行政工作处理手册规范行政工作操作

行政日常事务处理手册一、总则（一）手册目的为规范公司行政日常事务处理流程，提高工作效率，保证各项工作有序开展，特制定本手册。本手册旨在为行政人员提供标准化操作指引，减少工作失误，保障行政服务的及时性与准确性。（二）适用范围本手册适用于公司全体行政人员，涵盖会议组织、办公用品管理、文件流转、访客接待、差旅安排等日常行政事务。各部门可参照手册内容配合行政工作开展。（三）基本原则规范优先：严格按照既定流程操作，保证事务处理的标准化。效率导向：优化环节，简化手续，避免重复劳动。责任到人：明确各环节责任人，保证事事有人跟进、件件有落实。保密原则：对涉及公司机密或敏感信息的事务，严格遵守保密规定。二、会议组织与管理（一）适用场景适用于公司各类会议的组织与协调，包括但不限于部门例会、项目启动会、客户洽谈会、年度总结会等。（二）操作步骤1.会前准备（1）会议发起：由需求部门填写《会议需求申请表》（见附件1），明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程及所需物料（如投影仪、麦克风、横幅等），提前3个工作日提交至行政部。（2）资源协调：行政部根据申请表内容，协调会议室（保证场地、设备可用）、安排会议茶歇（如需），并提前1个工作日反馈确认结果。（3）通知发布：通过公司内部通讯工具（如企业OA系统）发送会议通知，注明会议基本信息、议程及注意事项，提醒参会人员提前准备相关材料。2.会中服务（1）场地布置：会议开始前30分钟，行政人员到场检查会议室设备（如投影、音响、灯光），摆放会议材料、席卡、茶水等。（2）签到引导：安排专人负责参会人员签到，发放会议资料，引导入座；重要会议需核对参会人员身份，保证无无关人员进入。（3）现场支持：会议期间，行政人员需全程在场，及时处理设备故障、补充茶水等突发情况，并做好会议记录（重点记录决议事项、待办任务及责任人）。3.会后整理（1）纪要撰写：行政部根据会议记录，在1个工作日内整理《会议纪要》（见附件2），经会议主持人审核后，分发至各参会部门及人员。（2）物料归档：回收会议剩余材料、设备，关闭电源，整理会议室；将会议纪要、签到表、照片等资料归档保存，保存期限不少于2年。（3）跟进落实：对会议决议的待办任务，行政部需定期跟踪进度，保证各项任务按期完成。（三）模板表格附件1：会议需求申请表申请部门申请人申请日期会议主题会议时间会议地点（需求）参会人数参会人员（部门/姓名）会议议程所需物料□投影仪□麦克风□白板□横幅□茶歇（请注明：______）其他需求：部门负责人审批签字：日期：行政部审核签字：日期：附件2：会议纪要会议名称会议时间会议地点主持人记录人参会人员会议议题及讨论内容：决议事项：待办任务任务内容责任人完成时限附件（如有）三、办公用品管理（一）适用场景适用于公司办公用品的采购、申领、库存管理及发放，包括办公用纸、文具、耗材、设备配件等日常消耗品及固定资产类办公用品。（二）操作步骤1.采购管理（1）需求统计：每月25日前，各部门提交《办公用品需求清单》（见附件3），注明物品名称、规格、数量及用途，经部门负责人审批后报行政部。（2）供应商选择：行政部根据需求清单，对接合格供应商（至少比价3家），保证物品质量与价格合理，签订采购合同。（3）验收入库：物品送达后，行政部与采购员共同核对数量、规格及质量，填写《办公用品入库单》（见附件4），登记库存台账。2.申领与发放（1）申领流程：员工通过OA系统提交《办公用品申领单》（见附件5），注明申领物品、数量及用途，部门负责人审批后提交至行政部。（2）发放登记：行政部核对申领单与库存情况，确认无误后发放物品，并在《办公用品发放登记表》（见附件6）中记录申领人、发放时间及数量。（3）特殊申领：对于超出常规申领量（如批量打印纸、墨盒等）或非常规物品，需经部门负责人及行政总监审批后方可发放。3.