2026年共享办公空间运营公司空间功能分区管理制度

2026年共享办公空间运营公司空间功能分区管理制度第一章总则第一条制定目的为规范共享办公空间运营公司（以下简称“公司”）旗下各共享办公空间功能分区的规划、使用与管控，优化空间资源配置效率，明确各分区使用标准与管理责任，保障租户办公体验与空间整体运营秩序，结合《建筑法》《消防法》《公共场所卫生管理条例》《办公建筑设计标准》等法律法规及共享办公空间“多元使用、灵活适配、高效利用”的运营特性，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司总部及旗下所有共享办公空间功能分区的全流程管理，包括分区规划、标识设置、使用规范、维护管控、动态调整等全环节，涉及总部运营管理部、工程部、客户服务部、安全管理部、行政部、各空间运营团队，以及所有使用共享办公空间的租户、访客等相关方。第三条管理原则科学规划原则：功能分区需结合空间建筑结构、消防规范、租户使用需求及运营定位，合理划分区域类型与面积占比，兼顾实用性与前瞻性。功能适配原则：各分区的设施配置、环境管控、使用规则需与分区功能定位匹配，满足租户差异化办公需求，避免功能错位或资源浪费。安全合规原则：所有功能分区的规划与使用需符合消防、建筑、卫生等相关法规要求，保障疏散通道畅通、设施安全运行、环境卫生达标。动态调整原则：根据租户结构变化、市场需求调整、运营数据反馈，定期评估功能分区合理性，按需优化分区布局与管理规则。权责明确原则：清晰界定各部门、各岗位在功能分区规划、维护、管控中的职责，确保分区管理要求落地执行。公平使用原则：公共功能分区需保障所有租户平等使用权益，禁止个别租户长期占用、独占公共空间资源。第四条管理职责总部运营管理部：作为功能分区管理的归口部门，负责制定功能分区规划标准、使用规则；统筹各空间功能分区的布局设计与动态调整；每季度评估各空间功能分区的使用效率与租户满意度，制定优化方案。工程部：负责功能分区的建筑结构合规性审核、设施设备配置规划；制定各分区设施安装与维护标准；监督分区设施改造、维修的技术执行情况。客户服务部：负责收集租户对功能分区使用的反馈意见；解答租户关于分区使用规则的咨询；协调处理租户因分区使用产生的纠纷。安全管理部：负责审核功能分区规划的消防安全合规性；监督各分区疏散通道、消防设施的使用状态；处理分区内突发安全事件。行政部：负责各功能分区的环境保洁标准制定、标识系统设计与维护；保障公共分区便民物资供应；监督保洁团队按标准完成分区清洁工作。各空间运营团队：负责执行功能分区使用规则；日常巡检各分区使用状态与设施完好情况；及时制止违规使用行为；配合总部完成分区调整与优化工作。第二章功能分区规划与界定第五条功能分区类型与界定独立办公区：指为单一租户专属使用的封闭办公区域，包括独立办公室、专属卡位区等，用于租户日常固定办公，界定范围以租赁合同约定及物理隔断/标识为准。开放办公区：指供多个租户共享使用的开放式卡位区域，无固定归属，用于临时办公、灵活办公，界定范围以地面标识、卡位编号及区域围栏为准。会议洽谈区：指用于租户商务会议、客户洽谈的区域，包括大小会议室、洽谈室、视频会议区等，界定范围以房间标识、预约系统标注为准。休闲服务区：指供租户休息、交流、放松的区域，包括茶水间、咖啡区、休闲卡座、阅读区等，界定范围以功能标识及物理边界为准。配套功能区：指保障办公基础需求的辅助区域，包括卫生间、储物区、打印复印区、快递收发区、充电桩区等，界定范围以功能标识为准。公共通道区：指连接各功能分区的走廊、楼梯、电梯厅、前厅等区域，用于人员通行，界定范围以建筑设计图纸及疏散标识为准。