行政文件归档与存档管理手册

行政文件归档与存档管理手册一、手册说明与适用范围本手册旨在规范公司行政文件的归档、保管、利用及销毁全流程，保证文件资料的完整性、安全性和可追溯性，为公司运营、决策支持及合规管理提供基础保障。适用于公司各部门在行政工作中产生的各类纸质及电子文件，包括但不限于内部通知、会议纪要、请示报告、规章制度、对外函件、合同协议、人事档案、财务凭证等具有保存价值的资料。二、文件归档全流程操作规范（一）文件收集：明确责任与范围责任主体：各部门指定专人（如“部门文件管理员”）负责本部门文件的日常收集，档案管理员统筹协调跨部门文件汇总。收集范围：常规文件：已生效的部门规章制度、工作计划与总结、会议纪要、请示批复、培训记录等；专项文件：项目立项资料、合同协议（含附件）、审计报告、合规检查材料、突发事件处理记录等；对外文件：公司发出的函件、公告、合作意向书，以及收到的批文、客户重要函件等。收集要求：文件需为最终版本（加盖公章或签字确认），内容完整、字迹清晰（纸质文件无褶皱、无污损），电子文件需为通用格式（如PDF、Word），避免使用加密或过期格式。（二）文件分类：科学划分与标识一级分类（按部门/职能）：综合管理部、人力资源部、财务部、业务部、项目组等。二级分类（按文件类型）：综合类：通知、通报、会议纪要、公司大事记；人事类：招聘资料、劳动合同、员工档案、培训记录；财务类：预算报表、费用报销凭证、审计报告、税务资料；业务类：合同协议、客户资料、销售报表、市场调研报告；项目类：立项申请、项目计划、进度报告、验收总结。三级分类（按时间/专项）：按年度（如2024年）、季度或具体项目名称细分，保证层级清晰。标识规范：分类标签采用“一级分类-二级分类-三级分类”格式（如“综合类-会议纪要-2024年”），纸质文件贴于档案盒侧面，电子文件在文件夹名称中体现。（三）文件整理：排序与编目排序规则：纸质文件：按形成日期先后排序（同类型文件中，早日期在前）；或按文件编号、重要程度排序（如请示批复类按“请示-批复”顺序排列）；电子文件：按“日期+文件名”格式命名（如“20240520-关于XX项目的会议纪要”），存放于对应分类文件夹中，避免重复命名。编目要求：纸质文件：每份文件首页附“文件归档清单”，注明文件名称、编号、形成日期、页数、密级（公开/内部/秘密）、存放位置（档案盒编号）；电子文件：建立“文件归档目录表”，包含字段：文件编号、文件名称、形成部门、形成日期、存储路径、密级、备份状态（是/否）、备注。（四）文件编号：统一规则与唯一性编号结构：“部门代码-年份-文件类型代码-流水号”。部门代码：综合（Z）、人力资源（R）、财务（C）、业务（Y）、项目（P）；文件类型代码：通知（TZ）、会议纪要（YJ）、合同（HT）、人事档案（RS）；示例：“Z-2024-YJ-001”表示“综合部2024年第1号会议纪要”。编号管理：由档案管理员*统一分配编号，各部门不得擅自更改；编号后文件需在“文件归档登记表”中记录备查。（五）文件归档：移交与接收归档时间：常规文件：次月10日前完成上月文件归档；专项文件（如项目、审计）：完成后5个工作日内归档；年度文件：次年1月底前完成上一年度文件汇总归档。移交流程：部门文件管理员整理文件→填写“文件归档移交清单”（含文件数量、编号、密级）→提交档案管理员审核→双方核对无误后签字确认→纸质文件移交档案室，电子文件至档案管理系统。接收要求：档案管理员*对移交文件进行完整性检查，对缺失、损坏的文件要求补齐或说明原因，合格后办理入库手续。（六）文件保管：环境与安全纸质文件保管：档案室需配备防潮柜、防火柜、温湿度计（温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%），定期通风（每季度1次），避免阳光直射；档案盒采用无酸材质，按编号顺序排列，建立“档案存放位置索引表”，便于查找。