合同审查与签署流程管理工具

合同审查与签署流程管理工具一、适用情境与价值本工具适用于各类企业、事业单位或社会组织在对外合作中涉及的合同全生命周期管理场景，包括但不限于：采购合同、服务合同、租赁合同、合作协议、保密协议等。通过标准化流程，可解决合同管理中常见的条款疏漏、审批滞后、权责不清、归档散乱等问题，帮助实现风险前置、效率提升、责任可追溯，保证合同签订及履行过程的合规性与安全性。二、全流程操作步骤步骤1：合同发起与资料准备操作内容：业务部门根据合作需求，确定合同类型及基本要素（如合作方信息、标的物、金额、履行期限等），起草合同初稿。收集必要的附件材料，包括但不限于：合作方主体资格证明（如营业执照复印件）、资质证书、项目方案、过往合作记录（如有）等。填写《合同审批申请表》（见表1），明确合同名称、编号、金额、关键条款摘要、发起部门及经办人等信息，并与合同初稿、附件材料一并提交至法务部门。负责角色：业务部门经办人、部门负责人输出成果：合同初稿、附件材料、《合同审批申请表》步骤2：法务部门初审操作内容：法务部门收到材料后，重点审查以下内容：（1）主体资格：合作方是否具备相应的民事行为能力、资质或许可（如特殊行业许可证）；（2）条款合法性：合同条款是否符合法律法规，是否存在无效、可撤销风险；（3）权利义务对等性：双方权利义务是否明确、对等，是否存在显失公平条款；（4）关键要素完整性：标的、数量、质量、价款、履行方式、违约责任、争议解决方式等核心要素是否齐全；（5）合规性：是否涉及反垄断、数据安全、劳动用工等合规风险。法务部门在《合同审批申请表》“法务审查意见”栏填写审查结果，明确“通过”“修改后通过”或“不通过”，并针对问题提出具体修改建议。若需修改，退回业务部门调整；若不通过，说明理由并终止流程。负责角色：法务部门审查人员、法务负责人*经理输出成果：《合同审批申请表》（含法务意见）、修改后的合同稿（如需）步骤3：业务部门复核与调整操作内容：业务部门根据法务部门的审查意见，对合同初稿进行修改完善，重点调整法务指出的条款问题，保证修改内容符合业务实际需求且无法律风险。对于法务提出的重大争议条款（如违约责任、付款条件等），业务部门需与合作方沟通协商，达成一致后形成修订版合同。将修订版合同及《合同审批申请表》重新提交法务部门复核，直至法务审查通过。负责角色：业务部门经办人、部门负责人输出成果：法务审查通过的合同终稿、《合同审批申请表》步骤4：管理层审批操作内容：根据合同金额、重要性及审批权限划分（如：10万元以下由部门负责人审批；10万-50万元由分管副总总审批；50万元以上由总经理总审批），将《合同审批申请表》及合同终稿提交至对应审批层级。审批人重点审核：（1）合同是否符合公司战略及业务发展方向；（2）商业条款（如价格、付款方式、履约周期）是否合理；（3）风险评估结果及应对措施是否到位；（4）是否履行必要的内部决策程序（如重大合同需经总经理办公会审议）。审批人在《合同审批申请表》“管理层审批意见”栏签署审批结论（“同意签署”“否决”或“补充材料后审批”）。若否决，说明理由并终止流程；若需补充材料，退回业务部门完善后重新提交。负责角色：部门负责人、分管领导总、总经理总输出成果：管理层审批通过的《合同审批申请表》、合同签署稿步骤5：合同签署与用印操作内容：业务部门根据审批通过的合同稿，与合作方最终确认签署文本（保证双方版本一致，关键条款无歧义）。安排签署仪式：双方法定代表人或授权代表（需提供授权委托书，见表2）在合同文本上签字或盖章，注明签署日期。完成用印：将签署后的合同提交至行政部门，由专人核对审批流程完整性及签署要素无误后，加盖公司合同专用章或公章（严禁空白合同盖章）。签署完成后，业务部门收回合同正本（至少一式两份，双方各执一份），并扫描存档电子版。负责角色：业务部门经办人、行政部门用印人员输出成果：签署生效的合同正本、电子版合同步骤6：合同归档与履行跟踪操作内容：业务部门在合同签署后3个工作日内，将合同正本、附件材料、《合同审批申请表》、授权委托书等资料整理齐全，提交至档案管理部门归档。档案管理部门按照“一合同一档”原则，建立合同台账（见表3），记录合同编号、名称、签署方、金额、履行期限、归档日期等信息，保证资料可检索、可追溯。业务部门负责跟踪合同履行情况，定期检查履约进度，及时处理履行过程中的问题（如延迟交货、付款异常等），并记录《合同履行情况表》（见表4）。若发生合同变更或解除，需按原审批流程重新履行手续。负责角色：业务部门、档案管理部门输出成果：合同档案、合同台账、《合同履行情况表》三、关键流程表单模板表1：合同审批申请表合同编号合同名称合作方名称合同类型（□采购□服务□租赁□其他）合同金额履行期限发起部门经办人核心条款摘要（简要说明标的、主要权利义务、违约责任等）附件清单□合同初稿□合作方资质证明□项目方案□其他：发起部门意见负责人签字：日期：法务审查意见审查人员签字：*经理签字：日期：管理层审批意见部门负责人/分管领导/总经理签字：日期：表2：授权委托书（模板）授权委托人（公司名称）统一社会信用代码受托人姓名：*某证件号码号：职务：委托事项代表我方签署《______合同》（合同编号：______），处理合同谈判、签署、履约等相关事宜。委托权限□代为签署合同文本□代为收取/支付款项□代为处理违约事宜□其他：委托期限自_年_月_日至_年__月__日声明本授权委托书自签署之日起生效，受托人在权限内行为的法律后果由我公司承担。授权委托人（盖章）：法定代表人（签字）：日期：表3：合同台账合同编号合同名称签署方签署日期合同金额履行期限归档日期存档位置履行状态（□正常□异常□已终止）表4：合同履行情况表合同编号合同名称履行阶段（□已启动□进行中□已完成）履行内容计划完成时间实际完成时间履行异常情况（如有）处理措施负责人日期四、使用要点与风险提示1.合同主体审查合作方为企业的，需核对其营业执照（最新年检版本）、经营范围、法定代表人身份信息，保证无股权冻结、经营异常等不良记录；合作方为自然人的，需核对其证件号码件，确认完全民事行为能力，涉及特殊业务的（如中介服务）需验证相应资质；禁止与不具备合法主体资格的组织或个人签订合同（如分公司未取得总公司授权的分支机构）。2.条款严谨性避免使用“大概”“左右”“尽可能”等模糊表述，涉及数量、时间、金额的需明确具体数值（如“交付时间为2024年12月31日前”“质量标准符合GB/T19001-2016”）；违约责任条款需明确具体责任形式（如违约金计算方式、赔偿范围）和触发条件，避免“承担相应责任”等笼统表述；争议解决方式优先约定公司所在地法院诉讼，或选择明确、合法的仲裁机构（如“提交XX市仲裁委员会仲裁”）。3.审批权限控制严格执行分级审批制度，严禁越权审批或简化流程（如紧急合同也需补齐审批手续，仅可先口头沟通后补流程）；涉及关联交易、对外担保、重大资产处置等特殊合同，需额外提交董事会或股东会审议通过。4.信息保密与档案管理合同文本及审批过程中涉及的商业秘密（如价格、技术参数），需通过加密渠道传递，严禁随意泄露；合同档案保管期限一般为合同履行完毕后5-10年（重大合同可