第六条分区规划标准面积占比标准：独立办公区占比不超过空间总面积的60%，开放办公区占比不低于15%，会议洽谈区占比不低于10%，休闲服务区占比不低于8%，配套功能区与公共通道区占比合计不低于7%，具体可根据空间定位适当调整。设施配置标准：独立办公区需配置基础办公桌椅、强弱电接口、空调出风口，按需配置网络端口、储物柜；开放办公区需配置统一标准的办公卡位、共享插座、公共照明；会议洽谈区需配置会议桌椅、投屏设备、音响系统、白板等，按面积大小适配设施规格；休闲服务区需配置舒适座椅、饮水设备、垃圾收纳设施；配套功能区需按使用需求配置专用设备与收纳设施。标识设置标准：所有功能分区需设置清晰、统一的标识牌，标注分区名称、使用规则、管理责任人；公共通道区需设置疏散指示标识、消防设施标识；违规使用禁止标识需张贴在醒目位置。第七条规划审批要求新空间功能分区规划：需由运营管理部牵头，联合工程部、安全管理部完成方案设计，经公司管理层审批后实施，规划方案需附消防合规性审核意见、设施配置清单。既有空间分区调整：涉及布局变更、面积调整的，需由空间运营团队提交调整申请，附租户需求分析、调整后布局图，经运营管理部、工程部、安全管理部审核通过后实施，重大调整需上报管理层审批。第三章各功能分区管理规范第八条独立办公区管理规范使用规范：租户需按租赁合同约定的范围与用途使用独立办公区，禁止擅自改变区域功能（如将办公区改为仓储区、住宿区）；禁止擅自拆改区域内隔断、设施；禁止在区域内违规用电、使用明火。设施管理：租户负责独立办公区内自有设施的维护，公共配置设施（如空调、强弱电箱）的故障需及时上报空间运营团队，由工程部维修；禁止私自加装大功率电器、改造电路。环境管理：租户需保持独立办公区内环境整洁，垃圾需自行清理至指定区域；禁止在独立办公区内堆放易燃易爆、异味物品；禁止占用公共通道摆放物品。第九条开放办公区管理规范使用规则：开放办公区卡位采用先到先得原则，禁止租户私自占用卡位（如张贴专属标识、堆放个人物品长期占位）；单次使用时长原则上不超过8小时，高峰时段（工作日9:00-18:00）单次使用不超过4小时，保障其他租户使用权益。秩序管理：使用开放办公区时需保持安静，禁止大声喧哗、播放音频视频；禁止在区域内饮食（饮用水除外）；离开时需带走个人物品，清理桌面杂物，保持卡位整洁。设施管控：开放办公区公共设施（如插座、照明、网络）由运营团队统一维护，租户发现故障需及时上报；禁止私自插拔公共设施线路、损坏卡位配件。第十条会议洽谈区管理规范预约使用规则：会议洽谈区需通过公司线上预约系统或前台登记预约，预约时段需明确，单次预约时长原则上不超过4小时，同一租户每日预约不超过2次；预约后未按时使用且未取消的，15分钟后取消预约资格，供其他租户使用。使用要求：使用期间需保持区域整洁，禁止在墙面、桌椅上涂画；会议设备使用后需恢复初始状态，关闭电源；禁止在会议洽谈区内进行非商务类活动（如聚餐、娱乐）。超时管控：确需延长使用时间的，需提前15分钟通过预约系统或前台申请，在无其他租户预约的情况下可延长，延长时长不超过1小时；无故超时占用的，空间运营团队有权提醒并终止使用。第十一条休闲服务区管理规范环境维护：租户使用休闲服务区时需保持环境整洁，垃圾投入指定垃圾桶；禁止在区域内吸烟、饮酒、食用刺激性气味食物；禁止大声交谈、播放音乐影响他人。设施管理：便民设施（如饮水机、微波炉、充电宝）需按使用说明操作，禁止恶意损坏；公共座椅、沙发禁止躺卧、占用睡觉；便民物资（如纸杯、纸巾）按需取用，禁止浪费、私自带走。使用时长：高峰时段（工作日午休12:00-14:00）单次使用休闲卡座时长不超过2小时，禁止长期占用。第十二条配套功能区管理规范卫生间：需保持通风、清洁、无异味，保洁团队每日至少清洁3次，高峰时段增加清洁频次；禁止在卫生间内堆放杂物、涂鸦；租户需文明使用，节约用水用电。