企业行政管理文档存档与管理制度模板

企业行政管理文档存档与管理制度模板一、总则为规范企业行政管理文档的收集、整理、保管与使用流程，保证文档信息的完整性、安全性和可追溯性，提高行政管理效率，依据《_________档案法》及企业内部管理要求，特制定本制度。本制度是企业行政管理的基础性规范，适用于各部门及全体员工。二、适用范围本制度适用于企业在行政管理过程中形成或接收的各类纸质及电子文档，包括但不限于：行政管理类：会议纪要、通知公告、工作计划与总结、行政管理制度文件、办公设备管理记录等；人力资源管理类：员工入职离职材料、劳动合同、岗位说明书、培训记录、绩效考核文档等；财务管理类：行政费用报销凭证、预算执行报告、固定资产台账等（财务专项文档需同时遵循财务管理制度）；合同管理类：行政类合同（如采购合同、租赁合同）、服务协议等；其他具有保存价值的行政管理类文档。三、职责分工行政部：负责统筹企业文档存档管理工作，制定文档分类标准与保管期限表，监督各部门执行存档流程，组织档案保管与利用培训。各部门负责人：负责本部门文档的形成审核，保证文档内容真实、完整，督促员工及时将应存档文档移交至档案管理员。档案管理员：负责文档的接收、登记、分类、整理、保管、借阅与统计工作，定期检查档案保管状况，保证档案安全与完整。全体员工：按规范形成、处理文档，及时将需存档材料移交至指定人员，配合档案管理与借阅工作。四、存档管理流程（一）文档形成与审核各部门在开展行政管理活动时，应同步形成规范的书面或电子文档，保证内容准确、要素齐全（如文档名称、形成日期、经办人、审核人等）。部门负责人需对本部门形成的文档进行审核，确认无误后签字（或电子签章），保证文档的权威性与合规性。（二）文档移交登记经审核通过的文档，由经办人在文档形成后3个工作日内，填写《档案移交登记表》（见附件1），连同文档（纸质版需装订整齐，电子版需刻录光盘或存储至指定服务器）一并移交至档案管理员*。档案管理员*接收文档时，需核对文档内容与移交登记表信息是否一致，确认无误后在登记表上签字，双方各执一份留存。（三）文档分类与整理档案管理员*按照《企业文档分类与编号规则》（见附件2）对文档进行分类，设置一级类目（如“行政管理”“人力资源”）、二级类目（如“会议管理”“员工关系”）及三级流水号。纸质文档需按类目分别装入档案盒，标注清晰类目标签；电子文档需按类目建立文件夹，命名格式为“一级类目-二级类目-形成年份-流水号”，保证检索便捷。（四）入库保管整理完毕的文档需及时入库，纸质档案存放于专用档案柜，做到防潮、防火、防虫、防鼠；电子档案需定期备份（每月至少1次），备份介质与服务器存储分离存放。档案管理员*建立《档案总目录表》（见附件3），记录文档编号、名称、形成日期、保管期限、存放位置等信息，动态更新档案状态。五、文档分类与编号规范（一）分类规则采用“年度-一级类目-二级类目-流水号”四级分类法，示例：2024年-行政管理-会议管理-001（二）一级类目及二级类目设置一级类目二级类目示例行政管理会议管理、通知公告、办公设备管理人力资源管理入职离职、劳动合同、培训管理财务管理费用报销、固定资产、预算管理合同管理采购合同、服务合同、租赁合同（三）编号规则年度：4位数字，如“2024”；一级类目：2位大写字母，如“XZ”（行政）、“RL”（人力）；二级类目：2位大写字母+2位数字，如“HY01”（会议管理）、“RL02”（劳动合同）；流水号：3位数字，从“001”开始按年度递增，如“001”“002”。六、借阅与使用管理（一）借阅权限内部员工因工作需要借阅档案，需经本部门负责人审批；涉及重要事项或敏感信息的档案（如未公开的合同、员工个人信息），需经行政部负责人*审批。外部单位借阅档案，需持单位介绍信及有效证件号码件，经行政部负责人批准后，由档案管理员全程陪同借阅。（二）借阅流程借阅人填写《档案借阅申请表》（见附件4），注明借阅文档名称、编号、用途、借阅期限等信息，经审批后提交档案管理员*。档案管理员*核对审批手续，确认无误后办理借阅登记，纸质档案需填写《档案借阅登记表》（见附件5），电子档案需借阅人签署《电子档案保密承诺书》。借阅期限一般不超过5个工作日，到期需归还；如需续借，需提前1个工作日办理续借手续，续借期限不超过3个工作日。（三）使用规范借阅人仅可在指定区域查阅档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得擅自复制或拍照（经批准的除外）。复制档案需经行政部负责人批准，由档案管理员操作，复制件需加盖“档案复制”印章，与原件具有同等效力。档案归还时，档案管理员*需检查档案是否完好，确认无误后注销借阅记录。七、档案保管期限与清理（一）保管期限根据文档价值及法规要求，分为永久、长期（10年以上）、短期（1-10年）三类，具体期限参考《企业档案保管期限表》（见附件6）。（二）清理流程档案管理员每年度对到期档案进行清点鉴定，对仍有保存价值的档案，可延长保管期限；无保存价值的档案，经行政部负责人批准后，按规定程序销毁。销毁纸质档案需由2人以上监销，监销人需在《档案销毁清单》上签字；销毁电子档案需彻底删除存储介质数据，保证无法恢复。八、监督检查机制行政部每季度组织一次档案管理自查，重点检查文档归档及时性、分类准确性、保管安全性及借阅记录完整性，形成《档案管理自查报告》。对于检查中发觉的问题（如归档延迟、保管不当、借阅违规等），需向责任部门下发《档案整改通知书》，限期整改并跟踪落实情况。档案管理员需每半年向行政部负责人汇报档案管理情况，包括档案数量变化、借阅统计、保管状况等，保证档案管理工作规范运行。九、附则本制度由行政部负责解释和修订，自发布之日起施行。各部门可根据本制度结合实际情况制定部门级存档细则，但不得与本制度冲突。本制度未尽事宜，参照国家及行业相关法律法规执行。附件列表附件1：《档案移交登记表》附件2：《企业文档分类与编号规则》附件3：《档案总目录表》附件4：《档案借阅申请表》附件5：《档案借阅登记表》附件6：《企业档案保管期限表》附件1：档案移交登记表文档编号文档名称形成日期形成部门移交人接收人保管期限存放位置移交日期备注附件3：档案总目录表一级类目二级类目文档编号文档名称形成日期页数保管期限存放位置密级状态附件6：企业档案保管期限表（部分示例）一级类目二级类目保管期限备注行政管理会议管理长期（10年）含重要会议纪要、决议人力资源管理入职离职长期（10年）含入职登记表、离职证明合同管理采购合同永久金额10万元以上合同财务管理费用报销短期（5年）含凭证、报销单据重要提示（注意事项）信息安全：严禁泄露档案内容，借阅涉密档案需遵守企业保密规定，违者将按相关规定处理。及时归档：文档形成