人格权合理使用制度

人格权合理使用制度第一章总则第一条为有效规范人格权合理使用行为，防范法律风险，维护企业及员工合法权益，依据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，结合企业实际管理需求，特制定本制度。本制度旨在明确人格权合理使用的原则、流程与责任，确保企业各项业务活动符合法律规定，促进合规经营。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司经营活动、产品研发、市场营销、内部管理、对外合作等涉及人格权使用的场景。具体包括但不限于：员工肖像、姓名、隐私信息的使用；客户信息保护；宣传推广材料制作；知识产权运用；第三方合作等。第三条本制度下列术语定义如下：（一）人格权专项管理：指企业为规范人格权使用行为，防范相关法律风险，建立健全管理制度、流程、技术措施及监督机制的全过程管理活动。（二）人格权风险：指因人格权使用不当或未达法定标准，可能导致企业承担民事责任、行政处罚或声誉损失的风险。（三）人格权合规：指企业在人格权使用过程中，严格遵守法律法规及内部制度要求，确保行为合法性、合理性的状态。第四条人格权合理使用应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：确保人格权管理覆盖所有业务领域及环节，不留监管空白；（二）责任到人：明确各级人员的人格权管理职责，实现责任闭环；（三）风险导向：重点关注高风险场景，强化风险识别与防控；（四）持续改进：定期评估管理效果，优化制度流程与技术手段。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司人格权管理的第一责任人，对人格权管理工作的全面性、合规性承担最终责任；分管领导为公司人格权管理的直接责任人，负责组织、协调、监督制度的落实。第六条设立人格权专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导及相关部门负责人组成，统筹公司人格权管理工作。领导小组主要履行以下职能：（一）审议人格权管理重大事项，制定管理策略；（二）协调跨部门的人格权风险处置；（三）监督评估人格权管理有效性，提出优化建议。第七条设立人格权专项管理办公室（由法务合规部牵头），负责具体执行工作，主要职责包括：（一）制定、修订人格权管理制度与流程；（二）组织业务合规培训，提升全员合规意识；（三）开展人格权风险排查，提出防控措施；（四）监督制度执行情况，落实问题整改。第八条各部门及下属单位负责人为本部门人格权管理的第一责任人，主要职责包括：（一）组织本部门员工学习制度要求，确保人人知晓；（二）开展本领域人格权风险识别，制定防控方案；（三）监督员工行为，及时发现并纠正不当使用行为；（四）配合领导小组及办公室开展专项检查。第九条专责部门（法务合规部、信息安全部等）负责以下工作：（一）审核涉及人格权使用的业务场景，确保合规性；（二）优化人格权管理流程，引入技术工具；（三）处理人格权相关投诉与纠纷，维护企业权益；（四）跟踪法律法规变化，及时更新管理要求。第十条基层执行岗位员工应履行以下义务：（一）遵守人格权管理制度，规范自身行为；（二）在职责范围内妥善使用个人信息、肖像等；（三）发现人格权风险隐患，及时上报；（四）签署岗位合规承诺书，明确法律责任。第三章专项管理重点内容与要求第十一条宣传推广活动中的人格权保护：业务部门在制作广告、宣传材料时，应确保内容真实、准确，不得诋毁、贬损他人人格，不得未经授权使用他人肖像、姓名。涉及敏感信息或公众人物时，需获得合法授权并严格履行告知义务。第十二条个人信息处理行为的规范：在客户服务、市场调研、员工管理等场景中，收集、使用个人信息前需明确告知用途、方式，并取得个人同意；禁止非法买卖、泄露个人信息，定期开展数据脱敏处理。第十三条员工肖像及姓名的使用管理：公司宣传材料、产品包装等涉及员工肖像或姓名时，需事先征得本人同意，并明确使用范围与期限；员工离职后，不得擅自使用其肖像或姓名进行商业推广。第十四条第三方合作中的人格权审核：在委托设计、代言合作等业务中，需审查第三方合作方的人格权处理能力，明确责任划分；禁止与存在人格权违法行为的第三方合作，签订协议时需约定违约责任。第十五条知识产权运用中的人格权保护：在使用图片、视频等素材时，需核实版权，避免侵犯他人著作权；涉及人物肖像的素材，需确保已获得肖像权人授权。第十六条涉法涉诉案件中的人格权风险防控：在处理劳动争议、名誉侵权等案件时，需严格依据法律程序，避免不当言论扩大影响；对外发布信息前需经法务审核，确保内容合法、客观。第十七条禁止性行为：严禁以下人格权侵权行为：（一）未经授权使用员工、客户肖像或姓名；（二）泄露、篡改个人隐私信息；（三）制作虚假宣传材料，诋毁同行或个人；（四）在社交媒体等平台发布不当言论，损害企业形象；（五）强制或变相强制个人授权使用其肖像或信息。第十八条专项风险重点防控：（一）高风险场景：涉及公众人物、未成年人、敏感群体的人格权使用；（二）关键风险点：信息收集不合规、授权程序缺失、宣传内容失实；（三）防控要求：建立风险台账，定期排查，对高风险场景实施分级管控。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制：法务合规部每年至少开展一次制度评估，根据法律法规变化、业务调整及管理效果，及时修订制度内容；重大调整需经领导小组审议通过。第二十条风险识别预警机制：各部门每季度至少开展一次人格权风险排查，法务合规部汇总后进行分级评估；对高风险事项发布预警通知，要求限期整改。第二十一条合规审查机制：在以下场景实施强制合规审查：（一）发布涉及公众人物的宣传材料；（二）收集批量个人信息；（三）委托第三方处理人格权相关业务；（四）处理名誉侵权投诉；未经合规审查的，不得实施。第二十二条风险应对机制：（一）一般风险：由责任部门限期整改，法务合规部跟踪落实；（二）重大风险：启动应急预案，成立专项小组协同处置，必要时上报领导小组决策；（三）上报要求：风险事件发生后24小时内上报，并提交处置方案。第二十三条责任追究机制：对违反本制度的行为，视情节轻重采取以下措施：（一）批评教育，责令改正；（二）通报批评，取消评优资格；（三）绩效考核扣分，直至解除劳动合同；（四）涉嫌违法的，移交司法机关处理。第二十四条评估改进机制：每年12月开展人格权管理效果评估，内容包括制度执行率、风险整改率、员工合规意识等；评估结果作为部门绩效考核的重要依据。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障：公司主要负责人每年听取一次人格权管理工作汇报，分管领导每月召开一次协调会，确保制度有效落地。第二十六条考核激励机制：将人格权合规情况纳入部门年度考核，考核结果与绩效奖金、评优评先直接挂钩；对表现突出的部门和个人予以奖励。第二十七条培训宣传机制：（一）管理层：每年开展合规履职培训，重点讲解人格权法律责任；（二）一线员工：每半年开展操作规范培训，结合案例进行警示教育；（三）全员：通过内网、宣传栏等渠道普及人格权知识，提升意识。第二十八条信息化支撑：引入合规管理系统，实现以下功能：（一）电子化审批人格权使用申请；（二）自动化监控高风险场景；（三）集中存储授权协议，便于查阅。第二十九条文化建设：（一）编制《人格权合规手册》，作为员工行为指引；（二）每半年组织一次合规承诺签名活动；（三）设立合规举报热线，鼓励员工监督不当行为。第三十条报告制度：各部门每月提交人格权管理情况报告，内容包括：（一）风险排查结果；（二）整改措施落实情况