2026年共享办公空间运营公司费用报销管理制度

2026年共享办公空间运营公司费用报销管理制度第一章总则第一条为规范公司费用报销管理，强化成本管控，明确费用报销标准、流程及责任，保障公司资金使用合规、高效，结合共享办公空间多站点运营、费用类型多元（场地、运维、营销、人力等）的业务特点，依据《中华人民共和国会计法》《企业财务通则》等相关法律法规，制定本制度。第二条本制度所称“费用报销”，是指公司员工、各共享办公站点因开展经营管理活动产生的各类合理支出，按规定流程提交报销申请、审核审批、资金支付的全过程；“费用”涵盖日常办公费、场地运维费、营销费、差旅费、人力相关费用、税务成本等与公司运营直接相关的支出。第三条本制度适用于公司全体员工、各共享办公空间站点及全资/控股子公司；外包合作方涉及费用结算的，参照本制度核心条款执行。第四条费用报销遵循“真实合规、权责对等、预算管控、流程规范、及时高效”的原则，做到“先预算后支出、先审核后报销、有凭证可追溯”，严禁虚构报销、超标准报销、无实质业务报销等行为。第五条公司财务部是费用报销管理的牵头部门，负责制定报销标准、审核报销凭证、把控资金支付、监督费用使用；各部门/站点负责人是本部门/站点费用报销的第一责任人，负责审核费用支出的真实性、合理性；行政部配合财务部做好办公类费用的标准制定及票据核验。第六条费用报销实行“谁支出、谁申请、谁负责”的责任制，报销人对报销票据的真实性、合规性负直接责任，审核审批人对报销事项的合理性、流程的合规性负相应责任，财务部对报销金额的准确性、票据的有效性负审核责任。第二章费用报销范围与标准第七条公司费用报销覆盖以下核心范围，各类别费用均设定明确报销标准：（一）日常办公费用：包括各站点办公用品（打印纸、笔、文件夹）、办公设备耗材（打印机墨盒、碎纸机配件）、网络通讯费、水电费等；报销标准按各站点月度办公费预算执行，超预算部分需专项说明并报对应层级审批人审批；（二）场地运维费用：包括各站点场地租金、装修维修费、设备检修费（空调、办公家具、网络设备）、保洁费等；场地租金按签订的租赁协议金额报销，运维费需提供维修明细及服务商报价单，超规定金额的维修项目需提前报备；（三）营销推广费用：包括线上线下推广费、客户拓展礼品费、展会参展费等；报销标准按年度营销预算执行，单笔超过规定金额的营销支出需提前提交《营销费用申请单》，经总经理审批后方可支出；（四）差旅费用：包括员工因公外出的交通费、住宿费、伙食补助费等；交通费按实际发生的合规票据报销（优先选择公共交通），住宿费按不同城市等级设定报销上限，伙食补助费按出差天数定额报销，超标准部分需个人承担或专项审批；（五）人力相关费用：包括员工福利费、培训费、社保公积金等；福利费按国家规定标准及公司福利政策报销，培训费需提供培训通知及缴费凭证，社保公积金按法定基数及比例缴纳报销；（六）其他费用：包括税务代理费、法律咨询费、银行手续费等；此类费用凭正规发票及服务协议报销，确保支出与公司运营直接相关。第八条费用报销需满足以下基本条件：（一）费用支出与公司共享办公运营直接相关，无个人消费、无关业务支出混入报销的情况；（二）支出金额符合本制度报销标准或已完成超标准支出的专项审批；（三）报销票据为合法、有效、完整的原始凭证，无涂改、伪造、过期等情形；（四）费用支出在公司年度/月度预算范围内，无超预算且未审批的支出。第九条下列情形的费用不予报销：（一）报销票据虚假、无效，或票据信息（抬头、金额、日期）与实际支出不符的；（二）个人消费、娱乐消费、与公司业务无关的支出；（三）超标准支出且未提前办理专项审批手续的；（四）费用发生后超过规定时限未提交报销申请的；（五）虚构业务、拆分报销金额规避审批权限的；（六）已由合作方、客户承担的费用重复报销的。第三章报销票据要求第十条报销票据需满足以下核心要求：（一）发票类票据：须为增值税普通发票或专用发票，发票抬头为公司全称，税号、地址、电话等信息完整准确，发票内容与实际支出业务一致，发票专用章清晰完整；（二）非发票类票据：包括行政事业性收费票据、银行回单、收据等，须加盖收款单位公章或财务专用章，注明收款事由、金额、日期等关键信息；（三）票据附件：场地运维费需附维修明细/租赁协议，差旅费需附出差申请单/行程单，营销费需附推广方案/合作协议，大额支出（超过规定金额）需附报价单、合同等佐证材料；（四）票据保管：报销人需妥善保管原始票据，避免污损、丢失，票据丢失的需提供收款单位出具的证明材料，经财务部审核、总经理审批后方可按规定比例报销。