情况进行监督，与《内控手册》风险控制要求保持一致。制度冲突时，以本制度为准；与上级制度冲突时，需按最高层级制度执行。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司设立“董事会-总经理办公会-业务部门-监督部门”四级管理架构。董事会负责重大合同作废事项的最终决策；总经理办公会审批金额超过500万元人民币或涉及跨境业务的重要合同作废；业务部门负责合同作废的日常申请与执行；监督部门（内控部、审计部、合规部）负责全过程监督。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

决策范围：金额超过1000万元人民币或对公司声誉有重大影响的合同作废事项。

2.2.2董事会

决策范围：金额超过1000万元人民币或对公司声誉有重大影响的合同作废事项的最终审批；议事规则：董事会秘书牵头，法务部提供法律意见，总经理汇报执行情况。

2.2.3总经理办公会

决策范围：金额100-1000万元人民币的合同作废；金额低于100万元人民币的合同作废由业务部门负责人审批；议事规则：总经理主持，分管领导列席，需三分之二以上成员同意方可通过。

2.3执行机构与职责

2.3.1销售部

（1）合同专员：负责合同作废申请的初步审核，确保信息完整；

（2）销售经理：确认客户真实需求，评估业务影响。

2.3.2法务部

（1）法务顾问：审查合同作废的法律合规性，出具法律意见书；

（2）合规专员：核对合同履行状态，评估法律风险。

2.3.3财务部

（1）财务审核：核查合同作废对财务的影响，出具评估报告；

（2）资金管理：执行合同作废涉及的款项退还或调整。

2.3.4IT部

（1）系统管理员：协助合同电子档案的归档与查询；

（2）数据分析师：提供合同作废的统计分析支持。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

（1）内控专员：对合同作废流程的合规性进行日常检查；

（2）风险经理：识别并评估合同作废环节的风险点。

2.4.2审计部

（1）审计专员：每年至少开展一次合同作废专项审计；

（2）审计组长：监督审计发现问题的整改落实。

2.4.3合规部

（1）合规经理：审查合同作废的跨境合规性；

（2）法律顾问：提供国际法适用建议。

2.5协调与联动机制

（1）建立“月度合同作废协调会”，由法务部牵头，销售部、财务部、内控部参与，解决跨部门争议；

（2）涉外业务增设“属地合规协调小组”，由合规部牵头，法务部、国际业务部配合，确保符合当地法律法规；

（3）重大合同作废需在董事会决策前30个工作日，向相关部门提供专项报告，确保信息同步。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）合同作废审批时效：常规审批≤3个工作日，紧急审批≤1个工作日；

（2）合同作废合规率：100%；

（3）合同作废纠纷率：≤0.5%；

（4）跨境合同作废适配率：100%。

3.2专业标准与规范

3.2.1合规性标准

（1）合同作废需经双方书面确认，跨境业务需提供公证认证文件；

（2）涉及第三方担保的，需取得担保人书面同意。

3.2.2风险控制点

（1）高风险点（金额>500万元/跨境业务）：需由法务部出具法律意见书，总经理办公会审批；

（2）中风险点（金额100-500万元）：需法务部合规审查，部门负责人审批；

（3）低风险点（金额<100万元）：需法务部备案，部门负责人审批。

3.2.3专项规范

（1）不可抗力导致合同作废的，需提供相关证明材料，简化审批流程；

（2）合同作废涉及退货的，需在财务系统中记录退货明细，由物流部跟踪货物状态。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用全生命周期管理，嵌入PDCA循环，运用风险矩阵动态评估风险；

（2）管理工具：通过OA系统实现电子审批，ERP系统记录财务影响，CRM系统跟踪客户反馈。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