储物区：公共储物区采用实名制租赁使用，禁止存放易燃易爆、易腐、贵重物品；储物物品需按规定尺寸存放，禁止占用通道；逾期未清理的储物物品，运营团队需提前7天通知租户，仍未清理的按无主物品处理。打印复印区：设备由运营团队统一维护，租户按规定计费使用；禁止打印复印违规、涉密文件；使用后需清理纸张碎屑，保持设备周边整洁。快递收发区：快递需按规定区域摆放，运营团队每日整理不少于2次；租户需及时取件，禁止长期堆放快递；禁止在收发区拆包后随意丢弃包装垃圾。第十三条公共通道区管理规范畅通要求：公共通道区禁止堆放任何物品（包括办公物料、个人物品、装修材料等），确保疏散通道宽度符合消防规范，无任何遮挡。使用限制：禁止在公共通道内停留交谈、开展办公或商业活动；禁止占用通道进行装修、维修等作业（确需作业的需报备并设置围挡与警示标识，避开高峰时段）。标识维护：运营团队需定期检查公共通道区疏散标识、消防标识的完好性，发现破损、模糊的及时更换；确保应急照明、疏散指示牌正常运行。第三章功能分区使用管控与维护第十四条租户使用规则租户需严格遵守各功能分区的使用规则，配合运营团队的日常管控；因违规使用造成设施损坏、环境污染的，需承担维修、清洁费用；因违规使用引发安全事故的，需承担相应法律责任。租户需爱护各功能分区的设施设备与公共环境，禁止恶意损坏、涂鸦、占用；发现分区设施故障、环境问题的，需及时告知运营团队。租户之间因功能分区使用产生纠纷的，可向客户服务部申请协调，协调无果的按租赁合同约定处理。第十五条巡检与维护空间运营团队每日至少开展2次功能分区巡检，重点检查分区使用状态、设施完好情况、环境整洁度、消防通道畅通性，填写《功能分区巡检记录表》，发现问题立即整改，无法即时整改的上报相关部门。工程部每月对各功能分区设施设备进行1次全面维护，包括电路、空调、会议设备、打印设备等，确保设施正常运行；对老化、损坏的设施及时更换。行政部每周检查各功能分区标识系统、便民物资供应情况，确保标识清晰、物资充足；监督保洁团队按标准完成清洁工作，对清洁不达标的区域要求限期整改。第十六条动态调整机制运营管理部每半年组织1次功能分区使用效率评估，结合租户使用率、投诉率、空间空置率等数据，分析各分区规划合理性。需调整功能分区的，运营管理部需牵头制定调整方案，征求租户代表意见，经工程部、安全管理部审核后实施；调整过程中需减少对租户正常办公的影响，提前3天告知相关租户。第四章应急处置与违规处理第十七条应急处置规范设施故障：功能分区内突发设施故障（如电路短路、空调停机、会议设备瘫痪）时，运营团队需立即上报工程部，同时向受影响租户说明情况；工程部需按响应时限（常规故障2小时内、复杂故障1个工作日内）到场维修。安全事件：分区内发生火情、人员受伤、设施坍塌等安全事件时，运营团队需立即启动应急预案，疏散人员、拨打应急电话（火警119、急救120、报警110），上报安全管理部，配合相关部门处理。纠纷冲突：租户因分区使用产生冲突的，运营团队需立即制止，安抚双方情绪，移交客户服务部协调处理；避免冲突升级，造成设施损坏或人员受伤的，需上报安全管理部并追究相关人员责任。第十八条违规处理规则租户违规处理：擅自改变分区功能、占用公共通道、长期独占公共分区的，首次给予口头警告并责令整改；累计2次的，按租赁合同约定扣减履约保证金；累计3次的，公司有权终止租赁合同。损坏分区设施的，需按设施重置价格赔偿；违规使用引发安全隐患的，责令立即整改，并处以违约金；情节严重的，报公安机关处理。内部人员违规处理：运营团队未履行巡检职责，导致分区违规使用未及时发现的，给予通报批评；工程部未按标准维护设施，导致分区设施故障频发的，扣减绩效；安全管理部未审核出分区消防违规的，追究管理责任，情节严重的调整岗位。保洁团队未按标准清洁分区