化工公司费用管理执行细则

化工公司费用管理执行细则第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本细则依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国合同法》《企业内部控制基本规范》及《企业内部控制配套指引》、国际会计准则（IFRS）、国际商会（ICC）的《联合国国际货物销售合同公约》等国际公约，以及化工行业相关安全生产法规、环保标准（如REACH法规、OSHA标准）和中国化工行业标准（如HG/T系列标准），结合公司“价值创造、风险防控、效率提升”的战略目标，旨在规范化工公司费用管理行为，防范财务风险，提升管理效能。

1.1.2制定目的

针对化工行业费用管理中存在的预算执行偏差、审批效率低下、合规风险高等痛点，本细则通过构建“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环，实现费用管理标准化、数字化、国际化，平衡管控力度与运营效率，确保费用支出服务于业务战略，降低运营成本，符合跨国集团合规要求。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本细则覆盖公司所有业务领域（生产、研发、销售、采购、基建等）、所有部门及关联单位（包括但不限于正式员工、外包服务商、合作单位），涉及的费用类型包括但不限于差旅费、招待费、维修费、物料费、折旧摊销等。

1.2.2适用对象

各部门负责人、财务部、内控部、审计部及全体费用经办人。

1.2.3例外适用场景

涉及国家安全、行业保密等特殊事项的费用管理，经董事会专项审批可适当豁免本细则部分条款，但需附合规性说明及风险缓释措施。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

费用管理须严格遵守国家法律法规、行业标准及国际公约，符合反商业贿赂、反腐败等合规要求。

1.3.2权责对等原则

费用审批权限与责任主体明确匹配，禁止越权审批，审批人需对费用合规性及合理性负责。

1.3.3风险导向原则

重点管控高风险费用（如大额采购、高风险地区出差），实行差异化管控措施。

1.3.4效率优先原则

优化审批流程，利用信息系统实现自动化审批，减少人工干预，提升费用处理效率。

1.3.5持续改进原则

费用管理制度需根据业务发展、政策变化及风险暴露动态调整，每年至少复盘一次。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级

本细则为公司基础性专项制度，与《公司内部控制基本制度》《财务报销管理办法》等制度协同执行。

1.4.2制度衔接

财务部负责费用核算与支付，内控部负责流程合规性监督，审计部负责专项审计，绩效考核部将费用管理纳入部门及个人KPI。制度冲突时，以最高层级制度为准。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司费用管理实行“董事会-总经理-业务部门-财务部”四级管控架构。董事会负责重大费用预算审批，总经理办公会审议年度费用预算，业务部门负责费用申请，财务部负责审核与支付，内控部与审计部实施监督。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

