某服装公司原材料管控优化方案(规定)

某服装公司原材料管控优化方案第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国产品质量法》《全球纺织品与服装联盟（GATF）可持续采购标准》《联合国供应链尽职调查指南》等法律法规、行业标准及国际公约制定，结合公司“全球布局、品质优先、绿色发展”战略，旨在规范原材料管控全流程，防控采购、仓储、使用等环节风险，提升供应链效率与价值创造能力。

1.1.2制定目的

针对公司原材料采购周期长、供应商分散、库存积压、合规风险高等管理痛点，本制度通过“制度-流程-表单-责任”四维一体管控闭环，实现以下核心目标：

（1）规范采购行为，确保原材料来源合法、质量合格、价格合理；

（2）强化风险防控，降低供应链中断、质量事故、知识产权侵权等风险；

（3）提升运营效率，缩短采购周期、优化库存周转率、降低管理成本。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度覆盖公司原材料采购、检验、仓储、领用、退换货等全生命周期管理，涉及业务领域包括生产采购部、供应链管理部、质量检测部、仓储物流部、财务部、法务合规部及各海外子公司。

1.2.2适用对象

（1）正式员工：采购专员、质量工程师、仓库管理员、财务审核岗等；

（2）外包单位：第三方检测机构、物流服务商；

（3）合作单位：原材料供应商、供应商的管理者代表。

1.2.3例外适用场景

（1）应急采购：自然灾害、突发事件导致的紧急采购，需经总经理办公会审批；

（2）小额采购：单次金额低于人民币1万元的日常消耗品采购，可由部门负责人审批。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

严格遵守国家及目标市场法律法规，确保原材料采购、检验、使用符合环保、劳工、反腐败等要求。

1.3.2权责对等原则

明确各级管理岗位职责权限，确保权力运行与责任承担相匹配，禁止越权审批。

1.3.3风险导向原则

基于原材料特性、采购地政治经济环境等因素，实施差异化风险管控，优先防控重大风险。

1.3.4效率优先原则

优化业务流程，减少不必要的审批环节，确保原材料管控在合规前提下高效运行。

1.3.5持续改进原则

定期评估制度执行效果，结合业务变化、技术升级、政策调整等因素动态优化。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级

本制度为专项管理制度，处于公司制度体系第三层级，与《公司内部控制基本规范》《财务报销管理办法》等制度存在衔接关系。

1.4.2制度衔接

（1）与《财务报销管理办法》衔接：原材料采购发票报销需同时符合本制度审批流程；

（2）与《内部控制基本规范》衔接：嵌入“三重一大”决策环节，重大采购项目需经董事会审议。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司原材料管控采用“决策层-执行层-监督层”三级架构，各层级职责如下：

（1）决策层：股东会负责原材料战略布局审批，董事会负责重大采购项目（金额超人民币500万元）决策，总经理办公会负责日常采购授权；

（2）执行层：采购部统筹采购执行，供应链部负责供应商管理，质量部负责检验，仓储部负责实物管理；

（3）监督层：内控部负责内控环节嵌入，审计部负责专项审计，合规部负责涉外合规监督。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

职责：审议原材料采购战略规划，批准年度采购预算超人民币2000万元的项目。

2.2.2董事会

职责：审议金额超人民币500万元的单项采购合同，批准重大供应商战略合作协议。

2.3执行机构与职责

2.3.1采购部

主责：制定采购计划、筛选供应商、执行采购合同；

配合部门：财务部（付款协调）、质量部（检验要求传递）。

2.3.2供应链部

主责：建立供应商准入及绩效评估机制，管理战略合作供应商；

配合部门：法务部（合同审核）、内控部（风险排查）。

2.3.3质量部

主责：制定原材料检验标准，执行来料检验；

配合部门：仓储部（不合格品隔离）。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

主责：嵌入以下内控环节：

（1）采购申请环节：审核采购计划与预算匹配性；

（2）供应商选择环节：监督招标程序合规性；

（3）付款环节：核对发票与合同一致性。

2.4.2审计部

主责：每年开展至少一次原材料管控专项审计，核查以下内容：

（1）采购流程合规性；

（2）库存盘点准确性；

（3）供应商绩效达标率。

2.5协调与联动机制

（1）建立“采购部-供应链部-质量部”月度联席会议，协调采购进度与质量争议；

（2）涉外业务增设属地合规协调小组，由驻外代表牵头，对接当地商务、海关等部门。

第三章原材料管控专业标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标

（1）采购合规率≥99%；

（2）库存周转率≥8次/年；

（3）供应商准时交货率≥95%。

3.1.2核心指标

（1）采购合同审批时效≤3个工作日；

（2）原材料检验合格率≥98%；

（3）库存积压金额占比≤5%。

3.2专业标准与规范

3.2.1采购标准

（1）原材料分类：按用途分为生产用（如面料、辅料）、辅助用（如包装材料）；

（2）质量标准：引用ISO9001、AATCC国际标准，进口材料需符合目标国REACH法规。

3.2.2合规要求

（1）环保材料占比不低于30%（逐年提升）；

（2）禁止采购“血汗工厂”产品（参考ICCA道德采购指南）。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

