2026年古籍修复公司合作伙伴关系维护管理办法

2026年古籍修复公司合作伙伴关系维护管理办法第一章总则第一条为规范公司合作伙伴关系的建立、维护与优化管理，保障合作双方的合法权益，提升合作效率与质量，构建长期稳定、互利共赢的合作生态，结合古籍修复行业特性及公司业务发展实际，制定本办法。第二条本办法适用于公司所有合作方的关系维护管理，包括但不限于古籍修复原材料供应商、业务合作方、技术合作方、渠道合作方、学术合作方等；临时单次合作且合作金额低于1万元、合作周期少于15天的零散合作方，可参照本办法简化执行。第三条合作伙伴关系维护遵循以下核心原则：（一）互利共赢原则：以双方价值互补、利益共享为基础，兼顾公司与合作方的合理诉求，避免单方利益倾斜；（二）诚信合规原则：严格遵守《中华人民共和国民法典》《合同法》等相关法律法规，秉持诚实信用原则履行合作义务，杜绝虚假合作、商业欺诈等行为；（三）专业适配原则：结合古籍修复行业专业性、文物保护特殊性的要求，优先选择具备相应资质、技术能力及行业口碑的合作方；（四）动态维护原则：对合作关系进行全周期跟踪，根据合作效果、市场变化及时调整维护策略，确保合作价值持续最大化；（五）保密原则：对合作过程中涉及的商业秘密、文物信息、技术资料等保密内容严格管控，不得泄露或违规使用。第四条各部门职责分工：（一）商务合作部：作为合作伙伴关系维护的核心责任部门，负责合作方的建档、日常对接、合作进度跟踪、定期沟通回访，牵头组织合作评估与关系优化；（二）采购部：侧重原材料供应商的履约监督、质量反馈、价格协商等维护工作，配合商务合作部完成供应商评估；（三）技术部：负责技术合作方、学术合作方的专业对接，反馈技术合作效果，提出合作优化建议；（四）法务部：审核合作协议条款，处理合作争议与纠纷，保障合作流程的合规性；（五）公司管理层：审批核心合作方的维护策略调整、重大合作争议解决方案及长期合作框架协议。第五条本办法所指合作伙伴分类：（一）原材料供应商：提供古籍修复专用纸张、墨汁、糨糊、工具（镊子、裁纸刀、修复台等）、文物保护耗材的合作方；（二）业务合作方：委托公司开展古籍修复业务的文博单位、图书馆、档案馆、私人收藏机构、文化企业等；（三）技术合作方：为公司提供古籍修复技术支持、工艺升级、难题攻关的科研机构、行业专家团队等；（四）渠道合作方：协助公司拓展业务渠道、推广修复服务的文化传播公司、展览机构、行业协会等；（五）学术合作方：与公司开展古籍修复研究、人才培养、行业交流的高校相关专业、文物保护研究院等。第二章合作伙伴准入与建档第六条合作伙伴准入基本要求：（一）具备合法的经营资质或从业资格，营业执照、相关行业许可等证件齐全且在有效期内；（二）无重大违法违规记录、商业失信记录，行业口碑良好；（三）能够满足公司古籍修复业务的专业要求，如原材料供应商需提供符合文物保护标准的产品检测报告，技术合作方需具备古籍修复相关专利或成熟技术成果；（四）具备履行合作义务的能力，包括资金、技术、人员、交付周期等方面的保障。第七条合作伙伴建档管理：（一）商务合作部在合作达成后3个工作日内，为合作方建立《合作伙伴档案》，档案内容包括合作方基本信息、合作协议、资质文件、对接人信息、合作内容及周期、履约记录等；（二）档案实行电子化与纸质化双轨管理，电子档案存储于公司指定服务器，纸质档案由专人保管，档案更新需在信息变更后1个工作日内完成；（三）档案保存期限为合作终止后3年，涉及文物保护相关的核心合作方档案保存期限不少于5年。第八条核心合作方认定标准：（一）合作周期连续1年以上，且年度合作金额不低于10万元；（二）对公司核心业务（如重点古籍修复项目、核心技术升级）有重要支撑作用；（三）履约率100%，无合作争议或纠纷记录；（四）经公司管理层审批认定的其他重要合作方。核心合作方纳入重点维护范围，享受优先对接、资源倾斜等维护政策。第三章合作关系日常维护规范第九条沟通对接机制：（一）常规合作方：商务对接人每月至少1次与合作方进行电话或线上沟通，每季度至少1次线下会面，反馈合作进展，了解合作方诉求；（二）核心合作方：商务对接人每半个月至少1次沟通，每月至少1次线下会面，技术/采购等相关部门需同步参与沟通，及时解决合作中的问题；（三）沟通内容需形成《合作沟通记录》，记录内容包括沟通时间、对接人、核心议题、达成共识、待解决问题及解决时限，并存入合作方档案。第十条履约保障维护：（一）公司严格按照合作协议约定履行义务，如按时支付货款、按质完成修复项目、保守合作方保密信息等，杜绝无故违约；（二）若因公司原因需调整履约内容，需提前7个工作日与合作方书面沟通，达成一致后签订补充协议；（三）针对合作方的履约情况，对接人需实时跟踪，发现履约偏差（如原材料质量不达标、交付延迟等），需在24小时内反馈至部门负责人，并与合作方沟通整改方案，整改情况需全程记录。