珠宝公司会议记录管理细则

珠宝公司会议记录管理细则第一章总纲

1.1制定依据与目的

本细则依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》等国家法律法规、《珠宝玉石质量监督管理规定》（GB18107）、《关于黄金饰品质量监督管理的若干规定》等行业标准、《联合国跨国公司行为守则》等国际公约，结合公司“价值创造、风险防控、效率提升”战略核心，旨在规范公司会议记录管理流程，有效防控决策风险与信息泄露风险，提升会议决策效率与信息传递准确性，适配数字化转型与国际化经营需求。针对当前管理痛点，如会议记录不完整、信息传递滞后、责任界定模糊、跨国会议协调困难等，通过本细则实现制度标准化、流程规范化、责任明确化、执行数字化，确保会议决策有效落地。

1.2适用范围与对象

本细则适用于公司所有层级会议记录管理，包括但不限于股东会、董事会、监事会、总经理办公会、部门专题会议、跨部门协调会、外部合作会议等。适用对象涵盖公司正式员工、外包服务提供商及合作单位相关人员。例外适用场景包括临时性沟通会、内部培训会等非决策性会议，可简化记录流程，由会议组织部门备案管理。特殊会议（如涉及商业机密或跨境监管要求的会议）需经合规部审批，适用本细则特别条款。所有适用人员需遵守本细则，违反者按公司《奖惩机制》处理。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：会议记录管理须符合国家法律法规、行业规范及国际公约要求，确保决策程序合法有效。

1.3.2权责对等原则：会议记录发起、审核、执行、归档各环节责任主体明确，权责匹配。

1.3.3风险导向原则：聚焦重大决策、跨境业务、敏感信息等高风险场景，强化管控措施。

1.3.4效率优先原则：通过数字化工具与标准化流程，减少冗余操作，提升记录与传递效率。

1.3.5持续改进原则：基于监督反馈、技术迭代、政策变化动态优化本细则。

1.3.6国际化适配原则：跨境会议记录需符合属地数据安全与隐私保护要求，确保信息合规跨境传输。

1.4制度地位与衔接

本细则为公司基础性管理制度，与《内部控制手册》《财务审批管理办法》《信息安全管理制度》等专项制度构成管理闭环。本细则与关联制度冲突时，以风险等级更高或监管要求更严者为准，冲突条款由内控部协调，报总经理办公会审议。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司会议记录管理实行“决策层主导、执行层落实、监督层制衡”的层级管理架构。决策层（股东会、董事会）负责重大决策会议记录的最终审批；执行层（总经理办公会、各部门）负责常规会议记录的编制与归档；监督层（内控部、审计部）负责全流程合规性与有效性监督。各层级职责通过本细则明确，确保权责清晰、协同高效。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会：审议年度战略、重大投资等事项，会议记录经董事长审核后存档，重大事项需外部审计机构核查。

2.2.2董事会：决策经营方针、重大合同等，会议记录需经独立董事复核，涉及跨境业务的需符合《数据出境安全评估办法》要求。

2.2.3责任主体：董事长（召集与主持）、董事会秘书（记录编制）、审计委员会（监督）。

2.3执行机构与职责

2.3.1总经理办公会：决策月度经营计划、部门协同事项，会议记录由总经理指定秘书处编制，需跨部门事项需相关部门负责人会签。

2.3.2部门专题会议：由部门负责人发起，记录由部门行政专员编制，需涉及供应链管理或国际业务的需合规部会审。

2.3.3责任主体：会议组织部门（编制）、行政部（审核）、信息中心（数字化支持）、合规部（涉外业务）。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部：核查会议记录完整性（高风险点，需覆盖议题、决议、责任分工），每年至少开展一次专项检查。

2.4.2审计部：对董事会决议会议记录进行实质性审计，审计结果纳入年度审计报告。

2.4.3合规部：对跨境会议记录的隐私保护、数据传输合规性进行监督，对接GDPR等国际标准。

2.4.4责任主体：内控专员（记录核查）、审计经理（实质性测试）、合规专员（跨境场景审查）。

2.5协调与联动机制

建立跨部门会议记录协调小组，由行政部牵头，信息中心、合规部参与，负责解决数字化工具应用、跨境数据传输等共性问题。每月召开例会，形成会议纪要存档。涉外业务会议需增设属地法务协调岗，确保记录符合当地《电子数据管理办法》要求。

第三章会议记录管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1目标：会议记录完整率≥100%、决策落实率≥95%、跨境数据传输合规率100%。