（1）PDCA循环：计划采购计划→实施供应商审核→检查绩效评估→处置不合格供应商；

（2）风险矩阵：按金额（低<50万、中50-500万、高>500万）与风险等级（1-3级）确定管控力度。

3.3.2管理工具

（1）ERP系统：实现采购订单-收货-发票匹配闭环；

（2）供应商管理系统（SRM）：记录供应商评估得分、整改记录。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

（1）采购申请：生产计划部提交需求单→采购部审核预算→供应商部筛选→质量部确认标准→总经理审批；

（2）采购执行：采购部签订合同→供应商发货→物流部运输→仓储部收货→质量部检验→财务部付款；

（3）库存管理：按ABC分类法管理库存，呆滞料每月盘点评估处置。

4.2子流程说明

4.2.1供应商审核子流程

（1）资质审核：重点核查营业执照、ISO认证、环保报告；

（2）现场考察：由质量部牵头，采购部配合，每年至少一次。

4.2.2不合格品处理子流程

（1）隔离处置：仓储部设置不合格品区，贴标识并拍照留存；

（2）退货/索赔：质量部出具报告→采购部与供应商协商→财务部调整付款。

4.3流程关键控制点

（1）采购申请环节：采购部核对需求单与生产计划匹配度（中风险）；

（2）供应商选择环节：采用公开招标+综合评分法（高风险）；

（3）付款环节：ERP系统自动校验合同与发票一致性（中风险）。

4.4流程优化机制

（1）优化条件：年度审计发现重复问题、供应商投诉率超5%；

（2）优化流程：成立流程优化小组，提出改进方案→分管领导审核→执行层实施。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

（1）金额权限：采购部负责≤50万审批，分管副总审批50-200万，总经理审批200-500万，董事会审批>500万；

（2）岗位层级：采购专员负责常规审批，部门负责人负责特殊条款审批。

5.2审批权限标准

（1）常规采购：采购合同审批需3日内完成，超期视为无效；

（2）特殊采购：紧急采购需同时满足“金额<10%年度预算”“影响生产计划”两个条件。

5.3授权与代理机制

（1）授权条件：采购专员休假或离职时，由部门负责人书面授权；

（2）代理有效期：最长不超过15个工作日，代理权限不得越级。

5.4异常审批流程

（1）紧急审批：需附风险评估报告，总经理特批；

（2）补批处理：超期未审批合同需采购部说明原因，分管副总核准后补办手续。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）表单规范：采购申请单需包含供应商报价对比、质量标准条款；

（2）痕迹留存：电子审批流全程留痕，纸质单据扫描归档。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控部每周抽查采购合同执行情况；

（2）专项监督：每季度开展供应商绩效暗访，覆盖率不低于20%。

6.3检查与审计

（1）检查频次：财务部每月核对采购付款合规性；

（2）审计要求：每年至少一次专项审计，覆盖采购、仓储、质检全环节。

6.4执行情况报告

（1）报告周期：采购部每月向供应链管理部提交执行报告；

（2）报告内容：采购完成率、超预算金额、供应商投诉数量。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）采购部KPI：供应商合格率（权重40%）、采购周期缩短率（权重30%）；

（2）部门考核：原材料库存周转率纳入仓储部年度考核。

7.2评估周期与方法

（1）周期：月度考核+季度评估+年度审计；

（2）方法：数据统计（ERP系统自动生成）+现场核查。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：一般问题7日内整改，重大问题30日内整改；

（2）责任追究：整改未达标者取消当季绩效奖金。

7.4持续改进流程

（1）改进建议来源：员工合理化建议系统、供应商满意度调查；

（2）优化流程：每半年评估制度有效性，由法务部牵头修订。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：供应商管理创新、降低采购成本超5%；

（2）奖励程序：个人申请→部门推荐→总经理审批→财务部发放。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：未按流程审批采购申请；

（2）严重违规：向不合格供应商采购金额超50万元。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚梯度：警告→罚款（最高不超过当月工资30%）→降级；

（2）处罚程序：调查取证→告知当事人→审批→执行。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚决定后3日内；

（2）复议机构：人力资源部牵头，合规部配合。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）预案内容：设立“原材料中断应急小组”，成员来自采购、供应链、生产部门；

（2）响应流程：预警→启动预案→寻找替代供应商→评估损失。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：地震导致原材料产地停产；

（2）处理要求：需附供应商证明，总经理审批后方可例外采购。

9.3危机公关与善后

（1）善后措施：不合格材料召回→供应商索赔→完善供应商管理体系；

（2）跨国适配：根据当地劳动法、环保法调整危机处理口径。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由公司法务合规部负责解释。

10.2相关制度索引

（1）《公司内部控制基本规范》（文号：内控字〔2022〕01号）；

（2）《财务报销管理办法》（文