第十一条原材料供应商专项维护：（一）采购部每季度对供应商提供的修复原材料进行质量抽检，抽检结果及时反馈给供应商，对合格产品予以确认，对不合格产品要求限期整改或退换货；（二）每年与核心原材料供应商开展1次价格协商，结合市场行情调整采购价格，确保价格合理且符合公司成本控制要求；（三）建立供应商技术交流机制，每半年组织1次与核心供应商的技术沟通，了解新型修复材料的研发情况，推动原材料适配公司修复工艺升级。第十二条业务合作方专项维护：（一）针对委托修复业务的合作方，项目对接人需每周反馈项目进度，重要节点（如拆页完成、修复中期、成品验收）需第一时间告知合作方，并邀请合作方现场查验；（二）项目完成后1个月内，开展合作满意度回访，了解合作方对修复质量、服务效率、沟通对接的评价，形成《业务合作满意度报告》，针对不足项制定改进措施；（三）为核心业务合作方提供增值服务，如定期推送古籍保护知识、免费提供古籍养护咨询等。第十三条技术/学术合作方专项维护：（一）技术部指定专人与合作方对接，每月共享古籍修复技术进展，每季度开展1次技术研讨，共同解决修复技术难题；（二）对学术合作方，协助其开展古籍修复相关研究，提供必要的实践案例和数据支持，联合举办行业交流活动；（三）优先推荐技术/学术合作方参与公司主导的古籍修复项目，共享行业资源与成果。第十四条投诉与问题处理：（一）合作方提出投诉或问题反馈后，对接人需在12小时内响应，记录问题详情并上报部门负责人；（二）一般问题需在3个工作日内解决，复杂问题需在7个工作日内给出解决方案并告知合作方；（三）问题解决后1个工作日内，对合作方进行回访，确认问题解决效果，并存档相关记录。第四章合作评估与关系优化第十五条合作评估周期与主体：（一）常规合作方每半年开展1次合作评估，核心合作方每季度开展1次合作评估；（二）评估由商务合作部牵头，采购部、技术部、法务部等相关部门参与，形成《合作伙伴评估报告》。第十六条合作评估核心指标：（一）履约能力：合作协议约定事项的完成率、交付及时性、产品/服务质量达标率；（二）合作成本：合作过程中的综合成本（包括价格、沟通成本、问题处理成本等）是否合理；（三）合作价值：对公司业务增长、技术提升、品牌建设的贡献度；（四）服务态度：沟通响应速度、问题解决效率、配合度等；（五）合规性：是否存在违规操作、泄露保密信息等行为。第十七条评估结果分级：（一）优秀：评估总分≥90分，各项指标无低于80分的情况，合作价值突出，无任何合作争议；（二）良好：80分≤总分＜90分，核心指标无低于70分的情况，合作整体顺畅，偶有小问题但整改及时；（三）合格：70分≤总分＜80分，存在1-2项指标低于70分，合作基本达标但需优化；（四）不合格：总分＜70分，或存在重大履约问题、违规行为，合作价值低下。第十八条评估结果应用：（一）优秀合作方：核心合作方优先续约，常规合作方纳入核心合作方培育范围，给予合作价格优惠、合作份额倾斜等激励；（二）良好合作方：维持现有合作政策，针对轻微不足项提出改进建议，跟踪整改效果；（三）合格合作方：出具《合作优化通知书》，明确改进要求和时限，整改期间减少合作份额，整改达标后恢复原有合作规模；（四）不合格合作方：暂停新增合作，限期1个月整改，整改仍不达标则终止合作，终止合作需提前30天书面告知合作方，并按协议约定办理结算、资料交接等手续。第五章争议处理与合作退出第十九条合作争议处理原则：（一）友好协商原则：争议发生后，优先与合作方通过协商解决，避免激化矛盾；（二）合规处理原则：协商不成的，按照合作协议约定的争议解决方式（如仲裁、诉讼）处理，法务部全程介入，保障公司合法权益；（三）最小影响原则：争议处理过程中，尽量降低对公司正常业务、行业口碑的影响，不得泄露争议细节及合作方保密信息。第二十条合作退出条件：（一）合作协议到期，双方未达成续约共识；（二）合作方评估结果不合格且整改无效；（三）合作方出现重大违法违规行为、商业失信行为，或因经营问题无法继续履行合作义务；（四）公司业务调整，该合作方向不再符合公司发展规划；（五）合作方主动提出退出，且按协议约定完成相关手续。第二十一条合作退出流程：（一）商务合作部提出退出申请，说明退出原因及依据，附评估报告、争议记录等相关材料；（二）法务部审核退出流程的合规性，确认无法律风险；（三）公司管理层审批退出申请；（四）对接人向合作方出具《合作终止通知书》，明确终止时间、结算方式、资料返还、保密义务延续等事项；（五）完成款项结算、物资交接、档案整理等收尾工作，收尾工作需在合作终止后15个工作日内完成。第六章监督与问责第二十二条监督机制：（一）公司管理层每季度抽查合作伙伴维护情况，重点核查核心合作方的档案完整性、沟通记录、评估报告等；（二）商务合作部每月自查维护工作执行情况，形成《维护工作自查报告》；（三）接受合作方的监督反馈，设立合作方投诉专线，对反馈的维护工作问题及时核实整改。第二十三条问责情形：（一）未按本办法要求开展合作维护，导致合作方投诉率上升、合作关系破裂；（二）故意隐瞒合作方履约问题、评估结果，造成公司经济损失；（三）泄露合作方保密信息、违规操作，损害公司或合作方利益；（四）在合作维护过程中收受回扣、以权谋私，违反廉洁纪律。第二十四条问责方式：根据情节轻重，对相关责