3.1.2核心KPI：会议记录编制时效≤2个工作日、电子记录归档时效≤3个工作日、纸质记录归档时效≤1个月。

3.1.3统计口径：以OA系统会议管理模块数据为准，结合档案管理系统核对。

3.2专业标准与规范

3.2.1记录要素：会议名称、时间、地点、参会人员、缺席人员及原因、议题、讨论要点、决议事项、责任分工、完成时限、附件清单。

3.2.2记录格式：电子记录需符合OA系统模板，纸质记录需使用公司统一编号的会议记录本，编号规则为“Y+年度+月份+序号”。

3.2.3风险控制点及措施：

-高风险点1：涉及跨境业务的会议记录需经合规部加密处理，存储在符合ISO27001标准的系统；措施：对接跨境数据传输安全平台。

-高风险点2：重大投资决策会议记录需双备份（本地+云端），加密传输至审计部存档；措施：采用银行级加密技术。

-中风险点：部门会议记录需部门负责人审核；措施：OA系统自动推送审核提醒。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法：采用全生命周期管理（会议筹备-记录编制-审核归档-监督考核），嵌入PDCA循环持续优化。

3.3.2管理工具：

-电子记录：使用公司OA系统会议模块，集成语音转文字功能；

-纸质记录：扫描后上传至档案管理系统，关联电子会议记录；

-跨境协作：使用符合GDPR的云协作平台（如Notion企业版），数据传输需通过DPA协议备案。

第四章会议记录管理流程

4.1主流程设计

会议记录管理遵循“发起-编制-审核-归档-监督”闭环流程。

-发起：会议组织部门在OA系统创建会议申请，明确议题、参会人，合规部对涉外议题进行预审；

-编制：秘书处根据议题清单同步记录要点，语音转文字功能仅适用于非敏感会议；

-审核：部门会议由部门负责人审核，重大会议需董事长或分管VP复核；

-归档：电子记录归档至档案系统，纸质记录扫描后关联电子档，双备份存储于不同物理位置；

-监督：内控部每月抽取10%记录核查完整性，审计部季度抽查董事会决议记录。

4.2子流程说明

4.2.1跨境会议记录流程：

-预审：合规部核查会议议题是否涉及数据出境，需提供风险自评估报告；

-记录：使用加密平板记录，传输通过VPN通道；

-归档：存储在符合ISO27018标准的云存储，标注数据出境清单备案编号。

4.2.2紧急会议记录流程：

-特殊授权：总经理书面授权可简化审核流程，但需在3个工作日内补办审核手续；

-记录时效：紧急会议记录需在会议结束后4小时内完成初稿，24小时内定稿。

4.3流程关键控制点

4.3.1记录完整性校验：

-标准化校验：OA系统自动校验是否包含“决议事项”“责任分工”等关键要素；

-人工复核：内控专员对董事会会议记录进行双盲复核（随机抽取议题核对录音）。

4.3.2跨境数据传输校验：

-合规性核查：合规部每月比对数据出境清单与实际传输记录；

-技术监控：信息中心部署数据防泄漏系统（DLP），拦截非授权传输。

4.4流程优化机制

每年6月、12月由行政部牵头组织全流程复盘，重点优化数字化工具应用场景。例如：2024年计划将语音转文字功能扩展至所有会议（除高管会议外），降低人工录入成本。优化方案需经总经理办公会审议，并纳入下一年度制度执行计划。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1记录编制权限：

-秘书处：常规部门会议记录；

-会议组织部门：专项议题补充记录；

-信息中心：电子记录系统操作权限。

5.1.2审核权限：

-部门会议：部门负责人；

-重大会议：分管VP；

-董事会会议：董事长或董事长授权高管。

5.1.3跨境数据访问权限：

-仅授权合规部、审计部可访问加密记录；

-属地法律要求提供时，由法务部审批后按程序调取。

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级：

-电子记录：部门负责人+OA系统自动审核；

-纸质记录：部门负责人+行政部+分管VP（重大会议）。

5.2.2审批时限：

-常规会议≤3个工作日；

-紧急会议≤1个工作日，需注明“加急”标识。

5.3授权与代理机制

5.3.1授权条件：

-员工离职或岗位变动，需原部门负责人出具书面授权；

-临时代理最长不超过30天，授权书需经合规部备案。

5.4异常审批流程

5.4.1异常场景：

-越权记录：需提交书面解释+分管VP审批；

-补充记录：需会议组织部门申请+合规部审核。

5.4.2加急通道：

-跨境监管要求的紧急记录，由合规部提出申请，经法务部+VP审批后优先处理。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1痕迹留存：