第十一条票据粘贴及填报要求：（一）报销人需将票据按类别（办公费、运维费等）整齐粘贴在报销单背面，票据金额从大到小排列，注明票据张数及合计金额；（二）填写《费用报销单》时，需清晰注明报销部门/站点、报销人、报销日期、费用类别、金额、支出事由、收款账户等信息，字迹工整无涂改；（三）多站点共用费用需在报销单中注明分摊方式及各站点金额，便于财务部核算各站点成本。第四章费用报销流程第十二条常规费用报销流程：（一）费用支出：报销人按预算及业务需求发生合理费用支出，妥善留存原始票据；（二）申请填报：费用发生后在规定时限内填写《费用报销单》，粘贴完整票据及附件，提交至本部门/站点负责人；（三）部门审核：部门/站点负责人审核费用支出的真实性、合理性，签署审核意见；审核不通过的，退回报销人补充材料或说明原因；（四）财务初审：财务部审核票据的有效性、金额的准确性、报销标准的合规性，核对预算执行情况；审核不通过的，退回并说明整改要求；（五）审批复核：根据报销金额分级审批，小额费用由财务负责人审批，大额费用报总经理审批；审批人需确认费用支出的必要性，签署审批意见；（六）资金支付：财务部在审批完成后规定工作日内，通过银行转账方式将报销款项支付至报销人指定的公司备案账户；（七）档案留存：财务部将报销单、票据、审批文件整理归档，保存期限不少于5年。第十三条特殊费用（紧急支出、超预算支出）报销流程：（一）提前申请：报销人在费用支出前填写《特殊费用支出申请单》，说明支出事由、金额、超预算原因/紧急原因，报部门/站点负责人审核；（二）专项审批：审核通过后，按金额层级报财务负责人、总经理审批，审批通过后方可支出；紧急情况下可先口头报备，后补书面审批材料；（三）报销执行：费用支出后，按常规报销流程提交申请，需额外附《特殊费用支出申请单》及审批意见，财务部优先审核支付。第十四条报销时限要求：（一）日常费用：需在费用发生后的规定工作日内提交报销申请，最晚不超过当月结束后3个工作日；（二）差旅费：出差结束后5个工作日内提交报销申请；（三）年度收尾费用：每年12月发生的费用，需在次年1月规定工作日内完成报销申请，逾期不再受理。第五章审批权限与责任第十五条费用报销审批权限按金额分级设定（金额均为税前金额）：（一）小额费用：单笔报销金额低于规定标准的，由部门/站点负责人审核、财务负责人审批；（二）中额费用：单笔报销金额在规定区间内的，由部门/站点负责人审核、财务负责人复核、总经理审批；（三）大额费用：单笔报销金额高于规定标准的，需经总经理办公会审议通过后，由总经理签署最终审批意见。第十六条各审批环节责任界定：（一）部门/站点负责人：审核费用支出是否与业务相关、是否符合部门预算，对虚假报销、不合理支出承担审核失职责任；（二）财务负责人：审核票据合规性、金额准确性、报销标准执行情况，对超标准报销、票据无效的报销申请承担审核责任；（三）总经理：审批大额费用、特殊费用的必要性，对重大费用支出的合理性、合规性承担审批责任。第六章监督与责任追究第十七条财务部每季度开展费用报销专项核查，重点核查报销票据真实性、报销标准执行情况、审批流程合规性，形成《费用报销核查报告》报总经理。第十八条行政部配合财务部对办公类、差旅类费用的标准执行情况进行日常监督，发现超标准、不合理支出的及时上报。第十九条有下列情形之一的，追究相关责任人责任：（一）报销人虚构业务、提供虚假票据报销的，追回已报销资金，视情节给予批评教育、经济处罚，情节严重的解除劳动合同；（二）审核审批人未履行审核职责，导致虚假报销、超标准报销的，给予批评教育，造成公司损失的承担相应赔偿责任；（三）财务部人员未按规定审核票据、支付报销款项的，给予岗位调整、经济处罚，涉嫌违法的移交司法机关；（四）各站点超预算报销且未审批，导致成本失控的，追究站点负责人责任。第二十条责任追究方式包括批评教育、经济处罚（扣减绩效、追回报销款）、岗位调整、解除劳动合同等；造成公司经济损失的，依法追究赔偿责任；涉嫌偷税漏税、诈骗等违法犯罪行为的，移交司法机关处理。第七章附则第二十一条本制度未尽事宜，参照国家相关法律法规、公司章程及公司《财务管理制度》《预算管理制度》执行；如遇税收政策、财务法规调整，按最新规定修订本制度。第二十二条各