行使最高费用决策权，审批年度费用预算总额及重大资本性支出（如设备购置）。

2.2.2董事会

审批重大费用预算（超过500万元人民币）、境外费用支出及应急预案。

2.2.3总经理办公会

审议年度费用预算方案（超过200万元人民币）、专项费用支出计划及费用管理制度修订。

2.3执行机构与职责

2.3.1财务部

-主责：费用核算、支付、报表编制；建立费用数据库，实施数据监控。

-配合：内控部流程测试、审计部审计支持。

2.3.2业务部门

-主责：费用申请的真实性、合理性审核；落实部门费用预算。

-配合：财务部提供业务背景说明、内控部流程优化建议。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

-主责：费用流程合规性测试（嵌入采购申请、审批、支付环节）；建立风险预警模型。

-配合：财务部数据验证、业务部门流程反馈。

2.4.2审计部

-主责：年度费用专项审计、重大费用追溯审计；评估内控有效性。

-配合：内控部风险点识别、财务部政策解读。

2.5协调与联动机制

2.5.1跨部门协调

建立费用管理联席会议制度，每月审议跨部门费用申请，由财务部牵头，内控部、业务部门参与。

2.5.2国际化适配

境外分支机构费用需符合当地税务法规及公司制度，由区域财务中心汇总后报总部财务部复核，审计部实施属地化审计。

第三章【财务管理标准】

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标

-费用预算达成率≥95%；

-费用支付合规率100%；

-审批时效≤2个工作日（常规费用）。

3.1.2核心KPI

-预算执行偏差率≤±5%；

-高风险费用差错率≤0.1%。

3.2专业标准与规范

3.2.1费用分类标准

-日常费用：差旅、招待、办公；

-专项费用：研发投入、环保治理；

-资本性支出：固定资产购置。

3.2.2风险控制点及防控措施

-高风险点：大额采购（超过100万元）、高风险地区出差（如战乱国家）；

防控措施：采购需多供应商比价，高风险地区需董事会专项审批。

-中风险点：招待费（超过5万元/次）；

防控措施：需附会议纪要或业务说明。

-低风险点：办公用品；

防控措施：部门月度领用汇总。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

-全生命周期管理：从预算编制到支付核销全流程管控；

-风险矩阵法：按金额、业务类型评估风险等级。

3.3.2管理工具

-ERP系统：实现费用预算与实际支出自动匹配；

-OA系统：移动端审批，支持语音录入；

-BI平台：费用趋势分析、异常费用预警。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1费用申请

业务部门填写费用申请表（电子表单），经部门负责人、财务部、分管领导三级审核后报总经理审批。财务部同步核销预算额度。

4.1.2费用支付

总经理审批通过后，财务部3个工作日内完成支付，同步更新ERP系统。

4.2子流程说明

4.2.1大额采购流程

采购需求→供应商比价（≥3家）→技术评估→采购部审批→总经理审批→合同签订→支付。

4.2.2境外费用流程

费用申请→税务合规性说明→内控部风险评估→区域财务中心复核→总部审批。

4.3流程关键控制点

4.3.1预算校验

ERP系统自动校验费用申请是否超预算，超预算需附专项说明。

4.3.2双重复核

财务部审核金额与合规性，内控部审核业务合理性。

4.4流程优化机制

每年第四季度由财务部牵头，业务部门、内控部参与，评估流程效率，优化审批节点。例如：低于1万元的费用可由部门负责人直接审批。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1金额权限分配

-1万元以下：部门负责人审批；

-1-5万元：分管领导审批；

-5-10万元：总经理审批；

-超过10万元：董事会审批。

5.1.2岗位层级权限

-总经理：预算调整权；

-财务总监：支付授权权；

-部门负责人：预算内费用审批权。

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级

-常规费用：部门→财务部→分管领导；

-重大费用：增加总经理审批层。

5.2.2审批时效

-常规费用：提交后2个工作日内完成审批；

-重大费用：提交后5个工作日内完成审批。

5.3授权与代理机制

5.3.1授权条件

-临时缺岗需经人力资源部备案；

-授权期限≤1个月。

5.3.2代理规范

临时代理需填写授权书，代理权限不得超出授权范围。

5.4异常审批流程

5.4.1加急审批

紧急情况需附书面说明及风险评估，由总经理特批。

5.4.2补批规范

超权限费用需在1个工作日内补批，补批需附原审批人意见。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1表单规范

费用申请表需包含业务背景、金额明细、预算编号等字段，电子表单需电子签名。

6.1.2痕迹留存

财务系统自动留痕，纸质单据扫描存档。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督

内控部每月抽查10%费用申请，审计部每季度开展专项检查。

6.3检查与审计

6.3.1检查方法

-抽样审计：随机抽取费用记录，核对单据与系统数据；

-滚动审计：重点费用（如招待费）实时监控。

6.4执行情况报告

财务部每月向总经理提交费用管理报告，包含预算执行情况、异常费用分析及改进建议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标体系

-预算执行偏差率（30%）；

-审批时效达标率（30%）；

-合规差错率（40%）。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期

-月度考核：财务部通报；

-年度考核：绩效部组织。

7.3问题整改机制

7.3.1整改分类

-一般问题：部门内部整改；

-重大问题：总部专项督导。

7.4持续改进流程

7.4.1优化建议路径

业务部门→内控部评估→财务部采纳→制度修订。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

-节约成本金额超过10万元的部门；

-建立费用管理创新流程的员工。

8.2违规行为界定

8.2.1违规分类

-一般违规：未及时报销但不超预算；

-严重违规：伪造费用单据。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚措施

-警告：一般违规；

-罚款：金额10%以下。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉流程

当事人→人力资源部受理→30日内复议。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1应急组织

成立费用管理应急小组，由财务总监、内控总监任组长。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景

自然灾害、突发公共卫生事件。

9.3危机公关与善后

境外费用违规需配合当地监管机构，总部提供法律支持。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本细则由公司财务部负责解释。

10.2相关制度索引

-《企业内部控制基本规范》（财会〔2008〕7号）