珠宝公司销售合同监督准则

珠宝公司销售合同监督准则第一章总纲

1.1制定依据与目的

本准则依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国合同法》《企业内部控制基本规范》及《企业内部控制配套指引》、ISO9001质量管理体系标准、联合国《联合国消费者权利保护指南》等法律法规、行业规范及国际公约，结合珠宝行业特性及公司国际化经营战略制定。针对当前销售合同管理中存在的流程不规范、风险识别不足、跨部门协同效率低下、数字化支撑不足等问题，旨在规范销售合同全生命周期管理，强化风险防控，提升运营效率，实现价值创造。核心目标包括：建立标准化合同审批流程，降低合同履约风险，缩短合同执行周期，保障交易安全合规，适配数字化转型需求，提升国际市场竞争力。

1.2适用范围与对象

本准则适用于公司所有业务单元（含直营店、经销商、跨境电商平台等）涉及珠宝产品销售合同的管理活动，覆盖销售部、市场部、法务部、财务部、内控部、供应链部等相关部门及全体员工。关联合作单位（如经销商、物流服务商、海外采购商等）需遵照本准则执行关键环节要求。例外场景包括：金额低于人民币1万元的零售合同、内部调拨合同等，经总经理办公会审批可简化流程。重大合同（金额超过人民币500万元或涉及海外市场）需经董事会审议。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：所有合同条款符合国家法律法规及行业规范，涉外合同需适配目标市场法律要求。

1.3.2权责对等原则：明确各岗位职责与权限，确保权力运行与风险承担相匹配。

1.3.3风险导向原则：聚焦高价值、高风险合同（如大额定制、跨境交易），实施差异化管控。

1.3.4效率优先原则：通过流程优化与数字化工具提升审批时效，避免过度管控。

1.3.5持续改进原则：基于内外部审计、业务反馈及政策变化动态优化制度。

1.3.6平等自愿原则：合同条款保障交易公平，尊重交易对手合法权益。

1.4制度地位与衔接

本准则为公司基础性管理制度，与《公司内部控制手册》《财务审批管理办法》《合规风险管理规定》等制度构成管理闭环。冲突时，本准则优先适用；与关联制度重复内容以本准则为准。如遇法律法规更新，由法务部评估并推动修订。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司销售合同管理遵循“董事会决策、总经理统筹、法务合规监督、业务部门执行、内控部评估”的层级架构。董事会负责重大合同战略审批；总经理办公会审议金额超过人民币200万元的合同及涉外合同；销售部负责合同发起与执行；法务部提供法律支持；内控部实施流程监督。

2.2决策机构与职责

2.2.1董事会：审批金额超过人民币1000万元或涉及海外上市公司的合同，制定合同管理战略。

2.2.2总经理办公会：审批金额超过人民币200万元至人民币1000万元的合同，审议合同条款重大调整。

2.2.3股东会：最终裁决合同管理争议，授权董事会制定核心规则。

2.3执行机构与职责

2.3.1销售部：负责合同需求发起、条款初审、履约跟踪；需配合法务部完成合规校验。

2.3.2法务部：提供法律支持，审核合同主体资格、免责条款、争议解决机制等。

2.3.3财务部：审核合同金额、收款条件、发票开具等财务要素。

2.3.4内控部：评估合同流程风险，嵌入内控节点（如金额分级审批、履约节点监控）。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部：实施流程穿透检查，每年开展合同管理专项审计，重点关注高风险环节（如大额定制合同风险控制点）。

2.4.2审计部：每年至少一次独立审计合同管理有效性，核查整改落实情况。

2.4.3合规部：监控涉外合同合规性，确保适配目标市场反洗钱、消费者权益保护等要求。

2.5协调与联动机制

建立“月度合同管理联席会”，销售部、法务部、财务部、内控部每月会商风险处置方案。涉外业务增设“属地合规协调小组”，由法务部牵头，驻外代表处配合，确保合同条款符合当地法律。

第三章销售合同管理标准

3.1管理目标与核心指标

设定合同审批时效≤3个工作日、履约纠纷率≤2%、合同违约损失率≤0.5%等KPI，统计口径以ERP系统合同模块数据为准。

3.2专业标准与规范

3.2.1合同模板标准化：核心条款（如产品规格、价格、交货期、违约责任）纳入《标准合同模板库》，模板库由法务部维护，每半年更新一次。

3.2.2高风险点管控：

-高风险合同（金额＞500万元或跨境）：需附第三方尽职调查报告（中/高风险）；

-定制合同（如裸钻镶嵌）：需附设计图及工艺说明（中风险）；

-涉外合同：需附目标市场法律合规确认函（高风险）。

3.2.3行业适配要求：

-遵循ISO14064环境合规要求（如涉及贵金属回收条款）；

-适配《联合国消费者保护准则》（如附产品真伪保证书）。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法：采用PDCA循环管理，嵌入三个关键内控环节：