库存管理（1）定期盘点：行政部每月末对办公用品进行盘点，保证台账与实物一致，编制《库存盘点表》（见附件7），对盘盈、盘亏情况查明原因并上报。（2）库存预警：对库存量低于安全库存（如常用笔、本子等）的物品，及时启动采购流程，避免断供。（3）报废处理：对于损坏、过期或无法使用的物品，填写《办公用品报废申请表》（见附件8），经行政部审核后统一处理。（三）模板表格附件3：办公用品需求清单申领部门申领人申领日期物品名称规格型号单位部门负责人审批签字：日期：附件4：办公用品入库单入库日期采购单号供应商名称物品名称规格型号单位入库数量采购员签字日期：附件5：办公用品申领单申领部门申领人申领日期物品名称规格型号单位部门负责人审批签字：日期：行政部审核签字：日期：四、文件流转管理（一）适用场景适用于公司内部各类文件（如通知、报告、制度、合同等）的起草、审核、签发、分发、归档及外来文件的接收、传阅、处理。（二）操作步骤1.内部文件流转（1）文件起草：由相关部门根据工作需要起草文件，明确文件标题、主送/抄送部门、内容要点及附件，保证内容准确、格式规范（参照公司《公文格式管理规定》）。（2）审核签发：起草人将文件提交部门负责人审核，审核通过后按权限逐级签发（一般文件由部门负责人签发，重要文件由分管领导或总经理签发）。（3）编号分发：行政部对已签发文件进行统一编号（如“公司办字〔2024〕X号”），通过OA系统或书面形式分发至相关部门，并填写《文件分发登记表》（见附件9）记录分发情况。（4）归档管理：文件办理完毕后，由行政部收集正本及附件，按照“一事一档”原则整理归档，电子文件存入公司档案系统，纸质文件装入档案盒标注存档信息。2.外来文件处理（1）文件接收：行政部收到外来文件（如公文、客户函件、合作单位文件等）后，核对文件数量、标题及发送单位，填写《外来文件接收登记表》（见附件10）。（2）传阅处理：根据文件内容，确定传阅范围，由行政部提交至相关领导或部门，传阅人需在《文件传阅单》（见附件11）上签字确认，并注明处理意见。（3）结果反馈：需办理的外来文件，由责任部门在规定时限内处理完毕，将结果反馈至行政部，行政部负责跟踪闭环。（三）模板表格附件9：文件分发登记表文件编号文件标题主送部门抄送部门分发份数分发日期领取人签字附件10：外来文件接收登记表接收日期文件标题发送单位文件份数密级（如：秘密/普通）经办人附件11：文件传阅单传阅文件标题文件编号传阅日期截止日期传阅顺序及意见：领导/部门意见签字：日期：签字：日期：五、访客接待管理（一）适用场景适用于公司外部访客（如客户、合作伙伴、上级单位检查、应聘者等）的预约、接待、引导及后续跟进工作。（二）操作步骤1.预约登记（1）信息收集：访客需提前1-2个工作日联系对接部门，提供姓名、单位、职务、来访事由、人数、预计到访及离开时间、联系方式等信息。（2）预约确认：对接部门填写《访客预约登记表》（见附件12），提交至行政部，行政部确认会议室、接待人员等安排后，通过电话或邮件反馈访客预约结果。2.接待准备（1）场地布置：根据访客级别及来访事由，准备会议室（如需摆放席卡、调试设备、设置欢迎标语等），保证环境整洁、物品齐全。（2）信息通知：提前通知接待人员（如相关部门负责人、行政对接人）访客信息，提醒其准时到场；重要访客需准备公司宣传资料、名片、茶水等。3.迎接与引导（1）迎接接待：访客到访时，行政对接人到公司前台或指定地点迎接，主动核实身份（如查看身份证、预约信息），引导至会议室。（2）服务引导：引导访客签到（填写《访客签到表》，见附件13），为其提供茶水、纸巾等；如需带领参观公司，提前规划参观路线，安排讲解人员。4.会谈与送别（1）会谈支持：会谈期间，行政人员根据需要提供茶水续杯、设备调试等服务，避免随意进出会议室；如需翻译、记录等支持，提前做好准备。（2）送别离访：会谈结束后，行政对接人送访客至公司门口或电梯口，礼貌道别；如访客需乘车，协助联系车辆。