项目管理周期性会议议程安排及记录表

项目管理周期性会议议程安排及记录表适用场景与价值在项目执行过程中，周期性会议（如周例会、双周进度会、月度复盘会等）是跟踪项目进展、协调资源、解决问题、对齐目标的核心管理活动。本工具模板适用于各类项目（如IT研发、工程建设、市场活动、产品迭代等），通过标准化会议流程和记录形式，保证会议高效聚焦、信息透明、行动可追溯，避免“会而不议、议而不决、决而不行”的问题，助力项目按计划推进。操作流程详解一、会前准备：明确目标，聚焦议题确定会议基本信息根据项目计划（如项目章程、WBS分解表）预设会议周期（如每周五14:00）、时长（建议控制在60-90分钟）、参与人员（项目经理、核心成员、相关方代表等），提前3天通过项目管理工具（如钉钉、飞书、企业）或邮件发送会议通知。通知需包含：会议主题、时间、地点（或线上会议）、会议目标（如“评审本周里程碑完成情况，协调跨部门资源”）、需提前准备的材料（如进度报告、风险清单）。收集与梳理议题项目经理牵头收集各成员的议题（如“模块A开发延迟原因分析”“客户需求变更影响评估”），筛选出符合会议目标的优先级议题（建议不超过5个，避免发散），按“紧急重要”程度排序，形成初步议程。议题示例：议题1：项目当前进度与基准计划对比（汇报人：*工）议题2：技术难点B解决方案讨论（汇报人：*工）议题3：下周资源需求协调（汇报人：*工）分发预读材料提前1天将议程、进度报告、风险清单等材料分发至参会人员，要求提前熟悉内容，标注需讨论的问题，保证会议高效聚焦。二、会中执行：控场引导，记录关键开场与目标对齐（5-10分钟）主持人（通常为项目经理）开场，明确会议目标、议程及时长规则（如每个议题讨论不超过20分钟），重申会议纪律（如手机静音、避免无关讨论）。简要回顾上次会议行动项完成情况（记录人同步展示清单），确认未完成项的原因。议题逐项讨论（40-60分钟）按议程顺序逐项讨论，每个议题由汇报人简要说明现状（用数据支撑，如“任务C完成率80%，延迟2天，原因是供应商交货延迟”），再引导参会人员发表意见。主持人需控制讨论节奏，避免偏离议题；对争议问题，引导聚焦解决方案而非责任划分（如“针对延迟问题，我们有哪些补救措施？需哪些资源支持？”）。记录人实时记录关键信息：讨论要点、不同意见、初步共识、待决策事项。决议与行动项确认（10-15分钟）对每个议题形成明确决议（如“同意采用方案D，由工负责协调供应商提前交货”），并同步行动项：任务描述、负责人、截止日期、所需支持（示例：行动项1：与供应商沟通交货时间，负责人工，截止日期X月X日，支持：采购部*工协助对接）。参会人员当场确认行动项，避免理解偏差；记录人整理行动项清单，与参会人员同步确认。总结与下次安排（5分钟）主持人总结会议成果（如“本次会议完成3个议题讨论，形成4项决议，5个行动项”），明确下次会议时间、初步议题（如“行动项完成情况复盘”“下一阶段风险预警”），宣布散会。三、会后跟进：闭环管理，跟踪落地整理会议记录会议结束后2个工作日内，记录人整理正式会议记录，内容包括：会议基本信息、议程讨论摘要、决议事项、行动项（含负责人、截止日期）、附件（如会议纪要PPT、进度表）。会议记录需客观准确，避免主观表述，重点突出“谁、做什么、何时完成”。分发与存档将会议记录通过邮件或项目管理工具分发给所有参会人员及相关方（如项目发起人、客户接口人*工），抄送项目组全员，保证信息同步。将会议记录存档至项目知识库（如共享文件夹、Confluence），按“项目-会议日期”分类，便于后续查阅。跟踪行动项项目经理通过项目管理工具（如Jira、Teambition）设置行动项提醒，截止日前3天、1天分别提醒负责人；每日站会或周报中同步行动项进展，对逾期未完成的及时协调解决，保证“事事有跟进，件件有闭环”。会议议程与记录模板项目周期性会议议程与记录表会议基本信息会议名称项目[项目名称][周期]例会（如：“系统开发项目第4周周例会”）会议日期YYYY年MM月DD日会议时间HH:MM-HH:MM会议地点/线上线上会议：[会议]/线下会议室：[会议室编号]主持人*工记录人*工参会人员工、工、工、工（含角色，如：研发负责人、测试负责人）缺席人员及原因*工（因客户出差请假）议程与讨论记录一、上次会议行动项回顾行动项编号任务描述1.1完成用户需求调研报告初稿1.2协调测试环境资源二、本次会议议题讨论议题1：项目当前进度与基准计划对比汇报人：工讨论要点：-里程碑1（需求确认）已完成100%，里程碑2（系统设计）完成90%，延迟2天（原因：客户临时增加2个非核心需求评审）-风险：设计延迟可能导致开发阶段压缩1周决议：客户需求优先级排序，核心需求优先开发，非核心需求延后至下一阶段；工今日17:00前提交需求优先级清单。行动项：1.3：客户需求优先级确认，负责人*工，截止日期03.17议题2：技术难点B解决方案讨论汇报人：工讨论要点：-难点B：并发功能不足（当前支持500并发，目标1000并发）-方案对比：方案一（扩容服务器）成本高、周期短；方案二（代码优化）成本低、周期长决议：采用方案二（代码优化）+方案一（临时扩容）组合，先优化代码，若测试不达标再临时扩容；工负责代码优化，工配合功能测试。行动项：1.4：代码优化方案设计，负责人工，截止日期03.18；1.5：功能测试准备，负责人*工，截止日期03.19议题3：下周资源需求协调汇报人：工讨论要点：-开发人员：需增加1名前端工程师（因需求变更导致工作量增加）-测试环境：需延长服务器使用时间（至20:00）决议：工协调HR部门招聘前端工程师，本周内提交候选人名单；IT部工负责延长服务器使用时间。行动项：1.6：前端工程师招聘需求提报，负责人工，截止日期03.17；1.7：服务器使用时间延长申请，负责人*工，截止日期03.17决议事项汇总1.客户需求按核心/非核心优先级排序，非核心需求延后开发；*工提交清单（03.17前）。2.技术难点B采用“代码优化+临时扩容”组合方案，工负责优化，工配合测试。3.增加1名前端工程师，工协调招聘本周内提交候选人名单；IT部工延长服务器使用时间。下次会议安排时间YYYY年MM月DD日HH:MM初步议题1.行动项完成情况复盘；2.代码优化进展及功能测试结果；3.下一阶段风险预警附件1.项目进度甘特图（更新版）2.技术难点B方案对比表使用要点与提醒会议目标聚焦：每次会议只解决1-2个核心问题，避免议题过多导致讨论发散，可设置“停车场”（记录暂时不讨论但需后续跟进的议题）。时间控制：严格按照议程时间分配，对超时议题主持人需及时打断，引导“先结论后讨论”，必要时约定会后专项会议深入。记录准确性：行动项需包含“动词+任务+交付物+负责人+截止日期”（如“完成用户需求调研报告初稿，负责人*工，截止日期03.