-发起阶段：销售部需提供《合同需求评估表》（内控节点）；

-执行阶段：供应链部需提供《履约进度确认函》（内控节点）；

-归档阶段：档案室需校验电子合同签章有效性（内控节点）。

3.3.2管理工具：

-ERP系统实现合同全生命周期电子化管控；

-CRM系统嵌入风险预警模型（如交易对手信用评级＜3分触发高风险提示）；

-法律数据库自动校验条款合规性。

第四章销售合同流程管理

4.1主流程设计

4.1.1发起阶段：销售部填写《合同需求申请表》（附市场分析报告），经销售总监初审后提交法务部。

4.1.2审核阶段：法务部（条款合规）、财务部（金额及收款条件）、内控部（风险评估）按权限并行审批。

4.1.3执行阶段：合同签订后，销售部同步CRM系统，触发ERP自动生成订单及收款计划。

4.1.4归档阶段：电子合同归档至ERP系统，纸质合同及附件由档案室双备份管理。

4.2子流程说明

4.2.1大额定制合同流程：增加“设计稿评审环节”，由设计部出具《工艺可行性报告》（中风险）。

4.2.2跨境合同流程：增设“海外法务审核节点”，由驻外代表处确认当地法律适配性（高风险）。

4.3流程关键控制点

4.3.1金额分级控制：

-人民币100万元≤金额＜500万元：需总经理审批（中风险）；

-金额≥500万元：需董事会审批（高风险）。

4.3.2风险双重校验：

-合同条款需经法务部与合规部交叉复核（高风险）；

-跨境合同需经目标市场律师出具合规意见（高风险）。

4.4流程优化机制

每年第四季度由内控部牵头开展全流程复盘，基于审计发现、业务量变化优化审批节点，数字化工具应用覆盖率每半年提升10%。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“金额+业务类型+岗位层级”分配权限：

-销售部经理：审批人民币10万元以下零售合同（低风险）；

-销售总监：审批人民币50万元以下合同（中风险）；

-法务部副总监：审批金额＞100万元合同条款（高风险）。

5.2审批权限标准

5.2.1金额审批：金额≤人民币10万元，销售部经理审批；人民币10万元＜金额＜人民币100万元，销售总监审批；金额＞人民币100万元，需逐级上报至总经理或董事会。

5.2.2风险审批：高风险合同需附《风险评估报告》，由内控部审核。

5.3授权与代理机制

正式授权需经总经理审批，授权期限≤1年，临时代理需直属上级书面批准，最长15个工作日。

5.4异常审批流程

紧急合同需加急通道，但审批金额不得低于常规审批标准50%；异常审批需附《异常原因及风险说明》，由审计部备案。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1表单管理：所有合同环节需使用公司统一表单，关键信息（如客户身份证明、产品质检报告）需扫描归档。

6.1.2痕迹留存：电子审批需留存审批人操作日志；纸质合同需双人核对签字。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督：内控部每月抽查10份合同，核查《合同审批记录表》完整性（低风险）。

6.2.2专项监督：每半年由审计部开展合同管理专项审计，重点关注跨境合同合规性（高风险）。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次：财务部每月检查合同收款计划与实际到账差异（低风险）；

6.3.2审计标准：审计部核查合同履行率是否达到98%（核心指标）。

6.4执行情况报告

销售部每月提交《合同管理执行报告》，含合同签订率、审批超时率、履约纠纷等数据，作为绩效考核依据。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1销售部：合同审批及时率（权重40%）、履约纠纷率（权重30%）。

7.1.2法务部：高风险合同合规率（权重50%）。

7.2评估周期与方法

考核周期为季度，基于ERP数据与审计结果进行评分，重大合同失误直接触发考核降级。

7.3问题整改机制

7.3.1整改分类：一般问题（≤7个工作日内整改）、重大问题（≤30个工作日内整改）、紧急问题（24小时内响应）。

7.3.2责任追究：整改未落实的，责任人降级或免职。

7.4持续改进流程

基于考核结果、审计建议及业务需求，法务部每半年提出制度优化方案，经内控部评估后提交总经理办公会审议。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形：提前完成合同签订、高效化解履约纠纷等。

8.1.2奖励程序：由部门提名，法务部审核，总经理审批，奖励公示不少于3个工作日。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规：合同条款未使用标准模板（低风险）。

8.2.2严重违规：签订无效合同（高风险）。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚分级：警告（一般违规）、降级（较重违规）、解除劳动合同（严重违规）。

8.3.2处罚程序：调查取证后书面告知，被处罚人有权申辩。

8.4申诉与复议

申诉需在收到处罚决定后3个工作日内提交，由人力资源部复核，复核结果5个工作日内反馈。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

针对合同欺诈、产品召回等风险制定应急预案，明确法务部牵头，销售部、供应链部配合。

9.2例外情况处理

例外场景需附《例外申请表》，经总经理审批，审批时限≤2个工作日。

9.3危机公关与善后

涉外合同纠纷需适配当地法律程序，由海外代表处配合处理。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本准则由法务部负责解释。

10.2相关制度索引

-《财务审批管理办法》文号：公司制度-FP-2023-001；

-《企业内部控制手册》