5.后续跟进（1）信息归档：将《访客预约登记表》《访客签到表》等资料整理归档，电子版存入访客管理台账。（2）反馈沟通：对接部门需在访客离开后1个工作日内，将会谈结果反馈至行政部；重要访客需发送感谢信（由行政部协助拟定）。（三）模板表格附件12：访客预约登记表预约日期预约人对接部门对接人访客姓名单位职务到访人数到访时间离访时间访问事由联系方式接待需求□会议室□茶水□宣传资料□其他：______行政部安排对接部门确认签字：日期：行政部审核签字：日期：附件13：访客签到表到访日期访客姓名单位职务对接人签到时间离访时间六、差旅安排管理（一）适用场景适用于公司员工因公出差（包括客户拜访、项目考察、参加会议、培训学习等）的交通、住宿、餐饮等行程安排及费用报销管理。（二）操作步骤1.差旅申请（1）提交申请：员工出差前填写《差旅申请单》（见附件14），注明出差人、部门、出差事由、地点、时间、交通工具（如飞机、高铁、汽车）、住宿标准（参照公司《差旅费管理办法》）及预算，经部门负责人审批后提交至行政部。（2）行程确认：行政部根据申请单内容，协助预订机票/车票、酒店（优先选择协议酒店），并将行程信息（航班/车次、酒店地址、入住时间）反馈给出差人确认。2.差旅支持（1）物料准备：如需出差文件、公司介绍、礼品等，由行政部提前准备并交给出差人；涉及境外差旅，需协助办理签证、保险等手续。（2）应急联系：向出差人提供行政部紧急联系方式，告知差旅期间突发情况（如行程变更、证件丢失等）的对接流程。3.费用报销（1）票据收集：出差人需收集并保存交通票据（发票、行程单）、住宿发票、餐饮发票等，保证票据真实、合规（抬头为公司全称，内容与出差事由相关）。（2）报销提交：出差结束后5个工作日内，员工填写《差旅费报销单》（见附件15），附上原始票据及《差旅申请单》，经部门负责人审批后提交至财务部。（3）审核支付：财务部核对报销单与票据，符合规定的予以支付；如有疑问，联系出差人或行政部核实。（三）模板表格附件14：差旅申请单申请人部门申请日期出差地点出差时间返程时间出差事由交通工具住宿标准□经济型□三星□四星□其他：______预算金额行程安排出发时间/交通工具/到达时间（往返分开填写）部门负责人审批签字：日期：行政部审核签字：日期：附件15：差旅费报销单申请人部门报销日期出差地点出差时间报销金额费用明细交通费金额住宿费餐饮费其他费用部门负责人审批签字：日期：财务部审核签字：日期：七、注意事项（一）通用要求时效性：各项事务需在规定时限内完成，如会议纪要需1个工作日内提交、办公用品申领需24小时内发放等，避免拖延影响工作进度。准确性：信息填写（如会议时间、访客联系方式、差旅行程等）需准确无误，反复核对后再提交，减少因信息错误导致的返工。规范性：严格遵循公司制度及本手册流程，不得擅自简化环节或变更流程，如遇特殊情况需及时汇报并经批准后调整。沟通协作：行政人员需加强与各部门的沟通，主动知晓需求，及时反馈问题；跨部门事务需做好协调，保证各方配合顺畅。（二）特殊场景提醒会议管理：涉密会议需提前检查会议室环境（如手机信号屏蔽、监控设备关闭），参会人员需签署《保密承诺书》；大型会议需制定应急预案（如人员疏散、设备故障处理）。办公用品管理：禁止利用职务之便违规申领、占用办公用品；贵重物品（如笔记本电脑、投影仪）需建立专项台账，领用需经部门负责人及行政总监双重审批。文件流转：涉密文件需按《公司保密管理规定》标注密级，严格控制传阅范围，电子文件需加密存储，纸质文件需在专门保密柜存放。访客接待：对陌生访客需严格核实身份，无预约或事由不明者不得随意进入办公区域；涉及商业谈判的会谈，需提前准备谈判资料，避免泄露公司机密。差旅安排：出差人员需遵守公司纪律，不得擅自变更行程或提高住宿标准；境外差旅需遵守当地法律法规，注意人身及财产安全，及时向公司汇报行程动态。八、附则本手册由行政部负责解释和修订，