2026年海洋能发电公司采购款项结算管理制度

2026年海洋能发电公司采购款项结算管理制度第一章总则第一条制定目的采购款项结算是海洋能发电公司采购管理的核心环节，直接关系到公司资金使用效率、供应商合作关系及供应链稳定。海洋能发电行业采购物资涵盖海上专用设备、定制化耗材、特种物流服务等，结算环节涉及预付款、进度款、质保金等多种支付形式，结算周期受设备生产周期、海上验收进度等因素影响较大。为规范采购款项结算管理，明确结算标准、流程与责任，防范结算风险，提升结算效率，结合公司采购管理实际与海洋能发电行业特性，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有采购款项的结算管理工作，涵盖设备采购、耗材采购、服务采购等全品类采购业务的款项结算，包括预付款、到货款、验收款、质保金等各类采购款项的申请、审核、支付、对账等环节。涉及采购部、财务部、技术部、运维部、审计部等相关部门，以及所有合作供应商、物流服务商等结算相关方，均需严格遵照执行。第三条结算原则（一）合规性原则：严格遵守《中华人民共和国会计法》《企业财务通则》等法律法规及公司财务管理制度，结算流程、票据使用、资金支付均需符合合规要求，杜绝违规结算行为。（二）真实性原则：采购款项结算需以真实的采购业务、验收结果为依据，结算金额、结算时间需与采购合同、验收单据等原始凭证一致，严禁虚假结算。（三）及时性原则：在合规前提下，按采购合同约定及时完成款项结算，保障供应商合法权益，维护稳定的合作关系；紧急采购款项开通结算绿色通道，缩短结算周期。（四）分级管控原则：根据采购金额、结算类型划分结算审批权限，不同层级的结算业务由对应权限人员审批，确保结算风险可控。（五）权责对等原则：明确结算各环节责任主体，采购部负责结算基础资料的真实性审核，财务部负责结算资金的合规性审核，审计部负责结算流程的监督审计，确保权责清晰、可追溯。第四条职责分工（一）采购部：作为采购款项结算的牵头部门，负责收集整理结算资料、提交结算申请、与供应商核对结算金额、跟踪结算进度，解决结算过程中的商务问题。（二）财务部：负责审核结算资料的完整性、合规性，核对结算金额与合同约定的一致性，办理资金支付手续，登记结算台账，定期与供应商、采购部对账。（三）技术部：负责审核专用设备、定制化耗材的技术验收结果，出具技术验收合格证明，作为款项结算的重要依据。（四）运维部：负责审核运维物资、服务的实际使用效果，出具使用验收证明，确认物资符合海上作业、设备运维的实际需求。（五）审计部：负责对采购款项结算流程开展定期审计，排查结算漏洞、虚假结算、超合同结算等问题，提出整改建议并监督落实。（六）管理层：审批大额采购款项结算申请，协调解决结算过程中的重大争议，审批结算异常情况的处理方案，对结算管理工作负总责。第二章采购款项结算类型与标准第五条结算类型划分（一）预付款结算：适用于大型海洋能发电专用设备、定制化耗材等生产周期长的采购业务，预付款金额不得超过合同总金额的30%，需在合同中明确预付款支付条件与时间。（二）进度款结算：适用于分批次交付的采购业务，根据物资交付进度、生产进度按比例结算，进度款累计支付金额不得超过合同总金额的70%（含预付款）。（三）到货款结算：适用于一次性交付的常规耗材、通用设备采购业务，物资送达指定地点并完成数量验收后，结算合同总金额的90%（含预付款）。（四）验收款结算：适用于专用设备、定制化服务采购业务，物资或服务完成技术验收、使用验收后，结算至合同总金额的90%（含预付款、进度款）。（五）质保金结算：所有采购业务均需预留合同总金额5%-10%的质保金，质保期自验收合格之日起计算，海洋能专用设备质保期不少于1年，常规耗材质保期不少于3个月，质保期满且无质量问题后结清质保金。第六条结算资料标准（一）通用结算资料：采购合同原件（或加盖公章的复印件）、结算申请表（需注明结算类型、金额、依据）、发票（需符合税务规范，发票信息与合同一致）、交货单/验收单。（二）专项结算资料：预付款结算需额外提供供应商生产计划确认单；进度款结算需额外提供进度确认单；验收款结算需额外提供技术验收证明、使用验收证明；质保金结算需额外提供质保期无质量问题确认单。（三）资料完整性要求：所有结算资料需加盖供应商公章（或合同约定的有效印章），手写内容需签字确认，电子资料需留存原始扫描件，确保资料可追溯、无篡改。第三章采购款项结算流程第七条结算申请提交（一）资料收集：采购部在达到合同约定的结算条件后，收集整理对应的结算资料，核对资料的真实性、完整性，确保结算金额与合同约定、验收结果一致。