-电子记录：系统自动生成操作日志，包含修改人、时间、内容；

-纸质记录：扫描后需保留原始痕迹，电子版与纸质版编号一致。

6.1.2信息安全：

-访问权限按“最小必要”原则分配，每年6月、12月重置密码；

-跨境数据传输需通过经认证的加密通道（如AWSKMS）。

6.2监督机制设计

6.2.1三位一体监督：

-日常监督：行政部每周抽查10%记录完整性；

-专项监督：内控部每季度开展数字化工具应用评估；

-突击检查：审计部对董事会会议记录进行现场核查。

6.2.2关键内控环节嵌入：

-授权审批环节：OA系统自动校验审批链完整；

-信息安全环节：扫描件需通过OCR脱敏处理（敏感信息打码）；

-跨境合规环节：数据传输前需生成区块链存证。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次：

-专项审计：每年至少一次，覆盖上一年度所有董事会会议；

-日常检查：每月抽查20%部门会议记录。

6.3.2检查方法：

-核对法：对比会议通知与实际参会人员；

-抽查法：随机抽取议题核对录音；

-询问法：约谈记录编制人确认操作规范。

6.4执行情况报告

6.4.1报告内容：

-当期记录数量、问题项、整改措施；

-跨境数据传输合规性评估；

-数字化工具应用效率分析。

6.4.2报告周期：每月5日前报送至内控部，抄送行政部、信息中心。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核对象：

-行政部：记录编制及时性、完整性；

-会议组织部门：责任分工落实率；

-信息中心：系统故障率。

7.1.2考核指标：

-电子记录准确率（权重40%）；

-纸质归档及时性（权重30%）；

-跨境数据合规性（权重30%）。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期：

-月度：行政部自查；

-季度：内控部抽查；

-年度：总经理办公会审议。

7.2.2评估方法：

-量化指标：系统自动统计；

-定性指标：审计部现场核查。

7.3问题整改机制

7.3.1整改分类：

-一般问题：7个工作日内整改；

-重大问题：30个工作日内整改，需分管VP审批。

7.3.2闭环管理：

-整改措施需在OA系统公示，内控部复核销号；

-逾期未整改，追究责任部门负责人绩效考核。

7.4持续改进流程

7.4.1改进建议来源：

-内控部审计报告；

-信息中心系统日志分析；

-员工投诉（通过OA匿名渠道收集）。

7.4.2优化路径：

-建议→行政部评估→分管VP审批→实施；

-每年5月制定年度优化计划，10月评估效果。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形：

-提前完成记录编制且零差错；

-优化流程节约成本（如数字化工具应用效果显著）；

-跨境数据合规贡献突出。

8.1.2奖励类型：

-精神奖励：通报表扬+内部培训机会；

-物质奖励：奖金500-5000元；

-晋升奖励：优先推荐管理岗位。

8.1.3程序：

-申报→行政部审核→合规部复核→总经理办公会审批→公示（3个工作日）→发放。

8.2违规行为界定

8.2.1违规分类：

-一般违规：记录要素缺失（如无责任分工）；

-较重违规：电子记录未备份；

-严重违规：跨境数据非法传输。

8.2.2判定标准：

-参照《企业内部控制评价指引》，结合行业特点细化。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准：

-一般违规：通报批评+绩效考核扣分；

-较重违规：降级或调岗；

-严重违规：解除劳动合同。

8.3.2处罚程序：

-调查取证→告知→审批→执行→申诉。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件：收到处罚通知后3个工作日内提出。

8.4.2复议流程：

-行政部受理→合规部复核→总经理办公会裁决。

-复议结果5个工作日内通知申诉人，全程留痕。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1预案范围：

-重大会议系统故障；

-涉密记录泄露；

-跨境数据传输中断。

9.1.2应急流程：

-系统故障：启动备用系统（纸质记录+邮件同步）；

-信息泄露：合规部立即隔离系统，法务部评估损失；

-数据中断：启动备用传输通道，记录传输日志。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景：

-紧急并购谈判会议（涉及商业机密）；

-属地法律强制要求简易记录的会议。

9.2.2处理要求：

-提交例外申请+合规部审批；

-跨境业务需提供属地法律顾问意见。

9.3危机公关与善后

9.3.1责任主体：

-危机公关：董事会秘书牵头，法务部支持；

-善后处理：行政部牵头，财务部配合。

9.3.2属地适配：

-遵循当地《危机公关管理办法》（如香港《公司条例》）；