（1）发起：销售部填写《合同作废申请表》，附客户要求及原因说明；

（2）审核：法务部审查合规性，财务部评估财务影响；

（3）执行：审批通过后，双方签署《合同作废确认书》，财务部执行款项调整；

（4）归档：法务部将全套材料电子化归档，纸质档案由档案室管理。

4.2子流程说明

4.2.1跨境合同作废子流程

（1）增加“属地合规审查”环节，由合规部邀请当地法律顾问参与；

（2）涉及货物退回的，需在海关系统办理电子化放行手续。

4.2.2紧急合同作废子流程

（1）销售部提交《紧急合同作废申请表》，说明紧急原因；

（2）法务部、财务部优先处理，总经理特批后执行。

4.3流程关键控制点

（1）合同履行状态核查：法务部需确认合同是否已履行，未履行的方可作废；

（2）款项退还确认：财务部需核对原合同金额，确保退还准确；

（3）电子档案完整性：IT部需验证电子档案的完整性，防止篡改。

4.4流程优化机制

（1）每年6月和12月开展流程复盘，由内控部组织，相关部门参与；

（2）针对重复发生的问题，制定标准化解决方案，纳入制度体系。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

（1）业务类型：采购合同作废权限较销售合同更高，需增加财务部参与审核；

（2）金额/等级：金额超过500万元的合同需由法务部出具法律意见书；

（3）岗位层级：部门负责人审批金额≤100万元，总经理审批100-1000万元，总经理办公会审批超过1000万元。

5.2审批权限标准

（1）常规审批路径：销售部→法务部→财务部→部门负责人；

（2）跨境审批路径：增加合规部初审；

（3）紧急审批路径：销售部→法务部→总经理特批。

5.3授权与代理机制

（1）授权条件：需经总经理批准，授权书由人力资源部备案；

（2）代理期限：最长不超过15个工作日，代理权限不得越权。

5.4异常审批流程

（1）权限外审批需提交《越权审批申请表》，说明理由及风险评估；

（2）加急通道仅适用于不可抗力导致的合同作废，需附应急预案。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）表单填报：所有表单需按模板填写，字迹工整，电子版需扫描上传；

（2）痕迹留存：OA系统审批记录、电子档案需完整归档，纸质档案按档案管理制度管理。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控部每周抽查10份合同作废材料，确保合规；

（2）专项监督：每年5月和11月开展合同作废专项检查，审计部负责实施。

6.3检查与审计

（1）检查方法：随机抽样、现场核查、系统数据比对；

（2）审计重点：审批流程合规性、财务影响准确性、跨境合规性。

6.4执行情况报告

（1）报告周期：每月10日前提交上月执行报告；

（2）报告内容：合同作废数量、金额、审批时效、问题及改进措施。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）合同作废合规率（权重30%）；

（2）审批时效达标率（权重30%）；

（3）客户满意度（权重20%）；

（4）问题整改完成率（权重20%）。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：月度考核与年度考核相结合；

（2）评估方法：数据统计、客户回访、专项审计。

7.3问题整改机制

（1）一般问题：7个工作日内整改；

（2）重大问题：30个工作日内整改，需提交专项报告。

7.4持续改进流程

（1）基于考核结果，每年3月制定制度优化计划；

（2）业务部门可随时提出优化建议，经评估后纳入制度体系。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：高效完成合同作废、避免重大损失等；

（2）奖励程序：部门推荐→人力资源部审核→总经理批准。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：未按流程审批，罚款500元；

（2）较重违规：越权审批，罚款1000元；

（3）严重违规：导致诉讼，罚款5000元并追究法律责任。

8.3处罚标准与程序

（1）调查程序：合规部牵头，人力资源部配合；

（2）处罚程序：告知→听证→审批→执行。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚通知后3个工作日内提出；

（2）复议程序：合规部受理→5个工作日内出具复议结果。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）重大诉讼预案：法务部制定应对方案，董事会批准；

（2）跨境纠纷预案：合规部协调当地律师，国际业务部跟进客户。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：不可抗力、客户破产等；

（2）处理要求：需在3个工作日内提交《例外处理申请表》，经法务部评估后执行。

9.3危机公关与善后

（1）责任主体：公关部牵头，法务部配合；

（2）善后措施：客户回访、赔偿协商、舆情监控。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由法务部负责解释，解释意见报总经理办公会批准。

10.2相关制度索引