（二）申请填写：采购部填写统一的《采购款项结算申请表》，明确结算类型、金额、合同编号、结算依据等信息，由采购部负责人签字确认后提交财务部。（三）紧急结算：海上设备抢修等应急采购业务的款项结算，采购部可先提交简化版结算申请（注明“紧急结算”），财务部优先处理，后续3个工作日内补充完整结算资料。第八条结算资料审核（一）初审：财务部专员对结算资料进行初审，重点审核发票合规性、资料完整性、金额准确性，初审不合格的退回采购部并说明整改要求，整改后重新提交。（二）复审：财务部负责人对初审通过的结算资料进行复审，重点审核结算类型与合同约定的一致性、结算金额是否超合同约定，大额结算（≥50万元）需同步提交审计部进行合规性复核。（三）专项审核：涉及技术验收、使用验收的结算业务，财务部需核对技术部、运维部出具的验收证明，验收不合格的暂停结算，待问题整改合格后重新启动。第九条结算审批支付（一）审批权限：小额结算（≤5万元）由财务部负责人审批；中额结算（5-50万元）由财务部负责人+采购部负责人联合审批；大额结算（＞50万元）报管理层审批；紧急结算由管理层特批。（二）资金支付：审批通过后，财务部在3个工作日内完成资金支付（紧急结算1个工作日内），支付方式优先采用公对公转账，禁止现金支付大额采购款项。（三）支付告知：资金支付完成后，采购部即时告知供应商，并留存支付凭证，财务部登记结算台账，记录支付时间、金额、方式等信息。第十条对账管理（一）月度对账：采购部每月与供应商核对当月结算明细，确认已结算金额、未结算金额、质保金金额等，对账结果双方签字确认。（二）季度对账：财务部每季度与采购部、供应商开展三方对账，核对结算台账、合同约定、支付记录的一致性，形成对账报告，发现差异及时核实整改。（三）年度对账：每年12月开展采购款项年度对账，覆盖全年所有采购业务的结算情况，对账结果作为供应商年度评价、下一年度合作的重要依据。第四章特殊场景结算管理第十一条异常结算处理（一）超合同结算：因市场价格波动、技术参数调整等原因需超合同结算的，采购部需提交《超合同结算申请》，说明超支原因、金额，经技术部、财务部审核后报管理层审批，审批通过后方可结算。（二）质量问题结算：物资验收发现质量问题的，暂停结算，采购部协调供应商整改，整改合格后恢复结算；无法整改的，按合同约定扣除相应款项或终止结算，追究供应商违约责任。（三）延迟交付结算：供应商未按合同约定交付物资的，按合同约定扣除违约金后再进行结算，违约金金额从结算款项中直接抵扣，抵扣情况需书面告知供应商。第十二条质保金结算管理（一）质保期跟踪：采购部建立质保金台账，跟踪每笔质保金的质保期到期时间，质保期届满前10个工作日提醒供应商提交质保金结算申请。（二）质量确认：质保金结算前，运维部、技术部需确认物资在质保期内无质量问题，出具《质保期无质量问题确认单》，存在质量问题的，扣除相应质保金用于维修或赔偿。（三）结算支付：质保金结算审核通过后，财务部在5个工作日内完成支付，支付完成后标注质保金结算完成，终止该采购合同的结算流程。第十三条供应商变更结算（一）变更告知：供应商因企业更名、账户变更等原因需变更结算信息的，需提供加盖公章的变更证明文件，经采购部、财务部审核确认后，方可按新信息结算。（二）信息核验：财务部对供应商提交的结算账户信息进行核验，确保账户名称与供应商名称一致，禁止向个人账户支付采购款项（小额零星采购除外）。第五章监督与责任追究第十四条结算监督机制（一）日常监督：财务部每日核查结算申请的审核进度、支付进度，采购部每日跟踪供应商对账情况，发现异常及时处理并上报。（二）专项审计：审计部每半年开展一次采购款项结算专项审计，重点核查虚假结算、超合同结算、违规支付等问题，形成审计报告并提出整改建议。（三）合规检查：财务部每季度开展结算资料合规性检查，核查发票、验收证明等资料的真实性、有效性，确保结算符合税务、财务规范。第十五条责任追究（一）轻微违规：采购部提交的结算资料不完整、不规范，导致结算延迟的，给予经办人警告处理，扣减当月绩效；财务部审核不细致，导致小额结算误差的，给予经办人通报批评处理。（二）一般违规：未按合同约定结算、超权限审批结算的，给予部门负责人记过处理，扣减季度绩效，追回违规结算款项；供应商提供虚假资料骗取结算款的，终止合作并追回款项，追究违约责任。（三）严重违规：通过虚假采购、伪造验收证明等方式套取结算资金的，解除相关责任人劳动合同，依法追究赔偿责任；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。第六章附则第十六条