某服装公司橱窗设计管理细则

某服装公司橱窗设计管理细则第一章总则

1.1制定依据与目的

本细则依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国广告法》《中华人民共和国消费者权益保护法》等国家法律法规，参考《国际商业惯例通则》（CISG）、《全球品牌形象管理标准》（ISO10668）等行业标准，并结合《联合国消费者保护指南》等国际公约制定。针对某服装公司橱窗设计管理中存在的标准不统一、风险识别不足、跨部门协同效率低下等痛点，旨在规范橱窗设计全流程管理，防控设计合规风险、知识产权风险及品牌形象风险，提升设计价值创造能力与运营效率，支撑公司国际化发展战略。

1.2适用范围与对象

本细则适用于某服装公司全球所有门店及线上平台橱窗设计活动，涵盖设计创意、物料采购、制作安装、效果评估等环节。适用对象包括设计部、市场部、采购部、门店运营部、法务部、内控部等相关部门及岗位，包括正式员工、外包设计机构、合作供应商等。例外场景包括应急性促销活动（需经市场部特别审批）、非标准物料使用（需经采购部备案），审批权限由总经理办公会界定。

1.3核心原则

本细则遵循以下核心原则：

（1）合规性原则：橱窗设计须符合国家法律法规及目标市场监管要求；

（2）权责对等原则：明确各环节责任主体及权限边界；

（3）风险导向原则：重点防控高风险环节，如版权合规、安全标准；

（4）效率优先原则：优化审批流程，压缩设计周期至≤5个工作日；

（5）持续改进原则：基于数据反馈与市场变化动态优化制度；

（6）国际化适配原则：针对不同区域法规差异制定差异化管控措施。

1.4制度地位与衔接

本细则为公司基础性专项管理制度，与《公司内部控制手册》《设计类采购管理办法》《品牌形象管理办法》等制度形成互补。制度冲突时，优先适用本细则；与关联制度条款不一致时，由内控部组织协调，经法务部审核后报总经理办公会裁决。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司橱窗设计管理采用“总部统筹、区域协同、门店执行”三级架构。决策层由董事会品牌委员会负责重大设计方向审批；执行层由设计部统筹全流程设计标准，市场部负责需求协同，采购部负责供应商管理；监督层由内控部负责流程合规性监控，审计部负责年度专项审计。

2.2决策机构与职责

董事会品牌委员会：审批年度橱窗设计主题、预算及重大设计方案（风险等级≥3级）；议事规则需2/3以上成员同意。总经理办公会：审批设计周期＞7天、预算＞50万元的项目；决策需经财务部风险评估。

2.3执行机构与职责

（1）设计部（主责）：制定设计标准，审核设计稿合规性，主导设计评审；

（2）市场部（配合）：提供市场反馈，参与设计主题讨论；

（3）采购部（配合）：管控供应商资质，审核物料环保标准；

（4）门店运营部（执行）：落地设计方案，收集终端反馈；

（5）法务部（监督）：审核设计稿中的文字及形象版权。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：嵌入“设计标准符合性”“供应商资质验证”两个关键内控点，每月抽查门店执行情况；

（2）审计部：每年开展橱窗设计专项审计，核查至少3个门店的设计合规性；

（3）合规部：监控目标市场广告法合规性，提供风险预警。

2.5协调与联动机制

建立“每周设计协调会”（设计部、市场部、采购部），解决跨部门争议；信息系统对接OA系统实现需求自动流转；涉外业务增设“属地合规前置会审”环节，由驻外法务支持。

第三章橱窗设计管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）合规性目标：年度合规审计通过率≥98%；

（2）效率目标：标准设计周期≤3个工作日；

（3）质量目标：门店满意度评分≥4.5（5分制）；

（4）成本目标：设计物料成本占销售额比例≤2%。

3.2专业标准与规范

（1）设计标准：

-主题设计需匹配季度营销计划；

-色彩搭配符合品牌VI规范；

-物料环保标准需符合欧盟REACH或RoHS要求；

-高风险点（如动物形象、宗教元素）需经法务部预审（高风险）。

（2）风险等级划分：

-高风险：涉及政治敏感元素、动物形象；

-中风险：跨文化设计差异；

-低风险：常规季节性设计。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用PDCA循环管理，全生命周期监控；

