某纺织公司档案管理工作制度

某纺织公司档案管理工作制度第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》（国家档案局令第10号）、《纺织工业档案管理办法》（工信部令2021年第21号）等法律法规，参照《联合国教科文组织关于保护世界文化和自然遗产公约》《关于保护生产者权利国际公约》等国际公约，结合公司国际化经营战略及数字化转型需求制定。同时，依据公司《企业内部控制基本规范》及《合规管理手册》等相关内部制度。

1.1.2制定目的

针对公司档案管理中存在的分散存储、流程不规范、风险隐患突出、数字化程度不足等问题，本制度旨在实现档案管理的标准化、规范化、数字化与国际化，通过“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环，强化风险防控，提升运营效率，支撑价值创造，确保档案资产安全与有效利用。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度适用于公司总部及所有境外分支机构，覆盖生产、技术、经营、人力资源、财务、法律等所有业务领域及档案形成、收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等全生命周期管理。

1.2.2适用对象

（1）决策机构：股东会、董事会、总经理办公会。

（2）执行机构：各部门负责人、档案管理员、业务经办人员。

（3）监督机构：内控部、审计部、合规部。

（4）关联方：经授权的外包服务商、合作单位。

例外场景：涉及国家秘密、商业秘密的档案按保密制度另行管理。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

档案管理活动须符合国家及境外法律法规、行业标准和国际公约要求。

1.3.2权责对等原则

档案管理职责与权限明确匹配，责任主体对档案资产安全及合规使用承担直接责任。

1.3.3风险导向原则

聚焦档案管理中的高风险环节（如电子档案长期保存、境外档案跨境流转），实施差异化管控。

1.3.4效率优先原则

优化流程减少冗余，推广数字化工具提升档案利用效率，确保业务需求快速响应。

1.3.5持续改进原则

定期评估制度有效性，结合技术发展、业务变化及监管要求动态调整。

1.3.6国际化适配原则

境外分支机构的档案管理须符合当地法律及公司全球标准，建立跨境档案管理协调机制。

1.4制度地位与衔接

本制度为公司基础性专项制度，与《财务会计制度》《内部控制手册》《信息安全管理制度》等制度形成互补。若条款冲突，以本制度为准，特殊情况由内控部协调裁定。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司档案管理实行“董事会领导、管理层负责、内控部监督、业务部门落实、信息化支撑”的分层管理架构。董事会负责重大档案管理政策的审批；总经理办公会统筹资源保障；内控部负责监督制度执行；各部门及档案管理员按职责分工实施。境外分支机构的档案管理纳入全球体系，由当地合规负责人对接总部内控部。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

决策档案管理年度预算、重大档案处置方案及制度修订。

2.2.2董事会

审批档案数字化战略、境外分支机构档案管理细则及风险容忍度。

2.2.3总经理办公会

协调跨部门档案协作、应急响应及资源投入。

2.3执行机构与职责

2.3.1内控部

（1）制定档案管理标准，嵌入至少三个关键内控环节：档案真实性核查（每月抽查10%）、电子档案长期保存（符合ISO19005-1标准）、跨境档案安全传输（加密传输）。

（2）监督执行情况，每季度出具专项报告。

2.3.2各业务部门

（1）技术部：负责档案管理系统运维，确保数据完整性与可追溯性。

（2）生产部：收集生产技术档案，确保图纸版本准确（责任主体：技术员）。

（3）经营部：管理客户合同档案，建立电子签章联动机制（责任主体：销售经理）。

2.3.3档案管理员

（1）总部档案室：负责纸质档案归档，每日双备份纸质档案至异地仓库（责任主体：档案专员）。

（2）境外分支：对接当地档案法规，定期向总部内控部报送档案管理报告（责任主体：合规主管）。

2.4监督机构与职责

2.4.1审计部

每年开展一次档案管理专项审计，重点关注电子档案销毁合规性（风险等级：高）。

2.4.2合规部

监督境外分支机构档案管理合规性，协调跨境档案法律适用问题。

2.5协调与联动机制

建立“月度档案工作例会”，由内控部牵头，各部门档案管理员参与。涉外业务增设“属地法规对接小组”，由合规部牵头，境外业务部门配合。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1目标

（1）档案完整率≥99%。

（2）电子档案可读性≥100%。

（3）档案利用响应时效≤2个工作日。

3.1.2核心指标

（1）纸质档案数字化覆盖率≥80%（三年内达标）。

（2）境外档案合规率100%。

3.2专业标准与规范

3.2.1档案分类标准

（1）一级类：生产技术档案（高风险，需双人复核）。

（2）二级类：经营档案（中风险，需电子签名留存）。

3.2.2风险控制点及措施

（1）风险点：电子档案长期保存失真（等级：高）。

措施：采用OCR技术存档，系统自动校验文件格式。

（2）风险点：境外档案跨境传输泄露（等级：高）。

措施：采用VPN传输，目标存储符合GDPR要求。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

（1）全生命周期管理：从档案形成到销毁全流程管控。

（2）PDCA循环：每年复盘优化档案管理流程。

3.3.2管理工具

（1）ERP系统：对接采购、生产档案（责任主体：财务部、生产部）。

（2）OA系统：电子档案审批流转（责任主体：内控部）。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1发起阶段