电子文件保管：定期备份：本地服务器每日增量备份，异地服务器每周全量备份，重要文件刻录光盘备份（一式两份，分别存放）；安全管理：档案管理系统设置访问权限（仅授权人员可查阅/），定期杀毒（每月1次），操作日志留存不少于3年。（七）文件利用：借阅与复制借阅权限：公开文件：各部门员工可直接查阅电子版，纸质文件在档案室现场查阅；内部文件：需经部门负责人*审批，填写“文件借阅申请表”；秘密文件：需经分管领导*审批，借阅期限不超过3天，不得带离档案室。借阅流程：申请→审批→档案管理员*登记（借阅人、文件名称、借阅时间、用途）→提供文件→归还时检查文件完整性→注销借阅记录。复制要求：复制需经审批，秘密文件复制需加盖“副本”章，电子文件复制需在档案管理系统中操作，留存复制记录。（八）文件销毁：鉴定与程序销毁条件：保管期限已满（如常规文件保管期限为5年，合同为10年，人事档案为永久）；无继续保存价值的文件（如过期通知、草稿文件），需经部门负责人和档案管理员共同鉴定。销毁流程：鉴定→填写“文件销毁审批表”（含文件清单、销毁原因、鉴定人意见）→分管领导审批→档案管理员监督销毁（纸质文件采用碎纸机处理，电子文件彻底删除并销毁备份载体）→销毁后登记备查，销毁记录保存不少于3年。三、关键管理表格模板（一）文件归档登记表文件编号文件名称形成部门形成日期页数/份数密级存放位置（档案盒编号）归档人归档日期备注Z-2024-YJ-0012024年5月部门经理会议纪要综合管理部2024-05-105页内部A-01-001李*2024-05-15含附件2份R-2024-RS-002张*劳动合同人力资源部2024-03-203页秘密B-02-005王*2024-03-25正本（二）文件借阅申请表借阅人所属部门联系方式借阅日期赵*业务部56782024-05-20文件名称文件编号密级借阅用途2024年Q1销售报表Y-2024-XS-003内部客户谈判参考备注：现场查阅，不得复制档案管理员签字：__________归还日期：__________归还人签字：__________（三）文件销毁审批表文件清单（编号及名称）形成部门保管期限销毁原因鉴定人意见Z-2020-TZ-001（关于2020年春节放假的通知）综合管理部5年保管期满，无保存价值同意销毁R-2020-RS-005（离职人员临时档案）人力资源部3年保管期满，已电子备份同意销毁部门负责人签字：__________分管领导签字：__________销毁日期：__________监销人签字：__________四、管理规范与风险提示（一）责任分工部门负责人*：对本部门文件的形成、收集、真实性负总责；部门文件管理员*：负责本部门文件的整理、移交及借阅申请初审；档案管理员*：负责文件分类、编目、保管、利用及销毁的全程管理，定期检查档案安全；分管领导*：负责审批重要文件借阅、销毁及档案管理制度的重大调整。（二）常见风险与规避文件丢失风险：规避措施：移交时双方核对清单，档案室建立“双锁”管理制度（管理员*和值班员各持一把钥匙），电子文件设置操作留痕。文件损坏风险：规避措施：纸质文件避免频繁翻阅，重要文件使用复印件查阅；电子文件定期验证备份有效性（每半年1次）。泄密风险：规避措施：定期开展保密培训，秘密文件借阅实行“专人负责制”，档案监控系统全覆盖，严禁私自复制外传。归档不及时风险：规避措施：将文件归档纳入部门月度考核，逾期未归档的文件由部门负责人*说明原因并整改。（三）特殊情况处理文件补交：因工作需要延迟形成的文件（如项目总结），需在完成后3个工作日内补交归档，注明“延迟归档”及原因；文件变更：已归档文件如需修改，需