（2）管理工具：

-ERP系统：管理设计物料成本与进度；

-OA系统：实现设计需求电子流转；

-3D模拟工具：用于跨文化设计验证。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

（1）需求发起：门店运营部通过OA提交设计需求，需附市场分析报告；

（2）设计评审：设计部出具设计稿后，由市场部、采购部联合评审，符合性审核需3日内完成；

（3）制作安装：采购部确认供应商资质后，门店执行安装，需留存视频存档；

（4）效果评估：运营部评估设计执行偏差率，≤5%为合格，每月统计上报。

4.2子流程说明

（1）供应商管理子流程：

-资质审核需覆盖ISO9001、环保认证；

-每年动态评估供应商，淘汰率≤10%。

（2）跨文化设计子流程：

-针对欧美市场需经设计部与美国法务双重确认；

-争议解决采用友好协商+属地仲裁。

4.3流程关键控制点

（1）设计稿合规性校验：法务部需核查文字表述，禁止误导性宣传；

（2）供应商交付物验收：需附环保检测报告；

（3）安装安全复核：需经门店经理+设计部专员双重签字。

4.4流程优化机制

每年12月由内控部牵头，组织1次全流程复盘，需形成《流程优化建议书》，经总经理办公会审批后执行。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“设计类型+金额+区域”分配权限：

-标准门店设计（＜5万元）：门店经理审批；

-市场活动设计（≤20万元）：设计部总监审批；

-国际化设计（＞50万元）：总经理办公会审批。

5.2审批权限标准

（1）常规审批：需在收到申请后3个工作日内完成；

（2）特殊审批：设置加急通道，审批时效≤1个工作日；

（3）越权审批：需在3个工作日内补办审批手续。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，授权期限≤6个月；临时代理需经授权人书面同意。

5.4异常审批流程

紧急情况需附《风险处置说明》，经分管副总审批；补批需由原审批人复核，审批意见需附风险评估报告。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：设计文件需包含材质清单、环保参数；

（2）痕迹留存：电子版存档于ERP系统，纸质版归档于门店档案室；

（3）执行不到位判定：设计变更率＞15%或门店投诉率＞3%。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控部每月抽取2个门店，核查“设计标准执行表”；

（2）专项监督：针对高风险区域开展季度检查；

（3）嵌入内控环节：

-设计评审环节需确认版权授权文件；

-物料采购环节需核对环保检测报告。

6.3检查与审计

（1）检查频次：日常检查每月≥1次，专项检查每季度≥1次；

（2）审计内容：抽查3个门店的设计合规性，核查至少5个供应商资质；

（3）审计结果应用：需形成《审计整改计划》，明确责任部门与完成时限。

6.4执行情况报告

每月5日前由设计部提交《橱窗设计执行报告》，需包含：

-设计项目完成率（目标≥90%）；

-合规问题数量（目标≤2个）；

-改进建议清单。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）设计部KPI：

-设计合规率（权重40%）；

-门店满意度（权重30%）；

-设计周期达成率（权重30%）。

（2）门店考核指标：

-设计执行偏差率（权重50%）；

-客户投诉率（权重50%）。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：月度考核+季度复盘；

（2）评估方法：数据统计+现场核查。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：

-一般问题：7个工作日内整改；

-重大问题：30个工作日内整改；

（2）责任追究：整改不力者按《员工手册》处理。

7.4持续改进流程

基于考核数据、审计发现及市场变化，每年修订设计标准，修订稿需经法务部预审。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：

-设计创新获行业奖项；

-年度设计合规率100%；

（2）奖励标准：精神奖励+年度奖金（≤1万元）；

（3）程序：提名→部门审核→总经理审批→公示3天→财务发放。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：设计稿未经评审使用；

（2）较重违规：使用未授权素材；

（3）严重违规：引发品牌诉讼。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚等级：

-一般违规：通报批评；

-较重违规：扣除当月奖金；

（2）程序：调查→告知→审批→执行→申诉。

8.4申诉与复议

申诉需在收到处罚后3日内提出，由人力资源部受理，复议结果5个工作日内出具。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）重大风险预案：针对品牌形象危机制定《橱窗设计应急手册》，明确：

-应急小组组成；

-信息发布流程；

-版权侵权处置措施。

（2）资源保障：指定2家备用供应商，需提前签订应急协议。

9.2例外情况处理

例外场景需附《例外申请单》，经分管副总审批；处理结果需纳入季度复盘。

9.3危机公关与善后

（1）责任主体：市场部牵头，法务部支持；

（2）善后措施：设计部需在危机后30日内优化设计标准。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本细则由公司内控部负责解释。

10.2相关制度索引

-《公司内部控制手册》第5.3条；

-《设计类采购管理办法》第2.1条。

10.3修订与废止程序

修订需经董事会品