业务部门填写《档案管理申请单》，注明档案类型、数量、保管期限（责任主体：经办人）。

4.1.2审核

内控部审核档案合规性（如合同需核对法律条款），限时3个工作日（责任主体：内控专员）。

4.1.3执行

（1）纸质档案：归档至档案室，系统生成唯一编号（责任主体：档案管理员）。

（2）电子档案：上传至云存储，系统自动分类（责任主体：技术员）。

4.1.4归档

保管期满档案按《档案销毁申请单》流程处置，纸质档案异地存储（责任主体：档案室主任）。

4.2子流程说明

4.2.1电子档案利用流程

用户通过OA系统提交申请，档案管理员验证权限后提供电子档案，留存使用记录（责任主体：档案管理员）。

4.2.2境外档案交接流程

境外分支档案通过加密邮件传输至总部，双方签署电子确认函（责任主体：合规主管）。

4.3流程关键控制点

（1）档案真实性校验：每年4月由内控部抽查，重点核对合同编号、签章（风险等级：中）。

（2）电子档案加密传输：传输全程采用AES-256加密（风险等级：高）。

4.4流程优化机制

每年10月由内控部组织全流程模拟测试，收集优化建议，次年1月完成修订。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“档案类型+保管期限+岗位层级”分配权限：

（1）保管期限30年以上的档案，总经理审批查阅。

（2）经营类档案，部门负责人审批查阅。

5.2审批权限标准

（1）纸质档案借阅：3个月以内，部门负责人审批；超过3个月，总经理审批。

（2）电子档案导出：仅限授权业务系统，内控部备案。

5.3授权与代理机制

授权需书面形式，有效期不超过1年，临时代理需经直属上级同意。

5.4异常审批流程

紧急查阅需加急审批，加急申请需附风险评估报告，由内控部复核。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1表单填报

《档案管理申请单》需包含档案编号、形成日期、保管期限等字段（责任主体：经办人）。

6.1.2信息录入

电子档案录入需核对文件名、元数据，系统自动校验（责任主体：技术员）。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督

内控部每月抽查10%档案管理记录，重点核查电子档案备份（风险等级：中）。

6.2.2专项监督

每年6月由审计部对境外分支机构档案管理开展专项检查。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次

（1）日常检查：每月由内控部开展。

（2）专项审计：每年由审计部开展。

6.3.2审计结果应用

审计报告需提交总经理办公会，问题整改纳入绩效考核。

6.4执行情况报告

每月5日前由内控部提交执行报告，含数据统计、风险事件、改进建议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标

（1）档案完整率（权重40%）。

（2）流程合规性（权重30%）。

7.1.2评分标准

评分=（实际完成率-目标值）/目标值×100%。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期

（1）月度：内控部评估流程执行情况。

（2）年度：董事会考核档案管理成效。

7.2.2评估方法

（1）数据统计：系统自动生成档案管理报告。

（2）现场核查：随机抽查档案管理现场。

7.3问题整改机制

7.3.1整改流程

“发现-整改-复核-销号”闭环，重大问题由内控部督办。

7.3.2整改时限

一般问题≤7个工作日，重大问题≤30个工作日。

7.4持续改进流程

基于评估结果，内控部每年修订档案管理标准，次年1月实施。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

（1）档案管理创新（如数字化工具应用）。

（2）风险防控突出贡献。

8.1.2奖励程序

（1）申报：部门提交申请，内控部审核。

（2）审批：总经理办公会审批。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规

（1）未及时归档（等级：中）。

（2）电子档案未备份（等级：高）。

8.2.2严重违规

（1）档案丢失（等级：严重）。

（2）跨境档案泄露（等级：严重）。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准

（1）一般违规：通报批评。

（2）严重违规：降级或解雇。

8.3.2处罚程序

（1）调查：合规部牵头，收集证据。

（2）审批：总经理审批。

8.4申诉与复议

员工可向人力资源部申诉，复议结果由董事会决定。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1应急预案

（1）档案火灾：启动《档案室火灾应急预案》，疏散至备用档案库。

（2）系统瘫痪：启用备用服务器，恢复时间≤4小时（责任主体：技术部）。

9.2例外情况处理

例外申请需附风险评估报告，由内控部审批。

9.3危机公关与善后

境外档案泄露需启动《危机公关预案》，由合规部协调属地法律团队处置。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由内控部负责解释。

10.2相关制度索引

（1）《企业内部控制基本规范》（内控字〔2020〕1号）。

（2）《信息安全管理制度》（信安字〔2021〕3号）。

10.3修订与废止程序